通过财务自动化优化月末结算流程

在过去的几十年中，财务部门的职责发生了变化和增长，尤其是在组织重要性方面。

曾经被认为是“数字处理者”的会计师现在被依赖于可操作的、对业务至关重要的洞察力和战略规划。 对于公司战略方向，CFO 的声音与 CEO 的声音并列非常重要，尤其是当内部和外部利益相关者在不确定和不稳定时期向财务办公室寻求指导时。

为您的月末结算流程投资财务自动化

财务和会计团队使用的工具并没有像他们需要履行的职责那样稳步发展。 随着组织的发展和壮大，注册管理会计师通常难以跟上步伐，这主要是因为他们在月末结账等关键业务职责中利用了过时的软件和手动流程。

正因为如此，近年来财务办公室对自动化实施的需求越来越大。 那么，您的团队为什么要投资于金融自动化工具呢？

这里有五个原因：

• 自动化和简化财务流程
• 将更多时间分配给战略重点
• 达到独特的合规要求
• 向所有利益相关者提供关键业务见解
• 保持市场竞争优势

痛点

在财务团队考虑对其流程实施自动化之前，会计师必须确定他们试图解决的问题。 许多每月结账的复杂情况可以归结为三大类：手动流程和电子表格、缺乏可见性和控制，以及花在重复性任务上的时间。

尽管这些问题往往在许多组织中普遍存在，但财务团队可能没有意识到这些问题很容易解决。

手动流程、电子表格和活页夹方法

大多数财务和会计团队倾向于利用电子表格网络、文字处理文档和其他不完善的项目管理工具作为主要的财务结算工具。 更具风险的是，一些企业依靠部落知识来完成交易。

这些手动方法会在整个月末结算过程中引起许多问题。 关于电子表格的一个鲜为人知的事实是，它们最初是为了平均平衡一个四口之家的预算而创建的。 此工具并非旨在支持您的复杂组织的财务，当然也无法管理处理这些复杂性的流动性。

首先，可以放置在单个电子表格中的数据量是有限制的。 由于财务部门管理大量数据，电子表格中的信息被填得满满当当，成为海量数据孤岛。 在月末结算过程中，存在大量相互关联的电子表格，导致会计工作流程庞大且效率低下。

这也为许多数据错误铺平了道路。 事实上，90% 的电子表格都包含错误。 电子表格必须手动编辑——这个过程听起来很简单，但可能会产生灾难性的结果。 例如，复制和粘贴传输。 一些最臭名昭著的合规案例可以追溯到复制和粘贴传输错误。

这些开始是不被注意的微小错误，在编译时会滚雪球成大量不准确的数据，分布在许多电子表格中。 即使使用跟踪更改的最新功能，您也可能会留下令人困惑的保存版本或保存到不同的位置。 当组织以稳定的速度增长时，电子表格的数量会随之增长，未捕获的错误数量也会随之增长。 这也适用于纸笔方法。 错误不容易被发现，当发现错误时，需要花费大量时间梳理所有文件以查找错误来源。

这些工具通常会在不知不觉中让公司面临巨大的合规风险。 电子表格在流程中当然可以作为补充工具，但不能作为控制系统。 它们不仅是错误的温床，而且电子表格和手动方法使财务团队无法轻松管理工作量和团队对高风险项目的关注。

因此，高风险账户被严重忽视，增加了组织的风险状况。 在某些情况下，组织必须发布重述以及审计费用和罚款的可能性很高。 对于那些尚未公开的组织来说，这是一种必须克服的行为和纪律，因为今天的股东期望包括拥有最先进的合规实践。

另一个风险因素是内在缺乏安全性。 除了密码安全之外，电子表格提供的保护很少。 这也非常依赖于用户行为，以确保文件不会放置在未经授权的访问位置。 来自组织和客户的敏感电子表格数据更容易受到成功的网络攻击，使组织及其客户极易受到合规违规的影响。 对于纸质文件和活页夹，唯一需要采取的预防措施就是门禁卡保护，或者更糟的是，根本没有。

缺乏可见性和控制

一个组织的财务结算周期需要这么多时间的原因之一是缺乏对整个公司任务的可见性。 尤其是现在，当虚拟关闭在全球范围内变得越来越普遍时，查看和控制月末关闭程序各个方面的能力至关重要。

在传统的办公场景中，当会计师对特定任务或文件有疑问或评论时，他们只需走到队友的办公桌前进行澄清。 然后问题就解决了，会计师回到办公桌前完成任务。 但是在虚拟关闭中，持续的面对面交流的奢侈被消除了。 传统的关闭流程工具不允许会计师留下评论或附上支持文件来解决这些沟通差距。

当团队之间缺乏互动时，瓶颈经常发生。 会计师可能认识到的一个令人沮丧的瓶颈称为“返工”。 当一名会计师完成一项任务，感觉他们拥有完成任务所需的所有信息时，就会发生返工。 但是，完成后，会计师会收到对他们刚刚完成的任务至关重要的信息。 然后，该会计师必须返回并“返工”整个任务。

从本质上讲，他们两次执行相同的关闭任务——不仅给会计师带来不便，而且给必须审查过多任务的审阅者和批准者带来不便。 当审核员要求对所有不同版本进行澄清时，这种挫败感会倍增。

虽然返工等问题是沟通不畅的结果，但由于缺乏管理关闭步骤的能力，也会出现这些瓶颈。 财务领导层无法看到大量的文件堆积来监控所有关闭任务的进度以及跨组织所有实体的整个关闭周期。

这也部分是由于电子表格、活页夹和手动流程中的数据分析能力有限。 如果没有适当的分析工具，管理层无法看到瓶颈发生在哪里或这些瓶颈如何影响财务流程。 能见度的缺乏也限制了领导层对月底的控制。

出现这种缺乏控制的原因是传统流程不支持有效的合规框架，从而增加了风险。 公司政策和程序无法在电子表格或活页夹系统中标准化和执行。 例如，对于电子表格，每个会计师都将遵循他们最熟悉的文档设置——造成格式的广泛不一致。

使用这种方法，当会计师不在时会出现许多问题，因为他们的团队成员必须破译该会计师的个人布局。 这不仅浪费时间，而且使组织面临审计费用和不符合政府法律和监管机构的风险。 重复前面的观点，希望获得资金的公司需要有一个可靠的合规框架，该框架能够始终如一地展示何时存在风险。

时间浪费

利用手动工具的财务办公室不断地执行繁琐、耗时的任务。 交易匹配和账户对账等流程代表了结算周期的大部分。 当会计师被迫手动分类和完成这些任务时，这些任务需要数周时间。 不仅如此，而且由于缺乏可见性，会计师经常被困在冗长的更新会议上，以便向管理层通报这些重要关闭任务的进展情况。

这占用了实际完成这些流程的宝贵时间，进一步延长了每月结算的持续时间。 在虚拟关闭中，尤其如此，这会导致会计师工作到很晚和周末。 随着时间的推移，这会助长倦怠和员工士气的显着下降，因为员工花在工作上的时间比参与生活质量的时间更多。

这种设置还促进了极其杂乱无章的工作流程，这种工作流程有时也会逐渐消失。 考虑一下您组织的月末结账流程是什么样的。 许多财务和会计团队可能会绘制类似于这样的财务收支图：

但是，此图并未考虑财务和会计团队通过电子邮件、会议和其他通信平台提出的不断更新、批准请求、数据更正和其他方面的要求。 在考虑了这些之后，平均每月收盘价实际上更像这样：

想象一下，财务和会计团队为此花费了多少时间作为他们的标准流程。 即便如此，该图也无法表示由于这种混乱的工作流程而发生的瓶颈数量。

您的月末结算流程不必像这样。 有一种方法可以让您的财务和会计团队拥有可见性、控制力和及时的关闭周期。

财务自动化为您的月末结算流程带来的好处

在过去十年中，许多组织已经从过时的技术（例如笔和纸和电子表格方法）转向更现代的自动化解决方案。 对组织的财务流程实施自动化有几个优势，包括与 ERP 等数据源的集成。 另一个好处是可以根据您的特定组织要求定制自动化解决方案，以最大限度地提高您的投资。

更少的人工，更多的价值

在整个组织中，财务和会计是唯一一个涉及到所有事情并且对所有组织事务有第一看法的部门。 因为无论从短期还是长期来看，财务办公室对一个组织都非常重要，因此这些团队成员适当地配备了正确的工具和适当的时间来完成他们的职责是有道理的。

财务自动化通过加快耗时的任务来为会计师节省时间，以便专注于指导整个组织的更具增值性的战略任务。 通过减少活页夹和电子表格，通常可能需要数周才能完成的交易匹配等任务可以减少到仅几天。

此外，自动化解决方案可以让会计师在平台内进行交流并附上注释和文档。 无论财务团队是执行传统的在办公室还是分散的虚拟月末结算流程，结算周期都在准确和准时完成。

一致的合规框架

财务自动化还大大降低了组织的风险状况。 借助自动化解决方案，可以跨不同实体和整个组织制定和标准化公司程序和政策。 会计师不会再花时间试图破译其他团队成员的个人布局或在转换文件格式或数据传输时冒错误风险。

财务自动化的另一个优势是它与云的兼容性，因此团队可以在一个集中位置访问所有必需的数据，以及备份文档的能力。 保存在云中的自动审计跟踪允许管理层跟踪整个组织的所有任务、支持文档和评论，从而节省审计期间的时间和费用。

公司关闭的全视图

从电子表格过渡到财务自动化可以在一个集中位置更好地密切管理整个组织中的所有实体。 跟踪月末结账进度，以及每个结账任务的进度。 自动化还使领导层能够深入了解关闭的细节，例如瓶颈阻碍流程的位置、分配给每个团队成员的任务数量等等。

保持竞争优势

美国 61% 的组织已经在多个部门（尤其是财务和 IT）广泛使用自动化。 出于多种原因，这些公司预计自动化将使他们在市场上更具竞争力。

首先，云提供了比许多本地数据中心更安全的环境。 其次，财务自动化能够与您的组织一起扩展。 通过手动流程，随着公司的发展，电子表格和活页夹的数量不断增加，从而产生更多错误和违规风险。 自动化随着您的组织而发展，并创建更清洁、更标准化的流程，以降低您的合规风险。

最后，利用财务自动化的公司具有软件附带的内置分析功能的优势。 随着组织的发展，领导层希望通过融资获得实时、可操作的见解，以推动关键业务决策。 与那些不得不担心其 90% 的电子表格包含错误并可能影响糟糕的业务决策的公司相比，使用财务自动化的公司更少担心他们的决策基于不准确的数据。

吸引人才

到 2030 年，最后一批婴儿潮一代将达到退休年龄，千禧一代将成为美国劳动力中人数最多的一代，Z 世代紧随其后。

虽然老一辈人可能对实施新技术犹豫不决，但研究发现，千禧一代和 Z 世代员工都希望员工装备他们执行任务的方式发生转变。 人们还期望使用符合新一代个人生活的技术，对世俗事物的容忍度较低，并倾向于在他们对组织的早期贡献中产生有意义的影响。

此外，工作地点和工作时间的灵活性等因素影响了他们加入和忠于组织的决定。 年轻一代不想工作到深夜来完成账户核对或放弃假期以在交易匹配方面取得进展——使用电子表格的会计师经常发现自己不得不牺牲这些特权。

报告和分析

对于财务办公室而言，业务洞察力是财务如何发挥作用以提高组织整体价值的关键部分。 为了实现这一点，财务和会计团队必须投资于一种报告可靠分析的工具。 领导层不仅可以利用这些洞察力推动业务向前发展，而且财务部门还需要能够在其月末结算流程中查明困难和机遇，以便对其进行修复或改进。

传统与现代接近

尽管按理说财务办公室应该是最早采用自动化的部门之一，但数据显示，会计师是实施最慢的部门之一。 在这种情况下，财务和会计团队规避风险的天性对他们不利，因为通常会忽略缩短月末结算的好处。 在成本方面也可以这样说：分析继续表明，当团队使用技术来支持财务结算时，每收入美元的财务成本会更低。

结论

财务和会计是每个组织的健康、成长和未来不可或缺的组成部分。 由于他们在过去十年中的优先事项已从预算监督员和数字处理员转变为战略合作伙伴，因此他们使用的财务工具应该更好地使他们能够履行这些职责。 传统的紧密方法无法为财务团队提供坚实的基础来支持整个组织。

通过实施自动化经验来转变财务流程的财务团队：

• 显着缩短的月末结算流程
• 在交易匹配和对账等手动任务中节省的时间
• 改进对流程风险的控制
• 增强近距离的可见性，无论是大图还是细化
• 能够在虚拟关闭中执行、审查和批准任务
• 来自不同位置的数据的可访问性
• 对敏感信息的访问进行充分控制
• 整个组织的流程和政策标准化
• 审计人员可以轻松使用的自动审计跟踪

从电子表格和活页夹切换到财务自动化是您组织未来的关键决定。 为您的财务和会计团队配备适当的工具可确保您的会计师不仅能够出色地履行职责，而且将为您的组织取得成功做好准备。