Oggi, praticamente in ogni settore, si stanno verificando cambiamenti dirompenti e la tecnologia lo sta guidando.

Con l'evoluzione delle esigenze dei clienti, alle organizzazioni non è stata data altra scelta che implementare nuove tecnologie che consentano loro di soddisfare queste crescenti aspettative.

Più della metà di tutte le startup ha sviluppato una strategia di business digitale, seguita da poco più di un terzo delle organizzazioni consolidate. E mentre esiste un elenco quasi infinito di tecnologie che possono apportare valore alle aziende moderne, alcune delle soluzioni più ampiamente adottate oggi includono l'analisi dei big data, la tecnologia mobile, il cloud computing e l'Internet delle cose (IoT).

È chiaro che le aziende di oggi devono rimanere al passo con le ultime tecnologie e continuare ad adattare i propri processi in risposta ai cambiamenti dei comportamenti dei clienti se vogliono rimanere competitive. Tuttavia, anche l'implementazione di nuove tecnologie sta creando un nuovo problema. Cioè, le aziende stanno cambiando, ma le loro persone no. C'è una disconnessione tra azienda e dipendente e la pianificazione della forza lavoro può aiutare.

Che cos'è la pianificazione della forza lavoro?

Mentre le tecnologie come i big data e l'IoT si concentrano sul lato aziendale del cambiamento, la pianificazione della forza lavoro si concentra sul lato del cambiamento delle persone spesso trascurato. In poche parole, la pianificazione della forza lavoro è una strategia per le persone che crea una forza lavoro guidata dal business.

C'è un detto classico: "se le risorse umane vengono coinvolte al momento del reclutamento, è troppo tardi". E anche se qui non stiamo parlando specificamente di assunzioni, questo è un detto molto importante in termini di pianificazione della forza lavoro. È una frase usata per evidenziare il ruolo fondamentale che le risorse umane svolgono nel core business e dimostra come la collaborazione tra le risorse umane e altri dipartimenti possa contribuire al successo.

La pianificazione della forza lavoro è un nuovo modo di pensare?

Nonostante tutti i recenti discorsi sulla pianificazione della forza lavoro e la crescente tendenza all'efficienza sul posto di lavoro, il concetto è tutt'altro che nuovo. L'idea della pianificazione della forza lavoro è stata in realtà discussa per la prima volta diversi decenni fa, ma la popolarità ha iniziato a diminuire negli anni '80, principalmente a causa delle difficoltà di previsione. La pianificazione della forza lavoro si basa sull'anticipazione delle esigenze aziendali future e non è sempre stato facile.

La pianificazione della forza lavoro è tornata sulla bocca di tutti e il motivo sono le capacità dei big data delle aziende moderne che rendono le previsioni più facili che mai. Le aziende ora dispongono sia degli strumenti che dei dati necessari per prevedere i loro requisiti futuri, ma l'adozione della pianificazione della forza lavoro è lenta.

"I progressi complessivi nella pianificazione della forza lavoro e nella capacità di supportare le funzioni sono lenti, con la maggior parte delle organizzazioni che si concentra sui requisiti per orizzonti a breve termine", secondo un rapporto di PwC. Resta inteso che solo un terzo delle aziende odierne utilizza qualsiasi forma di pianificazione avanzata della forza lavoro o analisi predittiva, nonostante queste metodologie contribuiscano al successo aziendale complessivo.

6 fasi di creazione di una strategia di pianificazione della forza lavoro

Ora, esploriamo le sei fasi della creazione di una strategia di pianificazione della forza lavoro di prim'ordine in modo più dettagliato.

1. Comprendere l'organizzazione

In primo luogo, è importante capire che non esiste una taglia unica quando si tratta di pianificazione della forza lavoro. Una strategia di pianificazione della forza lavoro viene sviluppata in linea con le esigenze proprie dell'azienda e con i requisiti futuri, quindi queste strategie sono in genere uniche per ogni singola organizzazione.

Capire quali sono le esigenze dell'organizzazione e come l'azienda definisce il successo è, quindi, un prerequisito chiave per creare una strategia efficace.

2. Analisi della forza lavoro

L'analisi della forza lavoro esistente e delle modalità di lavoro esistenti costituisce parte integrante di qualsiasi buona strategia di pianificazione della forza lavoro. Racconta a un'organizzazione dove si trova ora e crea un punto di partenza per arrivare dove deve essere.

