Perubahan yang mengganggu sedang terjadi di hampir setiap industri saat ini, dan teknologi mendorongnya.

Seiring dengan berkembangnya kebutuhan pelanggan, organisasi tidak memiliki banyak pilihan selain menerapkan teknologi baru yang memungkinkan mereka memenuhi harapan yang berkembang ini.

Lebih dari setengah dari semua perusahaan rintisan telah mengembangkan strategi bisnis digital, diikuti oleh lebih dari sepertiga dari organisasi yang sudah mapan. Dan meskipun ada daftar teknologi yang hampir tidak pernah berakhir yang dapat memberikan nilai bagi bisnis modern, beberapa solusi yang paling banyak diadopsi saat ini termasuk analitik data besar, teknologi seluler, komputasi awan, dan Internet of Things (IoT).

Jelas bahwa bisnis saat ini perlu tetap mengikuti teknologi terbaru dan terus mengadaptasi proses mereka dalam menanggapi perubahan perilaku pelanggan jika mereka ingin tetap kompetitif. Namun, penerapan teknologi baru juga menimbulkan masalah baru. Artinya, bisnis berubah, tetapi orang-orangnya tidak. Ada keterputusan antara bisnis dan karyawan, dan perencanaan tenaga kerja dapat membantu.

Apa itu perencanaan tenaga kerja?

Sementara teknologi seperti data besar dan IoT fokus pada sisi perubahan bisnis, perencanaan tenaga kerja berfokus pada sisi perubahan yang sering diabaikan orang. Sederhananya, perencanaan tenaga kerja adalah strategi orang yang menciptakan tenaga kerja yang digerakkan oleh bisnis.

Ada pepatah klasik: "Jika HR terlibat pada saat perekrutan, sudah terlambat." Dan sementara kita tidak secara khusus berbicara tentang perekrutan di sini, ini adalah pepatah yang sangat penting dalam hal perencanaan tenaga kerja. Ini adalah ungkapan yang digunakan untuk menyoroti peran integral yang dimainkan SDM dalam bisnis inti, dan menunjukkan bagaimana kolaborasi antara SDM dan departemen lain dapat berkontribusi pada kesuksesan.

Apakah perencanaan tenaga kerja merupakan cara berpikir yang baru?

Terlepas dari semua pembicaraan baru-baru ini tentang perencanaan tenaga kerja dan tren efisiensi tempat kerja yang berkembang, konsepnya masih jauh dari baru. Ide perencanaan tenaga kerja sebenarnya pertama kali dibahas beberapa dekade yang lalu, tetapi popularitas mulai menurun selama tahun 1980-an, terutama karena tantangan dalam peramalan. Perencanaan tenaga kerja bergantung pada antisipasi kebutuhan bisnis di masa depan, dan ini tidak selalu mudah.

Perencanaan tenaga kerja kembali ke bibir semua orang, dan alasannya adalah kemampuan data besar dari bisnis modern yang membuat perkiraan lebih mudah dari sebelumnya. Bisnis sekarang memiliki alat dan data yang mereka butuhkan untuk memprediksi kebutuhan masa depan mereka, namun adopsi perencanaan tenaga kerja lambat.

“Kemajuan keseluruhan dalam perencanaan tenaga kerja dan kemampuan fungsi pendukung lambat, dengan sebagian besar organisasi berfokus pada persyaratan untuk cakrawala jangka pendek” menurut sebuah laporan oleh PwC. Dapat dipahami bahwa hanya sepertiga dari bisnis saat ini yang menggunakan segala bentuk perencanaan tenaga kerja tingkat lanjut atau analisis prediktif, meskipun metodologi ini berkontribusi terhadap kesuksesan bisnis secara keseluruhan.

6 tahap membuat strategi perencanaan tenaga kerja

Sekarang, mari kita telusuri enam tahap dalam menciptakan strategi perencanaan tenaga kerja terbaik secara lebih rinci.

1. Memahami organisasi

Pertama, penting untuk dipahami bahwa tidak ada 'satu ukuran yang cocok untuk semua dalam hal perencanaan tenaga kerja. Strategi perencanaan tenaga kerja dikembangkan sejalan dengan kebutuhan bisnis sendiri dan persyaratan masa depan, sehingga strategi ini biasanya unik untuk setiap organisasi individu.

Memahami apa yang dibutuhkan organisasi dan bagaimana bisnis mendefinisikan kesuksesan, oleh karena itu, merupakan prasyarat utama untuk menciptakan strategi yang efektif.

2. Analisis tenaga kerja

Analisis tenaga kerja yang ada, dan cara kerja yang ada, merupakan bagian integral dari setiap strategi perencanaan tenaga kerja yang baik. Ini memberi tahu organisasi di mana sekarang, dan menciptakan titik awal untuk mencapai tempat yang seharusnya.

Namun, jelas bahwa kemajuan analitik berjalan lambat. Hanya sedikit bisnis yang melampaui dan melampaui tingkat analisis operasional dasar seperti alat dan metrik SDM. Faktanya, hanya 11% yang mengaku menganalisis pada tingkat yang direncanakan dan hanya 1% pada tingkat strategis.

Sumber

3. Prediksi kebutuhan masa depan

Tujuan keseluruhan dari perencanaan tenaga kerja adalah memastikan bisnis memiliki tim yang membantu mereka mencapai tujuan mereka, jadi ketika mengembangkan strategi, kebutuhan tenaga kerja masa depan bisnis perlu diperhitungkan.

Sayangnya, di sinilah banyak organisasi gagal, dengan sekitar 60% mengakui bahwa mereka tidak melihat lebih jauh dari tiga tahun ke depan. Selain itu, 72% kurang percaya diri dalam kemampuan mereka untuk memprediksi kebutuhan tenaga kerja di masa depan.

4. Identifikasi kesenjangan

Organisasi mungkin memiliki tenaga kerja yang mereka butuhkan untuk terus beroperasi menggunakan proses yang ada, tetapi ketika mengembangkan strategi perencanaan tenaga kerja, penting untuk mempertimbangkan di mana kesenjangan keterampilan dapat muncul saat bisnis berubah dan beradaptasi. Ini tentang memahami apa yang dimiliki bisnis, dan apa yang mungkin diperlukan untuk memenuhi persyaratan yang diprediksi.

5. Hasilkan strategi

Setelah organisasi menentukan kebutuhan bisnis, melakukan analisis tenaga kerja yang ada, memperkirakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, dan mengidentifikasi potensi kesenjangan keterampilan, strategi perencanaan tenaga kerja dapat dirancang dan diimplementasikan.

Strategi harus memanfaatkan data nyata dan analisis data untuk menetapkan, memindahkan, dan memanfaatkan pekerja dengan cara yang mengoptimalkan kinerja karyawan, serta membantu tim SDM untuk merekrut secara strategis. Penting juga untuk menawarkan dukungan kepada manajer lini selama periode perubahan dan mempertimbangkan apakah peningkatan keterampilan dan keterampilan ulang karyawan merupakan pilihan yang layak untuk dimasukkan dalam strategi.

6. Menilai tindakan

Mengembangkan strategi perencanaan tenaga kerja yang baik tidak berakhir dengan implementasi rencana tersebut. Penting untuk meninjau strategi dalam tindakan untuk memastikannya memiliki efek yang diinginkan. Bisnis harus jelas tentang indikator kinerja utama apa yang akan mereka gunakan untuk mengukur keberhasilan strategi.

Ada sejumlah KPI yang berharga untuk tujuan ini, termasuk mengukur persentase peran penting secara strategis tanpa penerus, jumlah posisi strategis yang terbuka, dan keberadaan underperformer.

Manfaat perencanaan tenaga kerja

Sementara menciptakan strategi perencanaan tenaga kerja yang efektif dapat memerlukan beberapa upaya, penelitian menunjukkan bahwa memiliki rencana yang kuat layak untuk pekerjaan awal. Diperkirakan bahwa bisnis yang menerapkan strategi ini sekitar 66% lebih mungkin daripada rekan-rekan mereka untuk berhasil meningkatkan kinerja sumber daya manusia mereka tanpa meningkatkan jumlah karyawan, menawarkan produktivitas yang lebih besar tanpa biaya.

Mengurangi biaya tenaga kerja

Biaya tenaga kerja di seluruh Amerika Serikat telah meningkat, dengan kenaikan 2,9% dari tahun ke tahun pada 2018 menandai peningkatan terbesar dalam satu dekade. Mereka dengan cepat menjadi salah satu tantangan terbesar yang dihadapi organisasi yang sedang berkembang saat ini, tetapi perencanaan tenaga kerja terbukti menjadi solusi yang efektif. Deloitte menyajikan studi kasus dari sebuah perusahaan jasa keuangan besar yang, setelah menggunakan strategi perencanaan tenaga kerja untuk memindahkan staf tambahan, mencatat penghematan rata-rata $6 juta untuk setiap 100 karyawan yang telah dipindahkan di bawah skema tersebut.

Menanggapi perubahan kebutuhan pelanggan

Pada saat kebutuhan, preferensi, dan harapan pelanggan berubah dan berkembang dengan cepat, strategi perencanaan tenaga kerja dapat membantu bisnis untuk merespons kebutuhan ini dengan lebih baik melalui analisis penjadwalan yang komprehensif.

Sebuah strategi dapat membantu untuk menyebarkan staf secara efektif sesuai dengan permintaan yang diprediksi (menugaskan lebih banyak staf ke periode yang lebih sibuk, misalnya), menghasilkan peningkatan layanan pelanggan, tingkat kepuasan yang lebih tinggi, dan peningkatan loyalitas merek; tiga faktor yang telah menjadi prioritas mendesak bagi bisnis karena mereka berusaha untuk menonjol di tengah-tengah lanskap persaingan.

Identifikasi strategi untuk pengembangan yang berfokus pada orang

Mungkin salah satu manfaat terbesar dari penerapan strategi perencanaan tenaga kerja adalah bahwa hal itu tidak hanya menyoroti apa yang dilakukan bisnis dengan benar, tetapi juga menunjukkan apa yang dapat dilakukan untuk efek yang lebih besar pada laba dan pendapatan.

Perencanaan tenaga kerja memudahkan organisasi untuk merancang jalur kemajuan berdasarkan keahlian unik masing-masing pekerja, daripada sekadar apa yang diharapkan untuk mereka capai dalam batas-batas peran yang diberikan. Dengan menempatkan lebih sedikit prioritas pada peran tempat kerja tradisional, dan memberikan lebih banyak fokus pada pengembangan orang, perusahaan dapat memperoleh nilai lebih dari karyawan mereka.

Target inefisiensi

Hampir semua bisnis akan memiliki proses internal dan cara kerja standar yang, meskipun sudah dikenal, mungkin tidak memfasilitasi kinerja yang optimal di antara karyawan. Ini adalah inefisiensi, dan salah satu inefisiensi terbesar yang mempengaruhi bisnis saat ini adalah mengambil pendekatan reaktif terhadap situasi.

Penelitian Deloitte melaporkan bahwa pendekatan reaktif terhadap kesenjangan keterampilan dalam angkatan kerja dapat menghasilkan kenaikan 3 hingga 5% dalam biaya tenaga kerja dan terkait tenaga kerja. Perencanaan tenaga kerja didasarkan pada konsep perkiraan tenaga kerja yang akurat, dan membantu bisnis untuk memahami bagaimana mereka dapat sepenuhnya menggunakan data mereka untuk memprediksi dan menjadi proaktif.

Tingkatkan retensi karyawan

Retensi karyawan menjadi perhatian yang berkembang di seluruh Amerika Serikat, dengan rata-rata karyawan biasanya menghabiskan lebih sedikit waktu dalam suatu peran daripada sebelumnya. Bentuk hambatan keuangan bagi organisasi, dengan biaya perekrutan jatuh di suatu tempat antara 1,5 dan 3 kali gaji tahunan. Tetapi bisnis dapat berhasil mengurangi kebutuhan untuk mengisi lowongan dan memperpanjang umur tenaga kerja mereka melalui perencanaan tenaga kerja yang tepat dan manajemen tenaga kerja.

Dengan berfokus pada orang, dengan memanfaatkan keahlian unik individu, dan dengan menugaskan kembali pekerja ke lingkungan yang sesuai, kepuasan kerja dapat ditingkatkan secara signifikan.

Tingkatkan pengalaman karyawan

Tentu saja, karyawan lebih mungkin untuk tetap dalam posisi jika mereka memiliki pengalaman karyawan yang positif, dan ini adalah area lain di mana perencanaan tenaga kerja dapat digunakan. Lebih dari separuh pemimpin SDM percaya bahwa kunci keterlibatan karyawan adalah misi bersama antara karyawan dan bisnis, yang ingin dicapai oleh strategi perencanaan tenaga kerja.

Dengan menggunakan analisis dan prediksi data untuk memanfaatkan karyawan dengan cara yang paling berharga, bisnis bekerja untuk menyelaraskan tujuan organisasi dengan tujuan pribadi dan, pada akhirnya, membantu karyawan merasa lebih terhubung dengan perusahaan.

Masa depan perencanaan tenaga kerja

Meskipun laporan menunjukkan bahwa adopsi perencanaan tenaga kerja lambat, kami dapat memperkirakan konsep tersebut akan lepas landas selama beberapa tahun ke depan karena generasi baru karyawan memasuki angkatan kerja. Diperkirakan bahwa manajer dari generasi muda hingga tiga kali lebih mungkin untuk memprioritaskan perencanaan tenaga kerja daripada manajer yang lebih tua, dan dengan generasi muda diharapkan untuk membuat lebih dari setengah angkatan kerja pada tahun 2028, menandai peningkatan hampir 40% dari angka saat ini. , tampaknya aman untuk mengatakan bahwa kita dapat berharap untuk mendengar lebih banyak tentang manfaat perencanaan tenaga kerja di masa depan.

Selain itu, di Amerika Serikat, telah terjadi peningkatan tajam selama lima tahun terakhir dalam jumlah profesional SDM yang mempromosikan keterampilan analitik mereka, menunjukkan bahwa kolaborasi antara SDM dan TI/bisnis inti sudah berlangsung. Perencanaan tenaga kerja adalah tren besar berikutnya untuk bisnis modern, dan benar-benar dapat berkontribusi pada kesuksesan bisnis.

Sekarang setelah Anda memahami perencanaan tenaga kerja masuk dan keluar, temukan perangkat lunak manajemen tenaga kerja terbaik untuk kebutuhan perusahaan Anda.