Otimize os processos de fechamento do mês com automação financeira

Ao longo das últimas décadas, as responsabilidades do departamento financeiro mudaram e cresceram, especialmente em termos de importância organizacional.

Contabilistas que antes eram considerados “processadores de números” agora são confiáveis ​​para insights acionáveis ​​e críticos para os negócios e planejamento estratégico. A voz do CFO para a direção estratégica da empresa está muito bem ao lado da voz do CEO, especialmente porque as partes interessadas internas e externas procuram o escritório de finanças em busca de orientação em tempos de incerteza e instabilidade.

Invista em automação financeira para o seu processo de fechamento do mês

As ferramentas que as equipes de finanças e contabilidade utilizam não evoluíram de forma tão constante quanto as funções que são obrigadas a desempenhar. À medida que as organizações se desenvolvem e crescem, os contadores de gestão certificados muitas vezes lutam para manter-se atualizados, principalmente por causa do software desatualizado e dos processos manuais que utilizam em tarefas críticas para os negócios, como o fechamento do mês.

Por conta disso, a necessidade de implementação de automação no escritório de finanças ganhou força nos últimos anos. Então, por que sua equipe deveria investir em ferramentas de automação financeira?

Aqui estão cinco razões:

• Automatize e agilize os processos financeiros
• Delegue mais tempo para o foco estratégico
• Alcance requisitos de conformidade exclusivos
• Forneça insights críticos de negócios para todas as partes interessadas
• Manter uma vantagem competitiva no mercado

Pontos de dor

Antes que as equipes financeiras possam considerar a implementação da automação em seus processos, os contadores devem identificar quais problemas estão tentando resolver. Muitas complicações de fechamento mensal podem ser resumidas em três categorias principais: processos manuais e planilhas, falta de visibilidade e controle e tempo gasto em tarefas repetitivas.

Embora esses problemas tendam a ser predominantes em muitas organizações, as equipes financeiras podem não estar cientes de que esses problemas podem ser facilmente resolvidos.

Processos manuais, planilhas e métodos de fichário

A maioria das equipes de finanças e contabilidade tende a utilizar uma rede de planilhas, documentos de processamento de texto e outras ferramentas inadequadas de gerenciamento de projetos como suas principais ferramentas de fechamento financeiro. Ainda mais arriscado, alguns negócios confiam no conhecimento tribal para chegar ao fim.

Esses métodos manuais causam muitos problemas ao longo do processo de fechamento no final do mês. Um fato menos conhecido sobre planilhas especificamente é que elas foram originalmente criadas para equilibrar, em média, o orçamento de uma família de quatro pessoas. Essa ferramenta não foi projetada para dar suporte às finanças complexas da sua organização e certamente não é capaz de gerenciar a fluidez de trabalhar com essas complexidades.

Primeiro, há um limite na quantidade de dados que podem ser colocados em uma única planilha. Como os escritórios de finanças gerenciam grandes lotes de dados, uma planilha fica cheia de informações e se torna um enorme silo de dados. No processo de fechamento do final do mês, existem várias planilhas que estão todas conectadas de forma díspar, tornando o fluxo de trabalho contábil volumoso e ineficiente.

Isso também abre caminho para muitos erros de dados. Na verdade, 90% de todas as planilhas contêm erros. As planilhas precisam ser editadas manualmente – um processo que parece bastante simples, mas pode gerar resultados catastróficos. Por exemplo, transferências de copiar e colar. Alguns dos casos de conformidade mais infames podem ser rastreados até erros de transferência de copiar e colar.

Eles começam como erros minúsculos e despercebidos que, quando compilados, se transformam em grandes quantidades de dados imprecisos espalhados por muitas planilhas. Mesmo com os recursos mais recentes que rastreiam suas alterações, você pode ficar com versões salvas confusas ou salvas em locais diferentes. Quando as organizações crescem em um ritmo constante, a quantidade de planilhas cresce junto, assim como o número de erros não detectados. Isso também é verdade para os métodos de papel e caneta. Erros não podem ser facilmente detectados e quando uma imprecisão é notada, consome muito tempo vasculhar todos os documentos para encontrar a fonte do erro.

Essas ferramentas abrem as empresas para enormes riscos de conformidade, muitas vezes sem saber. As planilhas certamente têm seu lugar no processo como ferramenta complementar, mas não como sistema de controle. Além de serem focos de erros, planilhas e métodos manuais impedem que uma equipe financeira gerencie facilmente a carga de trabalho e o foco da equipe em itens de alto risco.

