Przełomowe zmiany zachodzą dziś praktycznie w każdej branży, a napędza ją technologia.

Ponieważ potrzeby klientów ewoluowały, organizacje miały niewielki wybór poza wdrożeniem nowych technologii, które umożliwią im spełnienie tych rosnących oczekiwań.

Ponad połowa wszystkich przedsiębiorstw typu start-up opracowała strategię cyfrowego biznesu, a następnie nieco ponad jedna trzecia organizacji o ugruntowanej pozycji. I chociaż istnieje prawie niekończąca się lista technologii, które mogą przynieść wartość nowoczesnym firmom, niektóre z najczęściej stosowanych obecnie rozwiązań obejmują analizę dużych zbiorów danych, technologie mobilne, przetwarzanie w chmurze i Internet rzeczy (IoT).

Oczywiste jest, że dzisiejsze firmy muszą być na bieżąco z najnowszymi technologiami i dostosowywać swoje procesy w odpowiedzi na zmieniające się zachowania klientów, jeśli mają pozostać konkurencyjne. Jednak wdrażanie nowych technologii stwarza również nowy problem. Oznacza to, że firmy się zmieniają, ale ich ludzie nie. Istnieje rozdźwięk między firmą a pracownikiem, a planowanie siły roboczej może pomóc.

Czym jest planowanie siły roboczej?

Podczas gdy technologie takie jak big data i IoT koncentrują się na biznesowej stronie zmian, planowanie siły roboczej koncentruje się na często pomijanej ludzkiej stronie zmian. Mówiąc najprościej, planowanie siły roboczej to strategia dotycząca ludzi, która tworzy siłę roboczą zorientowaną na biznes.

Istnieje klasyczne powiedzenie: „jeśli HR angażuje się w momencie rekrutacji, jest już za późno”. I chociaż nie mówimy tutaj konkretnie o zatrudnianiu, jest to powiedzenie, które jest bardzo ważne z punktu widzenia planowania siły roboczej. To wyrażenie jest używane do podkreślenia integralnej roli, jaką HR odgrywa w podstawowej działalności, i pokazuje, jak współpraca między HR a innymi działami może przyczynić się do sukcesu.

Czy planowanie siły roboczej to nowy sposób myślenia?

Pomimo wszystkich niedawnych rozmów o planowaniu siły roboczej i rosnącym trendzie wydajności w miejscu pracy, koncepcja ta nie jest nowa. Idea planowania siły roboczej została po raz pierwszy omówiona kilkadziesiąt lat temu, ale popularność zaczęła spadać w latach 80., głównie ze względu na wyzwania związane z prognozowaniem. Planowanie siły roboczej opiera się na przewidywaniu przyszłych potrzeb biznesowych, a to nie zawsze było łatwe.

Planowanie siły roboczej znów jest na ustach wszystkich, a powodem są możliwości nowoczesnych firm w zakresie Big Data, które sprawiają, że prognozowanie jest łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Firmy mają teraz zarówno narzędzia, jak i dane, których potrzebują do przewidywania przyszłych wymagań, jednak wdrażanie planowania siły roboczej jest powolne.

„Ogólny postęp w planowaniu siły roboczej i możliwości wsparcia funkcji jest powolny, a większość organizacji koncentruje się na wymaganiach dotyczących krótkoterminowych horyzontów” – wynika z raportu PwC. Zrozumiałe jest, że tylko jedna trzecia dzisiejszych firm korzysta z jakiejkolwiek formy zaawansowanego planowania siły roboczej lub analizy predykcyjnej, mimo że te metodologie przyczyniają się do ogólnego sukcesu biznesowego.

6 etapów tworzenia strategii planowania kadr

Przyjrzyjmy się teraz bardziej szczegółowo sześciu etapom tworzenia najwyższej klasy strategii planowania siły roboczej.

1. Zrozumienie organizacji

Po pierwsze, ważne jest, aby zrozumieć, że nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, jeśli chodzi o planowanie siły roboczej. Strategia planowania siły roboczej jest opracowywana zgodnie z własnymi potrzebami firmy i przyszłymi wymaganiami, więc strategie te są zazwyczaj unikalne dla każdej organizacji.

Zrozumienie potrzeb organizacji i tego, jak biznes definiuje sukces, jest zatem kluczowym warunkiem stworzenia skutecznej strategii.

2. Analiza siły roboczej

Analiza istniejącej siły roboczej i istniejących sposobów pracy stanowi integralną część każdej dobrej strategii planowania siły roboczej. Mówi organizacji, gdzie jest teraz i tworzy punkt wyjścia do dotarcia tam, gdzie musi być.

