เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการปิดสิ้นเดือนด้วยระบบอัตโนมัติทางการเงิน

ในช่วงสองสามทศวรรษที่ผ่านมา ความรับผิดชอบของฝ่ายการเงินได้เปลี่ยนแปลงและเติบโตขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของความสำคัญขององค์กร

นักบัญชีที่เคยถูกมองว่าเป็น "นักคำนวณตัวเลข" ตอนนี้ต้องอาศัยข้อมูลเชิงลึกที่มีความสำคัญทางธุรกิจและนำไปปฏิบัติได้จริง และการวางแผนเชิงกลยุทธ์ เสียงของ CFO สำหรับทิศทางเชิงกลยุทธ์ของบริษัทนั้นอยู่ในอันดับที่สูงมากควบคู่ไปกับเสียงของ CEO โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในและภายนอกมองไปที่สำนักงานการเงินเพื่อขอคำแนะนำในช่วงเวลาที่ความไม่แน่นอนและความไม่มั่นคง

ลงทุนในระบบอัตโนมัติทางการเงินสำหรับกระบวนการปิดสิ้นเดือนของคุณ

เครื่องมือที่ทีมการเงินและบัญชีใช้ไม่ได้พัฒนาอย่างมั่นคงเท่าหน้าที่ที่พวกเขาต้องทำ ในขณะที่องค์กรพัฒนาและเติบโต นักบัญชีการจัดการที่ผ่านการรับรองมักจะมีปัญหาในการติดตาม สาเหตุหลักมาจากซอฟต์แวร์ที่ล้าสมัยและกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองที่พวกเขาใช้ในหน้าที่ที่มีความสำคัญต่อธุรกิจ เช่น การปิดบัญชีสิ้นเดือน

ด้วยเหตุนี้ ความจำเป็นในการใช้งานระบบอัตโนมัติในสำนักงานการเงินจึงได้รับแรงผลักดันในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา เหตุใดทีมของคุณควรลงทุนในเครื่องมืออัตโนมัติทางการเงิน

นี่คือเหตุผลห้าประการ:

• ทำให้กระบวนการทางการเงินเป็นไปอย่างอัตโนมัติและคล่องตัว
• มอบหมายเวลาให้มากขึ้นสำหรับการมุ่งเน้นเชิงกลยุทธ์
• บรรลุข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนดเฉพาะ
• มอบข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญต่อธุรกิจให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด
• รักษาความได้เปรียบในการแข่งขันในตลาด

จุดปวด

ก่อนที่ทีมการเงินจะพิจารณานำระบบอัตโนมัติไปใช้กับกระบวนการของตนได้ นักบัญชีต้องระบุปัญหาที่พวกเขาพยายามแก้ไข ความยุ่งยากในการปิดบัญชีรายเดือนจำนวนมากสามารถสรุปได้เป็นสามหมวดหมู่หลัก: กระบวนการและสเปรดชีตแบบแมนนวล การขาดการมองเห็นและการควบคุม และเวลาที่ใช้ไปกับงานซ้ำๆ

แม้ว่าปัญหาเหล่านี้มักจะแพร่หลายในหลายองค์กร แต่ทีมการเงินอาจไม่ทราบว่าปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ง่าย

กระบวนการแบบแมนนวล สเปรดชีต และวิธีการผูกมัด

ทีมการเงินและบัญชีส่วนใหญ่มักใช้เครือข่ายสเปรดชีต เอกสารการประมวลผลคำ และเครื่องมือการจัดการโครงการที่ไม่เพียงพออื่นๆ เป็นเครื่องมือหลักในการปิดการเงิน แม้จะเสี่ยงกว่านั้น แต่บางธุรกิจก็อาศัยความรู้ของชนเผ่าเพื่อให้พวกเขาผ่านพ้นไปได้

วิธีการด้วยตนเองเหล่านี้ทำให้เกิดปัญหามากมายตลอดกระบวนการปิดบัญชีสิ้นเดือน ข้อเท็จจริงที่ไม่ค่อยมีใครรู้จักเกี่ยวกับสเปรดชีตโดยเฉพาะคือ สเปรดชีตถูกสร้างขึ้นมาเพื่อให้สมดุลโดยเฉลี่ย ซึ่งเป็นงบประมาณของครอบครัวสี่คน เครื่องมือนี้ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อรองรับการเงินขององค์กรที่ซับซ้อนของคุณ และแน่นอนว่าไม่สามารถจัดการความลื่นไหลของการทำงานผ่านความซับซ้อนเหล่านี้ได้

ประการแรก มีการจำกัดปริมาณข้อมูลที่สามารถวางในสเปรดชีตเดียว เนื่องจากสำนักงานการเงินจัดการข้อมูลจำนวนมาก สเปรดชีตจึงเต็มไปด้วยข้อมูล และกลายเป็นคลังข้อมูลขนาดใหญ่ ในกระบวนการปิดบัญชีสิ้นเดือน มีสเปรดชีตจำนวนมากที่เชื่อมต่อกันอย่างแยกไม่ออก ทำให้เวิร์กโฟลว์การบัญชีมีขนาดใหญ่และไม่มีประสิทธิภาพ

นอกจากนี้ยังเป็นการปูทางสำหรับข้อผิดพลาดของข้อมูลจำนวนมาก อันที่จริง 90% ของสเปรดชีตทั้งหมดมีข้อผิดพลาด ต้องแก้ไขสเปรดชีตด้วยตนเอง ซึ่งเป็นกระบวนการที่ฟังดูง่ายแต่สามารถให้ผลลัพธ์ที่เลวร้ายได้ ตัวอย่างเช่น การคัดลอกและวางการถ่ายโอน กรณีการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่น่าอับอายที่สุดบางกรณีสามารถตรวจสอบย้อนกลับไปยังข้อผิดพลาดในการโอนย้ายคัดลอกและวาง

สิ่งเหล่านี้เริ่มต้นจากข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ที่ไม่มีใครสังเกตเห็น ซึ่งเมื่อรวบรวมแล้ว ก้อนหิมะจะกลายเป็นข้อมูลที่ไม่ถูกต้องจำนวนมากกระจายไปทั่วสเปรดชีตจำนวนมาก แม้จะมีคุณลักษณะล่าสุดที่ติดตามการเปลี่ยนแปลงของคุณ คุณยังสามารถปล่อยให้เวอร์ชันบันทึกสับสนหรือบันทึกไปยังตำแหน่งต่างๆ ได้ เมื่อองค์กรเติบโตอย่างรวดเร็ว ปริมาณของสเปรดชีตจะเพิ่มขึ้นตามไปด้วย และจำนวนของข้อผิดพลาดที่ไม่ถูกตรวจพบก็เช่นกัน นี่เป็นความจริงของวิธีการใช้ปากกาและกระดาษด้วย ไม่สามารถจับข้อผิดพลาดได้ง่าย ๆ และเมื่อสังเกตเห็นความไม่ถูกต้อง จะใช้เวลามากในการค้นหาเอกสารทั้งหมดเพื่อค้นหาสาเหตุของข้อผิดพลาด

เครื่องมือเหล่านี้เปิดกว้างให้บริษัทยอมรับความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างใหญ่หลวง ซึ่งมักจะเกิดขึ้นโดยไม่รู้ตัว แน่นอนว่าสเปรดชีตมีบทบาทในกระบวนการเป็นเครื่องมือเสริม แต่ไม่ใช่ในฐานะระบบควบคุม ไม่เพียงแต่เป็นแหล่งของข้อผิดพลาดเท่านั้น แต่สเปรดชีตและวิธีการที่ทำเองจะป้องกันไม่ให้ทีมการเงินจัดการปริมาณงานได้อย่างง่ายดายและการโฟกัสของทีมไปที่รายการที่มีความเสี่ยงสูง