Tuttavia, è chiaro che il progresso dell'analisi è stato lento. Poche aziende stanno andando oltre i livelli operativi di base di analisi come gli strumenti e le metriche delle risorse umane. Infatti, solo l'11% ammette di analizzare a livello pianificato e solo l'1% a livello strategico.

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3. Prevedere le esigenze future

L'obiettivo generale della pianificazione della forza lavoro è garantire che un'azienda disponga di un team integrato che la aiuti a raggiungere i propri obiettivi, quindi quando si sviluppa una strategia è necessario tenere conto delle esigenze future della forza lavoro dell'azienda.

Sfortunatamente, è qui che molte organizzazioni falliscono, con circa il 60% che ammette di non guardare oltre tre anni nel futuro. Inoltre, il 72% non ha fiducia nella propria capacità di prevedere le esigenze future della forza lavoro.

4. Identificare le lacune

Le organizzazioni possono disporre della forza lavoro di cui hanno bisogno per continuare a operare utilizzando i processi esistenti, ma quando si sviluppa una strategia di pianificazione della forza lavoro è essenziale considerare dove possono manifestarsi lacune di competenze man mano che l'azienda cambia e si adatta. Si tratta di comprendere ciò che l'azienda ha e ciò di cui è probabile che abbia bisogno per soddisfare i requisiti previsti.

5. Genera strategia

Una volta che un'organizzazione ha determinato le esigenze aziendali, condotto l'analisi della forza lavoro esistente, previsto le esigenze future della forza lavoro e identificato potenziali lacune di competenze, è possibile progettare e implementare una strategia di pianificazione della forza lavoro.

La strategia dovrebbe basarsi su dati reali e analisi dei dati per assegnare, ridistribuire e utilizzare i lavoratori in modo da ottimizzare le prestazioni dei dipendenti, oltre ad aiutare i team delle risorse umane a reclutare strategicamente. È anche importante offrire supporto ai manager di linea durante i periodi di cambiamento e valutare se il potenziamento e la riqualificazione dei dipendenti sia un'opzione praticabile da includere nella strategia.

6. Valutare l'azione

Lo sviluppo di una buona strategia di pianificazione della forza lavoro non si esaurisce con l'attuazione del piano. È importante rivedere la strategia in atto per assicurarsi che stia avendo l'effetto desiderato. Le aziende dovrebbero essere chiare su quali indicatori chiave di prestazione utilizzeranno per misurare il successo della strategia.

Esistono numerosi KPI preziosi per questo scopo, inclusa la misurazione della percentuale di ruoli strategicamente critici senza un successore, il numero di posizioni strategiche aperte e la presenza di underperformer.

Vantaggi della pianificazione della forza lavoro

Sebbene la creazione di una strategia di pianificazione della forza lavoro efficace possa richiedere un certo sforzo, la ricerca suggerisce che avere un piano solido in atto vale il lavoro iniziale. Si stima che le aziende che implementano queste strategie abbiano circa il 66% di probabilità in più rispetto alle loro controparti di aumentare con successo le prestazioni delle proprie risorse umane senza aumentare l'organico, offrendo una maggiore produttività senza costi.

Ridurre i costi di manodopera

Il costo del lavoro negli Stati Uniti è in aumento, con un aumento del 2,9% anno su anno nel 2018 che ha segnato l'aumento più grande in un decennio. Sono diventati rapidamente una delle maggiori sfide che le organizzazioni in crescita devono affrontare oggi, ma la pianificazione della forza lavoro potrebbe rivelarsi una soluzione efficace. Deloitte presenta un caso di studio di una grande società di servizi finanziari che, dopo aver utilizzato una strategia di pianificazione della forza lavoro per ridistribuire personale aggiuntivo, ha notato un risparmio medio di $ 6 milioni per ogni 100 dipendenti che erano stati riassegnati nell'ambito del programma.

Rispondere alle mutevoli esigenze dei clienti

In un momento in cui le esigenze, le preferenze e le aspettative dei clienti cambiano e si evolvono rapidamente, una strategia di pianificazione della forza lavoro può aiutare le aziende a rispondere meglio a queste esigenze attraverso un'analisi completa della pianificazione.

Una strategia può aiutare a distribuire il personale in modo efficace in linea con la domanda prevista (assegnando più personale a periodi più occupati, ad esempio), con conseguente miglioramento dell'assistenza clienti, livelli di soddisfazione più elevati e maggiore fedeltà al marchio; tre fattori che sono diventati priorità urgenti per le aziende che si sforzano di distinguersi dalla massa in un panorama competitivo.

Identificare strategie per lo sviluppo incentrato sulle persone

Forse uno dei maggiori vantaggi dell'implementazione di una strategia di pianificazione della forza lavoro è che non solo mette in evidenza ciò che un'azienda sta facendo bene, ma mostra anche cosa potrebbe fare per un effetto maggiore su profitti e ricavi.

La pianificazione della forza lavoro rende più facile per le organizzazioni progettare percorsi di progressione basati sulle competenze specifiche dei singoli lavoratori, piuttosto che semplicemente su ciò che ci si aspetta che ottengano entro i confini di un determinato ruolo. Dando meno priorità ai ruoli tradizionali sul posto di lavoro e dando maggiore attenzione allo sviluppo delle persone, le aziende possono trarre più valore dai propri dipendenti.

Mirare alle inefficienze

Quasi tutte le aziende avranno processi interni e modalità di lavoro standard che, sebbene familiari, potrebbero non facilitare prestazioni ottimali tra i dipendenti. Si tratta di inefficienze e una delle maggiori inefficienze che affliggono le aziende oggi è l'adozione di un approccio reattivo alle situazioni.

La ricerca di Deloitte riporta che approcci reattivi ai divari di competenze all'interno della forza lavoro possono comportare un aumento del 3-5% del lavoro e dei costi legati al lavoro. La pianificazione della forza lavoro si basa sul concetto di una previsione del lavoro accurata e aiuta le aziende a capire come possono utilizzare pienamente i propri dati per prevedere ed essere proattivi.

Migliora la fidelizzazione dei dipendenti

La fidelizzazione dei dipendenti sta diventando una preoccupazione crescente negli Stati Uniti, con il dipendente medio che in genere trascorre meno tempo in un ruolo che mai. Costituisce un ostacolo finanziario per le organizzazioni, con il costo delle assunzioni che si aggira tra 1,5 e 3 volte lo stipendio annuo. Ma le aziende potrebbero ridurre con successo la necessità di riempire i posti vacanti e prolungare la durata della propria forza lavoro attraverso un'adeguata pianificazione e gestione della forza lavoro.

Concentrandosi sulle persone, attingendo alle competenze uniche dell'individuo e riassegnando i lavoratori ad ambienti adeguati, è possibile aumentare significativamente la soddisfazione sul lavoro.

Migliora l'esperienza dei dipendenti

Naturalmente, è più probabile che i dipendenti rimangano in una posizione se hanno un'esperienza positiva dei dipendenti, e questa è un'altra area in cui è possibile utilizzare la pianificazione della forza lavoro. Più della metà di tutti i leader delle risorse umane ritiene che la chiave per il coinvolgimento dei dipendenti sia una missione condivisa tra il dipendente e l'azienda, che è ciò che una strategia di pianificazione della forza lavoro si prefigge di raggiungere.

Utilizzando l'analisi e la previsione dei dati per utilizzare i dipendenti nel modo più prezioso, le aziende stanno lavorando per allineare gli obiettivi organizzativi con quelli personali e, in definitiva, stanno aiutando i dipendenti a sentirsi più connessi all'azienda.

Il futuro della pianificazione della forza lavoro

Sebbene i rapporti suggeriscano che l'adozione della pianificazione della forza lavoro è stata lenta, possiamo ragionevolmente aspettarci che il concetto decollerà nei prossimi anni quando una nuova generazione di dipendenti entrerà nella forza lavoro. Si stima che i manager delle generazioni più giovani abbiano una probabilità fino a tre volte maggiore di dare priorità alla pianificazione della forza lavoro rispetto ai manager più anziani e con le nuove generazioni che dovrebbero costituire più della metà della forza lavoro entro il 2028, segnando un aumento di quasi il 40% rispetto ai dati odierni , sembra sicuro affermare che possiamo aspettarci di sentire molto di più sui vantaggi della pianificazione della forza lavoro in futuro.

Inoltre, negli Stati Uniti, negli ultimi cinque anni c'è stato un forte aumento del numero di professionisti delle risorse umane che hanno promosso le proprie capacità di analisi, suggerendo che la collaborazione tra le risorse umane e l'IT/core business è già in corso. La pianificazione della forza lavoro è la prossima grande tendenza per le aziende moderne e può davvero contribuire al successo aziendale.

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