10 เคล็ดลับสำหรับการทำงานร่วมกันข้ามสายงานในบริษัทของคุณ

แรงบันดาลใจ นวัตกรรม และองค์กร – เป็นผลพลอยได้จากการทำงานร่วมกันข้ามสายงานเมื่อทำถูกต้อง

จึงไม่น่าแปลกใจที่ธุรกิจสมัยใหม่เช่น Google, Netflix และ Amazon หันมาใช้การทำงานร่วมกันแบบข้ามทีมในขณะที่พวกเขาละทิ้งประเพณีของแผนกที่แยกจากกัน

การทำงานร่วมกันข้ามสายงานเกิดขึ้นเมื่อกลุ่มคนซึ่งแต่ละคนมีความเชี่ยวชาญเฉพาะตัวมารวมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน เมื่อทีมจากแผนกต่างๆ ร่วมมือกัน จะทำให้องค์กรของคุณมีมุมมองที่เป็นสากล ซึ่งอธิบายได้ว่าทำไมธุรกิจจำนวนมากจึงเต็มใจที่จะลงทุนในเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์โดยหวังว่าเครื่องมือเหล่านี้จะสร้างคุณค่าให้กับกระบวนการและโครงการของพวกเขา

การรวมผู้คนด้วยความเชี่ยวชาญที่แตกต่างกันนำไปสู่ข้อมูลเชิงลึกที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นและมุมมองที่สดใหม่ นอกจากนี้ยังสามารถส่งผลให้นวัตกรรมเร็วขึ้นและโซลูชั่นที่ "นอกกรอบ" มากขึ้น ทำให้ธุรกิจของคุณมีความได้เปรียบทางการตลาดเหนือคู่แข่ง

ข่าวดีก็คือเทคโนโลยีสมัยใหม่สร้างขึ้นเพื่อปรับปรุงการสื่อสาร และมีแอปและเครื่องมือมากมายที่อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันข้ามทีม ตัวอย่างเช่น ขณะนี้สามารถจัดการและเชื่อมต่อกับทีมขนาดใหญ่ด้วย Slack หรือแชร์เอกสารกับเพื่อนร่วมงานที่อยู่ห่างไกลด้วย Google ไดรฟ์ ซึ่งเป็นเพียงสองวิธีที่เทคโนโลยีทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม การแนะนำเครื่องมือและซอฟต์แวร์ใหม่ให้กับพนักงานไม่ใช่เรื่องง่าย บางครั้ง ต้องเอาชนะอุปสรรคด้านมนุษยสัมพันธ์อื่นๆ เช่น การสื่อสารที่ผิดพลาดและความไร้ประสิทธิภาพ ก่อนที่ทีมข้ามสายงานของคุณจะสามารถทำงานได้จริง มาสำรวจกันว่าทำไมการทำงานร่วมกันข้ามทีมจึงมีความสำคัญมากสำหรับทีมแบบกระจาย และเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการต่างๆ ที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อใช้ประโยชน์จากมันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การทำงานร่วมกันข้ามสายงานสำหรับทีมแบบกระจาย

มนุษย์เป็นสัตว์สังคม และเรากระหายการเชื่อมต่อและการทำงานร่วมกันในชีวิตส่วนตัวและอาชีพของเรา ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการสร้างทีมแม้ว่าพวกเขาจะแยกจากกันในเชิงภูมิศาสตร์ แต่ถึงแม้ลักษณะโดยกำเนิดของเรา มักจะเป็นเรื่องยากที่จะสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันระหว่างทีมที่กระจายตัว นั่นเป็นเหตุผลที่ธุรกิจต่างๆ ลงทุนในเครื่องมือซอฟต์แวร์สำหรับการทำงานร่วมกันและการทำงานระยะไกลเพื่ออำนวยความสะดวกในการผลิตและการทำงานร่วมกัน

ผู้คนจำนวนมากขึ้นเลือกใช้โซลูชันเหล่านี้เพราะถึงแม้จะมีความท้าทาย แต่การทำงานระยะไกลก็ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจและผู้คนที่ทำงานให้กับพวกเขา ร้อยละแปดสิบห้าของผู้ปฏิบัติงานนอกสถานที่ชื่นชมความยืดหยุ่นที่มากขึ้นและความจริงที่ว่าพวกเขาสามารถสร้างชั่วโมงของตนเองและใช้ชีวิตที่สมดุลได้

ตอนนี้ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจัดเตรียมเครื่องมือสื่อสารที่จำเป็นสำหรับพนักงานทางไกลเหล่านี้ เพื่อให้พวกเขาสามารถบรรลุผลในความพยายามของพวกเขา โต้ตอบกันเป็นประจำ แบ่งปันข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับโครงการ และดำเนินการประชุมออนไลน์

10 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกันข้ามสายงาน

ตอนนี้เรามีความเข้าใจที่ชัดเจนและชื่นชมว่าการทำงานร่วมกันข้ามสายงานมีความหมายต่อธุรกิจอย่างไร มาดูวิธีที่จะทำให้สิ่งนี้ได้ผลสำหรับคุณ

1. ส่งเสริมความหลากหลาย

การเลือกสมาชิกในทีมจากภูมิหลังที่แตกต่างกันกำหนดขั้นตอนสำหรับการทำงานร่วมกันข้ามสายงานอย่างมีประสิทธิภาพ นั่นเป็นเพราะว่าเชื้อชาติและภูมิหลังทางอาชีพ สถานที่ และเพศที่หลากหลายสามารถทำให้ทีมมีความเข้าใจลึกซึ้งและมีความหลากหลายมากขึ้นในด้านความคิด ทักษะ และรูปแบบการเป็นผู้นำ

การศึกษาแนะนำว่ายิ่งทีมของคุณมีความหลากหลายมากขึ้น กระบวนการตัดสินใจของพวกเขาก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นในขณะที่พวกเขาประมวลผลข้อมูลในรูปแบบต่างๆ การทำงานกับกลุ่มคนที่ไม่เป็นเนื้อเดียวกันจะบังคับให้พวกเขาเอาชนะอคติและได้รับมุมมองที่แตกต่างกันเกี่ยวกับปัญหา ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อองค์กรโดยรวม เมื่อคุณรวบรวมทีมที่มีความหลากหลายแล้ว จำเป็นต้องทำให้แต่ละทีมรู้สึกมีความสำคัญและมีส่วนร่วมเท่าๆ กัน

ในเวลาเดียวกัน คุณต้องตระหนักถึงความอาวุโสและความเชี่ยวชาญของสมาชิกในทีมของคุณ ในขณะที่เลือกข้อมูลประชากรของทีมของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสร้างทีมที่มีทักษะเฉพาะตัวและประสบการณ์ชีวิตที่แตกต่างกัน โดยทั่วไป ทีมข้ามสายงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุดสามารถประเมินปัญหาจากทุกมุมและคิดค้นวิธีแก้ปัญหาเพื่อแก้ไขปัญหาได้สำเร็จ

2. การแสดงความเป็นผู้นำที่แข็งแกร่ง

หัวหน้าทีมข้ามสายงานตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลประโยชน์ที่ได้รับจากกลุ่มมีมากกว่าความเสี่ยงในการนำมารวมกัน นอกจากนี้ พวกเขายังให้ทุกคนในทีมรับผิดชอบต่องานที่พวกเขาทำและผลงานอื่นๆ ของพวกเขา ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องหาใครสักคนที่ไม่เพียงแต่เต็มใจที่จะเป็นผู้นำทีมเท่านั้น แต่ยังสร้างความมั่นใจและความเคารพในหมู่สมาชิกในทีมด้วย

สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือผู้นำที่ดีที่สุดคือนักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรและการริเริ่มโครงการ พวกเขาสามารถจูงใจสมาชิกในทีมของพวกเขา ให้เป็นไปตามแผน และช่วยเหลือในการทำงานที่เหมาะสมของทีมแบบกระจาย

3. ปลดล็อกพลังแห่งความรู้ที่แบ่งปัน

เพื่อให้โครงการข้ามสายงานสำเร็จลุล่วง ทีมงานอาจต้องติดต่อกับผู้ที่ทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือกระบวนการเฉพาะ สนับสนุนให้ทีมของคุณริเริ่มและติดต่อกับผู้เชี่ยวชาญที่ยินดีแบ่งปันความรู้ แต่ก็ต้องตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าทุกคนในกลุ่มมีส่วนร่วมกับความเชี่ยวชาญของพวกเขาในภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกเช่นกัน นั่นคือจุดรวมของการรวมกลุ่มบุคคลที่หลากหลายเข้าด้วยกัน

การไม่เต็มใจที่จะแบ่งปันความรู้นั้นมีค่าใช้จ่ายสูงและอาจเป็นการสิ้นเปลืองทรัพยากรอันมีค่าของบริษัทของคุณ ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมข้ามสายงานของคุณสามารถรวบรวมข้อมูลเชิงลึกที่เป็นเอกลักษณ์ของพวกเขาเพื่อแก้ปัญหาที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว ท้ายที่สุด เป้าหมายของทีมข้ามสายงานคือการสนับสนุนให้มีการแบ่งปันความรู้ ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้มักจะแสดงให้เห็นถึงความพยายามในการนำทีมที่มีความหลากหลายมารวมกันเพื่อทำงานในโครงการ

4. ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ธุรกิจจำนวนมากกำลังลงทุนในเครื่องมือการทำงานร่วมกันหรือซอฟต์แวร์การสื่อสารเพื่อปรับปรุงการทำงานเป็นทีมจากระยะไกลระหว่างพนักงานของตน เครื่องมือเหล่านี้สร้างขึ้นเพื่อทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับทีมแบบกระจายไม่ว่าจะอยู่ที่ใดในโลก

หลายองค์กรกำลังสร้างฐานข้อมูลเสมือนแบบรวมศูนย์ที่จัดเก็บข้อมูลและเอกสารเกี่ยวกับงานที่สำคัญไว้ในที่เดียว ข้อมูลนี้จะเปิดเผยต่อพนักงานทุกคนในองค์กรของคุณ เครื่องมือต่างๆ เช่น ซอฟต์แวร์และแอปบนระบบคลาวด์ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงงานของตนได้เมื่ออยู่นอกสถานที่ พวกเขายังอำนวยความสะดวกในการอัปเดตและการสื่อสารตามเวลาจริง

เนื่องจากทีมที่กระจายตัวไม่ได้อยู่ในที่ตั้งทางภูมิศาสตร์เดียวกัน คุณจึงต้องมีเครื่องมือการทำงานร่วมกันของเวิร์กโฟลว์ที่อนุญาตให้ทีมสื่อสารแบบเรียลไทม์ แชร์เอกสารที่เกี่ยวข้อง และสร้างช่องทางที่เชื่อถือได้เพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการข้ามสายงานระหว่างกัน แทนที่จะต้องเดินทางไปประชุม เทคโนโลยีทำให้คุณสามารถนัดพบได้ทันที ทำงานร่วมกัน และแม้กระทั่งรับข้อมูลเชิงลึกของผู้เชี่ยวชาญในโครงการ ทั้งหมดนี้ด้วยความช่วยเหลือจากแอพหรือซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

5. ตั้งเป้าหมายของทีม

เป็นเรื่องธรรมดาที่สมาชิกของทีมข้ามสายงานจะมีวาระ แรงจูงใจ และมุมมองที่แตกต่างกัน แต่ถ้าเป้าหมายส่วนตัวของพวกเขาขัดแย้งกัน อาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อผลงานโดยรวมของทีมนั้น ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องมีแบบฝึกหัดการกำหนดเป้าหมายที่พวกเขามารวมกันเป็นทีม หาจุดกึ่งกลาง และเรียนรู้ที่จะร่วมมือและทำงานร่วมกัน

เมื่อคุณนำทีมที่กระจายตัวมารวมกัน ให้แจ้งพวกเขาว่าทำไมพวกเขาถึงได้รับเลือกให้ทำงานร่วมกัน โครงการคืออะไร และวัตถุประสงค์ใดที่พวกเขาควรจะทำให้สำเร็จ ตั้งค่ากระบวนการที่ช่วยให้พวกเขาชี้แจงแนวทางและวัดความก้าวหน้าไปสู่เป้าหมายเหล่านี้ การกำหนดเป้าหมายดังกล่าวจะเป็นการวางรากฐานสำหรับการทำงานร่วมกัน การสื่อสาร และความน่าเชื่อถือในอนาคตระหว่างสมาชิกในทีมที่อยู่ห่างไกล

6. ชื่นชมความสำเร็จของโครงการ

เหตุการณ์สำคัญที่ให้รางวัลช่วยส่งเสริมจิตวิญญาณของทีมโดยให้ทุกคนสังเกตและชื่นชมความสำเร็จของกันและกัน การได้รับการยอมรับในความพยายามของพวกเขาสามารถช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจและเพิ่มผลผลิต

สมาชิกในทีมมักจะวัดความสำคัญของพวกเขาที่มีต่อองค์กรและว่าพวกเขาเหมาะสมกับภาพรวมอย่างไรโดยพิจารณาว่าพวกเขามีค่าสำหรับงานที่พวกเขาทำอย่างไร การเห็นคุณค่าในความพยายามของพวกเขาสามารถช่วยให้พวกเขามีความมั่นใจมากขึ้น ซึ่งจะส่งผลให้พวกเขามีส่วนร่วมในการอภิปรายโครงการมากขึ้น

