Optimizați procesele de închidere la sfârșitul lunii cu automatizarea financiară

În ultimele decenii, responsabilitățile departamentului financiar s-au schimbat și au crescut, mai ales în ceea ce privește importanța organizațională.

Contabilii, care erau considerați cândva „numer-crunchers” sunt acum de încredere pentru informații acționabile, critice pentru afaceri și planificare strategică. Vocea directorului financiar pentru direcția strategică a companiei se află foarte bine alături de vocea CEO-ului, mai ales că părțile interesate interne și externe caută îndrumare la biroul de finanțe în perioadele de incertitudine și instabilitate.

Investește în automatizarea financiară pentru procesul de închidere la sfârșitul lunii

Instrumentele pe care le folosesc echipele financiare și contabile nu au evoluat la fel de constant ca îndatoririle pe care trebuie să le îndeplinească. Pe măsură ce organizațiile se dezvoltă și cresc, contabilii de management certificați se luptă adesea să țină pasul, în principal din cauza software-ului învechit și a proceselor manuale pe care le folosesc în sarcinile esențiale pentru afaceri, cum ar fi închiderea de sfârșit de lună.

Din această cauză, necesitatea implementării automatizării în biroul de finanțe a câștigat amploare în ultimii ani. Deci, de ce ar trebui echipa ta să investească în instrumente de automatizare financiară?

Iată cinci motive:

• Automatizați și eficientizați procesele financiare
• Delegați mai mult timp pentru focalizarea strategică
• Atingeți cerințe unice de conformitate
• Oferiți informații esențiale pentru afaceri tuturor părților interesate
• Menține un avantaj competitiv pe piață

Puncte dureroase

Înainte ca echipele financiare să poată lua în considerare implementarea automatizării proceselor lor, contabilii trebuie să identifice problemele pe care încearcă să le rezolve. Multe complicații lunare de închidere pot fi rezumate la trei categorii principale: procese manuale și foi de calcul, lipsa de vizibilitate și control și timpul petrecut pe sarcini repetitive.

Deși aceste probleme tind să fie predominante în multe organizații, este posibil ca echipele financiare să nu fi fost conștiente că aceste probleme pot fi rezolvate cu ușurință.

Procese manuale, foi de calcul și metode de legare

Majoritatea echipelor financiare și contabile tind să utilizeze o rețea de foi de calcul, documente de procesare de text și alte instrumente inadecvate de management al proiectelor ca instrumente principale de închidere financiară. Și mai riscant, unele companii se bazează pe cunoștințele tribale pentru a le duce la capăt.

Aceste metode manuale provoacă multe probleme pe parcursul procesului de închidere la sfârșitul lunii. Un fapt mai puțin cunoscut despre foile de calcul este că acestea au fost create inițial pentru a echilibra, în medie, bugetul unei familii de patru persoane. Acest instrument nu a fost conceput pentru a susține finanțele complexe ale organizației dumneavoastră și, cu siguranță, nu este capabil să gestioneze fluiditatea procesului de rezolvare a acestor complexități.

În primul rând, există o limită a cantității de date care pot fi plasate într-o singură foaie de calcul. Deoarece birourile financiare gestionează loturi mari de date, o foaie de calcul este plină până la refuz cu informații și devine un siloz masiv de date. În procesul de închidere de la sfârșitul lunii, există numeroase foi de calcul care sunt toate conectate în mod disparat, făcând fluxul de lucru contabil voluminos și ineficient.

Acest lucru deschide, de asemenea, calea pentru multe erori de date. De fapt, 90% din toate foile de calcul conțin erori. Foile de calcul trebuie editate manual – un proces care sună destul de simplu, dar care poate produce rezultate catastrofale. De exemplu, transferuri de tip copy-and-paste. Unele dintre cele mai infame cazuri de conformitate pot fi urmărite până la erori de transfer de tip copy-and-paste.

Acestea încep ca niște greșeli minuscule, neobservate, care, atunci când sunt compilate, transformă un bulgăre de zăpadă în cantități mari de date inexacte răspândite în multe foi de calcul. Chiar și cu cele mai recente funcții care urmăresc modificările dvs., puteți rămâne cu versiuni de salvare confuze sau salvări în diferite locații. Când organizațiile cresc într-un ritm constant, cantitatea de foi de calcul crește odată cu acesta, la fel și numărul de erori nedepistate. Acest lucru este valabil și în cazul metodelor tip creion și hârtie. Erorile nu pot fi surprinse cu ușurință și atunci când se observă o inexactitate, consumă mult timp să parcurgeți toate documentele pentru a găsi sursa greșelii.

Aceste instrumente deschid companiile pentru riscuri uriașe de conformitate, adesea fără să știe. Foile de calcul își au cu siguranță locul în proces ca instrument suplimentar, dar nu ca sistem de control. Nu numai că sunt focare de eroare, dar foile de calcul și metodele manuale împiedică o echipă financiară să gestioneze cu ușurință volumul de muncă și concentrarea echipei pe elementele cu risc ridicat.

În consecință, conturile cu risc ridicat sunt foarte subsupravegheate, crescând profilurile de risc ale organizațiilor. Șansa ca organizațiile să fie nevoite să emită retratări, însoțite de cheltuieli de audit și amenzi în unele cazuri, este mare. Pentru acele organizații care nu sunt încă publice, acesta este un comportament și o disciplină care va trebui depășită, deoarece așteptările acționarilor de astăzi includ practici de conformitate de ultimă generație.

Un alt factor de risc este lipsa inerentă de securitate. În afară de siguranța parolei, foile de calcul oferă foarte puțină protecție. Acest lucru depinde și de comportamentul utilizatorului pentru a se asigura că fișierele nu sunt plasate în locații supuse accesului neautorizat. Datele sensibile ale foilor de calcul – atât de la organizație, cât și de la clienți – sunt mult mai predispuse la un atac cibernetic de succes, lăsând organizațiile și clienții lor extrem de vulnerabili la încălcările conformității. Și în cazul documentelor și al lianelor pe hârtie, singura precauție care trebuie luată este protecția cardului de acces sau, mai rău, deloc.

Lipsa de vizibilitate și control

Unul dintre motivele pentru care ciclul de închidere financiară al unei organizații durează atât de mult este lipsa de vizibilitate a sarcinilor din cadrul companiei. Mai ales acum, când o închidere virtuală devine mult mai răspândită la nivel global, abilitatea de a vedea și controla toate aspectele procedurilor de închidere la sfârșitul lunii este crucială.

Într-un scenariu tradițional de birou, atunci când un contabil are o întrebare sau un comentariu despre o anumită sarcină sau un document, trebuie doar să meargă la biroul unui coechipier pentru clarificări. Problema este apoi clarificată, iar contabilul se întoarce la biroul său pentru a termina sarcina. Dar într-o închidere virtuală, luxul comunicării constante, față în față este eliminat. Instrumentele tradiționale de proces apropiat nu permit contabililor să lase comentarii sau să atașeze documente justificative pentru a remedia aceste lacune de comunicare.

Atunci când interacțiunea dintre echipe lipsește, blocaje apar frecvent. Un blocaj frustrant pe care contabilii îl pot recunoaște se numește „reprelucrare”. Relucrarea are loc atunci când un contabil finalizează o sarcină, simțind că are toate informațiile necesare pentru a o finaliza. Cu toate acestea, după finalizare, contabilul primește informații care sunt vitale pentru sarcina pe care tocmai a finalizat-o. Acel contabil trebuie să se întoarcă și să „reproceseze” întreaga sarcină.

În esență, ei îndeplinesc aceeași sarcină de închidere de două ori – nu numai că deranjează acel contabil, ci și evaluatorii și aprobatorii care trebuie să revizuiască o cantitate în exces de sarcini. Înmulțiți această frustrare atunci când auditorii solicită clarificări cu privire la toate versiunile diferite.

În timp ce probleme precum reluarea sunt rezultatul unei comunicări slabe, aceste blocaje apar și din cauza lipsei de capacitate de a gestiona pașii de închidere. Conducerea financiară nu poate vedea în acumularea uriașă de documente pentru a monitoriza progresul tuturor sarcinilor apropiate și întregul ciclu de închidere în toate entitățile organizației.

Acest lucru se datorează și capacităților limitate de analiză a datelor în foi de calcul, liere și procese manuale. Fără instrumentele de analiză adecvate, conducerea nu poate vedea unde apar blocajele sau cum afectează aceste blocaje procesul financiar. Lipsa de vizibilitate limitează, de asemenea, nivelul de control pe care conducerea îl are la sfârșitul lunii.

Această lipsă de control apare deoarece procesele tradiționale nu suportă un cadru eficient de conformitate, crescând riscul. Politicile și procedurile companiei nu pot fi standardizate și aplicate într-un sistem de foaie de calcul sau de legare. De exemplu, cu foile de calcul, fiecare contabil va urma o configurație a documentului cea mai familiară pentru el – creând o inconsecvență larg răspândită a formatelor.

Cu această metodă, apar multe probleme atunci când un contabil este absent, deoarece membrii echipei lor trebuie apoi să descifreze aspectul personal al contabilului respectiv. Acest lucru nu numai că pierde timp, dar lasă organizațiile deschise pentru cheltuieli de audit și riscuri de neconformitate cu legile guvernamentale și organismele de reglementare. Pentru a repeta un punct anterior, companiile care doresc să obțină capital trebuie să aibă un cadru de conformitate fiabil, care să prezinte în mod constant atunci când există riscuri.

Pierdere de timp

Birourile de finanțe care folosesc instrumente manuale îndeplinesc în mod constant sarcini obositoare și consumatoare de timp. Procese precum potrivirea tranzacțiilor și reconcilierea contului reprezintă cea mai mare parte a ciclului de închidere. Când contabilii sunt forțați să sorteze și să finalizeze aceste sarcini manual, aceste sarcini durează săptămâni. Nu numai asta, dar din cauza lipsei de vizibilitate, contabilii sunt blocați în mod constant în întâlniri de actualizare îndelungate pentru a informa conducerea despre progresul acestor sarcini esențiale apropiate.

Acest lucru ia timp prețios de la finalizarea efectivă a acestor procese, prelungind și mai mult durata închiderii lunare. Într-o închidere virtuală, acest lucru este valabil mai ales și îi determină pe contabili să lucreze până târziu și în weekend. În timp, acest lucru favorizează epuizarea și o scădere semnificativă a moralului angajaților, deoarece angajații petrec mai mult timp lucrând decât angajându-se în calitatea vieții.

Această configurație promovează, de asemenea, un flux de lucru extrem de neorganizat, care, de asemenea, mănâncă la timp. Luați în considerare cum arată procesul de închidere de la sfârșitul lunii organizației dvs. Multe echipe financiare și de contabilitate ar putea diagrama încheierea lor financiară asemănând cu asta:

Cu toate acestea, această diagramă nu ține cont de actualizările constante, solicitările de aprobare, corecțiile datelor și alte aspecte pe care echipele financiare și contabile le solicită prin e-mailuri, conferințe și alte platforme de comunicare. După ce sunt luate în considerare, închiderea medie lunară se desfășoară de fapt mai mult astfel:

Imaginați-vă cât timp consumă echipele de finanțe și contabilitate cu acest proces standard. Chiar și așa, această diagramă nu poate reprezenta numărul de blocaje care apar din cauza acestui flux de lucru aglomerat.

Procesul de închidere la sfârșitul lunii nu trebuie să arate așa. Există o modalitate prin care echipele dvs. financiare și contabile să aibă vizibilitate, control și un ciclu de închidere în timp util.

Beneficiile automatizării financiare pentru procesul de închidere de la sfârșitul lunii

În ultimul deceniu, multe organizații au făcut trecerea de la tehnologiile învechite, cum ar fi abordările tip creion și hârtie și foile de calcul, la soluții mai moderne, automatizate. Există mai multe avantaje în implementarea automatizării proceselor financiare ale organizației dvs., inclusiv integrarea cu surse de date, cum ar fi ERP. Un alt avantaj este că soluțiile automate pot fi adaptate cerințelor dumneavoastră organizaționale specifice pentru a vă maximiza investiția.

Mai puțin manual, mai multă valoare

În întreaga organizație, finanțele și contabilitatea este singurul departament care atinge totul și are prima vedere asupra tuturor problemelor organizaționale. Deoarece biroul de finanțe este atât de important pentru o organizație atât pe termen scurt, cât și pe termen lung, ar fi logic ca acești membri ai echipei să fie echipați corespunzător atât cu instrumentele potrivite, cât și cu timpul adecvat pentru a-și îndeplini responsabilitățile.

Automatizarea financiară le oferă contabililor timpul înapoi prin accelerarea sarcinilor consumatoare de timp pentru a se concentra pe sarcini strategice, cu valoare adăugată, care ghidează întreaga organizație. Prin reducerea listelor și a foilor de calcul, sarcini precum potrivirea tranzacțiilor, care în mod normal ar fi durat săptămâni, pot fi reduse la doar zile.

În plus, o soluție automatizată poate permite contabililor să comunice în cadrul platformei și să atașeze note și documentație. Indiferent dacă echipele financiare desfășoară un proces tradițional de închidere la sfârșit de lună, în birou sau dispersat, virtual, ciclul de închidere este finalizat cu acuratețe și la timp.

Cadrul de conformitate constant

De asemenea, automatizarea financiară reduce foarte mult profilurile de risc ale organizațiilor. Cu o soluție automatizată, procedurile și politicile companiei pot fi dezvoltate și standardizate între entități separate și întreaga organizație. Contabilii nu vor mai petrece timp încercând să descifreze aspectul personal al altui membru al echipei sau riscă erori în conversia formatelor de fișiere sau transferurile de date.

Un alt avantaj al automatizării financiare este compatibilitatea sa cu Cloud, astfel încât echipele să poată accesa toate datele necesare într-o singură locație centralizată, precum și capacitatea de a face copii de siguranță ale documentației. O pistă de audit automatizată salvată în Cloud permite managementului să urmărească toate sarcinile, documentele suport și comentariile în întreaga organizație, economisind timp și cheltuieli în timpul unui audit.

Vedere completă a companiei aproape

Tranziția de la foile de calcul la automatizarea financiară permite o gestionare mai bună a tuturor entităților din întreaga organizație într-o locație centralizată. Urmăriți progresul închiderii la sfârșitul lunii, precum și progresul fiecărei sarcini cu încheierea. Automatizarea permite, de asemenea, conducerii să analizeze detaliile închiderii, cum ar fi locurile în care blocajele împiedică procesul, câte sarcini sunt atribuite fiecărui membru al echipei și multe altele.

Menține un avantaj competitiv

Șaizeci și unu la sută din organizațiile din SUA folosesc deja automatizarea în mai multe departamente, în special finanțe și IT. Aceste companii se așteaptă ca automatizarea să le facă mai competitive pe piețele lor din mai multe motive.

În primul rând, Cloud-ul oferă un mediu mai sigur decât multe centre de date locale. În al doilea rând, automatizarea financiară are capacitatea de a se extinde cu organizația dvs. Cu procesele manuale, pe măsură ce compania crește, numărul de foi de calcul și de liere continuă să se acumuleze, creând mai mult risc de erori și încălcări ale conformității. Automatizarea crește odată cu organizația dvs. și creează procese mai curate și mai standardizate pentru a vă reduce riscul de conformitate.

În cele din urmă, companiile care utilizează automatizarea financiară au avantajul capabilităților de analiză încorporate care însoțesc software-ul. Pe măsură ce o organizație crește, conducerea caută să finanțeze informații în timp real, care să poată fi acționate, pentru a conduce decizii de afaceri critice. Companiile care folosesc automatizarea financiară se îngrijorează mai puțin că deciziile lor se bazează pe date inexacte decât cele care trebuie să se îngrijoreze că 90% din foile lor de calcul conțin erori și ar putea influența o decizie proastă de afaceri.

Atrageți talentul

Până în 2030, ultimii baby boomers vor fi atins vârsta de pensionare, făcând din Millennials cea mai mare generație din forța de muncă din SUA, generația Z urmând rapid în urmă.

În timp ce generațiile mai în vârstă ar fi putut ezita să implementeze tehnologii mai noi, studiile au descoperit că atât angajații Millennial, cât și Gen Z se așteaptă la o schimbare în modul în care angajații lor îi echipează pentru a îndeplini sarcini. Există, de asemenea, o așteptare în utilizarea tehnologiei în concordanță cu viața personală a acestei noi generații, o toleranță mai scăzută față de banal și o preferință de a avea un impact semnificativ de la început în contribuțiile lor la o organizație.

În plus, factori precum flexibilitatea locului de muncă în locație și orele le-au influențat deciziile de a se alătura și de a rămâne loiali organizațiilor. Generațiile mai tinere nu vor să lucreze până târziu în noapte pentru a termina reconcilierea unui cont sau să renunțe la o vacanță pentru a face progrese în potrivirea tranzacțiilor - privilegii pe care contabilii care folosesc foi de calcul trebuie să le sacrifice în mod constant.

Raportare și analiză

Pentru biroul de finanțe, informațiile despre afaceri sunt o parte critică a modului în care funcționează finanțele pentru a spori valoarea globală a organizației. Pentru a realiza acest lucru, echipele financiare și contabile trebuie să investească într-un instrument care raportează analize de încredere. Nu numai că conducerea poate utiliza aceste informații pentru a conduce afacerea înainte, dar departamentul financiar are nevoie de capacitatea de a identifica dificultățile și oportunitățile în cadrul procesului de închidere de sfârșit de lună, astfel încât să poată fi remediat sau îmbunătățit.

Tradițional vs modern aproape

Deși este de înțeles că biroul de finanțe ar trebui să fie unul dintre primele departamente care a adoptat automatizarea, datele arată că contabilii sunt printre cei mai lenți de implementat. În acest caz, echipele de finanțe și contabilitate au o aversiune față de riscuri, deoarece beneficiile de a scurta închiderea de sfârșit de lună sunt de obicei trecute cu vederea. Același lucru se poate spune și când vine vorba de cost: analiza continuă să arate că costul finanțării per dolar de venit este mai mic atunci când echipa folosește tehnologia pentru a susține încheierea financiară.

Concluzie

Finanțele și contabilitatea sunt componente integrante ale sănătății, creșterii și viitorului fiecărei organizații. Deoarece prioritățile lor în ultimul deceniu s-au mutat de la monitorii bugetului și strângerii de numere la un partener strategic, instrumentele financiare pe care le folosesc ar trebui să îi echipeze mai bine pentru a îndeplini aceste roluri. Abordările tradiționale apropiate nu sunt capabile să ofere o bază solidă pentru ca echipele financiare să sprijine întreaga organizație.

Echipele financiare care își transformă procesele financiare prin implementarea experienței de automatizare:

• Un proces de închidere la sfârșitul lunii scurtat semnificativ
• Timp economisit în sarcini manuale, cum ar fi potrivirea tranzacțiilor și reconcilieri
• Control îmbunătățit asupra riscului în procese
• Vizibilitate îmbunătățită în apropiere, fie că este o imagine mare sau granulară
• Abilitatea de a efectua, revizui și aproba sarcini într-o închidere virtuală
• Accesibilitatea datelor din locații separate
• Control adecvat asupra accesului la informațiile sensibile
• Standardizarea proceselor și politicilor pentru întreaga organizație
• Pista de audit automată pentru ca auditorii să o utilizeze cu ușurință

Trecerea de la foile de calcul și legăturile la automatizarea financiară este o decizie crucială pentru viitorul organizației dumneavoastră. Echiparea echipelor dvs. de finanțe și contabilitate cu instrumentele adecvate asigură nu numai că contabilii dvs. își vor putea îndeplini responsabilitățile cu excelență, dar vă vor pregăti organizația pentru succes.