ทุกวันนี้การเปลี่ยนแปลงที่ก่อกวนกำลังเกิดขึ้นในแทบทุกอุตสาหกรรม และเทคโนโลยีกำลังขับเคลื่อนมัน

เมื่อความต้องการของลูกค้าพัฒนาขึ้น องค์กรต่างๆ ก็มีทางเลือกเพียงเล็กน้อย แต่ให้นำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้เพื่อตอบสนองต่อความคาดหวังที่เพิ่มขึ้นเหล่านี้

มากกว่าครึ่งขององค์กรสตาร์ทอัพทั้งหมดได้พัฒนากลยุทธ์ทางธุรกิจดิจิทัล รองลงมาคือมากกว่าหนึ่งในสามขององค์กรที่จัดตั้งขึ้น และในขณะที่มีรายการเทคโนโลยีที่แทบจะไม่มีวันสิ้นสุดที่สามารถสร้างมูลค่าให้กับธุรกิจสมัยใหม่ โซลูชันที่นำมาใช้กันอย่างแพร่หลายในปัจจุบัน ได้แก่ การวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ เทคโนโลยีมือถือ คลาวด์คอมพิวติ้ง และอินเทอร์เน็ตของสรรพสิ่ง (IoT)

เป็นที่ชัดเจนว่าธุรกิจในปัจจุบันจำเป็นต้องติดตามเทคโนโลยีล่าสุดและปรับกระบวนการของตนอย่างต่อเนื่องเพื่อตอบสนองต่อพฤติกรรมของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงไป หากยังคงแข่งขันได้ อย่างไรก็ตาม การใช้เทคโนโลยีใหม่ก็สร้างปัญหาใหม่เช่นกัน นั่นคือ ธุรกิจกำลังเปลี่ยนแปลง แต่คนของพวกเขาไม่ มีการตัดการเชื่อมต่อระหว่างธุรกิจและพนักงานและการวางแผนพนักงานสามารถช่วยได้

การวางแผนกำลังคนคืออะไร?

ในขณะที่เทคโนโลยีอย่างบิ๊กดาต้าและ IoT มุ่งเน้นไปที่ด้านธุรกิจของการเปลี่ยนแปลง การวางแผนกำลังคนมุ่งเน้นไปที่การเปลี่ยนแปลงด้านบุคลากรที่มักถูกมองข้าม พูดง่ายๆ ก็คือ การวางแผนกำลังคนเป็นกลยุทธ์ด้านบุคลากรที่สร้างบุคลากรที่ขับเคลื่อนด้วยธุรกิจ

มีคำกล่าวที่คลาสสิกว่า “ถ้า HR เข้ามาเกี่ยวข้องในขณะที่รับสมัครงาน มันก็สายเกินไปแล้ว” และในขณะที่เราไม่ได้พูดถึงการจ้างงานที่นี่โดยเฉพาะ นี่เป็นคำพูดที่สำคัญมากในแง่ของการวางแผนกำลังคน เป็นวลีที่ใช้เพื่อเน้นถึงบทบาทสำคัญที่ HR มีต่อธุรกิจหลัก และแสดงให้เห็นว่าการทำงานร่วมกันระหว่าง HR และแผนกอื่นๆ สามารถนำไปสู่ความสำเร็จได้อย่างไร

บุคลากรกำลังวางแผนวิธีคิดใหม่หรือไม่?

แม้จะมีการพูดถึงการวางแผนกำลังคนและแนวโน้มประสิทธิภาพของสถานที่ทำงานที่กำลังเติบโตเมื่อเร็วๆ นี้ แนวคิดนี้ก็ยังห่างไกลจากสิ่งใหม่ แนวคิดในการวางแผนกำลังคนได้รับการพูดคุยกันครั้งแรกเมื่อหลายสิบปีก่อน แต่ความนิยมเริ่มลดลงในช่วงทศวรรษ 1980 สาเหตุหลักมาจากความท้าทายในการคาดการณ์ การวางแผนกำลังคนขึ้นอยู่กับการคาดการณ์ถึงความต้องการทางธุรกิจในอนาคต ซึ่งไม่ง่ายเสมอไป

