7 เคล็ดลับการปฏิบัติตามสัญญาที่จะทำให้คุณอยู่ในสาย

กระบวนการร่างสัญญาทั้งหมดอาจใช้เวลาค่อนข้างนาน

ความอดทน ความใส่ใจในรายละเอียด และทักษะการเจรจาต่อรองเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทั้งสองฝ่าย เนื่องจากข้อเสนอและข้อโต้แย้งจะถูกส่งต่อไปมาจนกว่าจะบรรลุข้อตกลงขั้นสุดท้าย แต่หลังจากนั้นงานก็ยังไม่ใกล้เสร็จ

เมื่อลงนามในสัญญาแล้ว จุดเน้นจะเปลี่ยนจากการสรุปข้อตกลงเป็นการทำทุกอย่างในอำนาจของคุณเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดและเงื่อนไขของสัญญา

ก่อนที่คุณจะทำข้อตกลง คุณควรคิดให้ดีว่าคุณจะพยายามปฏิบัติตามข้อกำหนดและเงื่อนไขของ การจัดการสัญญา อย่างไร ขึ้นอยู่กับหัวข้อของข้อตกลง การดำเนินการนี้อาจจบลงด้วยการเปลี่ยนแปลงกิจกรรมในแต่ละวันของคุณ หรือเป็นการดำเนินการที่เสร็จสิ้นแล้วของการดำเนินการบางอย่าง ไม่ว่าในกรณีใด การปฏิบัติตามควรเป็นสิ่งสำคัญอันดับหนึ่งของคุณหลังจากลงนามในสัญญา

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการปฏิบัติตามสัญญา

หากคุณไม่จัดการสัญญาอย่างเหมาะสมโดยคำนึงถึงการปฏิบัติตาม คุณสามารถจูบโอกาสที่จะบอกลาการต่ออายุได้ ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเจ็ดประการเพื่อให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามสัญญา

1. สร้างที่เก็บตัวอย่าง

ธุรกิจของคุณกำลังจะเข้าสู่สัญญาประเภทต่างๆ การจัดหาพนักงาน การลงนามหรือต่ออายุข้อตกลงกับลูกค้า และการทำงานร่วมกับผู้ขาย ล้วนต้องมีข้อตกลงอย่างเป็นทางการในรูปแบบของสัญญา

การปฏิบัติตามสัญญาที่มีประสิทธิภาพรวมถึงการมีตัวอย่างสัญญาที่ครอบคลุมการดำเนินงานที่เป็นไปได้ทั้งหมดของธุรกิจของคุณ ข้อกำหนดและเงื่อนไขของสัญญาของแต่ละข้อตกลงจะเปลี่ยนเนื้อหาจริงในที่สุด แต่การมีจุดเริ่มต้นนั้นสำคัญมากสำหรับการทำความเข้าใจสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด

2. กำหนดเป้าหมายและตัวชี้วัด

คุณสามารถดูสัญญาของคุณได้สองวิธี อย่างแรกคือเป็นเอกสารบังคับอย่างแท้จริงซึ่งใช้เวลาหลายชั่วโมงในแต่ละวัน และข้อที่สองคือเป็นโอกาสในการปฏิบัติตามสัญญาและบรรลุเป้าหมาย คุณเดาได้ไหมว่าอันไหนจะมีประโยชน์มากที่สุดสำหรับผลลัพธ์สุดท้าย?

เมื่อคุณนึกถึงสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อให้สอดคล้องกับภาระผูกพันตามสัญญาของคุณ ให้ตั้งเป้าหมายและตัวชี้วัดสำหรับแต่ละขั้นตอนของวงจรอายุสัญญา คนที่ตั้งเป้าหมายจะ มีโอกาสสำเร็จมากกว่าถึง 10 เท่า นึกถึงวัตถุประสงค์ของสัญญาโดยรวมและกำหนดตัวชี้วัดบางอย่างที่จะช่วยให้คุณบรรลุข้อตกลงได้

3. มีความชัดเจนเกี่ยวกับบทบาท

การปฏิบัติตามสัญญาไม่ใช่การแสดงโดยบุคคลเพียงคนเดียว ไม่ใช่งานแสดงแม้แต่หน่วยงานเดียว การปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นงานของทุกคน และเพื่อให้ผู้คนปฏิบัติตามความรับผิดชอบส่วนบุคคล พวกเขาจำเป็นต้องรู้ว่าสิ่งเหล่านั้นมีลักษณะอย่างไร

มีความชัดเจนอย่างยิ่งเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบในการปฏิบัติตามสัญญา กำหนดชัดเจนว่าใครต้องทำอะไร เมื่อใดที่พวกเขาต้องทำโดย และใครที่พวกเขาควรร่วมมือด้วยเพื่อให้มันเกิดขึ้น

หากความคาดหวังไม่ชัดเจน บทบาทไม่ชัดเจน หรือการสื่อสารไม่มีประสิทธิภาพ จะทำให้องค์กรของคุณเสี่ยงต่อการไม่ปฏิบัติตามหรือ ละเมิดสัญญา สิ่งสำคัญที่สุดของความชัดเจนเกี่ยวกับบทบาทคือการมีโครงสร้างการจัดการสัญญาที่ละเอียดถี่ถ้วนเช่นกัน

4. สร้างกระบวนการที่ได้มาตรฐาน

เมื่อพูดถึงกระบวนการ สิ่งเหล่านี้มีความสำคัญต่อความสำเร็จของความพยายามในการปฏิบัติตามสัญญาของคุณ เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด คุณจะต้องมีกระบวนการจัดการสัญญาที่ได้มาตรฐานซึ่งครอบคลุมทุกข้อตกลงที่ธุรกิจของคุณป้อน

แม้ว่าจะไม่มีข้อตกลงใดที่เหมือนกันทุกประการ แต่ขั้นตอนที่คุณใช้ในการทำสัญญา ปฏิบัติตามข้อกำหนด และจัดการข้อตกลงจะเป็นไปตามกระบวนการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

อาจมีลักษณะเล็กน้อยดังนี้:

การวางแผน

คิดล่วงหน้าให้มากที่สุดเพื่อเตรียมธุรกิจของคุณให้พร้อมสำหรับข้อตกลงใด ๆ และทั้งหมดที่พวกเขาอาจพบ ระดมสมองทรัพยากร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และสิ่งอื่น ๆ ที่คุณต้องการเพื่อให้ประสบความสำเร็จ กำหนดประเภทของสัญญาที่คุณจะจัดการ ผู้ที่จะรับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน และปัญหาที่อาจเกิดขึ้นที่คุณอาจพบ

สอบบัญชี

รับแนวคิดว่าธุรกิจของคุณเคยจัดการสัญญาอย่างไรในอดีตโดยทำการตรวจสอบข้อตกลงทั้งหมดของคุณโดยสมบูรณ์ จดบันทึกปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่คุณพบในอดีต

การสร้างกรอบงาน

หลังจากสองขั้นตอนแรกเหล่านั้น คุณจะมีแนวคิดว่ากระบวนการจัดการสัญญาของคุณต้องมีลักษณะอย่างไรจึงจะประสบความสำเร็จ โดยคำนึงถึงสิ่งนั้น ให้สร้างกรอบสำหรับสัญญาที่มีอยู่และในอนาคต มีความเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับการดำเนินการของแผนก ทรัพยากรที่จะใช้ และตัวชี้วัดความสำเร็จ

การใช้เทคโนโลยี

การจัดการสัญญาส่วนใหญ่ไม่ได้อาศัยเอกสารที่เป็นกระดาษ ค้นหาเทคโนโลยีที่เหมาะสมเพื่อทำให้กระบวนการของคุณเป็นแบบอัตโนมัติและคล่องตัว และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดของมนุษย์ ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา เป็นตัวเลือกที่ชัดเจน เนื่องจากจะช่วยคุณในการสร้าง ติดตาม และตรวจสอบข้อตกลงทั้งหมดของคุณ ซอฟต์แวร์มาพร้อมความสามารถในการทำให้เป็นอัตโนมัติ ซึ่งแนะนำเป็นอย่างยิ่ง เนื่องจากสามารถขจัดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์และช่วยประหยัดเวลาในธุรกิจของคุณได้มาก

เซ็นสัญญาใหม่

เมื่อพร้อมทุกอย่างแล้ว คุณพร้อมที่จะทำสัญญาใหม่ แต่อย่าคิดเบา กระบวนการนี้กว้างขวางด้วยเหตุผล สัญญาใหม่หมายถึงภาระผูกพันใหม่และเพิ่มความเสี่ยงของการไม่ปฏิบัติตาม

การจัดการและการปฏิบัติตาม

ขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการปฏิบัติตามสัญญาคือการจัดการโดยการปฏิบัติตามข้อกำหนด ส่งมอบการสิ้นสุดข้อตกลงของคุณโดยปฏิบัติตามข้อกำหนดและเงื่อนไขของสัญญาตามกฎหมายสัญญาและนโยบายสาธารณะ

ซึ่งอาจรวมถึงคุณดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งแล้วดำเนินการต่อไปหรือดำเนินการบางอย่างในระยะยาว หากคุณทำตามขั้นตอนก่อนหน้านี้ทั้งหมดแล้ว คุณควรรู้ว่าต้องทำอะไรเพื่อให้เป็นไปตามสัญญา

5. ปรับตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

ธุรกิจเป็นอะไรที่ซบเซา ในระดับหนึ่ง การปฏิบัติตามสัญญานั้นขึ้นอยู่กับการปฏิบัติตามกฎหรือข้อบังคับใหม่ที่อาจมาพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมขององค์กร มีการเพิ่มผลิตภัณฑ์ใหม่ลงในรายการ มีการปรับมาตรฐานอุตสาหกรรม และธุรกิจต่างๆ ประสบกับการเติบโต ด้วยการปรับเปลี่ยนเหล่านี้ ธุรกิจของคุณอาจจำเป็นต้องเพิ่มสัญญาประเภทใหม่บางประเภทหรือปรับเปลี่ยนสัญญาที่มีอยู่แล้ว

คอยติดตามการเปลี่ยนแปลงมาตรฐานอุตสาหกรรมและปรับกลยุทธ์การจัดการสัญญาของคุณให้ปฏิบัติตามเสมอ ซึ่งอาจรวมถึงการได้รับแหล่งข้อมูลใหม่หรือขอความช่วยเหลือจากเจ้าหน้าที่การปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ทำหน้าที่ในอุตสาหกรรมของคุณเพื่อให้มีรากฐานที่มั่นคง

6. ตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ

จุดเริ่มต้นของระบบการจัดการสัญญาของคุณจะเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบสิ่งที่คุณมีอยู่แล้วในจานของคุณ อย่าปล่อยให้ความสนุกหยุดอยู่แค่นั้น การปฏิบัติตามสัญญาที่มีประสิทธิภาพจะต้องมีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดถูกมองข้าม

ใช้กำหนดการของการตรวจสอบสัญญาตามปกติ นี่เป็นกลยุทธ์ที่ยอดเยี่ยมในการระบุแหล่งที่มาของการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดก่อนเกิดความเสียหาย มีข้อผิดพลาดมากมายที่สามารถตรวจจับได้ก่อนที่จะเกิดขึ้น และการป้องกันการไม่ปฏิบัติตามจะช่วยให้คุณประหยัดเวลา เงิน และพลังงานได้ ระบุพื้นที่ที่อาจก่อให้เกิดความสับสนทั้งภายในและภายนอก และค้นหาวิธีเพิ่มการมองเห็นและความชัดเจน

7. จัดระเบียบ

องค์กรจะมีความสำคัญสูงสุดสำหรับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจใดๆ หากคุณจำสิ่งหนึ่งเกี่ยวกับการปฏิบัติตามสัญญาได้ ให้เป็นไปได้ว่าคุณไม่สามารถทำได้หากไม่มีองค์กร ข้อตกลงในสัญญามักจะต้องดำเนินการตามกำหนดเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ทำให้ความตรงต่อเวลาเป็นคุณลักษณะสำคัญของการปฏิบัติตามข้อกำหนด

เก็บสัญญาทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว (ควรออนไลน์) และหาวิธีจัดระเบียบสัญญาที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณมากที่สุด คุณอาจต้องการดำเนินการตามกำหนดเวลา เนื้อหา หรือลักษณะของความสัมพันธ์กับอีกฝ่ายหนึ่ง ติดตามแต่ละขั้นตอนของ วงจรชีวิตของสัญญา เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังปฏิบัติตามภาระผูกพันตามสัญญาและได้รับการมองเห็นถึงประสิทธิภาพของสัญญา

อย่าเลอะเทอะ

การดำเนินการตามสัญญาทั้งหมดโดยไม่ปฏิบัติตามถือเป็นการเสียเวลากับความเจ็บปวดเพิ่มเติม การปฏิบัติตามควรเป็นความคิดที่สม่ำเสมอตลอดทุกขั้นตอนของกระบวนการจัดการสัญญา กฎหมายเป็นสิ่งที่คุณไม่ต้องการที่จะยุ่งอย่างแน่นอน และการปฏิบัติตามภาระผูกพันตามสัญญาของคุณเป็นวิธีที่แน่นอนเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมาย

กระบวนการสัญญาการขายที่ดีคือการกลับไปกลับมากับอีกฝ่ายหนึ่งจนกว่าจะบรรลุข้อตกลงขั้นสุดท้าย อย่าลืม ฝึกฝนทักษะการเจรจา ให้ดีเสียก่อน