Optimice los procesos de cierre de fin de mes con la automatización financiera

Durante las últimas décadas, las responsabilidades del departamento financiero han cambiado y crecido, especialmente en términos de importancia organizativa.

Ahora se confía en los contadores que alguna vez se consideraron "procesadores de números" para obtener información útil y crítica para el negocio y planificación estratégica. La voz del CFO para la dirección estratégica de la empresa ocupa un lugar muy alto junto con la voz del CEO, especialmente cuando las partes interesadas internas y externas buscan orientación en la oficina de finanzas en tiempos de incertidumbre e inestabilidad.

Invierta en automatización financiera para su proceso de cierre de fin de mes

Las herramientas que utilizan los equipos de finanzas y contabilidad no han evolucionado tan constantemente como las funciones que deben realizar. A medida que las organizaciones se desarrollan y crecen, los contadores administrativos certificados a menudo tienen dificultades para mantenerse al día, principalmente debido al software obsoleto y los procesos manuales que aprovechan en tareas críticas para el negocio, como el cierre de fin de mes.

Debido a esto, la necesidad de implementar la automatización en la oficina de finanzas ha cobrado impulso en los últimos años. Entonces, ¿por qué su equipo debería invertir en herramientas de automatización financiera?

Aquí hay cinco razones:

• Automatice y optimice los procesos financieros
• Delegar más tiempo para el enfoque estratégico
• Logre requisitos de cumplimiento únicos
• Brinde información crítica para el negocio a todas las partes interesadas
• Mantener una ventaja competitiva en el mercado

Puntos de dolor

Antes de que los equipos de finanzas puedan considerar implementar la automatización en sus procesos, los contadores deben identificar qué problemas están tratando de resolver. Muchas complicaciones del cierre mensual se pueden resumir en tres categorías principales: procesos manuales y hojas de cálculo, falta de visibilidad y control, y tiempo dedicado a tareas repetitivas.

Aunque estos problemas tienden a ser frecuentes en muchas organizaciones, es posible que los equipos de finanzas no hayan sido conscientes de que estos problemas se pueden resolver fácilmente.

Procesos manuales, hojas de cálculo y métodos de encuadernación

La mayoría de los equipos de finanzas y contabilidad tienden a utilizar una red de hojas de cálculo, documentos de procesamiento de texto y otras herramientas inadecuadas de gestión de proyectos como sus principales herramientas de cierre financiero. Aún más arriesgado, algunos negocios confían en el conocimiento tribal para superar el cierre.

Estos métodos manuales causan muchos problemas durante el proceso de cierre de fin de mes. Un hecho menos conocido sobre las hojas de cálculo específicamente es que se crearon originalmente para equilibrar, en promedio, el presupuesto de una familia de cuatro personas. Esta herramienta no fue diseñada para respaldar las finanzas de su organización compleja y, ciertamente, no puede administrar la fluidez de trabajar con estas complejidades.

Primero, hay un límite en la cantidad de datos que se pueden colocar en una sola hoja de cálculo. Debido a que las oficinas de finanzas administran grandes lotes de datos, una hoja de cálculo se llena hasta el borde con información y se convierte en un silo de datos masivo. En el proceso de cierre de fin de mes, existen numerosas hojas de cálculo que están conectadas de manera dispar, lo que hace que el flujo de trabajo contable sea voluminoso e ineficiente.

Esto también allana el camino para muchos errores de datos. De hecho, el 90% de todas las hojas de cálculo contienen errores. Las hojas de cálculo deben editarse manualmente, un proceso que parece bastante simple pero que puede producir resultados catastróficos. Por ejemplo, copiar y pegar transferencias. Algunos de los casos de cumplimiento más infames se remontan a errores de transferencia de copiar y pegar.

Estos comienzan como errores minúsculos e inadvertidos que, cuando se compilan, se convierten en grandes cantidades de datos inexactos repartidos en muchas hojas de cálculo. Incluso con las funciones más recientes que rastrean sus cambios, puede quedarse con versiones guardadas confusas o guardados en diferentes ubicaciones. Cuando las organizaciones crecen a un ritmo constante, la cantidad de hojas de cálculo crece con ellas, al igual que la cantidad de errores no detectados. Esto también se aplica a los métodos de lápiz y papel. Los errores no se pueden detectar fácilmente y cuando se detecta una inexactitud, se consume mucho tiempo en revisar todos los documentos para encontrar el origen del error.

Estas herramientas exponen a las empresas a grandes riesgos de cumplimiento, a menudo sin saberlo. Las hojas de cálculo ciertamente tienen su lugar en el proceso como una herramienta complementaria, pero no como el sistema de control. No solo son focos de error, sino que las hojas de cálculo y los métodos manuales impiden que un equipo de finanzas administre fácilmente la carga de trabajo y el enfoque del equipo en elementos de alto riesgo.

