Seyahat Gider Yönetimi Hakkında Düşünmenin Yeni Bir Yolu

Gider yönetimi platformları ve seyahat rezervasyon platformları veya çevrimiçi rezervasyon araçları (OBT'ler), farklı amaçlar için oluşturulmuş iki farklı uygulamadır.

Seyahat rezervasyonu, en iyi fiyatlarla en uygun seyahat çözümlerini bulmaya odaklanmıştır. Kişisel tatiller için çevrimiçi bir seyahat rezervasyonu yapmaya çok benzer şekilde, iş seyahatinde olanlar uçuşları karşılaştırmak, olmaları gereken yerde bulunan doğru oteli seçmek ve araç kiralama veya hizmet ayarlamak için şirketlerinin tercih ettikleri seyahat platformunu giderek daha fazla kullanabiliyorlar.

Gider yönetimi, çalışanların para harcadığı tüm yolları izlemeye odaklanır, bunlardan yalnızca biri - ve genellikle bir işletme için en büyük harcamalardan biri - seyahattir. Bu masraflar, uçak bileti, otel odaları, araba kiralama veya kara ulaşımını, ayrıca yemekleri, konferans geçişlerini, sürekli eğitim oturumlarını veya eğlenceyi içerebilir. Yolcularınızın bir satış sunumu için malzemeye ihtiyacı olabilir veya seyahat sırasında şirketin kapsadığı beklenmedik bir olay olabilir.

Seyahat platformları ve gider yönetimi, çalışanlarını kendi adına ticari faaliyetlere katılmaları için ülke çapında veya dünya çapında gönderen herhangi bir şirket için önemlidir. Seyahat programı yöneticileri, yalnızca seyahat için değil, tüm harcamalar için doğru verilere sahip olduklarında, şirkete para kazandırabilir, çok daha verimli çalışabilir ve yolcular için daha fazla özen gösterebilirler.

Gider yönetimi birçok şirket için zorlayıcı olabilir, ancak yardımcı olabilecek en iyi uygulamalar vardır. Bu makalede, gezginlerin politikalara nasıl uyum sağlayacağını, onay sürecini nasıl standartlaştıracağımızı, seyahat programı yöneticisinin üretkenliğini artırmak için otomasyonu nasıl kullanacağımızı ve hem seyahat rezervasyonu yapmak hem de harcamaları yönetmek için doğru birleşik platformu nasıl bulacağımızı gözden geçireceğiz.

Gezginleri yönetmek için gider politikasını yönetin

Gider yönetimi politikaları kritik öneme sahiptir. Gezginlere, şirkete neyin harcama yapılmasına izin verilip verilmediğini anlamaları için bir yol haritası sağlarlar. Sağlam bir seyahat gider yönetimi politikası, örneğin uçak bileti, kara taşımacılığı, otel odaları ve yemekler gibi bir seyahatte sıkça beklediğiniz her şeyi ele almalıdır. Çoğu şirket, oldukça iyi özetlenen bu temel yönergelere sahiptir.

Ancak geçmişteki gezginlerden görmüş olabileceğiniz rutin olmayan harcamaları düşündünüz mü? Şirket bu harcamaların kaydını tutuyor mu? Güzergah yönetim sistemleri uygulanıyor mu? Geçmişte gezginlerin deneyimlerinin neler içerdiğini keşfetmek isteyebilirsiniz. Gezginlerin dünyanın belirli yerlerine gitmesi veya belirli konferanslara katılması gibi ele alınmayı hak eden kalıplar olabilir.

Politikanız cep telefonu hizmetlerini veya internet erişimini dikkate alıyor mu? Yoldaki tıbbi harcamaları veya acil durumları nasıl ele alıyorsunuz? Güçlü bir politika, diğer "standart" öğelerin yanı sıra bu ayrıntıları içerir ve iletir.

Şirketin neleri geri ödeyeceğine ek olarak, nelere izin verilmediğine dair net yönergelere sahip olmak da aynı derecede önemlidir. Politikanızı güncel tutmak, değişen teknoloji ihtiyaçlarını, sağlık ve güvenlik yönergelerini ve izin verilen diğer giderleri karşılamak için şirket için beklenmeyen maliyetlerin azaltılmasına yardımcı olur ve seyahat edenlerin gider raporları gönderirken seyahatleri hakkında daha güvende hissetmelerine yardımcı olur.

Son olarak, kurallarınızda birkaç istisna olabileceğini unutmayın. Örneğin, bir konferansa gönderdiğiniz grup daha fazla iş kurmak için bir ipucuna sahipse ancak beklentileri karşılamak için planlarda bir değişiklik gerektiriyorsa, buna izin verilir mi? Doğru insanlar zaten o konumdayken bu fırsatı boşa harcamamak mantıklı görünüyor.

İlkeyi olabildiğince verimli ve açık tutmak için, kullanmaya ihtiyaç duymadan önce istisnalar için sürecin ne olması gerektiğini belirleyin. Bu şekilde, örneğin bu satış görevlilerine hemen yanıt vermek için hızlı bir karar verilmesi gerekiyorsa, onlara yardım etmeye hazır olacaksınız. Ve bir barikattan ziyade ortak bir kaynak olarak görülme olasılığınız daha yüksektir. Politikalar ve gecikmeler, satış ekibinizin başarılı bir şekilde daha fazla satış yapmasını engelliyorsa, gezginlerinizin uyum sağlama olasılığı düşük olacaktır.

Masraf onay sürecinizi standartlaştırın

Giderler hareketli bir hedef gibi görünebilir. Bir iş konferansına katılan herkes muhtemelen bunun için ne kadar geç kaydolursanız fiyatın o kadar artacağını bilir. Tersine, erken kayıt yaptırırsanız, normal fiyattan birkaç yüz dolara kadar daha düşük olabilen “erken kayıt” fiyatından yararlanabilirsiniz. Ve hepimiz o tatil uçağı ücretini ilk keşfettiğimiz zaman ile gerçekten rezervasyon yaptırdığımız zaman arasında fiyat farkları yaşadık. Zamanlamanın, hizmetler için ne kadar ödediğimiz konusunda büyük bir rol oynayabileceği açıktır.

Bu, programınız verimli, tekrarlanabilir bir sürece sahip değilse, onaylardaki gecikmeler dışında hiçbir nedenle harcamalarınızın değişebileceği anlamına gelir. Beklenmedik olumsuz sonuçlar da farklı nedenlerle ortaya çıkabilir. Gezginlerinize geri ödeme yapmaktaki gecikmeler, muhasebenizi bozabilir ve yasal olarak gerekli finansal raporlamayı yanlış hale getirebilir. Ve geri ödeme bekleyen çalışanları olan şirketler için, bu gecikmeler nedeniyle bazı mutsuz ve potansiyel olarak isteksiz yolcularla karşılaşabilirsiniz.

Masraf onay süreçlerinde birden fazla onay gerektiren şirketler ne olacak? Gereksiz ve verimsiz görünebilir, ancak özellikle daha büyük kuruluşlar için gerekli olabilir. Örneğin, yöneticisinin ekip üyelerinin nereye gittiğini ve bölüm bütçesini yönetebilmesi için neden gittiğini onaylaması gereken bir bölümünüz olabilir. Ancak bu kesinleştikten sonra, bireysel birim bütçeleri şirket toplamına ulaştığı için seyahat yöneticisinin onaylaması uygun olur.

İster tek bir onay, ister birden fazla onay gerekli olsun, iyi tanımlanmış ve standartlaştırılmış bir onay süreci, tüm kuruluşun bütçelerini yönetmesine ve seyahat ve harcama programını operasyonel hale getirmesine yardımcı olur. Geçmişte, seyahat ve gider yönetimi programları manuel, zaman alıcı süreçlerdi.

Bugün, tek tek makbuzları elle girmek, geri ödemeleri hesaplamak ve eksik kağıt makbuzları için yolcuları takip etmek gibi sıkıcı, tekrarlayan görevleri ortadan kaldırabilecek daha iyi, modern çözümler mevcut. Ayrıca, standart bir program uygulandığında, politikanın dışında kalan tüm harcamaların daha fazla inceleme için daha kolay işaretlendiğini bilmenin ek yararı vardır. Her harcamayı manuel olarak gözden geçirmek yerine, istisnalar için daha fazla zaman alan çaba ayrılır.

