10 consejos para la colaboración interfuncional en su empresa

Inspiración, innovación y organización: estos son los subproductos de la colaboración multifuncional cuando se hace bien.

Por lo tanto, no es de extrañar que las empresas modernas como Google, Netflix y Amazon estén recurriendo a la colaboración entre equipos a medida que renuncian a la tradición de los departamentos aislados.

La colaboración interfuncional ocurre cuando un grupo de personas, cada una con una experiencia única, se une para lograr un objetivo común. Cuando los equipos de diferentes departamentos colaboran, aporta una perspectiva global a su organización. Eso explica por qué muchas empresas están dispuestas a invertir en herramientas de colaboración en línea con la esperanza de que aporten valor a sus procesos y proyectos.

Unir a personas con diferentes áreas de especialización conduce a conocimientos más profundos y nuevas perspectivas. Esto también puede resultar en una innovación más rápida y más soluciones "listas para usar", lo que le da a su empresa una ventaja de mercado considerable sobre la competencia.

La buena noticia es que la tecnología moderna está diseñada para mejorar la comunicación y existen muchas aplicaciones y herramientas que facilitan la colaboración entre equipos. Por ejemplo, ahora es posible administrar y conectarse con equipos grandes con Slack o compartir documentos con compañeros de trabajo remotos con Google Drive, solo dos de las muchas formas en que la tecnología ha hecho que la colaboración sea más fácil y eficiente.

Sin embargo, la introducción de nuevas herramientas y software a una fuerza laboral nunca es fácil. A veces, otras barreras más interpersonales, como la falta de comunicación y la ineficiencia, deben superarse antes de que sus equipos multifuncionales puedan ser verdaderamente funcionales. Exploremos por qué la colaboración entre equipos es tan crítica para los equipos distribuidos y aprendamos más sobre los diversos enfoques que puede tomar para aprovecharla de manera efectiva.

Colaboración multifuncional para equipos distribuidos

Los seres humanos somos animales sociales y anhelamos conexión y colaboración en nuestra vida personal y profesional. Eso debería facilitar la creación de equipos, incluso si están separados geográficamente. Pero a pesar de nuestra naturaleza innata, a menudo es un desafío establecer un entorno de trabajo colaborativo entre equipos distribuidos. Es por eso que las empresas invierten en herramientas de software de colaboración y trabajo remoto para facilitar la productividad y la cohesión.

Cada vez más personas optan por estas soluciones porque, a pesar de sus desafíos, el trabajo remoto es excelente para las empresas y las personas que trabajan para ellas. El ochenta y cinco por ciento de los trabajadores remotos aprecian la mayor flexibilidad y el hecho de que pueden hacer sus propios horarios y vivir una vida equilibrada.

Ahora, es esencial equipar a estos trabajadores remotos con las herramientas de comunicación necesarias para que puedan ser más fructíferos en sus esfuerzos, interactuar entre ellos regularmente, compartir actualizaciones sobre proyectos y realizar reuniones en línea.

10 mejores prácticas de colaboración multifuncional

Ahora que tenemos una clara comprensión y apreciación de lo que significa la colaboración multifuncional para las empresas, veamos formas de hacer que funcione para usted.

1. Promover la diversidad

La selección de miembros del equipo de diferentes orígenes prepara el escenario para una colaboración interfuncional eficaz. Esto se debe a que diversas etnias y antecedentes profesionales, ubicaciones y géneros pueden hacer que los equipos sean más perspicaces y diversos en cuanto a pensamiento, habilidades y estilo de liderazgo.

Los estudios sugieren que cuanto más diverso sea su equipo, más efectivo será su proceso de toma de decisiones, ya que procesan la información de diferentes maneras. Trabajar con un grupo no homogéneo de personas los obliga a superar sus prejuicios y obtener diferentes perspectivas sobre el problema, lo que beneficia a la organización en su conjunto. Una vez que reúna un equipo diverso, es imperativo hacer que cada uno de ellos se sienta igualmente importante e incluido.

Al mismo tiempo, debe ser consciente de la antigüedad y la experiencia de los miembros de su equipo al seleccionar la demografía de sus equipos. Esto le permitirá crear un equipo equipado con habilidades únicas y diferentes experiencias de vida. En general, los equipos multifuncionales más efectivos pueden evaluar los problemas desde todos los ángulos e idear soluciones para resolverlos con éxito.

2. Fuerte demostración de liderazgo

El líder de un equipo multifuncional se asegura de que los beneficios derivados del grupo superen con creces los riesgos de reunirlo. Además, responsabilizan a todos los miembros del equipo por el trabajo que realizan y sus otras contribuciones. Por eso es importante encontrar a alguien que no solo esté dispuesto a liderar el equipo, sino que también inspire confianza y respeto entre los miembros del equipo.

