Optimieren Sie die Prozesse zum Monatsabschluss mit Finanzautomatisierung

In den letzten Jahrzehnten haben sich die Aufgaben der Finanzabteilung verändert und sind gewachsen, insbesondere in organisatorischer Hinsicht.

Buchhalter, die einst als „Zahlenfresser“ galten, verlassen sich heute auf umsetzbare, geschäftskritische Erkenntnisse und strategische Planung. Die Stimme des CFO für die strategische Ausrichtung des Unternehmens hat neben der Stimme des CEO einen sehr hohen Stellenwert, insbesondere da interne und externe Stakeholder in Zeiten der Unsicherheit und Instabilität das Finanzamt um Rat fragen.

Investieren Sie in Finanzautomatisierung für Ihren Monatsabschlussprozess

Die Tools, die Finanz- und Buchhaltungsteams verwenden, haben sich nicht so stetig weiterentwickelt wie die Aufgaben, die sie erfüllen müssen. Mit der Entwicklung und dem Wachstum von Unternehmen haben zertifizierte Buchhalter oft Schwierigkeiten, Schritt zu halten, hauptsächlich wegen der veralteten Software und der manuellen Prozesse, die sie bei geschäftskritischen Aufgaben wie dem Monatsabschluss einsetzen.

Aus diesem Grund hat der Bedarf an einer Automatisierungsimplementierung im Finanzbüro in den letzten Jahren an Dynamik gewonnen. Warum also sollte Ihr Team in Tools zur Finanzautomatisierung investieren?

Hier sind fünf Gründe:

• Finanzprozesse automatisieren und rationalisieren
• Delegieren Sie mehr Zeit für die strategische Ausrichtung
• Erreichen Sie einzigartige Compliance-Anforderungen
• Liefern Sie allen Beteiligten geschäftskritische Einblicke
• Behalten Sie einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt

Schmerzstellen

Bevor Finanzteams die Implementierung von Automatisierung in ihre Prozesse in Erwägung ziehen können, müssen Buchhalter ermitteln, welche Probleme sie zu lösen versuchen. Viele monatliche Abschlusskomplikationen lassen sich in drei Hauptkategorien einteilen: manuelle Prozesse und Tabellenkalkulationen, mangelnde Transparenz und Kontrolle sowie Zeitaufwand für sich wiederholende Aufgaben.

Obwohl diese Probleme in vielen Organisationen weit verbreitet sind, war den Finanzteams möglicherweise nicht bewusst, dass diese Probleme leicht gelöst werden können.

Manuelle Prozesse, Tabellenkalkulationen und Bindemethoden

Die Mehrheit der Finanz- und Buchhaltungsteams verwendet in der Regel ein Netzwerk aus Tabellenkalkulationen, Textverarbeitungsdokumenten und anderen unangemessenen Projektmanagement-Tools als primäre Tools für den Finanzabschluss. Noch riskanter ist, dass sich einige Unternehmen auf Stammeswissen verlassen, um sie durch den Abschluss zu bringen.

Diese manuellen Methoden verursachen während des Monatsabschlusses viele Probleme. Eine weniger bekannte Tatsache über Tabellenkalkulationen ist, dass sie ursprünglich erstellt wurden, um im Durchschnitt das Budget einer vierköpfigen Familie auszugleichen. Dieses Tool wurde nicht entwickelt, um die Finanzen Ihrer komplexen Organisation zu unterstützen, und ist sicherlich nicht in der Lage, die reibungslose Arbeit durch diese Komplexitäten zu bewältigen.

Erstens gibt es eine Begrenzung der Datenmenge, die in einer einzelnen Tabelle platziert werden kann. Da Finanzbüros große Datenmengen verwalten, ist eine Tabelle bis zum Rand mit Informationen gefüllt und wird zu einem riesigen Datensilo. Beim Monatsabschlussprozess gibt es zahlreiche Tabellenkalkulationen, die alle unterschiedlich miteinander verbunden sind, was den Buchhaltungsworkflow sperrig und ineffizient macht.