Consequentemente, as contas de alto risco são severamente subatendidas, aumentando os perfis de risco das organizações. A chance de as organizações terem que emitir reapresentações, acompanhadas de despesas de auditoria e multas em alguns casos, é alta. Para as organizações que ainda não são públicas, esse é um comportamento e disciplina que terá que ser superado, pois as expectativas dos acionistas hoje incluem ter práticas de compliance de última geração.

Outro fator de risco é a falta de segurança inerente. Além da segurança por senha, as planilhas oferecem muito pouca proteção. Isso também depende muito do comportamento do usuário para garantir que os arquivos não sejam colocados em locais sujeitos a acesso não autorizado. Dados confidenciais de planilhas – tanto da organização quanto dos clientes – são muito mais propensos a um ataque cibernético bem-sucedido, deixando as organizações e seus clientes extremamente vulneráveis ​​a violações de conformidade. E com documentos e fichários em papel, a única precaução a ser tomada é a proteção do cartão de acesso ou pior, nenhuma.

Falta de visibilidade e controle

Uma das razões pelas quais o ciclo de fechamento financeiro de uma organização leva tanto tempo é a falta de visibilidade das tarefas em toda a empresa. Especialmente agora, quando um fechamento virtual está se tornando muito mais difundido globalmente, a capacidade de ver e controlar todos os aspectos dos procedimentos de fechamento no final do mês é crucial.

Em um cenário de escritório tradicional, quando um contador tem uma pergunta ou comentário sobre uma tarefa ou documento específico, ele só precisa ir até a mesa de um colega de equipe para esclarecimentos. A questão é então esclarecida e o contador retorna à sua mesa para concluir a tarefa. Mas em um fechamento virtual, o luxo da comunicação constante e cara a cara é eliminado. As ferramentas tradicionais de processo de fechamento não permitem que os contadores deixem comentários ou anexem documentação de suporte para corrigir essas lacunas de comunicação.

Quando falta a interação entre as equipes, os gargalos ocorrem com frequência. Um gargalo frustrante que os contadores podem reconhecer é chamado de “retrabalho”. O retrabalho acontece quando um contador conclui uma tarefa, sentindo que tem todas as informações necessárias para concluí-la. No entanto, após a conclusão, o contador recebe informações vitais para a tarefa que acabou de concluir. Esse contador deve então voltar e “retrabalhar” toda a tarefa.

Essencialmente, eles executam a mesma tarefa de fechamento duas vezes – não apenas incomodando o contador, mas também revisores e aprovadores que precisam revisar uma quantidade excessiva de tarefas. Multiplique essa frustração quando os auditores exigirem esclarecimentos sobre todas as diferentes versões.

Embora problemas como retrabalho sejam resultado de má comunicação, esses gargalos também ocorrem devido à falta de capacidade de gerenciar as etapas do fechamento. A liderança financeira não pode ver o enorme acúmulo de documentos para monitorar o progresso de todas as tarefas de fechamento e todo o ciclo de fechamento em todas as entidades da organização.

Isso também se deve em parte aos recursos limitados de análise de dados em planilhas, fichários e processos manuais. Sem as ferramentas de análise adequadas, o gerenciamento não pode ver onde ocorrem os gargalos ou como esses gargalos afetam o processo financeiro. A falta de visibilidade também limita a quantidade de controle que a liderança tem sobre o final do mês.

Essa falta de controle ocorre porque os processos tradicionais não suportam uma estrutura de conformidade eficaz, aumentando o risco. As políticas e procedimentos da empresa não podem ser padronizados e aplicados em uma planilha ou sistema de fichário. Por exemplo, com planilhas, cada contador seguirá uma configuração de documento mais familiar para eles – criando uma inconsistência generalizada de formatos.

Com esse método, muitos problemas surgem quando um contador está ausente, pois os membros de sua equipe precisam decifrar o layout pessoal desse contador. Isso não apenas desperdiça tempo, mas deixa as organizações abertas a despesas de auditoria e riscos de não conformidade com leis governamentais e órgãos reguladores. Para repetir um ponto anterior, as empresas que desejam adquirir capital precisam ter uma estrutura de conformidade confiável que demonstre consistentemente quando existe risco.

Perda de tempo

Os escritórios de finanças que utilizam ferramentas manuais estão constantemente realizando tarefas tediosas e demoradas. Processos como correspondência de transações e reconciliação de contas representam a maior parte do ciclo de fechamento. Quando os contadores são forçados a classificar e concluir essas tarefas manualmente, essas atribuições levam semanas. Não só isso, mas devido à falta de visibilidade, os contadores estão constantemente presos em longas reuniões de atualização para informar o gerenciamento sobre o andamento dessas tarefas essenciais.