Oczywiste jest jednak, że postęp analityki jest powolny. Niewiele firm wykracza poza podstawowe poziomy analizy operacyjnej, takie jak narzędzia i wskaźniki HR. W rzeczywistości tylko 11% przyznaje się do analizowania na planowanym poziomie, a tylko 1% na poziomie strategicznym.

Źródło

3. Przewiduj przyszłe potrzeby

Ogólnym celem planowania siły roboczej jest zapewnienie, że firma ma na pokładzie zespół, który pomaga jej w osiąganiu celów, dlatego podczas opracowywania strategii należy wziąć pod uwagę przyszłe potrzeby pracowników firmy.

Niestety w tym miejscu wiele organizacji upada, a około 60% przyznaje, że nie patrzy dalej niż trzy lata w przyszłość. Ponadto 72% nie ma pewności co do swojej zdolności do przewidywania przyszłych potrzeb siły roboczej.

4. Zidentyfikuj luki

Organizacje mogą dysponować siłą roboczą, której potrzebują, aby kontynuować działalność przy użyciu istniejących procesów, ale podczas opracowywania strategii planowania siły roboczej konieczne jest rozważenie, gdzie mogą pojawić się luki w umiejętnościach, gdy firma się zmienia i dostosowuje. Chodzi o zrozumienie, czym dysponuje firma i czego prawdopodobnie będzie potrzebować, aby spełnić przewidywane wymagania.

5. Wygeneruj strategię

Po określeniu przez organizację potrzeb biznesowych, przeprowadzeniu analizy istniejącej siły roboczej, przewidzeniu przyszłych potrzeb siły roboczej i zidentyfikowaniu potencjalnych luk w umiejętnościach, można zaprojektować i wdrożyć strategię planowania siły roboczej.

Strategia powinna opierać się na rzeczywistych danych i analizie danych, aby przydzielać, przenosić i wykorzystywać pracowników w sposób, który optymalizuje wydajność pracowników, a także pomaga zespołom HR w strategicznym rekrutowaniu. Ważne jest również oferowanie wsparcia dla kierowników liniowych w okresach zmian i rozważenie, czy podnoszenie kwalifikacji i przekwalifikowywanie pracowników jest realną opcją do uwzględnienia w strategii.

6. Oceń działanie

Opracowanie dobrej strategii planowania siły roboczej nie kończy się wraz z wdrożeniem planu. Ważne jest, aby przejrzeć strategię w działaniu, aby upewnić się, że przynosi ona pożądany efekt. Firmy powinny jasno określić, jakich kluczowych wskaźników wydajności będą używać do pomiaru sukcesu strategii.

W tym celu istnieje wiele cennych wskaźników KPI, w tym mierzenie odsetka strategicznie krytycznych ról bez następcy, liczby otwartych stanowisk strategicznych i obecności osób wykonujących gorsze wyniki.

Korzyści z planowania siły roboczej

Chociaż stworzenie skutecznej strategii planowania siły roboczej może wymagać pewnego wysiłku, badania sugerują, że posiadanie silnego planu jest warte początkowej pracy. Szacuje się, że firmy, które wdrażają te strategie, są o około 66% bardziej skłonne niż ich odpowiednicy do skutecznego zwiększenia wydajności swoich zasobów ludzkich bez zwiększania liczby pracowników, oferując większą produktywność bez ponoszenia kosztów.

Obniż koszty pracy

Koszty pracy w Stanach Zjednoczonych rosną, przy czym wzrost o 2,9% rok do roku w 2018 r. oznacza największy wzrost od dekady. Szybko stały się one jednym z największych wyzwań, przed jakimi stoją dziś rozwijające się organizacje, ale planowanie siły roboczej może okazać się skutecznym rozwiązaniem. Deloitte przedstawia studium przypadku dużej firmy świadczącej usługi finansowe, która po zastosowaniu strategii planowania siły roboczej w celu przeniesienia dodatkowych pracowników odnotowała średnio 6 milionów oszczędności na każde 100 pracowników przeniesionych w ramach programu.

Reaguj na zmieniające się potrzeby klientów

W czasach, gdy potrzeby, preferencje i oczekiwania klientów zmieniają się i ewoluują w szybkim tempie, strategia planowania siły roboczej może pomóc firmom lepiej odpowiadać na te potrzeby poprzez kompleksową analizę harmonogramów.

Strategia może pomóc w skutecznym rozmieszczeniu pracowników zgodnie z przewidywanym zapotrzebowaniem (na przykład przydzielenie większej liczby pracowników do bardziej pracowitych okresów), co skutkuje lepszą obsługą klienta, wyższym poziomem satysfakcji i zwiększoną lojalnością wobec marki; trzy czynniki, które stały się pilnymi priorytetami dla firm, które starają się wyróżnić z tłumu w konkurencyjnym krajobrazie.

Określ strategie rozwoju zorientowanego na ludzi

Być może jedną z największych korzyści z wdrożenia strategii planowania siły roboczej jest to, że nie tylko podkreśla to, co firma robi dobrze, ale także pokazuje, co może zrobić, aby uzyskać większy wpływ na zyski i przychody.

Planowanie siły roboczej ułatwia organizacjom projektowanie ścieżek rozwoju w oparciu o własne unikalne zestawy umiejętności poszczególnych pracowników, a nie tylko to, co mają osiągnąć w ramach danej roli. Nadając mniejszy priorytet tradycyjnym rolom w miejscu pracy i kładąc większy nacisk na rozwój pracowników, firmy mogą czerpać więcej wartości ze swoich pracowników.

Nieefektywności docelowe

Prawie wszystkie firmy będą miały wewnętrzne procesy i standardowe sposoby pracy, które, choć znane, mogą nie ułatwiać optymalnej wydajności pracowników. Są to nieefektywności, a jedną z największych nieefektywności wpływających na dzisiejsze firmy jest reaktywne podejście do sytuacji.

Badania Deloitte donoszą, że reaktywne podejście do luk w umiejętnościach wśród siły roboczej może skutkować 3-5% wzrostem kosztów pracy i kosztów związanych z pracą. Planowanie siły roboczej opiera się na koncepcji dokładnego prognozowania siły roboczej i pomaga firmom zrozumieć, w jaki sposób mogą w pełni wykorzystać swoje dane do przewidywania i działania proaktywnego.

Popraw retencję pracowników

Utrzymanie pracowników staje się coraz większym problemem w Stanach Zjednoczonych, a przeciętny pracownik zwykle spędza mniej czasu na stanowisku niż kiedykolwiek wcześniej. Stanowi to przeszkodę finansową dla organizacji, a koszty zatrudnienia wynoszą od 1,5 do 3 razy roczne wynagrodzenie. Jednak firmy mogą z powodzeniem zmniejszyć potrzebę obsadzania wakatów i wydłużyć żywotność swojej siły roboczej dzięki odpowiedniemu planowaniu siły roboczej i zarządzaniu siłą roboczą.

Koncentrując się na ludziach, czerpiąc z unikalnych umiejętności jednostki i przenosząc pracowników do odpowiednich środowisk, można znacznie zwiększyć satysfakcję z pracy.

Popraw doświadczenie pracowników

Oczywiście pracownicy są bardziej skłonni do pozostania na stanowisku, jeśli mają pozytywne doświadczenia z pracownikami, i jest to kolejny obszar, w którym można wykorzystać planowanie siły roboczej. Ponad połowa wszystkich liderów HR uważa, że ​​kluczem do zaangażowania pracowników jest wspólna misja pracownika i firmy, do osiągnięcia której dąży strategia planowania siły roboczej.

Wykorzystując analizę danych i predykcję, aby wykorzystać pracowników w najbardziej wartościowy sposób, firmy pracują nad dostosowaniem celów organizacyjnych do celów osobistych, a ostatecznie pomagają pracownikom poczuć się bardziej związani z firmą.

Przyszłość planowania siły roboczej

Chociaż raporty sugerują, że wdrażanie planowania siły roboczej postępuje powoli, możemy rozsądnie oczekiwać, że koncepcja ta zacznie się rozwijać w ciągu najbliższych kilku lat, gdy nowe pokolenie pracowników wejdzie na rynek pracy. Szacuje się, że menedżerowie z młodszego pokolenia są do trzech razy bardziej skłonni do priorytetowego traktowania planowania siły roboczej niż starsi menedżerowie, a oczekuje się, że młodsze pokolenie będzie stanowić ponad połowę siły roboczej do 2028 r., co oznacza prawie 40% wzrost w stosunku do dzisiejszych danych , śmiało można powiedzieć, że w przyszłości możemy spodziewać się znacznie więcej informacji o korzyściach płynących z planowania siły roboczej.

Ponadto w Stanach Zjednoczonych w ciągu ostatnich pięciu lat nastąpił gwałtowny wzrost liczby specjalistów HR promujących swoje umiejętności analityczne, co sugeruje, że współpraca między HR a IT / podstawową działalnością już trwa. Planowanie siły roboczej to kolejny wielki trend dla nowoczesnych firm i naprawdę może przyczynić się do sukcesu biznesowego.

Teraz, gdy już rozumiesz planowanie i odchodzenie pracowników, znajdź najlepsze oprogramowanie do zarządzania pracownikami, które odpowiada potrzebom Twojej firmy.