Dies ebnet auch den Weg für viele Datenfehler. Tatsächlich enthalten 90 % aller Tabellenkalkulationen Fehler. Tabellenkalkulationen müssen manuell bearbeitet werden – ein Prozess, der einfach genug klingt, aber katastrophale Ergebnisse liefern kann. Zum Beispiel Copy-and-Paste-Übertragungen. Einige der berüchtigtsten Compliance-Fälle lassen sich auf Copy-and-Paste-Übertragungsfehler zurückführen.

Diese beginnen als unbemerkte, winzige Fehler, die sich beim Kompilieren in große Mengen ungenauer Daten verwandeln, die über viele Tabellenkalkulationen verteilt sind. Selbst mit den neuesten Funktionen, die Ihre Änderungen nachverfolgen, können Sie mit verwirrenden Speicherversionen oder Speichern an verschiedenen Orten zurückbleiben. Wenn Organisationen stetig wachsen, wächst die Menge der Tabellenkalkulationen und damit auch die Anzahl der nicht erfassten Fehler. Dies gilt auch für Pen-and-Paper-Methoden. Fehler sind nicht leicht zu finden, und wenn eine Ungenauigkeit bemerkt wird, kostet es viel Zeit, alle Dokumente zu durchsuchen, um die Fehlerquelle zu finden.

Diese Tools setzen Unternehmen – oft unwissentlich – großen Compliance-Risiken aus. Als ergänzendes Werkzeug haben Tabellenkalkulationen sicherlich ihren Platz im Prozess, nicht aber als Kontrollsystem. Sie sind nicht nur Brutstätten für Fehler, sondern Tabellenkalkulationen und manuelle Methoden hindern ein Finanzteam daran, die Arbeitslast und die Konzentration des Teams auf risikoreiche Posten einfach zu bewältigen.

Folglich sind Konten mit hohem Risiko stark unterbesetzt, was das Risikoprofil von Unternehmen erhöht. Die Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmen Restatements ausstellen müssen, die in einigen Fällen mit Prüfungskosten und Bußgeldern einhergehen, ist hoch. Für Organisationen, die noch nicht börsennotiert sind, ist dies ein Verhalten und eine Disziplin, die überwunden werden müssen, da die Erwartungen der Aktionäre heute beinhalten, dass sie über modernste Compliance-Praktiken verfügen.

Ein weiterer Risikofaktor ist ein inhärenter Mangel an Sicherheit. Abgesehen von der Passwortsicherheit bieten Tabellenkalkulationen nur sehr wenig Schutz. Dies hängt auch stark vom Benutzerverhalten ab, um sicherzustellen, dass Dateien nicht an Orten abgelegt werden, die unbefugtem Zugriff unterliegen. Sensible Tabellenkalkulationsdaten – sowohl von der Organisation als auch von Kunden – sind viel anfälliger für einen erfolgreichen Cyberangriff, wodurch Organisationen und ihre Kunden extrem anfällig für Compliance-Verstöße werden. Und bei Papierdokumenten und Ordnern ist die einzige Vorsichtsmaßnahme der Zugangskartenschutz oder gar keiner.

Mangel an Sichtbarkeit und Kontrolle

Einer der Gründe, warum der Finanzabschlusszyklus einer Organisation so viel Zeit in Anspruch nimmt, ist die mangelnde Transparenz der Aufgaben im gesamten Unternehmen. Besonders jetzt, wo sich ein virtueller Abschluss weltweit immer weiter verbreitet, ist die Fähigkeit, alle Aspekte der Monatsabschlussverfahren zu sehen und zu kontrollieren, von entscheidender Bedeutung.

In einem traditionellen Büroszenario muss ein Buchhalter, wenn er eine Frage oder einen Kommentar zu einer bestimmten Aufgabe oder einem Dokument hat, nur zur Klärung zum Schreibtisch eines Teamkollegen gehen. Das Problem wird dann geklärt, und der Buchhalter kehrt zu seinem Schreibtisch zurück, um die Aufgabe zu beenden. Aber bei einem virtuellen Abschluss entfällt der Luxus der ständigen Kommunikation von Angesicht zu Angesicht. Herkömmliche Tools für Abschlussprozesse erlauben Buchhaltern nicht, Kommentare zu hinterlassen oder unterstützende Unterlagen anzuhängen, um diese Kommunikationslücken zu schließen.