ยิ่งไปกว่านั้น ในสภาพแวดล้อมแบบข้ามสายงาน สมาชิกในทีมบางคนไม่คุ้นเคยกับเพื่อนร่วมงานและคำชมเชยของพวกเขา การให้ข้อเสนอแนะและการรับรู้งานของพวกเขาต่อหน้าสมาชิกทีมระยะไกลอื่น ๆ เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้บริหารและผู้นำขององค์กร

จากการศึกษาพบว่าพนักงานที่ถูกเพิกเฉยโดยผู้จัดการมีแนวโน้มที่จะรู้สึกไม่มีส่วนร่วมกับงานมากกว่าถึง 2 เท่า แต่มีแนวโน้มว่าจะมีสมาธิมากขึ้น 30 เท่าเมื่อผู้จัดการให้ความสำคัญกับจุดแข็งของตน การรับรู้นี้สามารถอยู่ในรูปแบบของข้อเสนอแนะทางอีเมล สิ่งจูงใจทางการเงิน เช่น โบนัส หรือการกล่าวถึงในระหว่างการประชุมทางไกล

7. ติดตาม KPI

ทีมข้ามสายงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการส่งมอบตามวัตถุประสงค์ขององค์กร ควรวัดผลการปฏิบัติงานกับตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) เพื่อประเมินความคืบหน้าและทำให้พวกเขารับผิดชอบต่อความพยายามของพวกเขา

KPI เหล่านี้สามารถได้มาจากการสำรวจพนักงานที่ให้มุมมองที่กว้างไกลเกี่ยวกับพลวัตของวัฒนธรรม ประสิทธิภาพ และกระบวนการของทีมแบบกระจาย แบบสำรวจเหล่านี้ยังสามารถใช้ในการกำหนดหลักเป้าหมายเพื่อให้แน่ใจว่าทีมมีประสิทธิผล คุณยังสามารถประเมินผลอย่างสม่ำเสมอเพื่อกำหนดความคืบหน้าและดูว่ามีสิ่งใดที่ขัดขวางไม่ให้ทีมประสบความสำเร็จ

นอกจากนี้ การสำรวจลูกค้ายังเป็น KPI ที่สำคัญที่สมาชิกในทีมระยะไกลสามารถใช้เพื่อระบุและปรับปรุงกระบวนการของพวกเขาได้ในกรณีที่พวกเขาไม่สามารถบรรลุผลลัพธ์ที่คาดหวังได้ แบบสำรวจตามการประเมินเหล่านี้เป็นรากฐานสำหรับการจัดและปรับปรุงโปรแกรมการฝึกอบรมและการเริ่มต้นใช้งาน และช่วยให้สมาชิกในทีมบรรลุเป้าหมายได้

8. ส่งเสริมความโปร่งใส

เพื่อให้มั่นใจในความสำเร็จของการทำงานร่วมกันข้ามสายงานในบริษัทของคุณ คุณต้องส่งเสริมการสื่อสารที่โปร่งใสระหว่างสมาชิกในทีม สิ่งนี้มีความสำคัญเนื่องจากทีมที่อยู่ห่างไกลเผชิญกับความท้าทายอันยิ่งใหญ่ในการทำงานร่วมกันและการสื่อสาร ซึ่งบางครั้งอาจนำไปสู่ข้อผิดพลาด ความสับสน และความขัดแย้งที่ไม่จำเป็น

แม้ว่าเราจะกำหนดปัจจัยด้านระยะทางไว้ แต่ปัญหาของแผนกมักจะขัดขวางการสื่อสารที่ราบรื่น ทำให้สมาชิกในทีมได้รับข้อมูลและทรัพยากรที่ต้องการได้ยาก ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องสร้างความโปร่งใสโดยการกำหนดแนวทางที่ชัดเจนซึ่งเอื้อต่อการสื่อสารและดูแลให้สมาชิกในทีมทุกคนเข้าใจตรงกันเสมอ

9. สร้างความไว้วางใจและความน่าเชื่อถือ

ความไว้วางใจเป็นองค์ประกอบสำคัญของทีมแบบกระจายซึ่งอาศัยสมาชิกในการดำเนินการโครงการข้ามสายงานอย่างมีประสิทธิภาพ หากพวกเขาไม่สามารถไว้วางใจซึ่งกันและกัน พวกเขาจะไม่สามารถทำงานร่วมกันได้ มันง่ายอย่างนั้น ทีมงานที่ไม่สมบูรณ์ไม่สนใจโปรเจ็กต์นี้เพราะพวกเขาอยากจะทุ่มเทพลังให้กับการแข่งขันและความเกลียดชังที่ไม่ดีต่อสุขภาพ

