あなたの会社で機能横断的なコラボレーションを行うための 10 のヒント

インスピレーション、イノベーション、組織 - これらは、部門間のコラボレーションが適切に行われた場合の副産物です。

したがって、Google、Netflix、Amazon などの現代の企業が、サイロ化された部門の伝統を捨てて、チーム間のコラボレーションに目を向けているのも不思議ではありません。

部門を超えたコラボレーションは、それぞれが独自の専門知識を持つ人々のグループが共通の目標を達成するために集まるときに発生します。 さまざまな部門のチームが協力すると、組織にグローバルな視点がもたらされます。 多くの企業が、プロセスやプロジェクトに価値をもたらすことを期待して、オンライン コラボレーション ツールへの投資をいとわないのはこのためです。

異なる専門分野を持つ人々を結びつけることは、より深い洞察と新鮮な視点につながります。 これにより、より迅速なイノベーションとより多くの「すぐに使える」ソリューションが実現し、競合他社よりも市場で大きな優位性を得ることができます。

幸いなことに、最新のテクノロジーはコミュニケーションを改善するために構築されており、チーム間のコラボレーションを促進する多くのアプリやツールが世の中に出回っています。 たとえば、Slack を使用して大規模なチームを管理および接続したり、Google ドライブを使用してリモートの同僚とドキュメントを共有したりできます。これらは、テクノロジによってコラボレーションがより簡単かつ効率的になった多くの方法の 2 つにすぎません。

しかし、新しいツールやソフトウェアを従業員に導入することは決して容易ではありません。 場合によっては、クロスファンクショナル チームが真に機能する前に、ミスコミュニケーションや非効率性など、他のより対人的な障壁を克服する必要があります。 分散したチームにとってチーム間のコラボレーションが非常に重要である理由を探り、それを効果的に活用するためのさまざまなアプローチについて学びましょう。

分散したチームの機能横断的なコラボレーション

人間は社会的な動物であり、私生活でも職業生活でもつながりとコラボレーションを切望しています。 これにより、地理的に離れていてもチームを簡単に作成できるようになります。 しかし、私たちの生来の性質にもかかわらず、分散したチーム間で共同作業環境をセットアップすることはしばしば困難です。 そのため、企業は生産性と結束を促進するために、コラボレーションとリモート ワークのソフトウェア ツールに投資しています。

課題はあるものの、リモートワークは企業やそこで働く人々にとって素晴らしいものであるため、これらのソリューションを選択する人が増えています。 リモート ワーカーの 85% は、柔軟性の向上と、自分の時間を作り、バランスの取れた生活を送ることができるという事実を高く評価しています。

現在、これらのリモート ワーカーに必要なコミュニケーション ツールを装備することが不可欠です。そうすることで、彼らはより実りある仕事をし、定期的に相互にやり取りし、プロジェクトの最新情報を共有し、オンラインで会議を行うことができます。

10 の部門横断的なコラボレーションのベスト プラクティス

機能横断的なコラボレーションがビジネスにとって何を意味するかについて明確な理解と評価が得られたので、それを機能させる方法を見てみましょう。

1. ダイバーシティの推進

さまざまな背景を持つチーム メンバーを選択することで、効果的な部門間コラボレーションの準備が整います。 これは、さまざまな民族や職業的背景、場所、性別によって、チームがより洞察力に富み、思考、スキル、リーダーシップ スタイルが多様化する可能性があるためです。

調査によると、チームが多様であるほど、さまざまな方法で情報を処理するため、意思決定プロセスがより効果的になります。 同質でない人々のグループと協力することで、彼らは偏見を克服し、問題についてさまざまな視点を得ることができ、組織全体に利益をもたらします。 多様なチームを編成したら、それぞれが等しく重要であり、含まれていると感じさせることが不可欠です。

同時に、チームの人口統計を選択する際に、チームメンバーの年功と専門知識を意識する必要があります。 これにより、独自のスキルセットとさまざまな人生経験を備えたチームを作成できます。 一般に、最も効果的なクロスファンクショナル チームは、あらゆる角度から問題を評価し、それらをうまく解決するためのソリューションを考案できます。

2. リーダーシップの強力な発揮

クロスファンクショナル チームのリーダーは、グループから得られる利益が、グループをまとめるリスクをはるかに上回るようにします。 さらに、チームの全員が自分の仕事やその他の貢献に対して責任を持つようにします。 そのため、チームをリードする意欲があるだけでなく、チーム メンバーの信頼と尊敬を刺激する人物を見つけることが重要です。

ここで、最高のリーダーは、組織の目標とプロジェクトのイニシアチブに同調する効果的なコミュニケーターであることに注意することも重要です。 チーム メンバーの意欲を高め、順調に進み、分散したチームが適切に機能するのを容易に支援できます。

3.共有知識の力を解き放つ

クロスファンクショナル プロジェクトを成功させるために、チームは特定の製品やプロセスについて詳しく知っている人と連絡を取る必要がある場合があります。 チームがイニシアチブを取り、知識を喜んで共有する専門家と連絡を取るように奨励してください。 ただし、グループの全員が専門知識をジレンマに貢献することも確認してください。 結局のところ、それが多様な個人のセットをまとめることの要点です.

知識の共有を望まないことは、コストが高くつき、会社の貴重なリソースを浪費する可能性があります。 したがって、クロスファンクショナルなチームが独自の洞察を迅速にまとめて、関連する問題を解決できるようにしてください。 結局のところ、クロスファンクショナル チームの目標は、知識の共有を促進することです。 これらの洞察は、多くの場合、多様なチームをまとめてプロジェクトに取り組むための努力を正当化します。

4. テクノロジーの活用

前述のように、多くの企業はコラボレーション ツールやコミュニケーション ソフトウェアに投資して、従業員間のリモート チームワークを改善しています。 これらのツールは、世界中のどこにいても、分散したチームの生活を楽にするために作成されています。

多くの組織は、重要な仕事関連の情報とドキュメントを 1 か所に格納する集中仮想データベースも構築しています。 このデータは、組織のすべての従業員が利用できるようになります。 クラウドベースのソフトウェアやアプリなどのツールを使用すると、従業員は離れた場所にいても自分の仕事にアクセスできます。 また、リアルタイムの更新とコミュニケーションを容易にします。

分散したチームは同じ地理的な場所に配置されていないため、チームがリアルタイムで通信し、関連するドキュメントを共有し、信頼できるチャネルを構築して部門横断的なプロジェクトを互いに議論できるようにするワークフロー コラボレーション ツールが必要になります。 テクノロジーのおかげで、会議のために移動する代わりに、適切なアプリやソフトウェアの助けを借りて、すぐに会ってコラボレーションし、さらにはプロジェクトの専門家の洞察を得ることができるようになりました。

5. チームの目標を設定する

クロスファンクショナル チームのメンバーが異なる議題、動機、視点を持っているのは当然のことです。 しかし、個人の目標が相反する場合、チーム全体のパフォーマンスにかなりの影響を与える可能性があります。 だからこそ、彼らがチームとして団結し、妥協点を見つけ、協力して協力することを学ぶ目標設定演習を行うことが重要です.

分散したチームをまとめるときは、一緒に仕事をするように選ばれた理由、プロジェクトとは何か、達成すべき目標を伝えます。 また、アプローチを明確にし、これらの目標に向けた進捗状況を測定するのに役立つプロセスを設定します。 このような目標を設定することで、リモート チーム メンバー間の将来のコラボレーション、コミュニケーション、および信頼性の基盤が築かれます。

6. プロジェクトのマイルストーンを評価する

マイルストーンに報酬を与えることで、全員がお互いの成果を観察し、評価できるようになるため、チーム精神が育まれます。 彼らの努力が認められることは、士気を高め、生産性を高めるのに役立ちます。

チーム メンバーは、多くの場合、組織にとっての重要性と、自分が行っている仕事に対してどのように評価されているかによって、全体像にどのように適合するかを判断します。 彼らの努力を評価することで、彼らはより自信を得ることができ、その結果、プロジェクトの議論への参加が増加します。

さらに、機能横断的な環境では、すべてのチーム メンバーが同僚やその称賛に精通しているわけではありません。 フィードバックを提供し、他のすべてのリモート チーム メンバーの前で自分の仕事を評価することは、組織の管理者とリーダーにとって必須です。

調査によると、マネージャーに無視された従業員は、仕事から離れていると感じる可能性が 2 倍高くなりますが、マネージャーが自分の強みに集中すると、集中力が高まる可能性が 30 倍高くなります。 この評価は、電子メールによるフィードバック、ボーナスなどの金銭的インセンティブ、またはリモート ミーティング中の叫び声の形で行うことができます。

7. KPI を追跡する

クロスファンクショナル チームは、組織の目標を達成する責任もあります。 彼らのパフォーマンスは主要業績評価指標 (KPI) に照らして測定され、進捗状況を評価し、彼らの努力に対する責任を負わせる必要があります。

これらの KPI は、分散したチームの文化のダイナミクス、パフォーマンス、およびプロセスの広範なビューを提供する従業員調査から導き出すことができます。 これらの調査は、チームの有効性を確保するためのマイルストーンの設定にも使用できます。 結果を定期的に評価して、進捗状況を判断し、チームの成功を妨げているものがあるかどうかを確認することもできます。

さらに、クライアント調査も重要な KPI であり、リモートのチーム メンバーが期待される結果をもたらすことができない場合にプロセスを特定して改善するために使用できます。 これらの評価ベースの調査は、トレーニングおよびオンボーディング プログラムを編成および改善するための基礎を提供し、チーム メンバーが目標を達成できるようにします。

8.透明性を促進する

会社の機能横断的なコラボレーションを確実に成功させるには、チーム メンバー間の透過的なコミュニケーションを促進する必要があります。 リモートチームはコラボレーションとコミュニケーションにおいて大きな課題に直面しており、ミス、混乱、不必要な対立につながる場合があるため、これは非常に重要です。

距離要因を脇に置いたとしても、通常、部門の問題によって円滑なコミュニケーションの流れが妨げられ、チーム メンバーが必要な情報やリソースを手に入れることが難しくなります。 そのため、コミュニケーションを促進し、すべてのチーム メンバーが常に同じ認識を持つようにする明確なガイドラインを設定して、透明性を確保することが重要です。

9.信頼と信頼を築く

信頼は、機能横断的なプロジェクトを効果的に実行するためにメンバーに依存している分散型チームの不可欠な要素です。 お互いを信頼できない場合、一緒に生産的になることはできません。それは簡単なことです。 機能不全のチームは、不健康な競争と敵意にエネルギーを注ぎたいため、目の前のプロジェクトに無関心です。

メンバーがチームメイトが責任を果たすことに懐疑的である場合、チームが目標を達成することは困難になる可能性があります. さらに、これらのメンバーは性格、気質、スキルセットが異なるため、協力するのが難しい場合があります。

クロスファンクショナル チームで信頼と信用を築くには、ある程度の時間と労力がかかる場合がありますが、不可能ではないことは確かです。 直接会ったり、特定のプロジェクトでメンバーをペアリングしたり、グループとしての成功を祝ったりするなど、特定の戦略を採用する必要があります。

チームが懸念事項について声を上げ、あらゆる問題が適切に対処されることを保証するよう奨励してください。 これにより、問題が発生した場合に、経営陣やお互いに自信を持って打ち明けることができます。

10. プロジェクトに関するコミュニケーションを一元化する

リモート チームがプロジェクトの目標に集中できるようにする効果的な方法は、一元化された仮想ロケーションで相互に通信できるようにするプロジェクト管理アプリを利用することです。 これらのアプリは、チーム メンバーが懸念事項について話し合ったり、質問したり、プロジェクトの最新情報を共有したりするための簡単な方法を提供します。

多くの場合、これらのコミュニケーション ツールは非常に安全でカスタマイズ可能であり、各チーム メンバーが利用できるすべてのレベルの情報を完全に制御できます。 さらに、コミュニケーションを一元化することで、メンバーは専用の場所またはポータルでコラボレーションしたり、会議を開催したりできます。 これにより、リモートの従業員が互いにつながりを保つのに役立つ、仲間意識と機能横断的なコミュニケーションの環境が促進されます。

結論

クロスファンクショナル チームは、多様なスキル セット、専門知識、視点を備えています。 しかし、効果的なコラボレーションのためには、組織は信頼と説明責任を構築し、その努力に報いる必要があります。

リモートチームが直面するさまざまな課題にもかかわらず、効果的なコラボレーション戦略を通じて、透明性のあるコミュニケーションの文化を簡単に促進できます。 上記の戦術は、分散したチームが遠く離れた場所で作業しているときに直面する課題を解消するのに役立ちます。

このようなチームを作成することは、会社の目標と目的の達成に専念している満足度の高い献身的な従業員によって、生産性を拡大し、リアルタイムで成長する能力を組織に提供するために不可欠です。

リモート チームが協力的な分散環境で完全に関与し、繁栄し続けるようにします。 チームの機能横断的なコラボレーションを成功させるためのヒントについては、G2 のリモート ワーク ハブをご覧ください。