Wenn die Interaktion zwischen Teams fehlt, kommt es häufig zu Engpässen. Ein frustrierender Engpass, den Buchhalter möglicherweise erkennen, wird als „Nacharbeit“ bezeichnet. Nacharbeit findet statt, wenn ein Buchhalter eine Aufgabe erledigt und das Gefühl hat, dass er über alle erforderlichen Informationen verfügt, um sie abzuschließen. Nach Abschluss erhält der Buchhalter jedoch Informationen, die für die gerade abgeschlossene Aufgabe von entscheidender Bedeutung sind. Dieser Buchhalter muss dann zurückgehen und die gesamte Aufgabe „überarbeiten“.

Im Wesentlichen führen sie dieselbe enge Aufgabe zweimal aus – was nicht nur dem Buchhalter, sondern auch den Prüfern und Genehmigern, die eine übermäßige Menge an Aufgaben überprüfen müssen, Unannehmlichkeiten bereitet. Multiplizieren Sie diese Frustration, wenn Prüfer eine Klärung aller verschiedenen Versionen benötigen.

Während Probleme wie Nacharbeiten das Ergebnis einer schlechten Kommunikation sind, treten diese Engpässe auch auf, weil es an der Fähigkeit mangelt, die Schritte des Abschlusses zu verwalten. Die Finanzleitung kann nicht in die riesige Anhäufung von Dokumenten sehen, um den Fortschritt aller Abschlussaufgaben und den gesamten Abschlusszyklus über alle Einheiten der Organisation hinweg zu überwachen.

Dies ist teilweise auch auf begrenzte Datenanalysefunktionen in Tabellenkalkulationen, Ordnern und manuellen Prozessen zurückzuführen. Ohne die richtigen Analysetools kann das Management nicht sehen, wo Engpässe auftreten oder wie sich diese Engpässe auf den Finanzprozess auswirken. Der Mangel an Transparenz schränkt auch die Kontrolle ein, die die Führung über das Monatsende hat.

Dieser Mangel an Kontrolle tritt auf, weil herkömmliche Prozesse kein effektives Compliance-Framework unterstützen, was das Risiko erhöht. Unternehmensrichtlinien und -verfahren können nicht innerhalb eines Tabellenkalkulations- oder Ordnersystems standardisiert und durchgesetzt werden. Bei Tabellenkalkulationen folgt beispielsweise jeder Buchhalter einem ihm vertrauten Dokumentaufbau, wodurch eine weit verbreitete Inkonsistenz der Formate entsteht.

Bei dieser Methode treten viele Probleme auf, wenn ein Buchhalter abwesend ist, da seine Teammitglieder dann das persönliche Layout dieses Buchhalters entziffern müssen. Dies verschwendet nicht nur Zeit, sondern macht Unternehmen auch anfällig für Prüfungskosten und das Risiko der Nichteinhaltung von Regierungsgesetzen und Aufsichtsbehörden. Um einen früheren Punkt zu wiederholen: Unternehmen, die Kapital beschaffen möchten, müssen über einen zuverlässigen Compliance-Rahmen verfügen, der konsistent aufzeigt, wenn Risiken bestehen.

Zeitverschwendung

Finanzbüros, die manuelle Tools nutzen, führen ständig mühsame, zeitaufwändige Aufgaben aus. Prozesse wie Transaktionsabgleich und Kontenabgleich machen den Großteil des Abschlusszyklus aus. Wenn Buchhalter gezwungen sind, diese Aufgaben manuell zu sortieren und zu erledigen, dauern diese Aufgaben Wochen. Nicht nur das, aufgrund der mangelnden Transparenz stecken Buchhalter ständig in langwierigen Update-Meetings fest, um das Management über den Fortschritt dieser wichtigen engen Aufgaben zu informieren.

Dadurch wird wertvolle Zeit bis zum eigentlichen Abschluss dieser Prozesse gespart, was die Dauer des Monatsabschlusses weiter verlängert. Bei einem virtuellen Abschluss gilt dies besonders und führt dazu, dass Buchhalter spät und am Wochenende arbeiten. Im Laufe der Zeit fördert dies Burnout und einen deutlichen Rückgang der Mitarbeitermoral, da die Mitarbeiter mehr Zeit mit der Arbeit verbringen, als sich mit der Lebensqualität zu beschäftigen.

Dieses Setup fördert auch einen extrem unorganisierten Arbeitsablauf, der auch an Zeit frisst. Überlegen Sie, wie der Monatsabschlussprozess Ihrer Organisation aussieht. Viele Finanz- und Buchhaltungsteams könnten ihren Finanzabschluss in etwa so darstellen:

Dieses Diagramm berücksichtigt jedoch nicht die ständigen Aktualisierungen, Genehmigungsanfragen, Datenkorrekturen und andere Aspekte, die Finanz- und Buchhaltungsteams über E-Mails, Konferenzen und andere Kommunikationsplattformen anfordern. Nachdem diese berücksichtigt wurden, sieht der durchschnittliche Monatsabschluss tatsächlich eher so aus:

Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Finanz- und Buchhaltungsteams mit diesem Standardprozess verbringen. Trotzdem ist dieses Diagramm nicht in der Lage, die Anzahl der Engpässe darzustellen, die aufgrund dieses überladenen Arbeitsablaufs auftreten.

So muss Ihr Monatsabschluss nicht aussehen. Es gibt eine Möglichkeit für Ihre Finanz- und Buchhaltungsteams, Transparenz, Kontrolle und einen zeitnahen geschlossenen Zyklus zu haben.

Vorteile der Finanzautomatisierung für Ihren Monatsabschlussprozess

In den letzten zehn Jahren haben viele Unternehmen von veralteten Technologien wie Pen-and-Paper- und Tabellenkalkulationsansätzen auf modernere, automatisierte Lösungen umgestellt. Die Implementierung der Automatisierung in die Finanzprozesse Ihres Unternehmens bietet mehrere Vorteile, einschließlich der Integration mit Datenquellen wie Ihrem ERP. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass automatisierte Lösungen auf Ihre spezifischen organisatorischen Anforderungen zugeschnitten werden können, um Ihre Investition zu maximieren.

Weniger manuell, mehr Wert

Über die gesamte Organisation hinweg ist das Finanz- und Rechnungswesen die einzige Abteilung, die alles berührt und den ersten Blick auf alle organisatorischen Belange hat. Da das Finanzbüro für eine Organisation sowohl kurz- als auch langfristig so wichtig ist, wäre es sinnvoll, dass diese Teammitglieder sowohl mit den richtigen Werkzeugen als auch mit der angemessenen Zeit ausgestattet sind, um ihre Aufgaben zu erfüllen.

Die Finanzautomatisierung gibt Buchhaltern ihre Zeit zurück, indem sie zeitaufwändige Aufgaben beschleunigt, damit sie sich auf wertschöpfendere, strategische Aufgaben konzentrieren können, die das gesamte Unternehmen leiten. Durch die Reduzierung von Ordnern und Tabellenkalkulationen können Aufgaben wie der Transaktionsabgleich, die normalerweise Wochen in Anspruch genommen hätten, auf nur wenige Tage reduziert werden.

Darüber hinaus kann eine automatisierte Lösung es Buchhaltern ermöglichen, innerhalb der Plattform zu kommunizieren und Notizen und Dokumente anzuhängen. Unabhängig davon, ob Finanzteams einen traditionellen, internen oder einen verteilten, virtuellen Monatsabschlussprozess durchführen, der Abschlusszyklus wird genau und pünktlich abgeschlossen.

