Hoy en día, se están produciendo cambios disruptivos en prácticamente todas las industrias, y la tecnología lo está impulsando.

A medida que evolucionaron las necesidades de los clientes, las organizaciones no tuvieron más remedio que implementar nuevas tecnologías que les permitieran cumplir con estas crecientes expectativas.

Más de la mitad de todas las empresas emergentes han desarrollado una estrategia comercial digital, seguidas por poco más de un tercio de las organizaciones establecidas. Y si bien existe una lista casi interminable de tecnologías que pueden aportar valor a las empresas modernas, algunas de las soluciones más ampliamente adoptadas en la actualidad incluyen análisis de big data, tecnología móvil, computación en la nube e Internet de las cosas (IoT).

Está claro que las empresas de hoy deben mantenerse al tanto de las últimas tecnologías y seguir adaptando sus procesos en respuesta a los comportamientos cambiantes de los clientes si quieren seguir siendo competitivos. Sin embargo, la implementación de nueva tecnología también está creando un nuevo problema. Es decir, las empresas están cambiando, pero su gente no. Existe una desconexión entre la empresa y el empleado, y la planificación de la fuerza laboral puede ayudar.

¿Qué es la planificación de la fuerza de trabajo?

Mientras que tecnologías como big data e IoT se enfocan en el lado comercial del cambio, la planificación de la fuerza laboral se enfoca en el lado del cambio que a menudo se pasa por alto. En pocas palabras, la planificación de la fuerza laboral es una estrategia de personas que crea una fuerza laboral impulsada por el negocio.

Hay un dicho clásico: “si RR.HH. se involucra en el momento de la contratación, es demasiado tarde”. Y aunque no estamos hablando específicamente de contratación aquí, este es un dicho que es muy importante en términos de planificación de la fuerza laboral. Es una frase que se utiliza para resaltar el papel integral que desempeña RR.HH. en el negocio principal y demuestra cómo la colaboración entre RR.HH. y otros departamentos podría contribuir al éxito.

¿Es la planificación de la fuerza laboral una nueva forma de pensar?

A pesar de todas las conversaciones recientes sobre la planificación de la fuerza laboral y la creciente tendencia hacia la eficiencia en el lugar de trabajo, el concepto está lejos de ser nuevo. La idea de la planificación de la fuerza laboral se discutió por primera vez hace varias décadas, pero la popularidad comenzó a disminuir durante la década de 1980, principalmente debido a los desafíos en la previsión. La planificación de la fuerza laboral se basa en la anticipación de las necesidades comerciales futuras, y esto no siempre ha sido fácil.

La planificación de la fuerza laboral está nuevamente en boca de todos, y la razón es que las capacidades de big data de las empresas modernas hacen que la previsión sea más fácil que nunca. Las empresas ahora tienen tanto las herramientas como los datos que necesitan para predecir sus requisitos futuros, pero la adopción de la planificación de la fuerza laboral es lenta.

“El progreso general en la planificación de la fuerza laboral y la capacidad de funciones de apoyo es lento, y la mayoría de las organizaciones se enfocan en los requisitos para horizontes a más corto plazo”, según un informe de PwC. Se entiende que solo un tercio de las empresas actuales utilizan alguna forma de planificación avanzada de la fuerza laboral o análisis predictivo, a pesar de que estas metodologías contribuyen al éxito empresarial general.

6 etapas para crear una estrategia de planificación de la fuerza laboral

Ahora, exploremos las seis etapas de la creación de una estrategia de planificación de la fuerza laboral de primer nivel con más detalle.

1. Entender la organización

En primer lugar, es importante comprender que no existe una solución única para todos cuando se trata de la planificación de la fuerza laboral. Una estrategia de planificación de la fuerza laboral se desarrolla de acuerdo con las necesidades propias de la empresa y los requisitos futuros, por lo que estas estrategias suelen ser únicas para cada organización individual.

Comprender cuáles son las necesidades de la organización y cómo la empresa define el éxito es, por lo tanto, un requisito previo clave para crear una estrategia eficaz.

2. Análisis de la fuerza laboral

El análisis de la fuerza laboral existente y de las formas de trabajo existentes forma parte integral de cualquier buena estrategia de planificación de la fuerza laboral. Le dice a una organización dónde está ahora y crea un punto de partida para llegar a donde debe estar.

Sin embargo, está claro que el progreso analítico ha sido lento. Pocas empresas van más allá de los niveles operativos básicos de análisis, como las herramientas y métricas de recursos humanos. De hecho, solo el 11% admite analizar a nivel planificado y solo el 1% a nivel estratégico.

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3. Predecir necesidades futuras

El objetivo general de la planificación de la fuerza laboral es garantizar que una empresa tenga un equipo a bordo que los ayude a alcanzar sus objetivos, por lo que al desarrollar una estrategia, se deben tener en cuenta las necesidades futuras de la fuerza laboral de la empresa.

Desafortunadamente, aquí es donde fallan muchas organizaciones, con alrededor del 60% admitiendo que no miran más allá de tres años en el futuro. Además, el 72 % no confía en su capacidad para predecir las necesidades futuras de la fuerza laboral.

4. Identificar brechas

Las organizaciones pueden tener la fuerza laboral que necesitan para continuar operando utilizando sus procesos existentes, pero al desarrollar una estrategia de planificación de la fuerza laboral, es esencial considerar dónde pueden aparecer brechas de habilidades a medida que el negocio cambia y se adapta. Se trata de comprender qué tiene la empresa y qué es probable que necesite para cumplir con los requisitos previstos.

5. Generar estrategia

Una vez que una organización ha determinado las necesidades comerciales, realizado un análisis de la fuerza laboral existente, pronosticado las necesidades futuras de la fuerza laboral e identificado posibles brechas de habilidades, se puede diseñar e implementar una estrategia de planificación de la fuerza laboral.

La estrategia debe basarse en datos reales y análisis de datos para asignar, redistribuir y utilizar a los trabajadores de una manera que optimice el rendimiento de los empleados, así como ayudar a los equipos de recursos humanos a contratar estratégicamente. También es importante ofrecer apoyo a los gerentes de línea durante los períodos de cambio y considerar si mejorar y volver a capacitar a los empleados es una opción viable para incluir en la estrategia.

6. Evaluar la acción

Desarrollar una buena estrategia de planificación de la fuerza laboral no termina con la implementación del plan. Es importante revisar la estrategia en acción para asegurarse de que está teniendo el efecto deseado. Las empresas deben tener claro qué indicadores clave de rendimiento utilizarán para medir el éxito de la estrategia.

Hay una serie de KPI valiosos para este propósito, incluida la medición del porcentaje de roles estratégicamente críticos sin un sucesor, la cantidad de posiciones estratégicas abiertas y la presencia de bajo rendimiento.

Beneficios de la planificación de la fuerza laboral

Si bien la creación de una estrategia efectiva de planificación de la fuerza laboral puede requerir cierto esfuerzo, la investigación sugiere que vale la pena el trabajo inicial con un plan sólido. Se estima que las empresas que implementan estas estrategias tienen alrededor de un 66 % más de probabilidades que sus contrapartes de impulsar con éxito el desempeño de sus recursos humanos sin aumentar la plantilla, ofreciendo una mayor productividad sin el costo.

Reducir los costos de mano de obra

Los costos laborales en los Estados Unidos han ido en aumento, con un aumento interanual del 2,9 % en 2018, lo que marca el mayor aumento en una década. Se han convertido rápidamente en uno de los mayores desafíos que enfrentan las organizaciones en crecimiento en la actualidad, pero la planificación de la fuerza laboral podría resultar una solución efectiva. Deloitte presenta un estudio de caso de una gran empresa de servicios financieros que, después de utilizar una estrategia de planificación de la fuerza laboral para redistribuir personal adicional, notó un ahorro promedio de $6 millones por cada 100 empleados que habían sido reasignados bajo el esquema.

Responder a las necesidades cambiantes de los clientes

En un momento en que las necesidades, preferencias y expectativas de los clientes cambian y evolucionan a un ritmo acelerado, una estrategia de planificación de la fuerza laboral puede ayudar a las empresas a responder mejor a estas necesidades a través de un análisis de programación integral.

Una estrategia puede ayudar a desplegar el personal de manera efectiva de acuerdo con la demanda prevista (por ejemplo, asignando más personal a períodos más ocupados), lo que resulta en una mejor atención al cliente, mayores niveles de satisfacción y una mayor lealtad a la marca; tres factores que se han convertido en prioridades urgentes para las empresas en su esfuerzo por destacarse entre la multitud en medio de un panorama competitivo.

Identificar estrategias para el desarrollo centrado en las personas

Quizás uno de los mayores beneficios de implementar una estrategia de planificación de la fuerza laboral es que no solo resalta lo que una empresa está haciendo bien, sino que también demuestra lo que podría estar haciendo para tener un mayor efecto en las ganancias y los ingresos.

La planificación de la fuerza laboral facilita que las organizaciones diseñen rutas de progresión basadas en los conjuntos de habilidades únicos de los trabajadores individuales, en lugar de simplemente lo que se espera que logren dentro de los límites de cualquier rol determinado. Al dar menos prioridad a los roles tradicionales en el lugar de trabajo y al centrarse más en el desarrollo de las personas, las empresas pueden obtener más valor de sus empleados.

Ineficiencias objetivo

Casi todas las empresas tendrán procesos internos y formas estándar de trabajo que, si bien son familiares, pueden no facilitar el rendimiento óptimo entre los empleados. Estas son ineficiencias, y una de las mayores ineficiencias que afectan a las empresas hoy en día es adoptar un enfoque reactivo ante las situaciones.

La investigación de Deloitte informa que los enfoques reactivos a las brechas de habilidades dentro de la fuerza laboral pueden resultar en un aumento del 3 al 5% en los costos laborales y relacionados con la mano de obra. La planificación de la fuerza laboral se basa en el concepto de previsión laboral precisa y ayuda a las empresas a comprender cómo pueden utilizar plenamente sus datos para predecir y ser proactivos.

Mejorar la retención de empleados

La retención de empleados se está convirtiendo en una preocupación cada vez mayor en los Estados Unidos, ya que el empleado promedio suele pasar menos tiempo que nunca en un puesto. Esto constituye un obstáculo financiero para las organizaciones, ya que el costo de contratación oscila entre 1,5 y 3 veces el salario anual. Pero las empresas podrían reducir con éxito la necesidad de cubrir las vacantes y extender la vida útil de su fuerza laboral a través de una adecuada planificación y administración de la fuerza laboral.

Al centrarse en las personas, aprovechar los conjuntos de habilidades únicos del individuo y reasignar a los trabajadores a entornos adecuados, es posible aumentar significativamente la satisfacción laboral.

Mejore la experiencia de los empleados

Por supuesto, es más probable que los empleados permanezcan en un puesto si tienen una experiencia laboral positiva, y esta es otra área en la que se puede utilizar la planificación de la fuerza laboral. Más de la mitad de todos los líderes de recursos humanos creen que la clave para el compromiso de los empleados es una misión compartida entre el empleado y la empresa, que es lo que se propone lograr una estrategia de planificación de la fuerza laboral.

Al utilizar el análisis de datos y la predicción para utilizar a los empleados de la manera más valiosa, las empresas están trabajando para alinear los objetivos organizacionales con los objetivos personales y, en última instancia, están ayudando a los empleados a sentirse más conectados con la empresa.

El futuro de la planificación de la fuerza laboral

Aunque los informes sugieren que la adopción de la planificación de la fuerza laboral ha sido lenta, podemos esperar razonablemente que el concepto despegue en los próximos años a medida que una nueva generación de empleados ingrese a la fuerza laboral. Se estima que los gerentes de las generaciones más jóvenes tienen hasta tres veces más probabilidades de priorizar la planificación de la fuerza laboral que los gerentes mayores, y se espera que la generación más joven represente más de la mitad de la fuerza laboral para 2028, lo que representa un aumento de casi el 40 % con respecto a las cifras actuales. , parece seguro decir que podemos esperar escuchar mucho más sobre los beneficios de la planificación de la fuerza laboral en el futuro.

Además, en los Estados Unidos, ha habido un fuerte aumento en los últimos cinco años en la cantidad de profesionales de recursos humanos que promueven sus habilidades analíticas, lo que sugiere que la colaboración entre recursos humanos y TI/negocio principal ya está en marcha. La planificación de la fuerza laboral es la próxima gran tendencia para las empresas modernas y realmente puede contribuir al éxito empresarial.

Ahora que comprende la planificación de la fuerza laboral de entrada y salida, encuentre el mejor software de gestión de la fuerza laboral para las necesidades de su empresa.