10 dicas para colaboração multifuncional em sua empresa

Inspiração, inovação e organização – esses são os subprodutos da colaboração multifuncional quando bem feita.

Portanto, não é de admirar que empresas modernas como Google, Netflix e Amazon estejam se voltando para a colaboração entre equipes, pois renunciam à tradição de departamentos isolados.

A colaboração multifuncional acontece quando um grupo de pessoas, cada uma com experiência única, se reúne para alcançar um objetivo comum. Quando equipes de diferentes departamentos colaboram, isso traz uma perspectiva global para sua organização. Isso explica por que muitas empresas estão dispostas a investir em ferramentas de colaboração online na esperança de que elas agreguem valor aos seus processos e projetos.

Unir pessoas com diferentes áreas de especialização leva a insights mais profundos e novas perspectivas. Isso também pode resultar em inovação mais rápida e soluções mais “prontas para uso”, dando à sua empresa uma vantagem de mercado considerável sobre a concorrência.

A boa notícia é que a tecnologia moderna foi criada para melhorar a comunicação, e existem muitos aplicativos e ferramentas que facilitam a colaboração entre equipes. Por exemplo, agora é possível gerenciar e se conectar com grandes equipes com o Slack ou compartilhar documentos com colegas de trabalho remotos com o Google Drive – apenas duas das muitas maneiras pelas quais a tecnologia tornou a colaboração mais fácil e eficiente.

No entanto, a introdução de novas ferramentas e software para uma força de trabalho nunca é fácil. Às vezes, outras barreiras mais interpessoais, como falta de comunicação e ineficiência, devem ser superadas antes que suas equipes multifuncionais possam ser realmente funcionais. Vamos explorar por que a colaboração entre equipes é tão crítica para equipes distribuídas e aprender mais sobre as várias abordagens que você pode adotar para aproveitá-la de forma eficaz.

Colaboração multifuncional para equipes distribuídas

Os seres humanos são animais sociais e ansiamos por conexão e colaboração em nossas vidas pessoais e profissionais. Isso deve facilitar a criação de equipes, mesmo que estejam geograficamente separadas. Mas, apesar de nossa natureza inata, muitas vezes é um desafio configurar um ambiente de trabalho colaborativo entre equipes distribuídas. É por isso que as empresas investem em ferramentas de software de colaboração e trabalho remoto para facilitar a produtividade e a coesão.

Mais pessoas estão optando por essas soluções porque, apesar de seus desafios, o trabalho remoto é ótimo para as empresas e para as pessoas que trabalham para elas. Oitenta e cinco por cento dos trabalhadores remotos apreciam a maior flexibilidade e o fato de poderem fazer seu próprio horário e viver uma vida equilibrada.

Agora, é essencial equipar esses trabalhadores remotos com as ferramentas de comunicação necessárias para que possam ser mais frutíferos em seus empreendimentos, interagir uns com os outros regularmente, compartilhar atualizações sobre projetos e realizar reuniões online.

10 melhores práticas de colaboração multifuncional

Agora que temos uma compreensão clara e uma apreciação do que a colaboração multifuncional significa para as empresas, vamos ver maneiras de fazê-la funcionar para você.

1. Promover a diversidade

A seleção de membros da equipe de diferentes origens prepara o terreno para uma colaboração multifuncional eficaz. Isso porque várias etnias e origens profissionais, locais e gêneros podem tornar as equipes mais perspicazes e diversificadas em pensamento, habilidade e estilo de liderança.

Estudos sugerem que quanto mais diversa for sua equipe, mais eficaz será o processo de tomada de decisão, pois eles processam informações de maneiras diferentes. Trabalhar com um grupo não homogêneo de pessoas as obriga a superar seus preconceitos e obter diferentes perspectivas sobre o problema, beneficiando a organização como um todo. Depois de montar uma equipe diversificada, é imperativo fazer com que cada um deles se sinta igualmente importante e incluído.

Ao mesmo tempo, você precisa estar ciente da antiguidade e experiência dos membros de sua equipe ao selecionar a demografia de suas equipes. Isso permitirá que você crie uma equipe equipada com conjuntos de habilidades únicas e diferentes experiências de vida. Em geral, as equipes multifuncionais mais eficazes podem avaliar os problemas de todos os ângulos e criar soluções para resolvê-los com sucesso.

2. Forte demonstração de liderança

O líder de uma equipe multifuncional garante que os benefícios derivados do grupo superem em muito os riscos de reuni-lo. Além disso, eles responsabilizam todos da equipe pelo trabalho que fazem e por suas outras contribuições. É por isso que é importante encontrar alguém que não apenas esteja disposto a liderar a equipe, mas também inspire confiança e respeito entre os membros da equipe.