Konsistenter Compliance-Rahmen

Die Finanzautomatisierung reduziert auch die Risikoprofile von Unternehmen erheblich. Mit einer automatisierten Lösung können Unternehmensverfahren und -richtlinien über separate Einheiten und die gesamte Organisation hinweg entwickelt und standardisiert werden. Buchhalter verbringen keine Zeit mehr damit, das persönliche Layout eines anderen Teammitglieds zu entschlüsseln oder Fehler bei der Konvertierung von Dateiformaten oder Datenübertragungen zu riskieren.

Ein weiterer Vorteil der Finanzautomatisierung ist die Kompatibilität mit der Cloud, sodass Teams an einem zentralen Ort auf alle erforderlichen Daten zugreifen und die Dokumentation sichern können. Ein automatisierter Audit-Trail, der in der Cloud gespeichert ist, ermöglicht es dem Management, alle Aufgaben, Begleitdokumente und Kommentare im gesamten Unternehmen zu verfolgen, was Zeit und Kosten während eines Audits spart.

Vollständige Ansicht des Firmenabschlusses

Der Übergang von Tabellenkalkulationen zu Finanzautomatisierung ermöglicht eine bessere, engmaschige Verwaltung aller Einheiten in der gesamten Organisation an einem zentralen Ort. Verfolgen Sie den Fortschritt des Monatsabschlusses sowie den Fortschritt jeder Aufgabe mit dem Abschluss. Die Automatisierung ermöglicht es der Führung auch, die Details des Abschlusses aufzuschlüsseln, z. B. wo Engpässe den Prozess behindern, wie viele Aufgaben jedem Teammitglied zugewiesen werden und vieles mehr.

Behalten Sie einen Wettbewerbsvorteil

Einundsechzig Prozent der Unternehmen in den USA nutzen die Automatisierung bereits in großem Umfang in mehreren Abteilungen, insbesondere im Finanz- und IT-Bereich. Diese Unternehmen erwarten aus vielen Gründen, dass die Automatisierung sie auf ihren Märkten wettbewerbsfähiger machen wird.

Erstens bietet die Cloud eine sicherere Umgebung als viele Rechenzentren vor Ort. Zweitens kann die Finanzautomatisierung mit Ihrem Unternehmen skalieren. Bei manuellen Prozessen steigt die Anzahl der Tabellenkalkulationen und Ordner mit dem Wachstum des Unternehmens weiter an, wodurch das Risiko von Fehlern und Compliance-Verstößen steigt. Die Automatisierung wächst mit Ihrem Unternehmen und schafft sauberere, standardisiertere Prozesse, um Ihr Compliance-Risiko zu reduzieren.

Schließlich haben Unternehmen, die Finanzautomatisierung nutzen, den Vorteil der integrierten Analysefunktionen, die die Software begleiten. Wenn ein Unternehmen wächst, sucht die Führung nach Finanzen für umsetzbare Erkenntnisse in Echtzeit, um wichtige Geschäftsentscheidungen voranzutreiben. Unternehmen, die Finanzautomatisierung einsetzen, machen sich weniger Sorgen darüber, dass ihre Entscheidungen auf ungenauen Daten basieren, als diejenigen, die sich Sorgen darüber machen müssen, dass 90 % ihrer Tabellenkalkulationen Fehler enthalten und eine schlechte Geschäftsentscheidung beeinflussen könnten.

Talente anziehen

Bis 2030 werden die letzten Babyboomer das Rentenalter erreicht haben, was die Millennials zur größten Generation der US-Arbeitskräfte machen wird, gefolgt von Gen Z.

Während ältere Generationen möglicherweise zögerten, neuere Technologien zu implementieren, haben Studien ergeben, dass sowohl Millennials als auch Gen Z-Mitarbeiter eine Veränderung in der Art und Weise erwarten, wie ihre Mitarbeiter sie für die Ausführung von Aufgaben ausstatten. Es gibt auch eine Erwartung an den Einsatz von Technologie, die mit dem Privatleben dieser neuen Generation vereinbar ist, eine geringere Toleranz gegenüber dem Alltäglichen und eine Präferenz, frühzeitig einen bedeutenden Einfluss auf ihre Beiträge zu einer Organisation zu nehmen.

