Des changements perturbateurs ont lieu dans pratiquement tous les secteurs aujourd'hui, et la technologie en est le moteur.

À mesure que les besoins des clients ont évolué, les organisations n'ont eu d'autre choix que de mettre en œuvre de nouvelles technologies leur permettant de répondre à ces attentes croissantes.

Plus de la moitié de toutes les entreprises en démarrage ont développé une stratégie commerciale numérique, suivies par un peu plus d'un tiers des organisations établies. Et bien qu'il existe une liste presque interminable de technologies qui peuvent apporter de la valeur aux entreprises modernes, certaines des solutions les plus largement adoptées aujourd'hui incluent l'analyse des mégadonnées, la technologie mobile, le cloud computing et l'Internet des objets (IoT).

Il est clair que les entreprises d'aujourd'hui doivent rester à la pointe des dernières technologies et continuer à adapter leurs processus en réponse à l'évolution des comportements des clients si elles veulent rester compétitives. Cependant, la mise en œuvre de nouvelles technologies crée également un nouveau problème. Autrement dit, les entreprises changent, mais pas leurs employés. Il y a un décalage entre l'entreprise et l'employé, et la planification de la main-d'œuvre peut aider.

Qu'est-ce que la planification de la main-d'œuvre ?

Alors que des technologies telles que le Big Data et l'IoT se concentrent sur l'aspect commercial du changement, la planification de la main-d'œuvre se concentre sur l'aspect humain souvent négligé du changement. En termes simples, la planification de la main-d'œuvre est une stratégie de personnes qui crée une main-d'œuvre axée sur les affaires.

Il y a un dicton classique : "si les RH s'en mêlent au moment du recrutement, c'est trop tard". Et bien que nous ne parlions pas spécifiquement d'embauche ici, c'est un dicton très important en termes de planification de la main-d'œuvre. C'est une expression qui est utilisée pour souligner le rôle essentiel que jouent les RH dans l'activité principale et démontre comment la collaboration entre les RH et d'autres départements peut contribuer au succès.

La planification de la main-d'œuvre est-elle une nouvelle façon de penser ?

Malgré toutes les discussions récentes sur la planification de la main-d'œuvre et la tendance croissante à l'efficacité du lieu de travail, le concept est loin d'être nouveau. L'idée de la planification de la main-d'œuvre a en fait été évoquée pour la première fois il y a plusieurs décennies, mais sa popularité a commencé à décliner au cours des années 1980, principalement en raison des difficultés de prévision. La planification des effectifs repose sur l'anticipation des besoins futurs de l'entreprise, et cela n'a pas toujours été facile.

La planification de la main-d'œuvre est de retour sur toutes les lèvres, et la raison en est les capacités de mégadonnées des entreprises modernes qui rendent les prévisions plus faciles que jamais. Les entreprises disposent désormais à la fois des outils et des données dont elles ont besoin pour prévoir leurs besoins futurs, mais l'adoption de la planification des effectifs est lente.

"Les progrès globaux en matière de planification des effectifs et de capacité des fonctions de support sont lents, la plupart des organisations se concentrant sur les exigences d'horizons à plus court terme", selon un rapport de PwC. Il est entendu que seulement un tiers des entreprises d'aujourd'hui utilisent une forme quelconque de planification avancée de la main-d'œuvre ou d'analyse prédictive, bien que ces méthodologies contribuent à la réussite globale de l'entreprise.

6 étapes pour créer une stratégie de planification des effectifs

Maintenant, explorons plus en détail les six étapes de la création d'une stratégie de planification de la main-d'œuvre de premier ordre.

1. Comprendre l'organisation

Tout d'abord, il est important de comprendre qu'il n'y a pas de solution unique en matière de planification de la main-d'œuvre. Une stratégie de planification de la main-d'œuvre est élaborée en fonction des besoins et des exigences futures d'une entreprise, de sorte que ces stratégies sont généralement uniques à chaque organisation.

Comprendre ce dont l'organisation a besoin et comment l'entreprise définit le succès est donc une condition préalable essentielle à la création d'une stratégie efficace.

2. Analyse des effectifs

L'analyse de la main-d'œuvre existante et des méthodes de travail existantes fait partie intégrante de toute bonne stratégie de planification de la main-d'œuvre. Il indique à une organisation où elle se trouve actuellement et crée un point de départ pour se rendre là où elle doit être.