Também é importante notar aqui que os melhores líderes são comunicadores eficazes que estão em sintonia com os objetivos da organização e as iniciativas do projeto. Eles podem facilmente motivar os membros de sua equipe, mantê-los no caminho certo e auxiliar no bom funcionamento da equipe distribuída.

3. Desbloqueie o poder do conhecimento compartilhado

Para concluir projetos multifuncionais com sucesso, a equipe pode precisar entrar em contato com pessoas que sabem mais sobre um determinado produto ou processo. Incentive sua equipe a tomar a iniciativa e entrar em contato com especialistas dispostos a compartilhar seus conhecimentos. Mas também certifique-se de que todos no grupo também contribuam com seus conhecimentos para o dilema. Afinal, esse é o objetivo de reunir um conjunto diversificado de indivíduos.

A falta de vontade de compartilhar conhecimento tem um alto custo e pode ser um desperdício dos preciosos recursos de sua empresa. Portanto, certifique-se de que sua equipe multifuncional possa reunir rapidamente seus insights exclusivos para resolver problemas pertinentes. Afinal, o objetivo de uma equipe multifuncional é incentivar o compartilhamento de conhecimento. Esses insights geralmente justificam o esforço de reunir uma equipe diversificada para trabalhar em um projeto.

4. Aproveite a tecnologia

Como mencionado anteriormente, muitas empresas estão investindo em ferramentas de colaboração ou software de comunicação para melhorar o trabalho em equipe remoto entre seus funcionários. Essas ferramentas são criadas para facilitar a vida de equipes distribuídas onde quer que estejam no mundo.

Muitas organizações também estão criando bancos de dados virtuais centralizados que armazenam informações e documentação importantes relacionadas ao trabalho em um só lugar. Esses dados podem ser disponibilizados para todos os funcionários de sua organização. Ferramentas como software e aplicativos baseados em nuvem dão aos funcionários acesso ao seu trabalho quando estão em locais remotos. Eles também facilitam atualizações e comunicação em tempo real.

Como as equipes distribuídas não estão localizadas na mesma localização geográfica, você precisará de ferramentas de colaboração de fluxo de trabalho que permitam que as equipes se comuniquem em tempo real, compartilhem documentos relevantes e criem canais confiáveis ​​para discutir projetos multifuncionais entre si. Em vez de viajar para reuniões, a tecnologia agora permite que você se encontre a qualquer momento, colabore e até obtenha insights de especialistas sobre o projeto – tudo com a ajuda do aplicativo ou software certo.

5. Defina as metas da equipe

É natural que os membros de uma equipe multifuncional tenham agendas, motivações e perspectivas diferentes. Mas se seus objetivos pessoais entrarem em conflito, isso pode ter um impacto considerável no desempenho dessa equipe como um todo. É por isso que é importante ter um exercício de definição de metas em que eles se reúnam como uma equipe, encontrem um meio-termo e aprendam a cooperar e colaborar.

Quando você reunir uma equipe distribuída, informe-os por que eles foram escolhidos para trabalhar juntos, qual é o projeto e quais objetivos eles devem cumprir. Além disso, estabeleça um processo que os ajude a esclarecer sua abordagem e medir seu progresso em direção a esses objetivos. Estabelecer essas metas estabelecerá as bases para colaboração, comunicação e confiabilidade futuras entre os membros de sua equipe remota.

6. Aprecie os marcos do projeto

Recompensar marcos ajuda a fomentar um espírito de equipe, permitindo que todos observem e apreciem as conquistas uns dos outros. Ser reconhecido por seus esforços pode ajudar a elevar o moral e aumentar a produtividade.

Os membros da equipe geralmente avaliam sua importância para uma organização e como eles se encaixam no quadro geral pela forma como são valorizados pelo trabalho que realizam. Apreciar seus esforços pode ajudá-los a ganhar mais confiança, o que resultará em maior participação nas discussões do projeto.

Além disso, em um ambiente multifuncional, nem todos os membros da equipe estão familiarizados com seus colegas de trabalho e seus elogios. Fornecer feedback e reconhecer seu trabalho na frente de todos os outros membros da equipe remota é uma obrigação para a gerência e os líderes da organização.

Estudos sugerem que funcionários que são ignorados por seus gerentes são duas vezes mais propensos a se sentir desengajados de seu trabalho, mas são 30 vezes mais propensos a serem altamente focados quando o gerente se concentra em seus pontos fortes. Esse reconhecimento pode ser na forma de feedback por e-mail, incentivos financeiros como bônus ou mensagens durante uma reunião remota.

7. Acompanhe os KPIs

As equipes multifuncionais também são responsáveis ​​por cumprir os objetivos da organização. Seu desempenho deve ser medido em relação aos indicadores-chave de desempenho (KPIs) para avaliar seu progresso e responsabilizá-los por seus esforços.

Esses KPIs podem ser derivados de pesquisas de funcionários que fornecem uma visão ampla da dinâmica, desempenho e processos da cultura da equipe distribuída. Essas pesquisas também podem ser usadas na definição de marcos para garantir a eficácia da equipe. Você pode até avaliar os resultados regularmente para determinar o progresso feito e ver se algo está impedindo o sucesso da equipe.

Além disso, as pesquisas com clientes também são um KPI importante que pode ser usado por membros da equipe remota para identificar e melhorar seus processos caso não consigam trazer os resultados esperados. Essas pesquisas baseadas em avaliação fornecem a base para organizar e melhorar os programas de treinamento e integração e permitem que os membros da equipe atinjam suas metas.

8. Promover a transparência

Para garantir o sucesso da colaboração multifuncional da sua empresa, você precisa promover uma comunicação transparente entre os membros da equipe. Isso é vital porque as equipes remotas enfrentam imensos desafios de colaboração e comunicação que às vezes podem levar a erros, confusão e conflitos desnecessários.

Mesmo se deixarmos de lado o fator distância, as questões departamentais geralmente inibem um fluxo suave de comunicação, tornando difícil para os membros da equipe colocar as mãos nas informações e recursos de que necessitam. É por isso que é crucial garantir a transparência, definindo diretrizes claras que facilitem a comunicação e garantam que todos os membros da equipe estejam sempre na mesma página.

9. Construa confiança e confiabilidade

A confiança é um componente essencial de uma equipe distribuída que depende de seus membros para executar projetos multifuncionais com eficiência. Se eles não podem confiar um no outro, eles não podem ser produtivos juntos – é simples assim. Uma equipe disfuncional não está interessada no projeto em questão porque prefere colocar sua energia em competição e animosidade não saudáveis.

Se os membros estiverem céticos sobre seus colegas de equipe cumprirem suas responsabilidades, pode ser difícil para sua equipe atingir seus objetivos. Além disso, como esses membros possuem personalidades, temperamentos e conjuntos de habilidades diferentes, pode ser difícil para eles cooperarem.

Aqui está o negócio: construir confiança e credibilidade em uma equipe multifuncional pode levar algum tempo e esforço, mas certamente não é impossível. Você precisa empregar estratégias específicas, como reuniões presenciais, juntar membros em determinados projetos e comemorar seu sucesso como grupo.

Incentive sua equipe a falar abertamente sobre suas preocupações e assegure-lhes que todos e quaisquer problemas serão abordados adequadamente. Isso lhes dará a confiança para confiar em sua gestão e uns aos outros, caso surja algum problema.

10. Centralize a comunicação nos projetos

Uma maneira eficaz de manter sua equipe remota focada em seus objetivos de projeto é com a ajuda de aplicativos de gerenciamento de projetos que permitem que eles se comuniquem em um local virtual centralizado. Esses aplicativos oferecem aos membros da equipe uma maneira fácil de discutir suas preocupações, fazer perguntas e compartilhar atualizações sobre projetos.

Essas ferramentas de comunicação geralmente são altamente seguras, personalizáveis ​​e oferecem acesso completo para controlar todos os níveis de informações disponíveis para cada membro da equipe. Além disso, a comunicação centralizada permite que os membros colaborem ou realizem reuniões em um local ou portal dedicado. Isso promove um ambiente de camaradagem e comunicação interfuncional que ajuda os funcionários remotos a permanecerem conectados uns com os outros.

Conclusão

As equipes multifuncionais estão equipadas com diversos conjuntos de habilidades, conhecimentos e perspectivas. Mas para uma colaboração eficaz, uma organização deve construir confiança e responsabilidade enquanto os recompensa por seus esforços.

Apesar dos vários desafios que as equipes remotas enfrentam, você pode facilmente promover uma cultura de comunicação transparente por meio de estratégias de colaboração eficazes. As táticas discutidas acima ajudarão você a eliminar os desafios enfrentados por equipes distribuídas quando estão trabalhando em locais distantes.

A criação dessas equipes é essencial, pois elas fornecem à sua organização a capacidade de escalar a produtividade e crescer em tempo real com funcionários satisfeitos e dedicados, focados em atingir as metas e objetivos da empresa.

Mantenha suas equipes remotas totalmente engajadas e prósperas em um ambiente colaborativo e distribuído. Confira o hub de trabalho remoto da G2 para obter mais dicas sobre colaboração multifuncional bem-sucedida para sua equipe!