Otomasyonla gider yönetimi verimliliğini artırın

Modern OBT'ler, otomasyonun gücünü gezginler için kolaylık ve yolcu uyumluluğu, yolcu sağlığı ve güvenliği ve diğer birçok görev gibi şeylerden nihai olarak sorumlu olan seyahat programı yöneticileri için kontrol ile birleştirir. Bu çevrimiçi rezervasyon platformları son derece özelleştirilebilirdir, bu nedenle seyahat edenlerin seçimlerini yalnızca kurumsal politikalara giren seçenekleri sağlayacak şekilde kısıtlayabilirler. Çalışanlar OBT'leri aracılığıyla seyahat rezervasyonu yaptıklarında, her şey otomatik olarak uyumlu hale gelir ve bu, her yerdeki seyahat yöneticileri için büyük bir zaman tasarrufu sağlar.

Gezginler için, yalnızca gerekli seyahatleri daha verimli rezerve etmekle kalmaz, aynı zamanda gider raporları oluşturmak da önemli ölçüde daha kolay hale gelir. Otomatik gider çözümleri, gezginlerin kağıt makbuzları bir mobil cihazdan platforma ve oradan doğrudan bir gider raporuna taramasını sağlar.

Harcama raporları, çalışan havaalanına gitmeden önce kısmen tamamlanabilir. Platformda oluşturulan raporlar, genellikle sadece birkaç tıklamayla seyahat yöneticileri tarafından anında incelenip onaylanabilir. Tüm süreç artık dakikalara indirgenebilir, bu da hem gezgin hem de seyahat yöneticisinin daha yüksek değerli işlere geri dönmesine olanak tanır.

Aynı şey seyahatleri sırasında çalışanlar için de geçerlidir. Yemek, eğlence ve diğer gerekli harcamalar için makbuz toplarken, doğrudan harcama raporlarına veya e-cüzdanlarına giden makbuzların dijital bir versiyonunu yakalamak için cihazlarının kamerasını kullanabilirler. Seyahat eden kişi, eve vardığında gider raporunu hemen onay için gönderebilir.

Bu şekilde, yolcu, her bir makbuzu manuel olarak bulup kaydetmede gecikme olmaksızın ofiste koşarak yere çarpabilir - veya daha da kötüsü, yanlış yerleştirilmiş makbuzlarla uğraşabilir. Seyahat yöneticileri, seyahat yönetimi programlarının artan yatırım getirisi için nedenlerine daha yüksek üretkenlik, azalan gezgin stresi ve daha mutlu çalışanlar ekleyebilir.

Bir seyahat gider yönetimi platformu kullanın

Son yıllarda, seyahat ve harcama fonksiyonlarını bütünleştirmeye artan bir vurgu gördük. Bu mantıklıdır - iki uygulama arasında, bir gezgin bir seyahat rezervasyonu yaptığında bir gider raporunun otomatik olarak doldurulduğu bu sorunsuz bağlantıya sahip olmanın değeri vardır. Gezginler için bu, seyahatleri için yola çıkmadan önce gider raporlarının bir kısmını tamamlayarak zamandan tasarruf etmeleri anlamına gelir. Ve kesintisiz bağlantı, başka bir kullanıcı adı ve şifreye gerek olmadığı anlamına gelir. Bu şeyler zaman kazandırır, böylece gezgin daha önemli faaliyetlere odaklanabilir.

Gezginlerin platformu kullanmasını kolaylaştırmak, platformun benimsenme oranlarında veya şirket yolcularının kaçının tüm seyahatlerini rezerve etmek ve ilgili tüm harcamaları kaydetmek için seyahat ve harcama platformunu kullandığında önemli bir faktördür. Bir şirketin, kullanımı mümkün olduğunca sezgisel olan seyahat ve masraf çözümlerini seçmesi önemlidir. Çoğu insan, artık kişisel yaşamları için çevrimiçi seyahat rezervasyonu yapmaya alıştı.

Çevrimiçi tüketici platformları oldukça basittir ve görevleri gerçekleştirmek için gerçekten eğitim gerektirmez. İş seyahatinde olanlar artık iş gezileri için de aynı kolaylık ve seçenekleri bekliyor. Kendi deneyimlerini kontrol edebilen, seyahatleri boyunca mobil cihazlarını kullanabilen ve örneğin gerektiğinde kolayca değişiklik yapma konusunda platform aracılığıyla yetkilendirilen gezginlerin, platformu benimseme ve dolayısıyla platformda kalma olasılıkları çok daha yüksektir. şirket yönergelerine uygun olarak.