Isso tira um tempo valioso da conclusão real desses processos, estendendo ainda mais a duração do fechamento mensal. Em um fechamento virtual, isso é especialmente verdadeiro e faz com que os contadores trabalhem até tarde e nos finais de semana. Com o tempo, isso promove o esgotamento e uma diminuição significativa no moral dos funcionários, pois os funcionários passam mais tempo trabalhando do que se dedicando à qualidade de vida.

Essa configuração também promove um fluxo de trabalho extremamente desorganizado que também consome tempo. Considere como é o processo de fechamento mensal da sua organização. Muitas equipes de finanças e contabilidade podem diagramar seu fechamento financeiro semelhante a algo assim:

No entanto, este diagrama não leva em consideração as constantes atualizações, solicitações de aprovação, correções de dados e outros aspectos que as equipes de finanças e contabilidade solicitam por meio de e-mails, conferências e outras plataformas de comunicação. Depois que eles são considerados, o fechamento médio mensal realmente se desenrola mais assim:

Imagine quanto tempo as equipes de finanças e contabilidade consomem com isso como seu processo padrão. Mesmo assim, esse diagrama não é capaz de representar o número de gargalos que ocorrem devido a esse fluxo de trabalho desordenado.

Seu processo de fechamento no final do mês não precisa ser assim. Existe uma maneira de suas equipes de finanças e contabilidade terem visibilidade, controle e um ciclo de fechamento oportuno.

Benefícios da automação financeira para o seu processo de fechamento mensal

Na última década, muitas organizações mudaram de tecnologias desatualizadas, como caneta e papel e planilhas, para soluções mais modernas e automatizadas. Existem várias vantagens em implementar a automação nos processos financeiros da sua organização, incluindo a integração com fontes de dados como seu ERP. Outro benefício é que as soluções automatizadas podem ser adaptadas aos seus requisitos organizacionais específicos para maximizar seu investimento.

Menos manual, mais valor

Em toda a organização, finanças e contabilidade é o único departamento que toca em tudo e tem a primeira visão sobre todos os assuntos organizacionais. Como o escritório de finanças é tão importante para uma organização no curto e no longo prazo, faria sentido que esses membros da equipe estivessem devidamente equipados com as ferramentas certas e o tempo adequado para cumprir suas responsabilidades.

A automação financeira devolve aos contadores o tempo deles, acelerando tarefas demoradas para se concentrar em tarefas estratégicas de maior valor agregado que orientam toda a organização. Ao reduzir fichários e planilhas, tarefas como correspondência de transações que normalmente levariam semanas para serem concluídas podem ser reduzidas a apenas alguns dias.

Além disso, uma solução automatizada pode permitir que os contadores se comuniquem na plataforma e anexem notas e documentação. Independentemente de as equipes financeiras estarem realizando um processo de fechamento mensal tradicional, no escritório ou disperso, virtual, o ciclo de fechamento está sendo concluído com precisão e pontualidade.

Estrutura de conformidade consistente

A automação financeira também reduz bastante os perfis de risco das organizações. Com uma solução automatizada, os procedimentos e políticas da empresa podem ser desenvolvidos e padronizados em entidades separadas e em toda a organização. Os contadores não gastarão mais tempo tentando decifrar o layout pessoal de outro membro da equipe ou arriscarão erros na conversão de formatos de arquivo ou transferências de dados.

Outra vantagem da automação financeira é sua compatibilidade com a nuvem para que as equipes possam acessar todos os dados necessários em um local centralizado, bem como a capacidade de fazer backup da documentação. Uma trilha de auditoria automatizada salva na nuvem permite que o gerenciamento rastreie todas as tarefas, documentos de suporte e comentários em toda a organização, economizando tempo e despesas durante uma auditoria.

Visão completa do fechamento da empresa

A transição de planilhas para automação financeira permite um melhor gerenciamento próximo de todas as entidades em toda a organização em um local centralizado. Acompanhe o progresso do fechamento no final do mês, bem como o progresso de cada tarefa com o fechamento. A automação também permite que a liderança se aprofunde nos detalhes do fechamento, como onde os gargalos atrapalham o processo, quantas tarefas são atribuídas a cada membro da equipe e muito mais.

Mantenha uma vantagem competitiva

Sessenta e um por cento das organizações nos EUA já fazem uso extensivo da automação em vários departamentos, especialmente finanças e TI. Essas empresas esperam que a automação as torne mais competitivas em seus mercados por vários motivos.

Primeiro, a nuvem fornece um ambiente mais seguro do que muitos data centers locais. Em segundo lugar, a automação financeira tem a capacidade de escalar com sua organização. Com processos manuais, à medida que a empresa cresce, o número de planilhas e fichários continua a se acumular, criando mais risco de erros e violações de conformidade. A automação cresce com sua organização e cria processos mais limpos e padronizados para reduzir o risco de conformidade.

Por fim, as empresas que utilizam a automação financeira têm a vantagem dos recursos de análise integrados que acompanham o software. À medida que uma organização cresce, a liderança procura financiar insights acionáveis ​​em tempo real para orientar decisões críticas de negócios. As empresas que usam automação financeira se preocupam menos que suas decisões sejam baseadas em dados imprecisos do que aquelas que se preocupam que 90% de suas planilhas contenham erros e possam influenciar uma má decisão de negócios.

Atrair talentos

Em 2030, o último dos Baby Boomers terá atingido a idade da aposentadoria, tornando os Millennials a maior geração da força de trabalho dos EUA, com a Geração Z logo atrás.

Embora as gerações mais antigas possam ter hesitado em implementar tecnologias mais novas, estudos descobriram que os funcionários da geração Y e da geração Z esperam uma mudança na maneira como seus funcionários os equipam para realizar tarefas. Há também uma expectativa no uso de tecnologia consistente com a vida pessoal desta nova geração, uma menor tolerância ao mundano e uma preferência por causar um impacto significativo desde o início em suas contribuições para uma organização.

Além disso, fatores como flexibilidade de local e horário de trabalho influenciaram suas decisões de ingressar e permanecer fiel às organizações. As gerações mais jovens não querem trabalhar até tarde da noite para terminar de conciliar uma conta ou abrir mão de um feriado para avançar na correspondência de transações – privilégios que os contadores que usam planilhas constantemente precisam sacrificar.

Relatórios e análises

Para o escritório de finanças, os insights de negócios são uma parte crítica de como as finanças funcionam para aumentar o valor geral da organização. Para conseguir isso, as equipes de finanças e contabilidade devem investir em uma ferramenta que relate análises confiáveis. Não apenas a liderança pode utilizar esses insights para impulsionar os negócios, mas o departamento financeiro exige a capacidade de identificar dificuldades e oportunidades dentro do processo de fechamento do mês, para que possa ser corrigido ou melhorado.

Fechar tradicional x moderno

Embora seja lógico que o escritório de finanças seja um dos primeiros departamentos a adotar a automação, os dados mostram que os contadores estão entre os mais lentos para implementar. A natureza avessa ao risco das equipes de finanças e contabilidade funciona contra elas neste caso, pois os benefícios de encurtar o fechamento do mês geralmente são negligenciados. O mesmo também pode ser dito quando se trata de custo: a análise continua mostrando que o custo financeiro por dólar de receita é menor quando a equipe está usando tecnologia para apoiar o fechamento financeiro.

Conclusão

Finanças e contabilidade são componentes integrais da saúde, crescimento e futuro de cada organização. Como suas prioridades na última década mudaram de monitores de orçamento e processadores de números para um parceiro estratégico, as ferramentas financeiras que eles usam devem equipá-los melhor para cumprir essas funções. As abordagens tradicionais de proximidade não são capazes de fornecer uma base sólida para as equipes financeiras apoiarem toda a organização.

Equipes financeiras que transformam seus processos financeiros implementando a experiência de automação:

• Um processo de fechamento de final de mês significativamente reduzido
• Tempo economizado em tarefas manuais, como conciliação de transações e reconciliações
• Melhor controle sobre o risco nos processos
• Visibilidade aprimorada de perto, seja uma imagem grande ou granular
• Capacidade de executar, revisar e aprovar tarefas em um fechamento virtual
• Acessibilidade de dados de locais separados
• Controle adequado sobre o acesso a informações confidenciais
• Padronização de processos e políticas para toda a organização
• Trilha de auditoria automática para os auditores utilizarem facilmente

Mudar de planilhas e fichários para automação financeira é uma decisão crucial para o futuro de sua organização. Equipar suas equipes de finanças e contabilidade com as ferramentas adequadas garante que não apenas seus contadores sejam capazes de desempenhar suas responsabilidades com excelência, mas também prepararão sua organização para o sucesso.