También es importante señalar aquí que los mejores líderes son comunicadores efectivos que están en sintonía con las metas de la organización y las iniciativas del proyecto. Pueden motivar fácilmente a los miembros de su equipo, mantenerlos encaminados y ayudar en el correcto funcionamiento del equipo distribuido.

3. Libere el poder del conocimiento compartido

Para completar con éxito proyectos multifuncionales, es posible que el equipo deba ponerse en contacto con personas que saben más sobre un producto o proceso en particular. Anime a su equipo a tomar la iniciativa y ponerse en contacto con expertos que estén dispuestos a compartir sus conocimientos. Pero también asegúrese de que todos en el grupo contribuyan con su experiencia al dilema. Ese es el objetivo de reunir a un conjunto diverso de personas, después de todo.

La falta de voluntad para compartir conocimientos tiene un alto costo y puede ser un desperdicio de los valiosos recursos de su empresa. Así que asegúrese de que su equipo multifuncional pueda reunir rápidamente sus conocimientos únicos para resolver los problemas pertinentes. Después de todo, el objetivo de un equipo multifuncional es fomentar el intercambio de conocimientos. Estas ideas a menudo justifican el esfuerzo realizado para reunir a un equipo diverso para trabajar en un proyecto.

4. Aprovechar la tecnología

Como se mencionó anteriormente, muchas empresas están invirtiendo en herramientas de colaboración o software de comunicación para mejorar el trabajo en equipo remoto entre sus empleados. Estas herramientas se crearon para facilitar la vida de los equipos distribuidos en cualquier lugar del mundo.

Muchas organizaciones también están creando bases de datos virtuales centralizadas que almacenan información y documentación importantes relacionadas con el trabajo en un solo lugar. Estos datos pueden ponerse a disposición de todos los empleados de su organización. Las herramientas como el software y las aplicaciones basadas en la nube brindan a los empleados acceso a su trabajo cuando se encuentran en ubicaciones remotas. También facilitan las actualizaciones y la comunicación en tiempo real.

Dado que los equipos distribuidos no están ubicados en la misma ubicación geográfica, necesitará herramientas de colaboración de flujo de trabajo que permitan a los equipos comunicarse en tiempo real, compartir documentos relevantes y crear canales confiables para discutir proyectos multifuncionales entre ellos. En lugar de viajar para asistir a reuniones, la tecnología ahora le permite reunirse en cualquier momento, colaborar e incluso obtener información de expertos sobre el proyecto, todo con la ayuda de la aplicación o el software adecuado.

5. Establecer objetivos de equipo

Es natural que los miembros de un equipo multifuncional tengan diferentes agendas, motivaciones y perspectivas. Pero si sus metas personales entran en conflicto entre sí, puede tener un impacto considerable en el desempeño de ese equipo como un todo. Por eso es importante tener un ejercicio de establecimiento de objetivos en el que se unan como equipo, encuentren un término medio y aprendan a cooperar y colaborar.

Cuando reúna a un equipo distribuido, infórmeles por qué han sido elegidos para trabajar juntos, cuál es el proyecto y qué objetivos se supone que deben lograr. Además, establezca un proceso que les ayude a aclarar su enfoque y medir su progreso hacia estos objetivos. Establecer dichos objetivos sentará las bases para la futura colaboración, comunicación y confiabilidad entre los miembros remotos de su equipo.

6. Aprecia los hitos del proyecto

Los hitos gratificantes ayudan a fomentar un espíritu de equipo al permitir que todos observen y aprecien los logros de los demás. Ser reconocido por sus esfuerzos puede ayudar a levantar la moral y aumentar la productividad.

Los miembros del equipo a menudo miden su importancia para una organización y cómo encajan en el panorama general por cómo son valorados por el trabajo que realizan. Apreciar sus esfuerzos puede ayudarlos a ganar más confianza, lo que resultará en una mayor participación en las discusiones del proyecto.

Además, en un entorno multifuncional, no todos los miembros del equipo están familiarizados con sus compañeros de trabajo y sus elogios. Brindar retroalimentación y reconocer su trabajo frente a todos los demás miembros del equipo remoto es imprescindible para la gerencia y los líderes de la organización.

Los estudios sugieren que los empleados que son ignorados por sus gerentes tienen dos veces más probabilidades de sentirse desconectados de su trabajo, pero tienen 30 veces más probabilidades de estar muy concentrados cuando el gerente se enfoca en sus fortalezas. Este reconocimiento puede ser en forma de comentarios por correo electrónico, incentivos financieros como bonificaciones o menciones durante una reunión remota.