Seyahat ve masrafları tek bir platformda toplayın

Şirketler için entegrasyon, hem ücretlendirilen miktar hem de şirketi kimin ücretlendirdiği konusunda gelişmiş veri doğruluğu anlamına gelir. Ve entegrasyonla birlikte, seyahat ve masrafları birleştiren gelişmiş veriler gelir. Daha fazla seyahat ve harcama verisi ile bir şirket, yolcuları güvenlikleri için daha verimli bir şekilde izleyebilir, politikalara uyumu izleyebilir ve programlarını değerlendirmek için analitik çalıştırabilir. Ancak entegrasyon, yalnızca sizin için en iyi uygulamaları bir araya getirebiliyorsanız değerlidir.

Entegrasyon değerlidir, ancak yalnızca seyahat ve harcama ürünleri iyi ürünler olduğunda. Sorun şu ki, hem seyahati hem de masrafları iyi yapmak zor; iki farklı misyona sahip iki farklı uygulamadır. Seyahat, en uygun seyahat çözümünü bulmaya, yolcuların zamanından ve şirketin parasından tasarruf etmeye odaklanırken, harcama, çalışanların para harcadıkları tüm yolları izlemeye odaklanır, seyahat bunu yapmanın yalnızca bir yoludur. En iyi gider uygulaması sağlayıcıları, temel gider ürünlerine odaklanır.

Entegrasyon açısından düşünmek yerine, “paketleme” açısından düşünmenizi öneririz. Her şirketin kendine özgü ihtiyaçları vardır ve bunları ele almak için en iyi gider yönetimi platformunu seçmelidir. Ardından, bunu, büyük olasılıkla, tercih ettiğiniz harcama platformunuzla zaten entegre olan bir seyahat ürünüyle bir araya getirin. Kaliteli bir seyahat ürünü eklemek BT, yönetim veya İK ekiplerinin zamanını almamalıdır.

Entegre bir seyahat ve gider yönetimi platformu uygulamış olmanız, süreç hakkında daha önce tartıştıklarımızı unutabileceğiniz anlamına gelmez. Aslında, kurumsal seyahat politikasının daha da net bir şekilde tanımlanması gerekiyor.

Seyahat politikalarını düzenli olarak gözden geçirmek, sektörünüzdeki eğilimleri ve değişiklikleri ve hatta jeopolitik koşulları ele almanıza yardımcı olur; böylece, şirketinizin içinde bulunduğu iş ortamı ne olursa olsun, politikalarınızın etkili olduğundan ve gezginler için beklenmedik veya mantıksız olmadığından emin olursunuz. Ayrıca, özellikle programın sınırlarını ve istisnaları ele almak için bir süreci tanımlarken, bir yönetici sponsoru veya yönetici katılımı almanız da tavsiye edilir.

Bir seyahat gider yönetimi platformu kullanarak paradan tasarruf edin

Kurumsal politikalarınızı önceden tanımlamanın zor işini yaptıktan sonra, entegre, otomatikleştirilmiş, çevrimiçi ve mobil bir seyahat ve harcama platformu, büyük miktarda zaman kazandırabilir ve yılın geri kalanında herkes için üretkenliği artırabilir. süreç değerli bir zaman ve kaynak yatırımıdır.

Ayrıca, işletmenizin çok para kazanmasına yardımcı olabilir. Çevrimiçi rezervasyon çözümünüz GDS entegrasyonları sunuyorsa, seyahat edenleriniz için kapsamlı seçeneklerle birlikte en iyi fiyatları aldığınızdan emin olabilirsiniz. Platformun sağladığı veriler, seyahat yöneticilerinin, gezginlerinizin tercih etme eğiliminde olduğu daha popüler havayolları ve otellerle daha iyi fiyatlar için pazarlık yapmalarına da yardımcı olabilir.

Yine, kurumsal seyahat politikanız asla kesin olarak belirlenmemelidir. Güncel küresel olaylar, potansiyel siyasi çatışmalar, ekonominin durumu ve tabii ki günlük enflasyonla ilgili politikalarınızı yeniden değerlendirmek, hassaslaştırmak ve iyileştirmek akıllıca olacaktır. Bunu yaparak, ne zaman ve nereye giderlerse gitsinler, gezginlerin işletmeleri ve şirketleri için en iyi kararları vermelerini sağlayabilirsiniz.