ดังนั้น บัญชีที่มีความเสี่ยงสูงจึงไม่ได้รับการดูแลอย่างรุนแรง ทำให้โปรไฟล์ความเสี่ยงขององค์กรเพิ่มขึ้น โอกาสที่องค์กรจะต้องออกการปรับปรุงใหม่พร้อมกับค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบและค่าปรับในบางกรณีมีสูง สำหรับองค์กรที่ยังไม่ได้เปิดเผยต่อสาธารณะ นี่เป็นพฤติกรรมและวินัยที่จะต้องเอาชนะ เนื่องจากความคาดหวังของผู้ถือหุ้นในปัจจุบันรวมถึงการมีแนวทางปฏิบัติที่ล้ำสมัย

ปัจจัยเสี่ยงอีกประการหนึ่งคือการขาดความปลอดภัยโดยธรรมชาติ นอกจากความปลอดภัยของรหัสผ่านแล้ว สเปรดชีตยังมีการป้องกันเพียงเล็กน้อย นอกจากนี้ยังขึ้นอยู่กับพฤติกรรมของผู้ใช้ด้วยเพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์จะไม่อยู่ในตำแหน่งที่เข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ข้อมูลสเปรดชีตที่ละเอียดอ่อน - ทั้งจากองค์กรและจากลูกค้า - มีแนวโน้มที่จะโจมตีทางไซเบอร์ที่ประสบความสำเร็จได้ง่ายกว่ามาก ทำให้องค์กรและลูกค้าเสี่ยงต่อการละเมิดการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างมาก และด้วยเอกสารที่เป็นกระดาษและแฟ้ม ข้อควรระวังเพียงอย่างเดียวที่ต้องทำคือการป้องกันการเข้าถึงการ์ดหรือที่แย่กว่านั้นคือไม่มีเลย

ขาดการมองเห็นและการควบคุม

สาเหตุหนึ่งที่วงจรปิดทางการเงินขององค์กรใช้เวลานานมากคือการขาดการมองเห็นในงานทั่วทั้งบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่งตอนนี้ เมื่อการปิดเสมือนเป็นที่แพร่หลายมากขึ้นทั่วโลก ความสามารถในการดูและควบคุมทุกด้านของขั้นตอนการปิดบัญชีสิ้นเดือนเป็นสิ่งสำคัญ

ในสถานการณ์ทั่วไปในสำนักงาน เมื่อนักบัญชีมีคำถามหรือความคิดเห็นเกี่ยวกับงานหรือเอกสารเฉพาะ พวกเขาจะต้องเดินไปที่โต๊ะของเพื่อนร่วมทีมเพื่อชี้แจง จากนั้นปัญหาจะได้รับการแก้ไข และนักบัญชีกลับไปที่โต๊ะทำงานเพื่อทำงานให้เสร็จ แต่ในระยะใกล้เสมือนจริง ความหรูหราของการสื่อสารแบบเห็นหน้ากันอย่างต่อเนื่องก็หมดไป เครื่องมือกระบวนการปิดแบบดั้งเดิมไม่อนุญาตให้นักบัญชีแสดงความคิดเห็นหรือแนบเอกสารประกอบเพื่อแก้ไขช่องว่างในการสื่อสารเหล่านี้

เมื่อขาดการโต้ตอบระหว่างทีม คอขวดก็เกิดขึ้นบ่อยครั้ง ปัญหาคอขวดที่น่าผิดหวังอย่างหนึ่งที่นักบัญชีอาจรู้จักเรียกว่า “การทำงานซ้ำ” การทำงานซ้ำเกิดขึ้นเมื่อนักบัญชีคนหนึ่งทำงานเสร็จ โดยรู้สึกว่ามีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการทำให้เสร็จ อย่างไรก็ตาม หลังจากเสร็จสิ้น นักบัญชีจะได้รับข้อมูลที่มีความสำคัญต่องานที่พวกเขาเพิ่งทำเสร็จ นักบัญชีคนนั้นต้องกลับไปและ "ทำใหม่" งานทั้งหมด