การวางแผนกำลังคนกลับมาอยู่ในปากของทุกคนอีกครั้ง และเหตุผลก็คือความสามารถของข้อมูลขนาดใหญ่ของธุรกิจสมัยใหม่ ซึ่งทำให้การคาดการณ์ง่ายขึ้นกว่าที่เคยเป็นมา ขณะนี้ธุรกิจต่างๆ มีทั้งเครื่องมือและข้อมูลที่จำเป็นในการคาดการณ์ความต้องการในอนาคต แต่การนำการวางแผนกำลังคนมาใช้ก็ทำได้ช้า

“ความคืบหน้าโดยรวมในการวางแผนกำลังคนและความสามารถในการสนับสนุนงานนั้นช้า โดยองค์กรส่วนใหญ่มุ่งเน้นไปที่ข้อกำหนดสำหรับขอบเขตระยะสั้น” ตามรายงานของ PwC เป็นที่เข้าใจกันว่ามีเพียง 1 ใน 3 ของธุรกิจในปัจจุบันที่ใช้รูปแบบการวางแผนกำลังคนขั้นสูงหรือการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ แม้ว่าวิธีการเหล่านี้จะเอื้อต่อความสำเร็จของธุรกิจโดยรวมก็ตาม

6 ขั้นตอนการสร้างกลยุทธ์การวางแผนกำลังคน

ตอนนี้ มาสำรวจหกขั้นตอนของการสร้างกลยุทธ์การวางแผนกำลังคนชั้นยอดในรายละเอียดเพิ่มเติมกัน

1. เข้าใจองค์กร

ประการแรก สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าไม่มี 'ขนาดเดียวที่เหมาะกับทุกคนเมื่อพูดถึงการวางแผนกำลังคน กลยุทธ์การวางแผนกำลังคนได้รับการพัฒนาให้สอดคล้องกับความต้องการของธุรกิจและความต้องการในอนาคต ดังนั้นกลยุทธ์เหล่านี้จึงมักจะไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละองค์กร

การทำความเข้าใจว่าองค์กรต้องการอะไรและธุรกิจกำหนดความสำเร็จอย่างไร จึงเป็นข้อกำหนดเบื้องต้นที่สำคัญในการสร้างกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพ

2. การวิเคราะห์กำลังคน

การวิเคราะห์กำลังคนที่มีอยู่และวิธีการทำงานที่มีอยู่ ถือเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์การวางแผนกำลังคนที่ดี มันบอกองค์กรว่าตอนนี้อยู่ที่ไหน และสร้างจุดเริ่มต้นสำหรับการไปยังที่ที่ต้องการ

อย่างไรก็ตาม เห็นได้ชัดว่าความคืบหน้าของการวิเคราะห์นั้นช้า มีธุรกิจเพียงไม่กี่แห่งที่ก้าวข้ามระดับการปฏิบัติงานขั้นพื้นฐานของการวิเคราะห์ เช่น เครื่องมือและเมตริก HR อันที่จริงมีเพียง 11% เท่านั้นที่ยอมรับการวิเคราะห์ในระดับที่วางแผนไว้และเพียง 1% ที่ระดับกลยุทธ์

แหล่งที่มา

3. ทำนายความต้องการในอนาคต

เป้าหมายโดยรวมของการวางแผนกำลังคนคือการทำให้แน่ใจว่าธุรกิจมีทีมงานที่ช่วยให้พวกเขาบรรลุเป้าหมาย ดังนั้นเมื่อพัฒนากลยุทธ์ จำเป็นต้องคำนึงถึงความต้องการของพนักงานในอนาคตของธุรกิจด้วย

น่าเสียดาย ที่นี่คือจุดที่หลายองค์กรล้มเหลว โดยประมาณ 60% ยอมรับว่าพวกเขาไม่ได้มองไปไกลกว่าสามปีในอนาคต นอกจากนี้ 72% ยังขาดความมั่นใจในความสามารถในการคาดการณ์ความต้องการของพนักงานในอนาคต