Cependant, il est clair que les progrès de l'analyse ont été lents. Peu d'entreprises vont au-delà des niveaux d'analyse opérationnels de base tels que les outils et les mesures RH. En fait, seulement 11 % admettent analyser à un niveau planifié et seulement 1 % à un niveau stratégique.

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3. Prédire les besoins futurs

L'objectif général de la planification de la main-d'œuvre est de s'assurer qu'une entreprise dispose d'une équipe à bord qui l'aide à atteindre ses objectifs. Ainsi, lors de l'élaboration d'une stratégie, les besoins futurs en main-d'œuvre de l'entreprise doivent être pris en compte.

Malheureusement, c'est là que de nombreuses organisations échouent, environ 60 % d'entre elles admettant qu'elles ne voient pas plus loin que trois ans dans le futur. De plus, 72 % n'ont pas confiance en leur capacité à prévoir les besoins futurs en main-d'œuvre.

4. Identifier les lacunes

Les organisations peuvent disposer de la main-d'œuvre dont elles ont besoin pour continuer à fonctionner en utilisant leurs processus existants, mais lors de l'élaboration d'une stratégie de planification de la main-d'œuvre, il est essentiel de déterminer où les lacunes de compétences peuvent apparaître à mesure que l'entreprise change et s'adapte. Il s'agit de comprendre ce dont dispose l'entreprise et ce dont elle aura probablement besoin pour répondre aux exigences prévues.

5. Générer une stratégie

Une fois qu'une organisation a déterminé les besoins de l'entreprise, effectué une analyse de la main-d'œuvre existante, prédit les besoins futurs en main-d'œuvre et identifié les lacunes potentielles en matière de compétences, une stratégie de planification de la main-d'œuvre peut être conçue et mise en œuvre.

La stratégie doit s'appuyer sur des données réelles et sur l'analyse des données pour affecter, redéployer et utiliser les travailleurs de manière à optimiser les performances des employés et aider les équipes RH à recruter de manière stratégique. Il est également important d'offrir un soutien aux supérieurs hiérarchiques pendant les périodes de changement et de déterminer si le perfectionnement et la requalification des employés est une option viable à inclure dans la stratégie.

6. Évaluer les actions

L'élaboration d'une bonne stratégie de planification de la main-d'œuvre ne s'arrête pas à la mise en œuvre du plan. Il est important d'examiner la stratégie en action pour s'assurer qu'elle a l'effet désiré. Les entreprises doivent être claires sur les indicateurs de performance clés qu'elles utiliseront pour mesurer le succès de la stratégie.

Il existe un certain nombre d'indicateurs de performance clés précieux à cet effet, notamment la mesure du pourcentage de rôles stratégiquement critiques sans successeur, le nombre de postes stratégiques ouverts et la présence de sous-performants.

Avantages de la planification des effectifs

Bien que la création d'une stratégie efficace de planification de la main-d'œuvre puisse nécessiter certains efforts, la recherche suggère que la mise en place d'un plan solide vaut le travail initial. On estime que les entreprises qui déploient ces stratégies sont environ 66 % plus susceptibles que leurs homologues de réussir à améliorer les performances de leurs ressources humaines sans augmenter leurs effectifs, offrant une plus grande productivité sans les coûts.

Réduire les coûts de main-d'œuvre

Les coûts de main-d'œuvre aux États-Unis ont augmenté, avec une augmentation de 2,9 % d'une année sur l'autre en 2018, marquant la plus forte augmentation en une décennie. Ils sont rapidement devenus l'un des plus grands défis auxquels sont confrontées les organisations en pleine croissance aujourd'hui, mais la planification des effectifs pourrait s'avérer une solution efficace. Deloitte présente une étude de cas d'une grande société de services financiers qui, après avoir utilisé une stratégie de planification des effectifs pour redéployer du personnel supplémentaire, a constaté une économie moyenne de 6 millions de dollars pour 100 employés réaffectés dans le cadre du programme.

Répondre aux besoins changeants des clients

À une époque où les besoins, les préférences et les attentes des clients changent et évoluent à un rythme rapide, une stratégie de planification de la main-d'œuvre peut aider les entreprises à mieux répondre à ces besoins grâce à une analyse complète des horaires.

Une stratégie peut aider à déployer efficacement le personnel en fonction de la demande prévue (affecter plus de personnel aux périodes les plus chargées, par exemple), ce qui se traduit par un meilleur service client, des niveaux de satisfaction plus élevés et une fidélité accrue à la marque ; trois facteurs qui sont devenus des priorités urgentes pour les entreprises qui s'efforcent de se démarquer dans un paysage concurrentiel.

Identifier des stratégies pour un développement axé sur les personnes

L'un des plus grands avantages de la mise en œuvre d'une stratégie de planification de la main-d'œuvre est peut-être qu'elle met non seulement en évidence ce qu'une entreprise fait bien, mais montre également ce qu'elle pourrait faire pour un effet plus important sur les bénéfices et les revenus.

La planification de la main-d'œuvre permet aux organisations de concevoir plus facilement des parcours de progression basés sur les compétences uniques de chaque travailleur, plutôt que simplement sur ce qu'ils sont censés accomplir dans les limites d'un rôle donné. En accordant moins de priorité aux rôles traditionnels sur le lieu de travail et en mettant davantage l'accent sur le développement des personnes, les entreprises peuvent tirer davantage de valeur de leurs employés.

Cibler les inefficacités

Presque toutes les entreprises auront des processus internes et des méthodes de travail standard qui, bien que familiers, peuvent ne pas faciliter une performance optimale parmi les employés. Ce sont des inefficacités, et l'une des plus grandes inefficacités affectant les entreprises aujourd'hui est d'adopter une approche réactive face aux situations.

Les recherches de Deloitte indiquent que les approches réactives aux lacunes de compétences au sein de la main-d'œuvre peuvent entraîner une augmentation de 3 à 5 % des coûts de main-d'œuvre et des coûts liés à la main-d'œuvre. La planification de la main-d'œuvre est basée sur le concept de prévision précise de la main-d'œuvre et aide les entreprises à comprendre comment elles peuvent utiliser pleinement leurs données pour prévoir et être proactives.

Améliorez la rétention des employés

La rétention des employés devient une préoccupation croissante aux États-Unis, l'employé moyen passant généralement moins de temps dans un rôle que jamais auparavant. Cela constitue un obstacle financier pour les organisations, le coût de l'embauche se situant entre 1,5 et 3 fois le salaire annuel. Mais les entreprises pourraient réussir à réduire la nécessité de pourvoir les postes vacants et à prolonger la durée de vie de leur main-d'œuvre grâce à une planification et une gestion de la main-d'œuvre appropriées.

En se concentrant sur les personnes, en s'appuyant sur les compétences uniques de l'individu et en réaffectant les travailleurs dans des environnements appropriés, il est possible d'augmenter considérablement la satisfaction au travail.

Améliorez l'expérience des employés

Bien sûr, les employés sont plus susceptibles de conserver un poste s'ils ont une expérience d'employé positive, et c'est encore un autre domaine où la planification des effectifs peut être utilisée. Plus de la moitié de tous les responsables RH pensent que la clé de l'engagement des employés est une mission partagée entre l'employé et l'entreprise, ce qu'une stratégie de planification des effectifs vise à atteindre.

En utilisant l'analyse et la prédiction des données pour utiliser les employés de la manière la plus utile, les entreprises s'efforcent d'aligner les objectifs organisationnels sur les objectifs personnels et, en fin de compte, aident les employés à se sentir plus connectés à l'entreprise.

L'avenir de la planification de la main-d'œuvre

Bien que les rapports suggèrent que l'adoption de la planification de la main-d'œuvre a été lente, nous pouvons raisonnablement nous attendre à ce que le concept décolle au cours des prochaines années à mesure qu'une nouvelle génération d'employés entrera sur le marché du travail. On estime que les managers des jeunes générations sont jusqu'à trois fois plus susceptibles de donner la priorité à la planification de la main-d'œuvre que les managers plus âgés, et la jeune génération devrait représenter plus de la moitié de la main-d'œuvre d'ici 2028, ce qui représente une augmentation de près de 40 % par rapport aux chiffres d'aujourd'hui. , il semble prudent de dire que nous pouvons nous attendre à en savoir beaucoup plus sur les avantages de la planification de la main-d'œuvre à l'avenir.

De plus, aux États-Unis, le nombre de professionnels des RH faisant la promotion de leurs compétences analytiques a fortement augmenté au cours des cinq dernières années, ce qui suggère que la collaboration entre les RH et l'informatique/le cœur de métier est déjà en cours. La planification de la main-d'œuvre est la prochaine grande tendance pour les entreprises modernes et peut vraiment contribuer au succès de l'entreprise.

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