โดยพื้นฐานแล้ว พวกเขาทำงานเดียวกันอย่างใกล้ชิดสองครั้ง – ไม่เพียงแต่ทำให้นักบัญชีนั้นไม่สะดวก แต่ยังรวมถึงผู้ตรวจทานและผู้อนุมัติที่ต้องตรวจทานงานที่เกินจำนวนด้วย ทวีคูณความหงุดหงิดนั้นเมื่อผู้ตรวจสอบต้องการคำชี้แจงในเวอร์ชันต่างๆ ทั้งหมด

แม้ว่าปัญหาต่างๆ เช่น การทำงานซ้ำจะเป็นผลมาจากการสื่อสารที่ไม่ดี แต่ปัญหาคอขวดเหล่านี้ก็เกิดขึ้นเนื่องจากขาดความสามารถในการจัดการขั้นตอนต่างๆ ผู้นำด้านการเงินไม่สามารถเห็นการสะสมของเอกสารจำนวนมากเพื่อติดตามความคืบหน้าของงานที่ใกล้ชิดทั้งหมดและวงจรปิดทั้งหมดในทุกหน่วยงานขององค์กร

ส่วนหนึ่งเป็นเพราะความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลที่จำกัดในสเปรดชีต ตัวประสาน และกระบวนการแบบแมนนวล หากไม่มีเครื่องมือวิเคราะห์ที่เหมาะสม ฝ่ายบริหารจะมองไม่เห็นว่าคอขวดเกิดขึ้นที่ใด หรือปัญหาคอขวดเหล่านี้ส่งผลต่อกระบวนการทางการเงินอย่างไร การขาดแคลนทัศนวิสัยยังจำกัดจำนวนการควบคุมที่ผู้นำมีในช่วงสิ้นเดือน

การขาดการควบคุมนี้เกิดขึ้นเนื่องจากกระบวนการแบบเดิมไม่สนับสนุนกรอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่มีประสิทธิผล ซึ่งเพิ่มความเสี่ยง นโยบายและขั้นตอนของบริษัทไม่สามารถกำหนดมาตรฐานและบังคับใช้ภายในสเปรดชีตหรือระบบเครื่องผูก ตัวอย่างเช่น เมื่อใช้สเปรดชีต นักบัญชีแต่ละคนจะปฏิบัติตามการตั้งค่าเอกสารที่คุ้นเคยมากที่สุด ทำให้เกิดรูปแบบที่ไม่สอดคล้องกันอย่างกว้างขวาง

ด้วยวิธีนี้ ปัญหามากมายเกิดขึ้นเมื่อไม่มีนักบัญชี เนื่องจากสมาชิกในทีมต้องถอดรหัสเค้าโครงส่วนบุคคลของนักบัญชี สิ่งนี้ไม่เพียงแค่เสียเวลา แต่ยังทำให้องค์กรเปิดรับค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบและความเสี่ยงจากการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายของรัฐบาลและหน่วยงานกำกับดูแล เพื่อย้ำประเด็นก่อนหน้านี้ บริษัทต่างๆ ที่ต้องการหาทุนจำเป็นต้องมีกรอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เชื่อถือได้ซึ่งแสดงให้เห็นอย่างสม่ำเสมอเมื่อมีความเสี่ยง

เสียเวลา

สำนักงานการเงินที่ใช้เครื่องมือแบบแมนนวลทำงานที่น่าเบื่อและใช้เวลานานอย่างต่อเนื่อง กระบวนการต่างๆ เช่น การจับคู่ธุรกรรมและการกระทบยอดบัญชีเป็นตัวแทนของรอบการปิดจำนวนมาก เมื่อนักบัญชีถูกบังคับให้จัดเรียงและทำงานเหล่านี้ให้เสร็จสิ้นด้วยตนเอง งานที่ได้รับมอบหมายเหล่านี้ใช้เวลาหลายสัปดาห์ ไม่เพียงเท่านั้น แต่เนื่องจากขาดความสามารถในการมองเห็น นักบัญชีจึงมักติดอยู่ในการประชุมอัพเดทที่ยืดเยื้อเพื่อแจ้งผู้บริหารถึงความคืบหน้าของงานสำคัญที่ปิดสนิทเหล่านี้

การดำเนินการนี้จะใช้เวลาอันมีค่าจากการดำเนินการให้เสร็จสิ้นตามจริง ซึ่งจะขยายระยะเวลาการปิดบัญชีรายเดือนเพิ่มเติม ในสถานการณ์เสมือนจริง นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่ง และทำให้นักบัญชีต้องทำงานล่วงเวลาและช่วงสุดสัปดาห์ เมื่อเวลาผ่านไป สิ่งนี้ทำให้เกิดความเหนื่อยหน่ายและขวัญกำลังใจของพนักงานลดลงอย่างมาก เนื่องจากพนักงานใช้เวลาทำงานมากกว่ามีส่วนร่วมในคุณภาพชีวิต

การตั้งค่านี้ยังส่งเสริมเวิร์กโฟลว์ที่ไม่เป็นระเบียบอย่างยิ่งซึ่งกินเวลาไปด้วยเช่นกัน พิจารณาว่ากระบวนการปิดบัญชีสิ้นเดือนขององค์กรของคุณเป็นอย่างไร ทีมการเงินและบัญชีหลายแห่งอาจสร้างแผนภาพการปิดสถานะทางการเงินที่คล้ายกับสิ่งนี้:

อย่างไรก็ตาม ไดอะแกรมนี้ไม่ได้คำนึงถึงการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง การขออนุมัติ การแก้ไขข้อมูล และด้านอื่นๆ ที่ทีมการเงินและการบัญชีขอผ่านทางอีเมล การประชุม และแพลตฟอร์มการสื่อสารอื่นๆ หลังจากพิจารณาแล้ว การปิดบัญชีรายเดือนโดยเฉลี่ยจะมีลักษณะดังนี้:

ลองนึกภาพว่าทีมการเงินและบัญชีใช้เวลาเท่าไรกับสิ่งนี้เป็นกระบวนการมาตรฐาน อย่างไรก็ตาม ไดอะแกรมนี้ไม่สามารถแสดงจำนวนคอขวดที่เกิดขึ้นเนื่องจากเวิร์กโฟลว์ที่รกนี้

กระบวนการปิดบัญชีสิ้นเดือนของคุณไม่จำเป็นต้องมีลักษณะเช่นนี้ มีวิธีให้ทีมการเงินและบัญชีของคุณมองเห็น ควบคุม และปิดวงจรได้ทันท่วงที

ประโยชน์ของระบบอัตโนมัติทางการเงินสำหรับกระบวนการปิดบัญชีสิ้นเดือนของคุณ

ในทศวรรษที่ผ่านมา หลายองค์กรได้เปลี่ยนจากเทคโนโลยีที่ล้าสมัย เช่น แนวทางการใช้ปากกาและกระดาษและสเปรดชีตมาเป็นโซลูชันอัตโนมัติที่ทันสมัยกว่า มีข้อดีหลายประการในการนำระบบอัตโนมัติไปใช้กับกระบวนการทางการเงินขององค์กรของคุณ รวมถึงการผสานรวมกับแหล่งข้อมูล เช่น ERP ของคุณ ประโยชน์อีกประการหนึ่งคือโซลูชันอัตโนมัติสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการเฉพาะขององค์กรเพื่อเพิ่มการลงทุนของคุณให้สูงสุด

ใช้น้อยลง คุ้มค่ามากขึ้น

ทั่วทั้งองค์กร การเงินและการบัญชีเป็นแผนกเดียวที่เข้าถึงทุกสิ่งและมีมุมมองเป็นอันดับแรกในทุกเรื่องขององค์กร เนื่องจากสำนักงานการเงินมีความสำคัญต่อองค์กรทั้งในระยะสั้นและระยะยาว จึงสมเหตุสมผลที่สมาชิกในทีมเหล่านี้จะเพียบพร้อมไปด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมและระยะเวลาที่เหมาะสมในการปฏิบัติหน้าที่ให้สำเร็จ

ระบบอัตโนมัติทางการเงินช่วยให้นักบัญชีมีเวลากลับคืนมาด้วยการเร่งงานที่ต้องใช้เวลามาก เพื่อมุ่งเน้นไปที่งานเชิงกลยุทธ์ที่เพิ่มมูลค่าและแนะนำแก่ทั้งองค์กร ด้วยการลดสารยึดเกาะและสเปรดชีต งานต่างๆ เช่น การจับคู่ธุรกรรมที่ปกติอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์กว่าจะเสร็จสมบูรณ์ สามารถลดเหลือเพียงไม่กี่วันเท่านั้น

นอกจากนี้ โซลูชันอัตโนมัติช่วยให้นักบัญชีสามารถสื่อสารภายในแพลตฟอร์มและแนบบันทึกและเอกสารประกอบได้ ไม่ว่าทีมการเงินกำลังดำเนินการตามกระบวนการปิดบัญชีสิ้นเดือนแบบดั้งเดิมในสำนักงานหรือแบบเสมือนกระจัดกระจาย วงจรการปิดจะเสร็จสมบูรณ์อย่างถูกต้องและตรงเวลา

กรอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่สม่ำเสมอ

ระบบอัตโนมัติทางการเงินยังช่วยลดโปรไฟล์ความเสี่ยงขององค์กรได้อย่างมาก ด้วยโซลูชันอัตโนมัติ กระบวนการและนโยบายของบริษัทสามารถพัฒนาและสร้างมาตรฐานข้ามหน่วยงานที่แยกจากกันและทั่วทั้งองค์กร นักบัญชีจะไม่ใช้เวลาอีกต่อไปในการพยายามถอดรหัสเลย์เอาต์ส่วนตัวของสมาชิกในทีมคนอื่น หรือความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดในการแปลงรูปแบบไฟล์หรือการถ่ายโอนข้อมูล

ข้อดีอีกประการของระบบการเงินอัตโนมัติคือความเข้ากันได้กับระบบคลาวด์ ดังนั้นทีมจึงสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดได้ในที่เดียวที่รวมศูนย์ รวมถึงความสามารถในการสำรองเอกสาร เส้นทางการตรวจสอบอัตโนมัติที่บันทึกไว้ในระบบคลาวด์ช่วยให้ฝ่ายจัดการติดตามงานทั้งหมด เอกสารสนับสนุน และความคิดเห็นทั่วทั้งองค์กร ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในระหว่างการตรวจสอบ

มุมมองแบบเต็มของการปิดบริษัท

การเปลี่ยนจากสเปรดชีตเป็นระบบอัตโนมัติทางการเงินช่วยให้สามารถจัดการเอนทิตีทั้งหมดได้อย่างใกล้ชิดทั่วทั้งองค์กรในที่เดียวที่รวมศูนย์ ติดตามความคืบหน้าการปิดบัญชีสิ้นเดือน ตลอดจนความคืบหน้าของแต่ละงานด้วยการปิดบัญชี ระบบอัตโนมัติยังช่วยให้ผู้นำสามารถเจาะลึกรายละเอียดของการปิดได้ เช่น จุดที่คอขวดขัดขวางกระบวนการ จำนวนงานที่ได้รับมอบหมายให้สมาชิกในทีมแต่ละคน และอื่นๆ

รักษาความได้เปรียบในการแข่งขัน

ร้อยละหกสิบเอ็ดขององค์กรทั่วสหรัฐอเมริกาใช้ระบบอัตโนมัติอย่างกว้างขวางในหลายแผนก โดยเฉพาะอย่างยิ่งด้านการเงินและไอที บริษัทเหล่านี้คาดหวังว่าระบบอัตโนมัติจะทำให้พวกเขาสามารถแข่งขันในตลาดของตนได้มากขึ้นด้วยเหตุผลหลายประการ

ประการแรก ระบบคลาวด์มีสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยกว่าศูนย์ข้อมูลในองค์กรหลายแห่ง ประการที่สอง ระบบอัตโนมัติทางการเงินมีความสามารถในการขยายขนาดกับองค์กรของคุณ ด้วยกระบวนการแบบแมนนวล เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น จำนวนสเปรดชีตและตัวประสานยังคงสะสมอยู่ ทำให้เกิดความเสี่ยงมากขึ้นสำหรับข้อผิดพลาดและการละเมิดการปฏิบัติตามข้อกำหนด ระบบอัตโนมัติเติบโตไปพร้อมกับองค์กรของคุณและสร้างกระบวนการที่สะอาดและเป็นมาตรฐานมากขึ้นเพื่อลดความเสี่ยงในการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณ

สุดท้าย บริษัทที่ใช้ระบบอัตโนมัติทางการเงินมีข้อได้เปรียบจากความสามารถในการวิเคราะห์ในตัวที่มาพร้อมกับซอฟต์แวร์ เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น ความเป็นผู้นำก็มองหาเงินทุนสำหรับข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์ที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริง เพื่อขับเคลื่อนการตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญ บริษัทที่ใช้ระบบอัตโนมัติทางการเงินกังวลน้อยกว่าว่าการตัดสินใจของพวกเขาใช้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง มากกว่าบริษัทที่กังวลว่า 90% ของสเปรดชีตมีข้อผิดพลาด และอาจส่งผลต่อการตัดสินใจทางธุรกิจที่ไม่ดี

ดึงดูดพรสวรรค์

ภายในปี 2573 กลุ่มเบบี้บูมเมอร์คนสุดท้ายจะเข้าสู่วัยเกษียณ ทำให้ Millennials เป็นรุ่นแรงงานที่ใหญ่ที่สุดในสหรัฐฯ โดย Gen Z จะตามหลังอย่างรวดเร็ว

ในขณะที่คนรุ่นเก่าอาจลังเลที่จะใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ แต่จากการศึกษาพบว่าพนักงานทั้ง Millennial และ Gen Z คาดหวังการเปลี่ยนแปลงในวิธีที่พนักงานจัดเตรียมให้พวกเขาเพื่อปฏิบัติงาน นอกจากนี้ยังมีความคาดหวังในการใช้เทคโนโลยีที่สอดคล้องกับชีวิตส่วนตัวของคนรุ่นใหม่ ความอดทนต่อโลกีย์ที่ต่ำกว่า และความพึงพอใจที่จะสร้างผลกระทบที่มีความหมายตั้งแต่เนิ่นๆ ในการมีส่วนร่วมกับองค์กร

นอกจากนี้ ปัจจัยต่างๆ เช่น ความยืดหยุ่นในการทำงานในสถานที่และเวลาทำการยังมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจเข้าร่วมและภักดีต่อองค์กร คนรุ่นใหม่ไม่ต้องการทำงานจนดึกเพื่อกระทบยอดบัญชีหรือละทิ้งวันหยุดเพื่อคืบหน้าในการจับคู่ธุรกรรม ซึ่งเป็นสิทธิพิเศษที่นักบัญชีที่ใช้สเปรดชีตพบว่าตนเองต้องเสียสละอยู่ตลอดเวลา

การรายงานและการวิเคราะห์

สำหรับสำนักงานการเงิน ข้อมูลเชิงลึกทางธุรกิจเป็นส่วนสำคัญของการทำงานของการเงินเพื่อเพิ่มมูลค่าโดยรวมขององค์กร เพื่อให้บรรลุสิ่งนี้ ทีมการเงินและบัญชีต้องลงทุนในเครื่องมือที่รายงานการวิเคราะห์ที่เชื่อถือได้ ผู้นำไม่เพียงแต่สามารถใช้ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้เพื่อขับเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้าได้ แต่แผนกการเงินต้องการความสามารถในการระบุปัญหาและโอกาสภายในกระบวนการปิดบัญชีสิ้นเดือน เพื่อให้สามารถแก้ไขหรือปรับปรุงได้

แบบดั้งเดิมกับสมัยใหม่ อย่างใกล้ชิด

แม้ว่าจะเป็นเหตุผลที่สำนักงานการเงินควรเป็นหนึ่งในแผนกแรกๆ ที่นำระบบอัตโนมัติมาใช้ แต่ข้อมูลแสดงให้เห็นว่านักบัญชีอยู่ในกลุ่มที่ดำเนินการช้าที่สุด ลักษณะที่ไม่ชอบความเสี่ยงของทีมการเงินและบัญชีมีผลกับพวกเขาในกรณีนี้ เนื่องจากมักจะมองข้ามประโยชน์ในการย่นระยะเวลาการปิดสิ้นเดือนของพวกเขา นอกจากนี้ยังสามารถพูดได้เช่นเดียวกันเมื่อพูดถึงต้นทุน: การวิเคราะห์ยังคงแสดงให้เห็นว่าต้นทุนทางการเงินต่อดอลลาร์รายได้ลดลงเมื่อทีมใช้เทคโนโลยีเพื่อสนับสนุนการปิดทางการเงิน

บทสรุป

การเงินและการบัญชีเป็นองค์ประกอบสำคัญของสุขภาพ การเติบโต และอนาคตของทุกองค์กร เนื่องจากลำดับความสำคัญของพวกเขาในช่วงทศวรรษที่ผ่านมาได้เปลี่ยนจากผู้ตรวจสอบงบประมาณและผู้ควบคุมจำนวนมาเป็นพันธมิตรเชิงกลยุทธ์ เครื่องมือทางการเงินที่พวกเขาใช้จึงควรเตรียมพวกเขาให้พร้อมเพื่อทำหน้าที่เหล่านั้นให้สำเร็จ แนวทางที่ใกล้ชิดแบบดั้งเดิมไม่สามารถสร้างรากฐานที่มั่นคงสำหรับทีมการเงินเพื่อสนับสนุนทั้งองค์กรได้

ทีมการเงินที่เปลี่ยนกระบวนการทางการเงินโดยใช้ประสบการณ์การทำงานอัตโนมัติ:

• กระบวนการปิดบัญชีสิ้นเดือนสั้นลงอย่างมาก
• ประหยัดเวลาในการทำงานด้วยตนเอง เช่น การจับคู่ธุรกรรมและการกระทบยอด
• ปรับปรุงการควบคุมความเสี่ยงในกระบวนการ
• ปรับปรุงการมองเห็นในระยะใกล้ ไม่ว่าจะเป็นภาพใหญ่หรือละเอียด
• ความสามารถในการดำเนินการ ตรวจทาน และอนุมัติงานในพื้นที่เสมือน
• การเข้าถึงข้อมูลจากสถานที่ต่างๆ
• การควบคุมการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอย่างเพียงพอ
• การกำหนดมาตรฐานของกระบวนการและนโยบายสำหรับทั้งองค์กร
• เส้นทางการตรวจสอบอัตโนมัติเพื่อให้ผู้ตรวจสอบใช้งานได้ง่าย

การเปลี่ยนจากสเปรดชีตและตัวประสานเป็นระบบอัตโนมัติทางการเงินถือเป็นการตัดสินใจที่สำคัญสำหรับอนาคตขององค์กรของคุณ การเตรียมทีมการเงินและบัญชีด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม ไม่เพียงแต่จะทำให้นักบัญชีของคุณสามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างเป็นเลิศ แต่ยังช่วยให้องค์กรของคุณประสบความสำเร็จอีกด้วย