4. ระบุช่องว่าง

องค์กรอาจมีพนักงานที่จำเป็นต้องดำเนินการต่อไปโดยใช้กระบวนการที่มีอยู่ แต่เมื่อพัฒนากลยุทธ์การวางแผนกำลังคน สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาว่าช่องว่างด้านทักษะอาจปรากฏขึ้นเมื่อธุรกิจเปลี่ยนแปลงและปรับตัวอย่างไร มันเกี่ยวกับการทำความเข้าใจว่าธุรกิจมีอะไรบ้าง และสิ่งที่จำเป็นต้องเป็นไปตามข้อกำหนดที่คาดการณ์ไว้

5. สร้างกลยุทธ์

เมื่อองค์กรกำหนดความต้องการทางธุรกิจ วิเคราะห์กำลังคนที่มีอยู่ คาดการณ์ความต้องการของพนักงานในอนาคต และระบุช่องว่างทักษะที่อาจเกิดขึ้น กลยุทธ์การวางแผนกำลังคนสามารถออกแบบและนำไปใช้ได้

กลยุทธ์ควรใช้ข้อมูลจริงและการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อมอบหมาย ปรับใช้ใหม่ และใช้พนักงานในลักษณะที่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ตลอดจนช่วยให้ทีม HR สรรหาบุคลากรอย่างมีกลยุทธ์ สิ่งสำคัญคือต้องให้การสนับสนุนผู้จัดการสายงานในช่วงที่มีการเปลี่ยนแปลง และพิจารณาว่าการเพิ่มทักษะและทักษะใหม่ให้กับพนักงานเป็นทางเลือกที่ปฏิบัติได้จริงหรือไม่ที่จะรวมอยู่ในกลยุทธ์

6. ประเมินการดำเนินการ

การพัฒนากลยุทธ์การวางแผนกำลังคนที่ดีไม่ได้จบลงด้วยการดำเนินการตามแผน สิ่งสำคัญคือต้องทบทวนกลยุทธ์ในการดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าได้ผลตามที่ต้องการ ธุรกิจต่างๆ ควรมีความชัดเจนว่าจะใช้ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักใดในการวัดความสำเร็จของกลยุทธ์

มี KPI ที่มีคุณค่าจำนวนมากสำหรับจุดประสงค์นี้ รวมถึงการวัดเปอร์เซ็นต์ของบทบาทที่สำคัญเชิงกลยุทธ์โดยไม่มีผู้สืบทอด จำนวนตำแหน่งเชิงกลยุทธ์ที่เปิดอยู่ และการมีอยู่ของผู้ที่มีประสิทธิภาพต่ำกว่า

ประโยชน์ของการวางแผนกำลังคน

ในขณะที่การสร้างกลยุทธ์การวางแผนกำลังคนที่มีประสิทธิภาพอาจต้องใช้ความพยายามบ้าง การวิจัยชี้ให้เห็นว่าการมีแผนที่แข็งแกร่งในสถานที่นั้นคุ้มค่ากับงานเริ่มแรก คาดว่าธุรกิจที่ปรับใช้กลยุทธ์เหล่านี้มีแนวโน้มที่จะประสบความสำเร็จในการเพิ่มประสิทธิภาพของทรัพยากรบุคคลมากกว่าบริษัทคู่ค้าประมาณ 66% โดยไม่ต้องเพิ่มจำนวนพนักงาน ให้ผลผลิตมากขึ้นโดยไม่มีค่าใช้จ่าย

ลดต้นทุนแรงงาน

ค่าแรงทั่วทั้งสหรัฐอเมริกาเพิ่มขึ้น โดยเพิ่มขึ้น 2.9% เมื่อเทียบเป็นรายปีในปี 2561 ซึ่งถือเป็นการเพิ่มขึ้นมากที่สุดในรอบทศวรรษ พวกเขาได้กลายเป็นหนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดที่องค์กรที่กำลังเติบโตในปัจจุบันต้องเผชิญอย่างรวดเร็ว แต่การวางแผนกำลังคนสามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นโซลูชันที่มีประสิทธิภาพ Deloitte นำเสนอกรณีศึกษาของบริษัทที่ให้บริการทางการเงินขนาดใหญ่แห่งหนึ่ง ซึ่งหลังจากใช้กลยุทธ์การวางแผนกำลังคนเพื่อส่งพนักงานเพิ่มแล้ว พบว่าประหยัดเงินได้เฉลี่ย 6 ล้านดอลลาร์สำหรับพนักงานทุกๆ 100 คนที่ได้รับการมอบหมายใหม่ภายใต้โครงการนี้

ตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนไป

ในช่วงเวลาที่ความต้องการ ความชอบ และความคาดหวังของลูกค้าเปลี่ยนแปลงและพัฒนาไปอย่างรวดเร็ว กลยุทธ์การวางแผนกำลังคนสามารถช่วยให้ธุรกิจตอบสนองต่อความต้องการเหล่านี้ได้ดีขึ้นผ่านการวิเคราะห์การจัดกำหนดการที่ครอบคลุม

กลยุทธ์สามารถช่วยปรับใช้พนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสอดคล้องกับความต้องการที่คาดการณ์ไว้ (เช่น มอบหมายพนักงานให้มากขึ้นในช่วงเวลาที่ยุ่งมากขึ้น เป็นต้น) ส่งผลให้การดูแลลูกค้าดีขึ้น ระดับความพึงพอใจที่สูงขึ้น และความภักดีต่อแบรนด์เพิ่มขึ้น ปัจจัยสามประการที่กลายเป็นสิ่งสำคัญเร่งด่วนสำหรับธุรกิจ เนื่องจากพวกเขามุ่งมั่นที่จะโดดเด่นท่ามกลางการแข่งขัน

ระบุกลยุทธ์เพื่อการพัฒนาที่เน้นคนเป็นหลัก

บางทีประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของการใช้กลยุทธ์การวางแผนกำลังคนก็คือ ไม่เพียงแต่เน้นย้ำถึงสิ่งที่ธุรกิจกำลังดำเนินการอย่างถูกต้อง แต่ยังแสดงให้เห็นว่าสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อส่งผลต่อผลกำไรและรายได้มากขึ้น

การวางแผนกำลังคนช่วยให้องค์กรออกแบบเส้นทางความก้าวหน้าได้ง่ายขึ้นตามชุดทักษะเฉพาะตัวของพนักงานแต่ละคน มากกว่าแค่สิ่งที่พวกเขาคาดหวังว่าจะบรรลุได้ภายในขอบเขตของบทบาทที่กำหนด ด้วยการให้ความสำคัญกับบทบาทในสถานที่ทำงานแบบเดิมๆ น้อยลง และให้ความสำคัญกับการพัฒนาบุคลากรมากขึ้น บริษัทต่างๆ จะได้รับคุณค่าจากพนักงานมากขึ้น

เป้าหมายไร้ประสิทธิภาพ

ธุรกิจเกือบทั้งหมดจะมีกระบวนการภายในองค์กรและวิธีการทำงานที่เป็นมาตรฐาน ซึ่งแม้จะคุ้นเคยกันดีอยู่แล้ว แต่ก็อาจไม่เอื้อต่อการปฏิบัติงานที่เหมาะสมที่สุดในหมู่พนักงาน สิ่งเหล่านี้คือความไร้ประสิทธิภาพ และหนึ่งในความไร้ประสิทธิภาพที่ใหญ่ที่สุดที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจในปัจจุบันคือการใช้แนวทางเชิงโต้ตอบกับสถานการณ์ต่างๆ

งานวิจัยของ Deloitte รายงานว่าแนวทางเชิงโต้ตอบกับช่องว่างทักษะภายในแรงงานอาจส่งผลให้ค่าแรงและค่าแรงเพิ่มขึ้น 3 ถึง 5% การวางแผนกำลังคนขึ้นอยู่กับแนวคิดของการพยากรณ์แรงงานที่แม่นยำ และช่วยให้ธุรกิจเข้าใจว่าพวกเขาจะใช้ข้อมูลของตนอย่างเต็มที่เพื่อคาดการณ์และดำเนินการในเชิงรุกได้อย่างไร

ปรับปรุงการรักษาพนักงาน

การรักษาพนักงานไว้กลายเป็นความกังวลที่เพิ่มขึ้นทั่วทั้งสหรัฐอเมริกา โดยโดยเฉลี่ยแล้วพนักงานมักจะใช้เวลาน้อยลงในบทบาทหน้าที่นี้มากกว่าที่เคยเป็นมา ทำให้เกิดอุปสรรคทางการเงินสำหรับองค์กร โดยค่าใช้จ่ายในการจ้างงานลดลงระหว่าง 1.5 ถึง 3 เท่าของเงินเดือนประจำปี แต่ธุรกิจต่างๆ สามารถลดความจำเป็นในการเติมตำแหน่งงานว่างและยืดอายุพนักงานได้สำเร็จผ่านการวางแผนกำลังคนและการจัดการกำลังคนที่เหมาะสม

โดยมุ่งเน้นไปที่ผู้คน โดยดึงเอาชุดทักษะเฉพาะตัวของแต่ละบุคคล และโดยการกำหนดพนักงานใหม่ให้อยู่ในสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม จะสามารถเพิ่มความพึงพอใจในงานได้อย่างมาก

เพิ่มพูนประสบการณ์ของพนักงาน

แน่นอน พนักงานมักจะอยู่ในตำแหน่งต่อไปหากพวกเขามีประสบการณ์ในเชิงบวกของพนักงาน และนี่ก็เป็นอีกพื้นที่หนึ่งที่สามารถใช้การวางแผนกำลังคนได้ มากกว่าครึ่งของผู้นำฝ่ายทรัพยากรบุคคลทั้งหมดเชื่อว่ากุญแจสำคัญในการมีส่วนร่วมของพนักงานคือภารกิจร่วมกันระหว่างพนักงานและธุรกิจ ซึ่งเป็นกลยุทธ์การวางแผนกำลังคนที่จะบรรลุผลสำเร็จ

ด้วยการใช้การวิเคราะห์ข้อมูลและการคาดคะเนเพื่อใช้ประโยชน์จากพนักงานอย่างคุ้มค่าที่สุด ธุรกิจต่างๆ กำลังทำงานเพื่อปรับเป้าหมายขององค์กรให้สอดคล้องกับเป้าหมายส่วนบุคคล และท้ายที่สุด ก็ช่วยให้พนักงานรู้สึกเชื่อมโยงกับบริษัทมากขึ้น

อนาคตของการวางแผนกำลังคน

แม้ว่ารายงานต่างๆ จะแนะนำว่าการนำการวางแผนกำลังคนมาใช้นั้นทำได้ช้า แต่เราสามารถคาดหวังได้อย่างสมเหตุสมผลว่าแนวคิดนี้จะเริ่มดำเนินการในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า เนื่องจากพนักงานรุ่นใหม่จะเข้าสู่การทำงาน คาดว่าผู้จัดการจากรุ่นน้องมีแนวโน้มที่จะจัดลำดับความสำคัญของการวางแผนกำลังคนมากกว่าผู้จัดการที่มีอายุมากกว่าถึงสามเท่า และคาดว่าคนรุ่นใหม่จะมีสัดส่วนมากกว่าครึ่งหนึ่งของจำนวนพนักงานทั้งหมดภายในปี 2571 ซึ่งเพิ่มขึ้นเกือบ 40% จากตัวเลขในปัจจุบัน ดูเหมือนว่าปลอดภัยที่จะกล่าวว่าเราสามารถคาดหวังที่จะได้ยินมากขึ้นเกี่ยวกับประโยชน์ของการวางแผนกำลังคนในอนาคต

นอกจากนี้ ในสหรัฐอเมริกา จำนวนผู้เชี่ยวชาญด้าน HR ที่ส่งเสริมทักษะการวิเคราะห์เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วในช่วงห้าปีที่ผ่านมา ซึ่งบ่งชี้ว่าการทำงานร่วมกันระหว่างฝ่ายทรัพยากรบุคคลและไอที/ธุรกิจหลักกำลังดำเนินการอยู่ การวางแผนกำลังคนเป็นเทรนด์ใหญ่ถัดไปสำหรับธุรกิจสมัยใหม่ และสามารถนำไปสู่ความสำเร็จทางธุรกิจได้จริงๆ

เมื่อคุณเข้าใจการวางแผนกำลังคนเข้าและออกแล้ว ค้นหา ซอฟต์แวร์การจัดการกำลังคนที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของบริษัทของคุณ