財務の自動化で月末決算プロセスを最適化

公開: 2020-09-01

過去数十年にわたって、財務部門の責任は変化し、特に組織の重要性という点で大きくなっています。

かつては「数を処理する」と見なされていた会計士は、現在、実用的でビジネスに不可欠な洞察と戦略的計画に頼っています。会社の戦略的方向性に対する CFO の声は、CEO の声と並んで非常に高く評価されています。特に、内部および外部の利害関係者は、不確実で不安定な時期にガイダンスを求めて財務部門に目を向けているためです。

月末決算プロセスの財務自動化に投資する

財務および経理チームが使用するツールは、彼らが実行する必要がある職務ほど着実に進化していません。組織が発展し、成長するにつれて、公認管理会計士は、主に時代遅れのソフトウェアと、月末決算などのビジネスに不可欠な職務で利用する手動プロセスのために、追いつくのに苦労することがよくあります。

このため、財務部門での自動化の実装の必要性は、近年勢いを増しています。では、なぜあなたのチームは財務自動化ツールに投資する必要があるのでしょうか?

以下に 5 つの理由を示します。

財務プロセスの自動化と合理化
戦略的焦点により多くの時間を割く
独自のコンプライアンス要件を達成する
すべての利害関係者にビジネスに不可欠な洞察を提供する
市場での競争力を維持する

問題点

財務チームがプロセスの自動化を検討する前に、経理担当者は解決しようとしている問題を特定する必要があります。多くの月次決算の複雑さは、手動プロセスとスプレッドシート、可視性と制御の欠如、反復タスクに費やされる時間という 3 つの主なカテゴリに要約できます。

これらの問題は多くの組織で蔓延している傾向がありますが、財務チームはこれらの問題が簡単に解決できることを認識していない可能性があります。

手動プロセス、スプレッドシート、バインダー方式

財務および経理チームの大半は、スプレッドシート、ワードプロセッシングドキュメント、およびその他の不適切なプロジェクト管理ツールのネットワークを主要な決算ツールとして利用する傾向があります。さらにリスクが高いのは、一部の企業が部族の知識に頼って決算を乗り切ることです。

これらの手動の方法は、月末決算プロセス全体で多くの問題を引き起こします。特にスプレッドシートに関するあまり知られていない事実は、スプレッドシートが元々、平均して 4 人家族の予算のバランスをとるために作成されたということです。このツールは、複雑な組織の財務をサポートするようには設計されておらず、これらの複雑な作業の流動性を管理することはできません.

まず、1 つのスプレッドシートに配置できるデータの量には制限があります。財務部門は大量のデータを管理するため、スプレッドシートは情報でいっぱいになり、巨大なデータサイロになります。月末決算プロセスでは、多数のスプレッドシートが存在し、それらはすべてバラバラに接続されており、会計ワークフローがかさばり、非効率的になっています。

これは、多くのデータエラーの原因にもなります。実際、すべてのスプレッドシートの 90% にエラーが含まれています。スプレッドシートは手動で編集する必要があります。このプロセスは単純に思えますが、壊滅的な結果をもたらす可能性があります。たとえば、コピーアンドペースト転送です。最も悪名高いコンプライアンスケースのいくつかは、コピーアンドペースト転送エラーにまでさかのぼることができます。

これらは、気付かれない小さな間違いから始まり、コンパイルされると、雪だるま式に雪だるま式に増えて、多くのスプレッドシートに広がる大量の不正確なデータになります。変更を追跡する最新の機能を使用しても、保存バージョンが混乱したり、別の場所に保存されたりすることがあります。組織が一定のペースで成長すると、それに伴ってスプレッドシートの量も増え、キャッチされないエラーの数も増えます。これは、ペンと紙の方法にも当てはまります。エラーは簡単に見つけることができず、不正確さに気付いた場合、すべてのドキュメントをくまなく調べて間違いの原因を見つけるのに多くの時間がかかります。

これらのツールは、多くの場合無意識のうちに、企業を巨大なコンプライアンスリスクにさらします。スプレッドシートは確かに補助的なツールとしてプロセスの中で重要な位置を占めていますが、管理システムとしてではありません。これらはエラーの温床であるだけでなく、スプレッドシートや手作業による方法では、財務チームがワークロードを簡単に管理できず、チームがリスクの高い項目に集中できなくなります。

その結果、リスクの高いアカウントは十分に管理されておらず、組織のリスクプロファイルが増加しています。組織が、場合によっては監査費用や罰金を伴って、再声明を発行しなければならない可能性が高くなります。まだ公開されていない組織にとって、これは克服しなければならない行動と規律です。今日の株主の期待には、最先端のコンプライアンス慣行が含まれているからです。

もう 1 つのリスク要因は、固有のセキュリティの欠如です。パスワードの安全性を除けば、スプレッドシートの保護はほとんどありません。これは、ファイルが不正アクセスの対象となる場所に配置されないようにするためのユーザーの行動にも大きく依存します。組織とクライアントの両方からの機密性の高いスプレッドシートデータは、サイバー攻撃が成功する可能性がはるかに高く、組織とその顧客はコンプライアンス違反に対して非常に脆弱になります。また、紙の書類やバインダーの場合は、アクセスカードの保護か、さらに悪いことに、予防策はまったく必要ありません。

可視性と制御の欠如

組織の決算サイクルに非常に時間がかかる理由の 1 つは、会社全体のタスクに対する可視性の欠如です。特に現在、仮想決算が世界的に広まっているため、月末決算手順のすべての側面を確認して制御する機能は非常に重要です。

従来のオフィスシナリオでは、経理担当者が特定のタスクまたはドキュメントについて質問またはコメントを持っている場合、明確にするためにチームメイトのデスクに行くだけで済みます。その後、問題は解決され、会計士は自分のデスクに戻ってタスクを完了します。しかし、バーチャルな閉会では、絶え間ない対面コミュニケーションの贅沢は排除されます。従来のクローズプロセスツールでは、会計士がコメントを残したり、サポートドキュメントを添付してこれらのコミュニケーションギャップを修正したりすることはできません。

チーム間のやり取りが不足すると、ボトルネックが頻繁に発生します。経理担当者が認識しているイライラするボトルネックの 1 つに、「やり直し」があります。 1 人の会計士がタスクを完了し、それを完了するために必要なすべての情報を持っていると感じたときに、やり直しが発生します。ただし、完了後、経理担当者は完了したばかりのタスクに不可欠な情報を受け取ります。その会計担当者は、戻ってタスク全体を「やり直す」必要があります。

基本的に、彼らは同じ決算タスクを 2 回実行します。会計担当者だけでなく、過剰な量のタスクをレビューしなければならないレビュー担当者や承認者にとっても不便です。監査人がすべての異なるバージョンについて明確にする必要がある場合、その不満は倍増します。

やり直しなどの問題はコミュニケーション不足によるものですが、これらのボトルネックは、決算の手順を管理する能力の欠如によっても発生します。財務のリーダーは、組織のすべてのエンティティにわたるすべての決算タスクと決算サイクル全体の進捗状況を監視するために、大量のドキュメントの蓄積を確認することはできません。

これは、スプレッドシート、バインダー、および手動プロセスのデータ分析機能が限られていることも一因です。適切な分析ツールがなければ、管理者はボトルネックがどこで発生したか、またはこれらのボトルネックが財務プロセスにどのように影響するかを確認できません。可視性が不足しているため、リーダーが月末に行う管理の量も制限されます。

この制御の欠如は、従来のプロセスが効果的なコンプライアンスフレームワークをサポートしておらず、リスクが増大しているために発生します。会社のポリシーと手順は、スプレッドシートやバインダーシステム内で標準化して実施することはできません。たとえば、スプレッドシートの場合、各会計士は最も慣れ親しんだドキュメント設定に従うことになり、フォーマットの広範な不一致が生じます。

この方法では、会計士が不在の場合、チームメンバーがその会計士の個人的なレイアウトを解読しなければならないため、多くの問題が発生します。これは時間を浪費するだけでなく、組織を監査費用や政府の法律や規制機関へのコンプライアンス違反のリスクにさらすことになります。前述の点を繰り返しますが、資本を獲得しようとしている企業は、リスクが存在する場合に常にそれを示す、信頼できるコンプライアンスフレームワークを持つ必要があります。

時間の無駄

手作業のツールを活用する財務部門は、退屈で時間のかかるタスクを常に実行しています。トランザクションの照合やアカウントの調整などのプロセスは、クローズサイクルの大部分を占めます。経理担当者がこれらのタスクを手動で分類して完了することを余儀なくされた場合、これらの割り当てには数週間かかります。それだけでなく、可視性が欠如しているため、経理担当者は、これらの重要な決算タスクの進捗状況を経営陣に通知するために、常に長時間の最新会議に行き詰まっています。

これにより、これらのプロセスの実際の完了から貴重な時間が奪われ、月次決算の期間がさらに長くなります。仮想決算では、これは特に当てはまり、会計士は深夜や週末にかけて働くことになります。時間の経過とともに、従業員は生活の質よりも仕事に多くの時間を費やすため、燃え尽き症候群や従業員の士気の大幅な低下が助長されます。

このセットアップは、非常に組織化されていないワークフローを促進し、時間も浪費します。組織の月末決算プロセスがどのようなものかを検討してください。多くの財務および経理チームは、財務決算を次のように図解することがあります。

ただし、この図には、定期的な更新、承認要求、データ修正、および電子メール、会議、その他の通信プラットフォームを通じて財務および会計チームが求めるその他の側面が考慮されていません。これらを考慮した後、実際の月次決算の平均は次のようになります。

財務および経理チームがこれを標準プロセスとしてどれだけの時間を費やしているか想像してみてください。それでも、この図は、この雑然としたワークフローが原因で発生するボトルネックの数を表すことができません。

月末決算プロセスは、このようにする必要はありません。財務および経理チームが可視性、制御、タイムリーなクローズサイクルを実現する方法があります。

月末決算プロセスの財務自動化の利点

過去 10 年間で、多くの組織が、ペンと紙やスプレッドシートのアプローチなどの時代遅れのテクノロジから、より最新の自動化されたソリューションに切り替えました。 ERP などのデータソースとの統合など、組織の財務プロセスに自動化を実装することにはいくつかの利点があります。もう 1 つの利点は、自動化されたソリューションを特定の組織の要件に合わせて調整して、投資を最大化できることです。

手作業を減らし、価値を高める

組織全体で、財務と経理はすべてに関わり、すべての組織の問題を最初に把握する唯一の部門です。財務部門は短期的にも長期的にも組織にとって非常に重要であるため、これらのチームメンバーが適切なツールを適切に備え、責任を果たすための適切な時間を確保することは理にかなっています。

財務自動化は、組織全体を導くより付加価値の高い戦略的なタスクに集中するために、時間のかかるタスクをスピードアップすることで会計士の時間を取り戻します。バインダーやスプレッドシートを減らすことで、通常は完了するまでに数週間かかるトランザクションマッチングなどのタスクを数日に短縮できます。

さらに、自動化されたソリューションにより、会計士はプラットフォーム内で通信し、メモや文書を添付できるようになります。財務チームが従来のオフィス内または分散型の仮想的な月末決算プロセスを実行しているかどうかに関係なく、決算サイクルは正確かつ時間通りに完了しています。

一貫したコンプライアンスフレームワーク

財務の自動化は、組織のリスクプロファイルも大幅に削減します。自動化されたソリューションを使用すると、会社の手順とポリシーを開発し、個別のエンティティと組織全体にわたって標準化できます。経理担当者は、別のチームメンバーの個人的なレイアウトの解読に時間を費やしたり、ファイル形式の変換やデータ転送でエラーを起こすリスクを冒したりする必要がなくなります。

財務自動化のもう 1 つの利点は、クラウドとの互換性であるため、チームは必要なすべてのデータに一元化された場所からアクセスでき、ドキュメントをバックアップする機能もあります。クラウドに保存された自動化された監査証跡により、管理者はすべてのタスクを追跡し、組織全体のドキュメントとコメントをサポートして、監査中の時間と費用を節約できます。

会社閉鎖の全景

スプレッドシートから財務自動化への移行により、組織全体のすべてのエンティティを 1 か所で集中管理できるようになります。月末決算の進捗状況と、決算に伴う各タスクの進捗状況を追跡します。自動化により、リーダーシップは、ボトルネックがプロセスを妨げている場所、各チームメンバーに割り当てられているタスクの数など、決算の詳細にドリルダウンすることもできます。

競争力を維持する

米国全体の組織の 61% が、すでにいくつかの部門、特に財務と IT で自動化を広範囲に使用しています。これらの企業は、多くの理由から、自動化によって市場での競争力が高まると期待しています。

まず、クラウドは多くのオンプレミスデータセンターよりも安全な環境を提供します。第二に、財務の自動化には、組織に合わせて拡張する機能があります。手動プロセスでは、会社が成長するにつれて、スプレッドシートとバインダーの数が増え続け、エラーやコンプライアンス違反のリスクが高まります。自動化は組織とともに成長し、よりクリーンで標準化されたプロセスを作成して、コンプライアンスリスクを軽減します。

最後に、金融の自動化を利用する企業は、ソフトウェアに付属する組み込みの分析機能を利用できます。組織が成長するにつれて、経営陣は、重要なビジネス上の意思決定を推進するために、リアルタイムで実用的な洞察を得るための資金を調達しようとします。ファイナンシャルオートメーションを使用する企業は、スプレッドシートの 90% にエラーが含まれていることを心配しなければならない企業よりも、不正確なデータに基づいて意思決定を行うことを心配する必要がなく、ビジネス上の誤った意思決定に影響を与える可能性があります。

才能を引き付ける

2030 年までに、ベビーブーマーの最後の世代が退職年齢に達し、ミレニアル世代が米国の労働力の中で最大の世代になり、Z 世代がすぐ後に続きます。

古い世代は新しいテクノロジーの導入をためらっていたかもしれませんが、調査によると、ミレニアル世代と Z 世代の従業員は、従業員がタスクを実行するための方法を変えることを期待しています。また、この新世代の個人的な生活に合わせてテクノロジーを使用することへの期待、ありふれたことへの許容度の低下、組織への貢献の早い段階で意味のある影響を与えることへの選好があります。

さらに、場所や時間における仕事の柔軟性などの要因が、組織に参加して忠実であり続けるという決定に影響を与えました。若い世代は、口座の照合を完了するために夜遅くまで働きたいとは思いません。また、トランザクションの照合を進めるために休暇を明け渡すことも望んでいません。

レポートと分析

財務部門にとって、ビジネスの洞察は、組織の全体的な価値を高めるために財務が機能する方法の重要な部分です。これを達成するために、財務および会計チームは、信頼できる分析を報告するツールに投資する必要があります。経営陣がこれらの洞察を利用してビジネスを前進させるだけでなく、財務部門は、月末決算プロセスで問題と機会を特定して修正または改善できるようにする必要があります。

トラディショナルとモダンのクローズ

財務部門が自動化を導入する最初の部門の 1 つであることは当然ですが、データによると、会計士は導入が最も遅い部門の 1 つです。財務および経理チームのリスク回避的な性質は、この場合、不利に働きます。月末締めを短縮するメリットが通常見落とされるからです。コストに関しても同じことが言えます。分析によると、チームがテクノロジーを使用して決算をサポートしている場合、収益 1 ドルあたりの財務コストが低くなることが引き続き示されています。

結論

財務と会計は、すべての組織の健全性、成長、および将来にとって不可欠な要素です。過去 10 年間で、彼らの優先事項は予算のモニターや数字の管理者から戦略的パートナーに移行したため、彼らが使用する財務ツールは、これらの役割を果たすためのより適切な装備を備えているはずです。従来の緊密なアプローチでは、財務チームが組織全体をサポートするための強固な基盤を提供できません。

自動化エクスペリエンスを実装して財務プロセスを変革する財務チーム:

大幅に短縮された月末決算プロセス
トランザクションの照合や調整などの手動タスクにかかる時間を節約
プロセスにおけるリスク管理の改善
全体像であろうと粒状であろうと、決算の可視性が向上
仮想クローズでタスクを実行、レビュー、および承認する機能
離れた場所からのデータへのアクセス可能性
機密情報へのアクセスに対する適切な制御
組織全体のプロセスとポリシーの標準化
監査人が簡単に利用できる自動監査証跡

スプレッドシートとバインダーから財務自動化への切り替えは、組織の将来にとって重要な決定です。財務および経理チームに適切なツールを装備することで、会計士が優れた責任を果たすことができるだけでなく、組織を成功に導くことができます。