Mudanças disruptivas estão ocorrendo em praticamente todos os setores hoje, e a tecnologia está impulsionando isso.

À medida que as necessidades dos clientes evoluíram, as organizações tiveram poucas opções a não ser implementar novas tecnologias que lhes permitam atender a essas expectativas crescentes.

Mais da metade de todas as empresas iniciantes desenvolveram uma estratégia de negócios digital, seguida por pouco mais de um terço das organizações estabelecidas. E embora haja uma lista quase interminável de tecnologias que podem agregar valor às empresas modernas, algumas das soluções mais adotadas hoje incluem análise de big data, tecnologia móvel, computação em nuvem e Internet das Coisas (IoT).

Está claro que as empresas de hoje precisam se manter atualizadas com as tecnologias mais recentes e continuar adaptando seus processos em resposta às mudanças nos comportamentos dos clientes se quiserem permanecer competitivas. No entanto, a implementação de novas tecnologias também está criando um novo problema. Ou seja, as empresas estão mudando, mas suas pessoas não. Há uma desconexão entre a empresa e o funcionário, e o planejamento da força de trabalho pode ajudar.

O que é o planejamento da força de trabalho?

Enquanto tecnologias como big data e IoT se concentram no lado comercial da mudança, o planejamento da força de trabalho se concentra no lado humano da mudança, muitas vezes negligenciado. Simplificando, o planejamento da força de trabalho é uma estratégia de pessoas que cria uma força de trabalho orientada para os negócios.

Existe um ditado clássico: “se o RH se envolver na hora do recrutamento, é tarde demais”. E embora não estejamos falando especificamente sobre contratação aqui, este é um ditado muito importante em termos de planejamento da força de trabalho. É uma frase usada para destacar o papel integral que o RH desempenha no negócio principal e demonstra como a colaboração entre o RH e outros departamentos pode contribuir para o sucesso.

O planejamento da força de trabalho é uma nova maneira de pensar?

Apesar de toda a conversa recente sobre planejamento da força de trabalho e a crescente tendência de eficiência no local de trabalho, o conceito está longe de ser novo. A ideia de planejamento da força de trabalho foi discutida pela primeira vez há várias décadas, mas a popularidade começou a declinar durante a década de 1980, principalmente devido aos desafios na previsão. O planejamento da força de trabalho depende da antecipação das necessidades futuras dos negócios, e isso nem sempre foi fácil.

O planejamento da força de trabalho está de volta aos lábios de todos, e o motivo são os recursos de big data das empresas modernas, que tornam a previsão mais fácil do que nunca. As empresas agora têm as ferramentas e os dados de que precisam para prever seus requisitos futuros, mas a adoção do planejamento da força de trabalho é lenta.

“O progresso geral no planejamento da força de trabalho e na capacidade de funções de suporte é lento, com a maioria das organizações se concentrando nos requisitos para horizontes de curto prazo”, de acordo com um relatório da PwC. Entende-se que apenas um terço das empresas de hoje usa qualquer forma de planejamento avançado da força de trabalho ou análise preditiva, apesar de essas metodologias contribuírem para o sucesso geral dos negócios.

6 etapas para criar uma estratégia de planejamento da força de trabalho

Agora, vamos explorar os seis estágios da criação de uma estratégia de planejamento de força de trabalho de alto nível com mais detalhes.

1. Entendendo a organização

Em primeiro lugar, é importante entender que não existe um tamanho único quando se trata de planejamento da força de trabalho. Uma estratégia de planejamento da força de trabalho é desenvolvida de acordo com as necessidades da própria empresa e os requisitos futuros, portanto, essas estratégias geralmente são exclusivas para cada organização individual.

Entender quais são as necessidades da organização e como o negócio define o sucesso é, portanto, um pré-requisito fundamental para a criação de uma estratégia eficaz.

2. Análise da força de trabalho

A análise da força de trabalho existente e das formas de trabalho existentes é parte integrante de qualquer boa estratégia de planejamento da força de trabalho. Ele diz a uma organização onde ela está agora e cria um ponto de partida para chegar onde ela precisa estar.

No entanto, é claro que o progresso da análise tem sido lento. Poucas empresas estão indo além dos níveis operacionais básicos de análise, como ferramentas e métricas de RH. De fato, apenas 11% admitem analisar em nível planejado e apenas 1% em nível estratégico.

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3. Prever necessidades futuras

O objetivo geral do planejamento da força de trabalho é garantir que uma empresa tenha uma equipe integrada que a ajude a atingir suas metas, portanto, ao desenvolver uma estratégia, as necessidades futuras da força de trabalho da empresa precisam ser levadas em consideração.

Infelizmente, é aí que muitas organizações falham, com cerca de 60% admitindo que não olham para mais de três anos no futuro. Além disso, 72% não confiam em sua capacidade de prever as necessidades futuras da força de trabalho.

4. Identifique lacunas

As organizações podem ter a força de trabalho necessária para continuar operando usando seus processos existentes, mas ao desenvolver uma estratégia de planejamento da força de trabalho é essencial considerar onde as lacunas de habilidades podem aparecer à medida que os negócios mudam e se adaptam. Trata-se de entender o que a empresa tem e o que provavelmente precisará para atender aos requisitos previstos.

5. Gerar estratégia

Uma vez que uma organização tenha determinado as necessidades de negócios, realizado a análise da força de trabalho existente, previsto as necessidades futuras da força de trabalho e identificado potenciais lacunas de habilidades, uma estratégia de planejamento da força de trabalho pode ser projetada e implementada.

A estratégia deve se basear em dados reais e análise de dados para designar, redistribuir e utilizar trabalhadores de uma forma que otimize o desempenho dos funcionários, bem como ajude as equipes de RH a recrutar estrategicamente. Também é importante oferecer suporte aos gerentes de linha durante os períodos de mudança e considerar se a qualificação e requalificação dos funcionários é uma opção viável para ser incluída na estratégia.

6. Avalie a ação

O desenvolvimento de uma boa estratégia de planejamento da força de trabalho não termina com a implementação do plano. É importante rever a estratégia em ação para garantir que está surtindo o efeito desejado. As empresas devem ter clareza sobre quais indicadores-chave de desempenho usarão para medir o sucesso da estratégia.

Há vários KPIs valiosos para essa finalidade, incluindo a medição da porcentagem de funções estrategicamente críticas sem um sucessor, o número de posições estratégicas abertas e a presença de pessoas com baixo desempenho.

Benefícios do planejamento da força de trabalho

Embora a criação de uma estratégia eficaz de planejamento da força de trabalho possa exigir algum esforço, pesquisas sugerem que vale a pena o trabalho inicial ter um plano forte em vigor. Estima-se que as empresas que implantam essas estratégias têm cerca de 66% mais chances do que suas contrapartes de aumentar com sucesso o desempenho de seus recursos humanos sem aumentar o número de funcionários, oferecendo maior produtividade sem custo.

Reduza os custos trabalhistas

Os custos trabalhistas nos Estados Unidos aumentaram, com um aumento de 2,9% ano a ano em 2018, marcando o maior aumento em uma década. Eles rapidamente se tornaram um dos maiores desafios enfrentados pelas organizações em crescimento hoje, mas o planejamento da força de trabalho pode se mostrar uma solução eficaz. A Deloitte apresenta um estudo de caso de uma grande empresa de serviços financeiros que, após usar uma estratégia de planejamento de força de trabalho para redistribuir funcionários extras, observou uma economia média de US$ 6 milhões para cada 100 funcionários que foram realocados sob o esquema.

Responda às mudanças nas necessidades dos clientes

Em um momento em que as necessidades, preferências e expectativas dos clientes estão mudando e evoluindo rapidamente, uma estratégia de planejamento da força de trabalho pode ajudar as empresas a responder melhor a essas necessidades por meio de uma análise abrangente de agendamento.

Uma estratégia pode ajudar a alocar funcionários de forma eficaz de acordo com a demanda prevista (alocando mais funcionários para períodos mais movimentados, por exemplo), resultando em melhor atendimento ao cliente, níveis mais altos de satisfação e maior fidelidade à marca; três fatores que se tornaram prioridades urgentes para as empresas à medida que se esforçam para se destacar da multidão em meio a um cenário competitivo.

Identificar estratégias para o desenvolvimento com foco nas pessoas

Talvez um dos maiores benefícios da implementação de uma estratégia de planejamento da força de trabalho seja que ela não apenas destaca o que uma empresa está fazendo certo, mas também demonstra o que ela poderia estar fazendo para obter um efeito maior nos lucros e na receita.

O planejamento da força de trabalho torna mais fácil para as organizações projetar caminhos de progressão com base nos conjuntos de habilidades exclusivas dos trabalhadores individuais, em vez de simplesmente o que eles devem alcançar dentro dos limites de qualquer função. Ao colocar menos prioridade nas funções tradicionais do local de trabalho e dar mais foco ao desenvolvimento de pessoas, as empresas podem obter mais valor de seus funcionários.

Ineficiências de destino

Quase todas as empresas terão processos internos e formas padrão de trabalho que, embora familiares, podem não facilitar o desempenho ideal entre os funcionários. Essas são ineficiências, e uma das maiores ineficiências que afetam as empresas hoje é adotar uma abordagem reativa às situações.

A pesquisa da Deloitte relata que as abordagens reativas às lacunas de habilidades na força de trabalho podem resultar em um aumento de 3 a 5% nos custos trabalhistas e relacionados ao trabalho. O planejamento da força de trabalho é baseado no conceito de previsão de mão de obra precisa e ajuda as empresas a entender como podem utilizar totalmente seus dados para prever e ser proativos.

Melhore a retenção de funcionários

A retenção de funcionários está se tornando uma preocupação crescente nos Estados Unidos, com o funcionário médio geralmente gastando menos tempo em uma função do que nunca. O é um obstáculo financeiro para as organizações, com o custo de contratação caindo entre 1,5 e 3 vezes o salário anual. Mas as empresas podem reduzir com sucesso a necessidade de preencher vagas e prolongar a vida útil de sua força de trabalho por meio de planejamento adequado da força de trabalho e gerenciamento da força de trabalho.

Concentrando-se nas pessoas, aproveitando os conjuntos de habilidades únicas do indivíduo e realocando os trabalhadores para ambientes adequados, é possível aumentar significativamente a satisfação no trabalho.

Melhore a experiência do funcionário

Obviamente, é mais provável que os funcionários permaneçam em uma posição se tiverem uma experiência positiva, e essa é outra área em que o planejamento da força de trabalho pode ser usado. Mais da metade de todos os líderes de RH acredita que a chave para o engajamento dos funcionários é uma missão compartilhada entre o funcionário e a empresa, que é o que uma estratégia de planejamento da força de trabalho se propõe a alcançar.

Ao usar a análise e a previsão de dados para utilizar os funcionários da maneira mais valiosa, as empresas estão trabalhando para alinhar as metas organizacionais com as metas pessoais e, em última análise, estão ajudando os funcionários a se sentirem mais conectados à empresa.

O futuro do planejamento da força de trabalho

Embora os relatórios sugiram que a adoção do planejamento da força de trabalho tenha sido lenta, podemos razoavelmente esperar que o conceito decole nos próximos anos, à medida que uma nova geração de funcionários entra na força de trabalho. Estima-se que os gerentes das gerações mais jovens são até três vezes mais propensos a priorizar o planejamento da força de trabalho do que os gerentes mais velhos, e com a geração mais jovem espera-se que represente mais da metade da força de trabalho até 2028, marcando um aumento de quase 40% em relação aos números atuais , parece seguro dizer que podemos esperar ouvir muito mais sobre os benefícios do planejamento da força de trabalho no futuro.

Além disso, nos Estados Unidos, houve um aumento acentuado nos últimos cinco anos no número de profissionais de RH promovendo suas habilidades de análise, sugerindo que a colaboração entre RH e TI/core business já está em andamento. O planejamento da força de trabalho é a próxima grande tendência para as empresas modernas e pode realmente contribuir para o sucesso dos negócios.

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