Darüber hinaus beeinflussten Faktoren wie Arbeitsplatzflexibilität in Bezug auf Standort und Arbeitszeit ihre Entscheidung, Organisationen beizutreten und ihnen treu zu bleiben. Jüngere Generationen möchten nicht bis spät in die Nacht arbeiten, um einen Kontoabgleich abzuschließen, oder auf einen Urlaub verzichten, um beim Transaktionsabgleich voranzukommen – Privilegien, die Buchhalter, die Tabellenkalkulationen verwenden, ständig opfern müssen.

Berichterstattung und Analyse

Für das Finanzamt sind Geschäftseinblicke ein entscheidender Bestandteil der Funktionsweise des Finanzwesens, um den Gesamtwert der Organisation zu steigern. Um dies zu erreichen, müssen Finanz- und Buchhaltungsteams in ein Tool investieren, das zuverlässige Analysen liefert. Die Führung kann diese Erkenntnisse nicht nur nutzen, um das Geschäft voranzutreiben, sondern die Finanzabteilung benötigt auch die Fähigkeit, Schwierigkeiten und Chancen innerhalb ihres Monatsabschlussprozesses zu lokalisieren, damit sie behoben oder verbessert werden können.

Traditionell vs. modern schließen

Obwohl es naheliegend ist, dass das Finanzamt eine der ersten Abteilungen sein sollte, die Automatisierung einführt, zeigen Daten, dass Buchhalter bei der Implementierung am langsamsten sind. Die Risikoscheu der Finanz- und Buchhaltungsteams arbeitet in diesem Fall gegen sie, da die Vorteile einer Verkürzung ihres Monatsabschlusses normalerweise übersehen werden. Das Gleiche gilt auch für die Kosten: Analysen zeigen weiterhin, dass die Finanzierungskosten pro Umsatzdollar niedriger sind, wenn das Team Technologie zur Unterstützung des Finanzabschlusses einsetzt.

Fazit

Finanz- und Rechnungswesen sind integrale Bestandteile der Gesundheit, des Wachstums und der Zukunft jeder Organisation. Da sich ihre Prioritäten in den letzten zehn Jahren von Budgetüberwachern und Zahlenjongleuren zu einem strategischen Partner verlagert haben, sollten die von ihnen verwendeten Finanzinstrumente sie besser in die Lage versetzen, diese Rollen zu erfüllen. Herkömmliche enge Ansätze sind nicht in der Lage, Finanzteams eine solide Grundlage zur Unterstützung der gesamten Organisation zu bieten.

Finanzteams, die ihre Finanzprozesse durch Implementierung von Automatisierungserfahrung transformieren:

• Ein deutlich verkürzter Monatsabschlussprozess
• Zeitersparnis bei manuellen Aufgaben wie Transaktionsabgleich und Abstimmungen
• Verbesserte Kontrolle über Risiken in Prozessen
• Verbesserte Sichtbarkeit in der Nähe, ob im großen Bild oder granular
• Fähigkeit, Aufgaben in einem virtuellen Abschluss auszuführen, zu überprüfen und zu genehmigen
• Zugriff auf Daten von verschiedenen Standorten
• Angemessene Kontrolle über den Zugriff auf sensible Informationen
• Standardisierung von Prozessen und Richtlinien für die gesamte Organisation
• Automatischer Audit-Trail für Auditoren zur einfachen Nutzung

Der Wechsel von Tabellenkalkulationen und Ordnern zur Finanzautomatisierung ist eine entscheidende Entscheidung für die Zukunft Ihres Unternehmens. Die Ausstattung Ihrer Finanz- und Buchhaltungsteams mit den richtigen Tools stellt sicher, dass Ihre Buchhalter nicht nur in der Lage sind, ihre Aufgaben mit Exzellenz zu erfüllen, sondern auch Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringt.