10 suggerimenti per la collaborazione interfunzionale nella tua azienda

Ispirazione, innovazione e organizzazione: questi sono i sottoprodotti della collaborazione interfunzionale, se eseguita correttamente.

Quindi non c'è da meravigliarsi se aziende moderne come Google, Netflix e Amazon si stanno rivolgendo alla collaborazione tra team poiché rinunciano alla tradizione dei dipartimenti isolati.

La collaborazione interfunzionale avviene quando un gruppo di persone, ciascuna con competenze uniche, si riunisce per raggiungere un obiettivo comune. Quando i team di diversi dipartimenti collaborano, offre una prospettiva globale alla tua organizzazione. Questo spiega perché molte aziende sono disposte a investire in strumenti di collaborazione online nella speranza che questi apportino valore ai loro processi e progetti.

L'unione di persone con diverse aree di competenza porta a intuizioni più profonde e nuove prospettive. Ciò può anche comportare un'innovazione più rapida e soluzioni più "pronte all'uso", offrendo alla tua azienda un notevole vantaggio di mercato rispetto alla concorrenza.

La buona notizia è che la tecnologia moderna è progettata per migliorare la comunicazione e ci sono molte app e strumenti là fuori che facilitano la collaborazione tra team. Ad esempio, ora è possibile gestire e connettersi con grandi team con Slack o condividere documenti con colleghi remoti con Google Drive: solo due dei tanti modi in cui la tecnologia ha reso la collaborazione più semplice ed efficiente.

Tuttavia, l'introduzione di nuovi strumenti e software per la forza lavoro non è mai facile. A volte, altre barriere più interpersonali come problemi di comunicazione e inefficienza devono essere superate prima che i tuoi team interfunzionali possano essere veramente funzionali. Esploriamo perché la collaborazione tra team è così fondamentale per i team distribuiti e scopriamo di più sui vari approcci che puoi adottare per sfruttarla in modo efficace.

Collaborazione interfunzionale per i team distribuiti

Gli esseri umani sono animali sociali e desideriamo connessione e collaborazione nella nostra vita personale e professionale. Ciò dovrebbe semplificare la creazione di squadre anche se geograficamente distanti. Ma nonostante la nostra natura innata, è spesso difficile creare un ambiente di lavoro collaborativo tra i team distribuiti. Ecco perché le aziende investono in strumenti software di collaborazione e lavoro remoto per facilitare la produttività e la coesione.

Sempre più persone stanno optando per queste soluzioni perché, nonostante le sue sfide, il lavoro a distanza è ottimo per le aziende e le persone che lavorano per loro. L'85% dei lavoratori a distanza apprezza la maggiore flessibilità e il fatto di poter fare le proprie ore e vivere una vita equilibrata.

Ora è essenziale dotare questi lavoratori remoti degli strumenti di comunicazione necessari in modo che possano essere più fruttuosi nei loro sforzi, interagire regolarmente tra loro, condividere aggiornamenti sui progetti e condurre riunioni online.

10 best practices di collaborazione interfunzionale

Ora che abbiamo una chiara comprensione e apprezzamento di ciò che la collaborazione interfunzionale significa per le aziende, diamo un'occhiata ai modi per farla funzionare per te.

1. Promuovere la diversità

La selezione di membri del team di diversa estrazione pone le basi per un'efficace collaborazione interfunzionale. Questo perché varie etnie e background professionali, luoghi e generi possono rendere i team più perspicaci e diversificati in termini di pensiero, abilità e stile di leadership.

Gli studi suggeriscono che quanto più diversificato è il tuo team, tanto più efficace sarà il loro processo decisionale poiché elaborano le informazioni in modi diversi. Lavorare con un gruppo di persone non omogeneo le costringe a superare i propri pregiudizi e ad acquisire prospettive diverse sul problema, a vantaggio dell'organizzazione nel suo insieme. Una volta assemblata una squadra diversificata, è imperativo far sentire ciascuno di loro ugualmente importante e incluso.

Allo stesso tempo, devi essere consapevole dell'anzianità e dell'esperienza dei membri del tuo team mentre selezioni i dati demografici dei tuoi team. Ciò ti consentirà di creare una squadra dotata di abilità uniche e diverse esperienze di vita. In generale, i team interfunzionali più efficaci possono valutare i problemi da ogni angolazione ed escogitare soluzioni per risolverli con successo.

2. Forte dimostrazione di leadership

Il leader di un team interfunzionale si assicura che i benefici derivati ​​dal gruppo superino di gran lunga i rischi di unirlo. Inoltre, tengono tutti i membri del team responsabili del lavoro che svolgono e dei loro altri contributi. Questo è il motivo per cui è importante trovare qualcuno che non solo sia disposto a guidare il team, ma ispiri anche fiducia e rispetto tra i membri del team.

È anche importante notare qui che i migliori leader sono comunicatori efficaci che sono in sintonia con gli obiettivi dell'organizzazione e le iniziative del progetto. Possono facilmente motivare i membri del loro team, tenerli in carreggiata e assistere nel corretto funzionamento del team distribuito.

3. Sblocca il potere della conoscenza condivisa

Per completare con successo progetti interfunzionali, il team potrebbe aver bisogno di entrare in contatto con persone che ne sanno di più su un particolare prodotto o processo. Incoraggia il tuo team a prendere l'iniziativa e mettiti in contatto con esperti disposti a condividere le proprie conoscenze. Ma poi assicurati anche che tutti nel gruppo contribuiscano con la loro esperienza al dilemma. Questo è lo scopo principale di riunire un insieme diversificato di individui, dopo tutto.

La riluttanza a condividere le conoscenze ha un costo elevato e può essere uno spreco delle preziose risorse della tua azienda. Quindi assicurati che il tuo team interfunzionale possa riunire rapidamente le loro intuizioni uniche per risolvere i problemi pertinenti. Dopotutto, l'obiettivo di un team interfunzionale è incoraggiare la condivisione delle conoscenze. Queste intuizioni spesso giustificano lo sforzo profuso per riunire un team eterogeneo per lavorare su un progetto.

4. Sfrutta la tecnologia

Come accennato in precedenza, molte aziende stanno investendo in strumenti di collaborazione o software di comunicazione per migliorare il lavoro di squadra a distanza tra i propri dipendenti. Questi strumenti sono creati per semplificare la vita ai team distribuiti ovunque si trovino nel mondo.

Molte organizzazioni stanno anche creando database virtuali centralizzati che archiviano importanti informazioni e documentazione relative al lavoro in un unico posto. Questi dati possono quindi essere resi disponibili a tutti i dipendenti della tua organizzazione. Strumenti come software e app basati su cloud consentono ai dipendenti di accedere al proprio lavoro quando si trovano in sedi remote. Inoltre facilitano gli aggiornamenti e la comunicazione in tempo reale.

Poiché i team distribuiti non si trovano nella stessa posizione geografica, avrai bisogno di strumenti di collaborazione del flusso di lavoro che consentano ai team di comunicare in tempo reale, condividere documenti rilevanti e creare canali affidabili per discutere tra loro di progetti interfunzionali. Invece di viaggiare per le riunioni, la tecnologia ora ti consente di incontrarti in qualsiasi momento, collaborare e persino ottenere le informazioni degli esperti sul progetto, il tutto con l'aiuto dell'app o del software giusti.

5. Stabilisci gli obiettivi della squadra

È naturale che i membri di un team interfunzionale abbiano agende, motivazioni e prospettive diverse. Ma se i loro obiettivi personali sono in conflitto tra loro, potrebbe avere un impatto considerevole sulle prestazioni di quella squadra nel suo insieme. Ecco perché è importante avere un esercizio di definizione degli obiettivi in ​​cui si riuniscono come una squadra, trovano una via di mezzo e imparano a cooperare e collaborare.

Quando riunisci un team distribuito, informali perché sono stati scelti per lavorare insieme, qual è il progetto e quali obiettivi dovrebbero raggiungere. Inoltre, impostare un processo che li aiuti a chiarire il loro approccio e misurare i loro progressi verso questi obiettivi. La definizione di tali obiettivi getterà le basi per la futura collaborazione, comunicazione e affidabilità tra i membri del tuo team remoto.

6. Apprezzare le tappe fondamentali del progetto

Le pietre miliari gratificanti aiutano a promuovere uno spirito di squadra consentendo a tutti di osservare e apprezzare i reciproci risultati. Essere riconosciuti per i loro sforzi può aiutare a sollevare il morale e aumentare la produttività.

I membri del team spesso valutano la loro importanza per un'organizzazione e come si inseriscono nel quadro generale da come sono apprezzati per il lavoro che svolgono. Apprezzare i loro sforzi può aiutarli ad acquisire maggiore fiducia, il che si tradurrà in un maggiore contributo alle discussioni sui progetti.

Inoltre, in un ambiente interfunzionale, non tutti i membri del team hanno familiarità con i propri colleghi e i loro riconoscimenti. Fornire feedback e riconoscere il proprio lavoro di fronte a tutti gli altri membri del team remoto è un must per il management e i leader dell'organizzazione.

Gli studi suggeriscono che i dipendenti che vengono ignorati dai loro manager hanno una probabilità due volte maggiore di sentirsi disimpegnati dal proprio lavoro, ma hanno una probabilità 30 volte maggiore di essere altamente concentrati quando il manager si concentra sui propri punti di forza. Questo riconoscimento può essere sotto forma di feedback via e-mail, incentivi finanziari come bonus o ringraziamenti durante una riunione a distanza.

7. Tieni traccia dei KPI

I team interfunzionali sono anche responsabili della realizzazione degli obiettivi dell'organizzazione. Le loro prestazioni dovrebbero essere misurate rispetto agli indicatori chiave di prestazione (KPI) per valutare i loro progressi e ritenerli responsabili dei loro sforzi.