หากสมาชิกไม่แน่ใจเกี่ยวกับเพื่อนร่วมทีมที่ทำหน้าที่รับผิดชอบ อาจเป็นเรื่องยากสำหรับทีมของคุณที่จะบรรลุเป้าหมาย ยิ่งไปกว่านั้น เนื่องจากสมาชิกเหล่านี้มีบุคลิก ลักษณะนิสัย และทักษะที่แตกต่างกัน มันจึงเป็นเรื่องยากสำหรับพวกเขาที่จะให้ความร่วมมือ

นี่คือข้อตกลง: การสร้างความไว้วางใจและความน่าเชื่อถือในทีมข้ามสายงานอาจต้องใช้เวลาและความพยายามบ้าง แต่ก็ใช่ว่าจะเป็นไปไม่ได้อย่างแน่นอน คุณต้องใช้กลยุทธ์เฉพาะ เช่น การประชุมแบบเห็นหน้า จับคู่สมาชิกในบางโครงการ และเฉลิมฉลองความสำเร็จของพวกเขาเป็นกลุ่ม

สนับสนุนให้ทีมของคุณพูดเกี่ยวกับข้อกังวลของพวกเขาและรับรองกับพวกเขาว่าปัญหาใด ๆ และทั้งหมดจะได้รับการแก้ไขอย่างเหมาะสม ซึ่งจะทำให้พวกเขามีความมั่นใจในการไว้วางใจในการบริหารจัดการและซึ่งกันและกันหากเกิดปัญหาขึ้น

10. รวมศูนย์การสื่อสารในโครงการ

วิธีที่มีประสิทธิภาพในการทำให้ทีมระยะไกลของคุณจดจ่อกับเป้าหมายของโครงการคือการใช้แอปการจัดการโครงการที่ช่วยให้พวกเขาสามารถสื่อสารกันได้ในสถานที่เสมือนแบบรวมศูนย์ แอปเหล่านี้ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถพูดคุยเกี่ยวกับข้อกังวล ถามคำถาม และแบ่งปันข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับโครงการได้อย่างง่ายดาย

เครื่องมือสื่อสารเหล่านี้มักจะมีความปลอดภัยสูง ปรับแต่งได้ และให้คุณเข้าถึงได้อย่างสมบูรณ์เพื่อควบคุมข้อมูลทุกระดับที่มีให้สำหรับสมาชิกในทีมแต่ละคน นอกจากนี้ การรวมศูนย์การสื่อสารช่วยให้สมาชิกสามารถทำงานร่วมกันหรือจัดการประชุมในสถานที่หรือพอร์ทัลเฉพาะได้ สิ่งนี้ส่งเสริมสภาพแวดล้อมของความสนิทสนมและการสื่อสารข้ามสายงานที่ช่วยให้พนักงานระยะไกลยังคงเชื่อมต่อถึงกัน

บทสรุป

ทีมข้ามสายงานมีชุดทักษะ ความเชี่ยวชาญ และมุมมองที่หลากหลาย แต่สำหรับการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรต้องสร้างความไว้วางใจและความรับผิดชอบในขณะที่ให้รางวัลกับความพยายามของพวกเขา

แม้ว่าทีมจากระยะไกลจะต้องเผชิญกับความท้าทายต่างๆ มากมาย แต่คุณสามารถส่งเสริมวัฒนธรรมของการสื่อสารที่โปร่งใสได้อย่างง่ายดายผ่านกลยุทธ์การทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ กลยุทธ์ที่กล่าวถึงข้างต้นจะช่วยให้คุณขจัดความท้าทายที่ทีมแบบกระจายต้องเผชิญเมื่อพวกเขาทำงานจากสถานที่ห่างไกล

การสร้างทีมดังกล่าวมีความสำคัญเนื่องจากช่วยให้องค์กรของคุณสามารถปรับขนาดประสิทธิภาพการทำงานและเติบโตแบบเรียลไทม์ด้วยพนักงานที่พึงพอใจและทุ่มเทซึ่งมุ่งเน้นที่การบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของบริษัท

ให้ทีมระยะไกลของคุณมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่และเจริญรุ่งเรืองในสภาพแวดล้อมที่มีการทำงานร่วมกันแบบกระจาย ดูศูนย์การทำงานระยะไกลของ G2 เพื่อดูเคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานร่วมกันข้ามสายงานที่ประสบความสำเร็จสำหรับทีมของคุณ!