7. Seguimiento de KPI

Los equipos multifuncionales también son responsables de cumplir con los objetivos de la organización. Su desempeño debe medirse con los indicadores clave de desempeño (KPI) para evaluar su progreso y responsabilizarlos por sus esfuerzos.

Estos KPI se pueden derivar de encuestas de empleados que le brindan una visión amplia de la dinámica cultural, el rendimiento y los procesos del equipo distribuido. Estas encuestas también se pueden utilizar para establecer hitos para garantizar la eficacia del equipo. Incluso puede evaluar los resultados con regularidad para determinar el progreso realizado y ver si algo impide que el equipo tenga éxito.

Además, las encuestas a los clientes también son un KPI importante que los miembros remotos del equipo pueden utilizar para identificar y mejorar sus procesos en caso de que no puedan generar los resultados esperados. Estas encuestas basadas en la evaluación proporcionan la base para organizar y mejorar los programas de capacitación e incorporación y permiten que los miembros del equipo logren sus objetivos.

8. Promover la transparencia

Para garantizar el éxito de la colaboración multifuncional de su empresa, debe promover una comunicación transparente entre los miembros del equipo. Esto es vital porque los equipos remotos enfrentan inmensos desafíos en colaboración y comunicación que a veces pueden conducir a errores, confusión y conflictos innecesarios.

Incluso si dejamos de lado el factor de la distancia, los problemas departamentales generalmente inhiben un flujo fluido de comunicación, lo que dificulta que los miembros del equipo tengan en sus manos la información y los recursos que necesitan. Por eso es crucial garantizar la transparencia al establecer pautas claras que faciliten la comunicación y garanticen que todos los miembros del equipo estén siempre en la misma página.

9. Genere confianza y confiabilidad

La confianza es un componente esencial de un equipo distribuido que depende de sus miembros para ejecutar proyectos multifuncionales de manera efectiva. Si no pueden confiar el uno en el otro, no pueden ser productivos juntos, es tan simple como eso. Un equipo disfuncional no está interesado en el proyecto en cuestión porque prefiere poner su energía en la competencia y la animosidad poco saludables.

Si los miembros son escépticos acerca de que sus compañeros de equipo cumplan con sus responsabilidades, puede ser difícil para su equipo lograr sus objetivos. Además, dado que estos miembros poseen diferentes personalidades, temperamentos y conjuntos de habilidades, puede ser difícil para ellos cooperar.

Este es el trato: crear confianza y credibilidad en un equipo interdisciplinario puede llevar algo de tiempo y esfuerzo, pero ciertamente no es imposible. Debe emplear estrategias específicas, como reuniones cara a cara, emparejar a los miembros en ciertos proyectos y celebrar su éxito como grupo.

Anime a su equipo a expresar sus inquietudes y asegúreles que todos y cada uno de los problemas se abordarán de manera adecuada. Esto les dará la confianza para confiar en su gestión y entre ellos en caso de que surja algún problema.

10. Centraliza la comunicación sobre los proyectos

Una forma eficaz de mantener a su equipo remoto centrado en los objetivos de su proyecto es con la ayuda de aplicaciones de gestión de proyectos que les permitan comunicarse entre sí en una ubicación virtual centralizada. Estas aplicaciones brindan a los miembros del equipo una manera fácil de discutir sus inquietudes, hacer preguntas y compartir actualizaciones sobre proyectos.

Estas herramientas de comunicación suelen ser muy seguras, personalizables y le brindan acceso completo para controlar todos los niveles de información disponibles para cada miembro del equipo. Además, la centralización de la comunicación permite a los miembros colaborar o celebrar reuniones en una ubicación o portal dedicado. Esto fomenta un entorno de camaradería y comunicación multifuncional que ayuda a los empleados remotos a permanecer conectados entre sí.

Conclusión

Los equipos multifuncionales están equipados con diversos conjuntos de habilidades, experiencia y perspectivas. Pero para una colaboración efectiva, una organización debe generar confianza y responsabilidad mientras los recompensa por sus esfuerzos.

A pesar de los diversos desafíos que enfrentan los equipos remotos, puede promover fácilmente una cultura de comunicación transparente a través de estrategias de colaboración efectivas. Las tácticas discutidas anteriormente lo ayudarán a eliminar los desafíos que enfrentan los equipos distribuidos cuando trabajan desde ubicaciones lejanas.

La creación de dichos equipos es esencial, ya que brindan a su organización la capacidad de escalar la productividad y crecer en tiempo real con empleados satisfechos y dedicados que se enfocan en lograr las metas y objetivos de la empresa.

Mantenga a sus equipos remotos totalmente comprometidos y prosperando en un entorno colaborativo y distribuido. ¡Consulte el centro de trabajo remoto de G2 para obtener más consejos sobre una colaboración multifuncional exitosa para su equipo!