Questi KPI possono essere derivati ​​da sondaggi tra i dipendenti che forniscono una visione espansiva delle dinamiche culturali, delle prestazioni e dei processi del team distribuito. Questi sondaggi possono essere utilizzati anche per stabilire pietre miliari per garantire l'efficacia del team. Puoi anche valutare regolarmente i risultati per determinare i progressi fatti e vedere se qualcosa sta trattenendo la squadra dal successo.

Inoltre, le indagini sui clienti sono anche un importante KPI che può essere utilizzato dai membri del team remoto per identificare e migliorare i propri processi nel caso in cui non siano in grado di ottenere i risultati attesi. Questi sondaggi basati sulla valutazione forniscono le basi per l'organizzazione e il miglioramento dei programmi di formazione e inserimento e consentono ai membri del team di raggiungere i propri obiettivi.

8. Promuovere la trasparenza

Per garantire il successo della collaborazione interfunzionale della tua azienda, devi promuovere una comunicazione trasparente tra i membri del team. Questo è fondamentale perché i team remoti affrontano enormi sfide nella collaborazione e nella comunicazione che a volte possono portare a errori, confusione e conflitti inutili.

Anche se mettiamo da parte il fattore distanza, i problemi dipartimentali di solito inibiscono un flusso regolare di comunicazione, rendendo difficile per i membri del team mettere le mani sulle informazioni e sulle risorse di cui hanno bisogno. Ecco perché è fondamentale garantire la trasparenza stabilendo linee guida chiare che facilitino la comunicazione e garantiscano che tutti i membri del team siano sempre sulla stessa pagina.

9. Crea fiducia e affidabilità

La fiducia è una componente essenziale di un team distribuito che fa affidamento sui suoi membri per eseguire progetti interfunzionali in modo efficace. Se non possono fidarsi l'uno dell'altro, non possono essere produttivi insieme – è così semplice. Una squadra disfunzionale non è interessata al progetto in questione perché preferirebbe mettere le proprie energie in una competizione malsana e nell'animosità.

Se i membri sono scettici sul fatto che i loro compagni di squadra riescano ad assumersi le proprie responsabilità, può essere difficile per la tua squadra raggiungere i propri obiettivi. Inoltre, poiché questi membri possiedono personalità, temperamenti e abilità diverse, può essere difficile per loro collaborare.

Ecco il problema: costruire fiducia e credibilità in un team interfunzionale può richiedere tempo e fatica, ma non è certamente impossibile. È necessario utilizzare strategie specifiche come incontri faccia a faccia, accoppiare membri su determinati progetti e celebrare il loro successo come gruppo.

Incoraggia il tuo team a esprimere le proprie preoccupazioni e assicurati che tutti i problemi verranno affrontati in modo appropriato. Questo darà loro la fiducia necessaria per confidarsi nella loro gestione e l'uno con l'altro in caso di problemi.

10. Centralizzare la comunicazione sui progetti

Un modo efficace per mantenere il tuo team remoto concentrato sugli obiettivi del tuo progetto è con l'aiuto di app di gestione dei progetti che consentono loro di comunicare tra loro in una posizione virtuale centralizzata. Queste app offrono ai membri del team un modo semplice per discutere le loro preoccupazioni, porre domande e condividere aggiornamenti sui progetti.

Questi strumenti di comunicazione sono spesso altamente sicuri, personalizzabili e ti danno accesso completo per controllare tutti i livelli di informazioni disponibili per ogni membro del team. Inoltre, la centralizzazione della comunicazione consente ai membri di collaborare o tenere riunioni in un luogo o portale dedicato. Ciò favorisce un ambiente di cameratismo e comunicazione interfunzionale che aiuta i dipendenti remoti a rimanere in contatto tra loro.

Conclusione

I team interfunzionali sono dotati di diversi set di abilità, competenze e prospettive. Ma per una collaborazione efficace, un'organizzazione deve creare fiducia e responsabilità premiandole per i loro sforzi.

Nonostante le varie sfide che i team remoti devono affrontare, puoi facilmente promuovere una cultura della comunicazione trasparente attraverso strategie di collaborazione efficaci. Le tattiche discusse sopra ti aiuteranno a eliminare le sfide affrontate dai team distribuiti quando lavorano da luoghi lontani.

La creazione di tali team è essenziale in quanto forniscono alla tua organizzazione la possibilità di scalare la produttività e crescere in tempo reale con dipendenti soddisfatti e dedicati che sono concentrati sul raggiungimento degli obiettivi e degli obiettivi dell'azienda.

Mantieni i tuoi team remoti pienamente coinvolti e prosperi in un ambiente collaborativo e distribuito. Dai un'occhiata all'hub di lavoro remoto di G2 per ulteriori suggerimenti su una collaborazione interfunzionale di successo per il tuo team!