En consecuencia, las cuentas de alto riesgo están muy desatendidas, lo que aumenta los perfiles de riesgo de las organizaciones. La posibilidad de que las organizaciones tengan que emitir reexpresiones, acompañadas de gastos de auditoría y multas en algunos casos, es alta. Para aquellas organizaciones que aún no son públicas, este es un comportamiento y una disciplina que deberán superar, ya que las expectativas de los accionistas hoy incluyen tener prácticas de cumplimiento de última generación.

Otro factor de riesgo es la falta inherente de seguridad. Aparte de la seguridad de las contraseñas, las hojas de cálculo ofrecen muy poca protección. Esto también depende mucho del comportamiento del usuario para garantizar que los archivos no se coloquen en ubicaciones sujetas a acceso no autorizado. Los datos confidenciales de las hojas de cálculo, tanto de la organización como de los clientes, son mucho más propensos a un ciberataque exitoso, lo que deja a las organizaciones y a sus clientes extremadamente vulnerables a las infracciones de cumplimiento. Y con los documentos en papel y las carpetas, la única precaución que se debe tomar es la protección de la tarjeta de acceso o, lo que es peor, ninguna.

Falta de visibilidad y control.

Una de las razones por las que el ciclo de cierre financiero de una organización lleva tanto tiempo es la falta de visibilidad de las tareas en toda la empresa. Especialmente ahora, cuando un cierre virtual se está volviendo mucho más generalizado a nivel mundial, la capacidad de ver y controlar todos los aspectos de los procedimientos de cierre de fin de mes es crucial.

En un escenario de oficina tradicional, cuando un contador tiene una pregunta o un comentario sobre una tarea o documento específico, solo necesita acercarse al escritorio de un compañero de equipo para aclararlo. Luego, el problema se soluciona y el contador regresa a su escritorio para terminar la tarea. Pero en un cierre virtual, se elimina el lujo de la comunicación constante y cara a cara. Las herramientas de proceso de cierre tradicionales no permiten que los contadores dejen comentarios o adjunten documentación de respaldo para solucionar estas brechas de comunicación.

Cuando falta la interacción entre los equipos, los cuellos de botella ocurren con frecuencia. Un cuello de botella frustrante que los contadores pueden reconocer se llama "reelaboración". El retrabajo ocurre cuando un contador completa una tarea, sintiendo que tiene toda la información necesaria para terminarla. Sin embargo, una vez completada, el contador recibe información que es vital para la tarea que acaba de completar. Ese contador debe regresar y “reelaborar” toda la tarea.

Esencialmente, realizan la misma tarea cerrada dos veces, lo que no solo incomoda al contador, sino también a los revisores y aprobadores que tienen que revisar una cantidad excesiva de tareas. Multiplique esa frustración cuando los auditores requieran aclaraciones sobre todas las diferentes versiones.

Si bien los problemas como el retrabajo son el resultado de una mala comunicación, estos cuellos de botella también ocurren debido a la falta de capacidad para administrar los pasos del cierre. El liderazgo financiero no puede ver la enorme acumulación de documentos para monitorear el progreso de todas las tareas de cierre y el ciclo de cierre completo en todas las entidades de la organización.

Esto también se debe en parte a las capacidades limitadas de análisis de datos en hojas de cálculo, carpetas y procesos manuales. Sin las herramientas de análisis adecuadas, la gerencia no puede ver dónde ocurren los cuellos de botella o cómo estos cuellos de botella afectan el proceso financiero. La escasez de visibilidad también limita la cantidad de control que tiene el liderazgo sobre el fin de mes.

Esta falta de control se debe a que los procesos tradicionales no admiten un marco de cumplimiento eficaz, lo que aumenta el riesgo. Las políticas y los procedimientos de la empresa no se pueden estandarizar ni aplicar en un sistema de hojas de cálculo o carpetas. Por ejemplo, con las hojas de cálculo, cada contador seguirá la configuración de un documento que le resulte más familiar, lo que crea una incoherencia generalizada de formatos.

Con este método, surgen muchos problemas cuando un contador está ausente, ya que los miembros de su equipo tienen que descifrar el diseño personal de ese contador. Esto no solo es una pérdida de tiempo, sino que deja a las organizaciones expuestas a gastos de auditoría y riesgos de incumplimiento de las leyes gubernamentales y los organismos reguladores. Para repetir un punto anterior, las empresas que buscan adquirir capital necesitan tener un marco de cumplimiento confiable que muestre constantemente cuando existe riesgo.

Perdida de tiempo

Las oficinas de finanzas que aprovechan las herramientas manuales realizan constantemente tareas tediosas y que consumen mucho tiempo. Procesos como la conciliación de transacciones y la conciliación de cuentas representan la mayor parte del ciclo de cierre. Cuando los contadores se ven obligados a ordenar y completar estas tareas manualmente, estas asignaciones toman semanas. No solo eso, sino que debido a la falta de visibilidad, los contadores se ven atrapados constantemente en largas reuniones de actualización para informar a la gerencia sobre el progreso de estas tareas esenciales.

Esto le quita un tiempo valioso a la finalización real de estos procesos, extendiendo aún más la duración del cierre mensual. En un cierre virtual, esto es especialmente cierto y hace que los contadores trabajen hasta tarde y durante los fines de semana. Con el tiempo, esto fomenta el agotamiento y una disminución significativa en la moral de los empleados, ya que los empleados pasan más tiempo trabajando que participando en la calidad de vida.

Esta configuración también promueve un flujo de trabajo extremadamente desorganizado que también consume tiempo. Considere cómo es el proceso de cierre de fin de mes de su organización. Muchos equipos de finanzas y contabilidad pueden diagramar su cierre financiero de forma similar a esto:

Sin embargo, este diagrama no tiene en cuenta las actualizaciones constantes, las solicitudes de aprobación, las correcciones de datos y otros aspectos que los equipos de finanzas y contabilidad solicitan a través de correos electrónicos, conferencias y otras plataformas de comunicación. Después de considerarlos, el cierre mensual promedio en realidad se desarrolla más así:

Imagine cuánto tiempo consumen los equipos de finanzas y contabilidad con esto como su proceso estándar. Aun así, este diagrama no puede representar la cantidad de cuellos de botella que ocurren debido a este flujo de trabajo desordenado.

Su proceso de cierre de fin de mes no tiene que verse así. Hay una manera de que sus equipos de finanzas y contabilidad tengan visibilidad, control y un ciclo de cierre oportuno.

Beneficios de la automatización financiera para su proceso de cierre de mes

En la última década, muchas organizaciones han cambiado de tecnologías obsoletas, como enfoques de lápiz y papel y hojas de cálculo, a soluciones más modernas y automatizadas. Hay varias ventajas en la implementación de la automatización de los procesos financieros de su organización, incluida la integración con fuentes de datos como su ERP. Otro beneficio es que las soluciones automatizadas se pueden adaptar a sus requisitos organizacionales específicos para maximizar su inversión.

Menos manual, más valor

En toda la organización, finanzas y contabilidad es el único departamento que toca todo y tiene la primera opinión sobre todos los asuntos organizacionales. Debido a que la oficina de finanzas es tan importante para una organización tanto a corto como a largo plazo, tendría sentido que estos miembros del equipo estén debidamente equipados con las herramientas adecuadas y la cantidad de tiempo adecuada para cumplir con sus responsabilidades.

La automatización financiera les devuelve el tiempo a los contadores al acelerar las tareas que consumen mucho tiempo para enfocarse en tareas estratégicas de mayor valor agregado que guían a toda la organización. Al reducir las carpetas y las hojas de cálculo, las tareas como la comparación de transacciones, que normalmente habrían tardado semanas en completarse, pueden reducirse a solo días.

Además, una solución automatizada puede permitir que los contadores se comuniquen dentro de la plataforma y adjunten notas y documentación. Ya sea que los equipos de finanzas estén realizando un proceso de cierre de fin de mes tradicional, en la oficina o virtualmente disperso, el ciclo de cierre se completa con precisión y a tiempo.

Marco de cumplimiento coherente

La automatización financiera también reduce en gran medida los perfiles de riesgo de las organizaciones. Con una solución automatizada, los procedimientos y políticas de la empresa se pueden desarrollar y estandarizar en entidades separadas y en toda la organización. Los contadores no pasarán más tiempo tratando de descifrar el diseño personal de otro miembro del equipo ni correrán el riesgo de cometer errores al convertir formatos de archivo o transferencias de datos.

Otra ventaja de la automatización financiera es su compatibilidad con la nube para que los equipos puedan acceder a todos los datos necesarios en una ubicación centralizada, así como la capacidad de realizar copias de seguridad de la documentación. Una pista de auditoría automatizada guardada en la nube permite a la administración realizar un seguimiento de todas las tareas, documentos de respaldo y comentarios en toda la organización, lo que ahorra tiempo y gastos durante una auditoría.

Vista completa del cierre de la empresa

La transición de las hojas de cálculo a la automatización financiera permite una mejor gestión cercana de todas las entidades en toda la organización en una ubicación centralizada. Realice un seguimiento del progreso del cierre de fin de mes, así como el progreso de cada tarea con el cierre. La automatización también permite que el liderazgo profundice en los detalles del cierre, como dónde los cuellos de botella obstaculizan el proceso, cuántas tareas se asignan a cada miembro del equipo y más.

Mantener una ventaja competitiva

El sesenta y uno por ciento de las organizaciones en los EE. UU. ya hacen un uso extensivo de la automatización en varios departamentos, especialmente finanzas y TI. Estas empresas esperan que la automatización las haga más competitivas en sus mercados por muchas razones.

En primer lugar, la nube proporciona un entorno más seguro que muchos centros de datos locales. En segundo lugar, la automatización financiera tiene la capacidad de escalar con su organización. Con los procesos manuales, a medida que la empresa crece, la cantidad de hojas de cálculo y carpetas continúa acumulándose, lo que genera más riesgo de errores y violaciones de cumplimiento. La automatización crece con su organización y crea procesos más limpios y estandarizados para reducir el riesgo de cumplimiento.

Por último, las empresas que utilizan la automatización financiera tienen la ventaja de las capacidades analíticas integradas que acompañan al software. A medida que una organización crece, el liderazgo busca finanzas para obtener información procesable en tiempo real para impulsar decisiones comerciales críticas. Las empresas que utilizan la automatización financiera se preocupan menos de que sus decisiones se basen en datos inexactos que aquellas que tienen que preocuparse de que el 90% de sus hojas de cálculo contengan errores y puedan influir en una mala decisión comercial.

Atraer talento

Para 2030, el último de los Baby Boomers habrá llegado a la edad de jubilación, convirtiendo a los Millennials en la generación más grande en la fuerza laboral de los EE. UU., con la Generación Z siguiéndolos rápidamente.

Si bien las generaciones anteriores podrían haber dudado en implementar tecnologías más nuevas, los estudios han encontrado que tanto los empleados Millennial como Gen Z esperan un cambio en la forma en que sus empleados los equipan para realizar tareas. También hay una expectativa en el uso de la tecnología consistente con la vida personal de esta nueva generación, una menor tolerancia de lo mundano y una preferencia por tener un impacto significativo desde el principio en sus contribuciones a una organización.

Además, factores como la flexibilidad laboral en la ubicación y el horario influyeron en sus decisiones de unirse y permanecer leales a las organizaciones. Las generaciones más jóvenes no quieren trabajar hasta altas horas de la noche para terminar de conciliar una cuenta o renunciar a un día festivo para avanzar en el cotejo de transacciones, privilegios que los contadores que usan hojas de cálculo constantemente se ven obligados a sacrificar.

Informes y análisis

Para la oficina de finanzas, los conocimientos comerciales son una parte fundamental de cómo funcionan las finanzas para mejorar el valor general de la organización. Para lograr esto, los equipos de finanzas y contabilidad deben invertir en una herramienta que proporcione análisis confiables. El liderazgo no solo puede utilizar estos conocimientos para impulsar el negocio, sino que el departamento de finanzas requiere la capacidad de identificar dificultades y oportunidades dentro de su proceso de cierre de fin de mes, para que pueda solucionarse o mejorarse.

Cierre tradicional vs. moderno

Aunque es lógico que la oficina de finanzas sea uno de los primeros departamentos en adoptar la automatización, los datos muestran que los contadores se encuentran entre los más lentos en implementar. La aversión al riesgo de los equipos de finanzas y contabilidad funciona en su contra en este caso, ya que los beneficios de acortar el cierre de fin de mes generalmente se pasan por alto. Lo mismo se puede decir cuando se trata de costos: el análisis continúa mostrando que el costo de financiamiento por dólar de ingresos es menor cuando el equipo usa tecnología para respaldar el cierre financiero.

Conclusión

Las finanzas y la contabilidad son componentes integrales de la salud, el crecimiento y el futuro de toda organización. Debido a que sus prioridades durante la última década han pasado de ser monitores de presupuesto y descifradores de números a un socio estratégico, las herramientas financieras que utilizan deberían equiparlos mejor para cumplir con esos roles. Los enfoques cercanos tradicionales no son capaces de proporcionar una base sólida para que los equipos de finanzas respalden a toda la organización.

Equipos financieros que transforman sus procesos financieros implementando experiencia en automatización:

• Un proceso de cierre de fin de mes significativamente más corto
• Ahorro de tiempo en tareas manuales como conciliaciones y conciliaciones de transacciones
• Mejora del control del riesgo en los procesos
• Visibilidad mejorada de cerca, ya sea un panorama general o granular
• Capacidad para realizar, revisar y aprobar tareas en un cierre virtual
• Accesibilidad de datos desde ubicaciones separadas
• Control adecuado sobre el acceso a la información sensible
• Estandarización de procesos y políticas para toda la organización
• Pista de auditoría automática para que los auditores la utilicen fácilmente

Cambiar de hojas de cálculo y carpetas a la automatización financiera es una decisión crucial para el futuro de su organización. Equipar a sus equipos de finanzas y contabilidad con las herramientas adecuadas garantiza que sus contadores no solo podrán desempeñar sus responsabilidades con excelencia, sino que preparará a su organización para el éxito.