Zoptymalizuj procesy zamknięcia miesiąca na koniec miesiąca dzięki automatyzacji finansowej

W ciągu ostatnich kilkudziesięciu lat zmieniły się i rozszerzyły obowiązki działu finansowego, zwłaszcza jeśli chodzi o znaczenie organizacyjne.

Księgowi, którzy kiedyś byli uważani za „przeżuwaczy liczb”, teraz polegają na praktycznych, krytycznych dla biznesu spostrzeżeniach i planowaniu strategicznym. Głos dyrektora finansowego w zakresie strategicznego kierowania firmą plasuje się bardzo wysoko obok głosu dyrektora generalnego, zwłaszcza że interesariusze wewnętrzni i zewnętrzni szukają wskazówek w biurze finansowym w czasach niepewności i niestabilności.

Zainwestuj w automatyzację finansową dla procesu zamykania na koniec miesiąca

Narzędzia, z których korzystają zespoły finansowo-księgowe, nie ewoluowały tak stabilnie, jak obowiązki, które muszą wykonywać. W miarę rozwoju i rozwoju organizacji, certyfikowani księgowi zarządcy często mają trudności z nadążaniem za nimi, głównie z powodu przestarzałego oprogramowania i ręcznych procesów, które wykorzystują w krytycznych zadaniach biznesowych, takich jak zamykanie miesiąca.

Z tego powodu w ostatnich latach potrzeba wdrożenia automatyzacji w biurze finansów nabrała rozpędu. Dlaczego więc Twój zespół miałby inwestować w narzędzia do automatyzacji finansów?

Oto pięć powodów:

• Zautomatyzuj i usprawnij procesy finansowe
• Poświęć więcej czasu na koncentrację strategiczną
• Osiągnij unikalne wymagania dotyczące zgodności
• Dostarczaj krytyczne informacje biznesowe wszystkim interesariuszom
• Utrzymuj przewagę konkurencyjną na rynku

Punkty bólowe

Zanim zespoły finansowe będą mogły rozważyć wdrożenie automatyzacji swoich procesów, księgowi muszą określić, jakie problemy próbują rozwiązać. Wiele komplikacji związanych z miesięcznym zamykaniem można sprowadzić do trzech głównych kategorii: ręczne procesy i arkusze kalkulacyjne, brak widoczności i kontroli oraz czas spędzony na powtarzalnych zadaniach.

Chociaż problemy te są powszechne w wielu organizacjach, zespoły finansowe mogły nie być świadome, że problemy te można łatwo rozwiązać.

Procesy ręczne, arkusze kalkulacyjne i metody segregatorów

Większość zespołów finansowo-księgowych ma tendencję do wykorzystywania sieci arkuszy kalkulacyjnych, dokumentów tekstowych i innych nieodpowiednich narzędzi do zarządzania projektami jako podstawowych narzędzi zamknięcia finansowego. Nawet bardziej ryzykowne, niektóre firmy polegają na wiedzy plemiennej, aby przejść przez koniec.

Te ręczne metody powodują wiele problemów podczas całego procesu zamykania miesiąca. Mniej znanym faktem dotyczącym arkuszy kalkulacyjnych jest to, że zostały one pierwotnie stworzone w celu zbilansowania budżetu czteroosobowej rodziny. To narzędzie nie zostało zaprojektowane, aby wspierać finanse Twojej złożonej organizacji, iz pewnością nie jest w stanie zarządzać płynnością pracy przez te zawiłości.

Po pierwsze, istnieje limit ilości danych, które można umieścić w jednym arkuszu kalkulacyjnym. Ponieważ biura finansowe zarządzają dużymi partiami danych, arkusz kalkulacyjny jest wypełniony po brzegi informacjami i staje się ogromnym silosem danych. W procesie zamykania na koniec miesiąca istnieje wiele arkuszy kalkulacyjnych, które są ze sobą różnie połączone, co sprawia, że ​​przepływ pracy księgowej jest nieporęczny i nieefektywny.

To również toruje drogę do wielu błędów danych. W rzeczywistości 90% wszystkich arkuszy kalkulacyjnych zawiera błędy. Arkusze kalkulacyjne muszą być edytowane ręcznie – proces, który wydaje się dość prosty, ale może przynieść katastrofalne skutki. Na przykład kopiuj i wklej transfery. Niektóre z najbardziej niesławnych przypadków zgodności można przypisać błędom kopiowania i wklejania.

Zaczynają się od niezauważonych, maleńkich błędów, które po skompilowaniu przekształcają się w duże ilości niedokładnych danych rozsianych po wielu arkuszach kalkulacyjnych. Nawet z najnowszymi funkcjami, które śledzą twoje zmiany, możesz pozostać z mylącymi wersjami zapisu lub zapisami w różnych lokalizacjach. Gdy organizacje rozwijają się w stałym tempie, rośnie wraz z nim ilość arkuszy kalkulacyjnych, a także liczba niewykrytych błędów. Dotyczy to również metod pióra i papieru. Błędów nie da się łatwo wyłapać, a gdy zauważy się niedokładność, dużo czasu zajmuje przeczesanie wszystkich dokumentów w celu znalezienia źródła błędu.

Narzędzia te narażają firmy na ogromne ryzyko związane z przestrzeganiem przepisów, często nieświadomie. Arkusze kalkulacyjne z pewnością mają w tym procesie swoje miejsce jako narzędzie uzupełniające, ale nie jako system kontroli. Nie tylko są one siedliskiem błędów, ale także arkusze kalkulacyjne i metody ręczne uniemożliwiają zespołowi finansowemu łatwe zarządzanie obciążeniem pracą i skupienie się na elementach wysokiego ryzyka.

W konsekwencji konta wysokiego ryzyka są poważnie niedomagane, co zwiększa profile ryzyka organizacji. Szansa, że ​​organizacje będą musiały wydać przeliczenia, w niektórych przypadkach z poniesionymi kosztami audytu i grzywnami, jest wysoka. W przypadku organizacji, które nie są jeszcze upublicznione, jest to zachowanie i dyscyplina, które będą musiały zostać przezwyciężone, ponieważ oczekiwania akcjonariuszy obejmują obecnie stosowanie najnowocześniejszych praktyk w zakresie zgodności.

Innym czynnikiem ryzyka jest nieodłączny brak bezpieczeństwa. Oprócz bezpieczeństwa hasła arkusze kalkulacyjne zapewniają bardzo niewielką ochronę. Jest to również bardzo zależne od zachowania użytkownika, aby upewnić się, że pliki nie są umieszczane w lokalizacjach podlegających nieautoryzowanemu dostępowi. Wrażliwe dane w arkuszach kalkulacyjnych – zarówno od organizacji, jak i od klientów – są znacznie bardziej podatne na udany cyberatak, narażając organizacje i ich klientów na ryzyko naruszenia zgodności. A w przypadku papierowych dokumentów i segregatorów jedynym środkiem ostrożności, który należy podjąć, są karty dostępu lub, co gorsza, żadne.

Brak widoczności i kontroli

Jednym z powodów, dla których cykl zamknięcia finansowego organizacji zajmuje tak dużo czasu, jest brak wglądu w zadania w całej firmie. Zwłaszcza teraz, gdy wirtualne zamknięcie staje się coraz bardziej rozpowszechnione na całym świecie, możliwość zobaczenia i kontrolowania wszystkich aspektów procedur zamknięcia miesiąca jest kluczowa.

W tradycyjnym scenariuszu biurowym, gdy księgowy ma pytanie lub komentarz na temat określonego zadania lub dokumentu, wystarczy, że podejdzie do biurka kolegi z zespołu, aby uzyskać wyjaśnienia. Sprawa zostaje następnie wyjaśniona, a księgowy wraca do swojego biurka, aby dokończyć zadanie. Ale w wirtualnym zamknięciu luksus ciągłej komunikacji twarzą w twarz zostaje wyeliminowany. Tradycyjne narzędzia do zamykania procesów nie pozwalają księgowym na zostawianie komentarzy lub dołączanie dokumentacji pomocniczej w celu naprawienia tych luk komunikacyjnych.

Gdy brakuje interakcji między zespołami, często występują wąskie gardła. Jednym z frustrujących wąskich gardeł, które mogą rozpoznać księgowi, jest „przeróbka”. Ponowna praca ma miejsce, gdy jeden księgowy kończy zadanie, czując, że ma wszystkie informacje wymagane do jego ukończenia. Jednak po zakończeniu księgowy otrzymuje informacje, które są niezbędne do właśnie wykonanego zadania. Księgowy musi wtedy wrócić i „przerobić” całe zadanie.

Zasadniczo wykonują dwa razy to samo zadanie, co nie tylko przeszkadza księgowemu, ale także recenzentom i osobom zatwierdzającym, które muszą przejrzeć nadmiar zadań. Pomnóż tę frustrację, gdy audytorzy wymagają wyjaśnień dotyczących wszystkich różnych wersji.

Chociaż problemy, takie jak przeróbki, są wynikiem słabej komunikacji, te wąskie gardła występują również z powodu braku możliwości zarządzania etapami zamknięcia. Kierownictwo finansowe nie może dostrzec ogromnej akumulacji dokumentów, aby monitorować postęp wszystkich bliskich zadań i całego zamkniętego cyklu we wszystkich podmiotach organizacji.

Wynika to również częściowo z ograniczonych możliwości analizy danych w arkuszach kalkulacyjnych, segregatorach i procesach ręcznych. Bez odpowiednich narzędzi analitycznych kierownictwo nie może zobaczyć, gdzie występują wąskie gardła ani jak te wąskie gardła wpływają na proces finansowy. Brak widoczności ogranicza również stopień kontroli, jaką ma kierownictwo na koniec miesiąca.

Ten brak kontroli występuje, ponieważ tradycyjne procesy nie wspierają skutecznych ram zgodności, zwiększając ryzyko. Zasad i procedur firmy nie można ustandaryzować i egzekwować w ramach arkusza kalkulacyjnego ani systemu segregatorów. Na przykład w przypadku arkuszy kalkulacyjnych każdy księgowy będzie postępować zgodnie z najbardziej znaną mu konfiguracją dokumentów – tworząc powszechną niespójność formatów.

Dzięki tej metodzie wiele problemów pojawia się, gdy księgowy jest nieobecny, ponieważ członkowie ich zespołu muszą następnie rozszyfrować układ osobisty tego księgowego. To nie tylko marnuje czas, ale pozostawia organizacje otwarte na koszty audytu i ryzyko niezgodności z prawem rządowym i organami regulacyjnymi. Powtarzając wcześniejszy punkt, firmy, które chcą pozyskać kapitał, muszą dysponować niezawodnymi ramami zgodności, które konsekwentnie pokazują, kiedy istnieje ryzyko.

Strata czasu

Biura finansowe, które wykorzystują narzędzia ręczne, nieustannie wykonują żmudne, czasochłonne zadania. Procesy takie jak dopasowywanie transakcji i uzgadnianie kont stanowią większość cyklu zamknięcia. Kiedy księgowi są zmuszeni do sortowania i wykonywania tych zadań ręcznie, te zadania zajmują tygodnie. Nie tylko to, ale ze względu na brak widoczności, księgowi stale utknęli na długich spotkaniach aktualizacyjnych, aby poinformować kierownictwo o postępach w tych istotnych, bliskich zadaniach.

Zabiera to cenny czas od faktycznego zakończenia tych procesów, dodatkowo wydłużając czas trwania miesięcznego zamknięcia. W wirtualnym zamknięciu jest to szczególnie prawdziwe i powoduje, że księgowi pracują do późna i w weekendy. Z czasem sprzyja to wypaleniu i znacznemu spadkowi morale pracowników, ponieważ pracownicy spędzają więcej czasu na pracy niż na dbaniu o jakość życia.

Ta konfiguracja promuje również wyjątkowo niezorganizowany przepływ pracy, który również czasami pochłania. Zastanów się, jak wygląda proces zamknięcia miesiąca w Twojej organizacji. Wiele zespołów finansowo-księgowych może przedstawiać schemat zamknięcia finansowego przypominający mniej więcej tak:

Jednak ten diagram nie uwzględnia ciągłych aktualizacji, wniosków o zatwierdzenie, korekt danych i innych aspektów, o które zespoły finansowo-księgowe proszą za pośrednictwem e-maili, konferencji i innych platform komunikacyjnych. Po ich rozważeniu średnie miesięczne zamknięcie w rzeczywistości wygląda mniej więcej tak:

Wyobraź sobie, ile czasu zajmują zespoły ds. finansów i księgowości w ramach standardowego procesu. Mimo to ten diagram nie jest w stanie przedstawić liczby wąskich gardeł, które występują z powodu tego zaśmieconego przepływu pracy.

Twój proces zamykania na koniec miesiąca nie musi wyglądać tak. Istnieje sposób, aby zespoły ds. finansów i księgowości miały widoczność, kontrolę i terminowe zamykanie cyklu.

Korzyści z automatyzacji finansowej dla procesu zamykania miesiąca

W ciągu ostatniej dekady wiele organizacji przeszło z przestarzałych technologii, takich jak pióra i arkusze kalkulacyjne, na bardziej nowoczesne, zautomatyzowane rozwiązania. Wdrażanie automatyzacji w procesach finansowych organizacji ma kilka zalet, w tym integrację ze źródłami danych, takimi jak system ERP. Kolejną korzyścią jest to, że zautomatyzowane rozwiązania można dostosować do konkretnych wymagań organizacyjnych, aby zmaksymalizować inwestycję.

Mniej instrukcji, więcej wartości

W całej organizacji finanse i księgowość to jedyny dział, który dotyka wszystkiego i ma pierwszy pogląd na wszystkie sprawy organizacyjne. Ponieważ biuro finansów jest tak ważne dla organizacji zarówno w perspektywie krótko-, jak i długoterminowej, sensowne byłoby, aby ci członkowie zespołu byli odpowiednio wyposażeni zarówno w odpowiednie narzędzia, jak i odpowiednią ilość czasu na wykonanie swoich obowiązków.

Automatyzacja finansowa pozwala księgowym odzyskać czas, przyspieszając czasochłonne zadania, aby skoncentrować się na bardziej wartościowych, strategicznych zadaniach, które kierują całą organizacją. Redukując segregatory i arkusze kalkulacyjne, zadania takie jak dopasowywanie transakcji, które normalnie mogłyby zająć tygodnie, można skrócić do zaledwie dni.

Dodatkowo zautomatyzowane rozwiązanie może umożliwić księgowym komunikację w ramach platformy oraz dołączanie notatek i dokumentacji. Niezależnie od tego, czy zespoły finansowe przeprowadzają tradycyjny, w biurze lub rozproszony, wirtualny proces zamknięcia miesiąca, cykl zamknięcia jest realizowany dokładnie i na czas.

Spójne ramy zgodności

Automatyzacja finansowa również znacznie zmniejsza profile ryzyka organizacji. Dzięki zautomatyzowanemu rozwiązaniu procedury i zasady firmy mogą być opracowywane i standaryzowane w różnych jednostkach i całej organizacji. Księgowi nie będą spędzać więcej czasu na rozszyfrowaniu układu osobistego innego członka zespołu ani nie będą ryzykować błędów podczas konwertowania formatów plików lub przesyłania danych.

Kolejną zaletą automatyzacji finansowej jest jej kompatybilność z chmurą, dzięki czemu zespoły mają dostęp do wszystkich wymaganych danych w jednej scentralizowanej lokalizacji, a także możliwość tworzenia kopii zapasowych dokumentacji. Zautomatyzowana ścieżka audytu zapisana w chmurze pozwala kierownictwu śledzić wszystkie zadania, dokumenty pomocnicze i komentarze w całej organizacji, oszczędzając czas i wydatki podczas audytu.

Pełny widok zamknięcia firmy

Przejście z arkuszy kalkulacyjnych do automatyzacji finansów pozwala na lepsze, ścisłe zarządzanie wszystkimi podmiotami w całej organizacji w jednej scentralizowanej lokalizacji. Śledź postęp zamknięcia na koniec miesiąca, a także postęp każdego zadania z zamknięciem. Automatyzacja umożliwia również kierownictwu zagłębianie się w szczegóły zamknięcia, takie jak miejsca, w których wąskie gardła utrudniają proces, liczba zadań przydzielonych każdemu członkowi zespołu i nie tylko.

Utrzymaj przewagę konkurencyjną

Sześćdziesiąt jeden procent organizacji w Stanach Zjednoczonych już teraz intensywnie korzysta z automatyzacji w kilku działach, zwłaszcza w finansach i IT. Firmy te oczekują, że automatyzacja sprawi, że będą bardziej konkurencyjne na swoich rynkach z wielu powodów.

Po pierwsze, chmura zapewnia bezpieczniejsze środowisko niż wiele lokalnych centrów danych. Po drugie, automatyzacja finansowa ma możliwość skalowania wraz z Twoją organizacją. Dzięki ręcznym procesom, wraz z rozwojem firmy, liczba arkuszy kalkulacyjnych i segregatorów stale się kumuluje, stwarzając większe ryzyko błędów i naruszeń zgodności. Automatyzacja rośnie wraz z organizacją i tworzy czystsze, bardziej ustandaryzowane procesy, aby zmniejszyć ryzyko związane z brakiem zgodności.

Wreszcie, firmy wykorzystujące automatyzację finansową mają przewagę dzięki wbudowanym możliwościom analitycznym towarzyszącym oprogramowaniu. W miarę rozwoju organizacji przywództwo poszukuje środków finansowych na uzyskiwanie w czasie rzeczywistym praktycznych spostrzeżeń, które mogą podejmować krytyczne decyzje biznesowe. Firmy korzystające z automatyzacji finansowej mniej martwią się, że ich decyzje opierają się na niedokładnych danych, niż te, które muszą się martwić, że 90% ich arkuszy kalkulacyjnych zawiera błędy i może wpłynąć na niewłaściwą decyzję biznesową.

Przyciągnij talent

Do 2030 r. ostatni z wyżu demograficznego osiągnie wiek emerytalny, co sprawi, że Millenialsi będą najliczniejszym pokoleniem w amerykańskiej sile roboczej, a pokolenie Z szybko za nim pójdzie.

Chociaż starsze pokolenia mogły być niechętne wdrażaniu nowszych technologii, badania wykazały, że zarówno pracownicy z pokolenia Z, jak i z pokolenia Z oczekują zmiany w sposobie, w jaki ich pracownicy wyposażają ich do wykonywania zadań. Istnieje również oczekiwanie w korzystaniu z technologii zgodnej z życiem osobistym tego nowego pokolenia, mniejsza tolerancja dla przyziemności i preferencja do wywierania znaczącego wpływu na wczesnym etapie swojego wkładu w organizację.

Dodatkowo, czynniki takie jak elastyczność miejsca pracy i godzin pracy wpłynęły na ich decyzje o dołączeniu i pozostaniu lojalnym wobec organizacji. Młodsze pokolenia nie chcą pracować do późna w nocy, aby zakończyć uzgadnianie konta lub zrezygnować z wakacji, aby zrobić postęp w dopasowywaniu transakcji – przywileje, które księgowi korzystający z arkuszy kalkulacyjnych nieustannie muszą poświęcać.

Raportowanie i analityka

Dla biura finansów spostrzeżenia biznesowe są kluczowym elementem funkcjonowania finansów w celu zwiększenia ogólnej wartości organizacji. Aby to osiągnąć, zespoły finansowo-księgowe muszą zainwestować w narzędzie, które raportuje rzetelną analitykę. Kierownictwo może nie tylko wykorzystać te spostrzeżenia do rozwoju firmy, ale dział finansowy wymaga umiejętności określania trudności i możliwości w ramach procesu zamykania miesiąca, aby można było je naprawić lub poprawić.

Tradycyjne kontra nowoczesne zamknięcie

Chociaż jest zrozumiałe, że biuro finansów powinno być jednym z pierwszych działów stosujących automatyzację, dane pokazują, że księgowi są jednymi z najwolniejszych we wdrażaniu. W tym przypadku niechęć do ryzyka w zespołach finansowo-księgowych działa przeciwko nim, ponieważ zazwyczaj pomija się korzyści płynące ze skrócenia zamknięcia miesiąca. To samo można powiedzieć o kosztach: analiza nadal pokazuje, że koszt finansowania w przeliczeniu na dolara przychodu jest niższy, gdy zespół korzysta z technologii wspierającej zamknięcie finansowe.

Wniosek

Finanse i księgowość są integralnymi składnikami zdrowia, rozwoju i przyszłości każdej organizacji. Ponieważ ich priorytety w ciągu ostatniej dekady przesunęły się z monitorów budżetu i osób zajmujących się analizą liczb na partnera strategicznego, narzędzia finansowe, z których korzystają, powinny lepiej wyposażyć ich do pełnienia tych ról. Tradycyjne podejście bliskie nie jest w stanie zapewnić solidnych podstaw dla zespołów finansowych do wspierania całej organizacji.

Zespoły finansowe, które przekształcają swoje procesy finansowe, wdrażając doświadczenie automatyzacji:

• Znacznie skrócony proces zamykania na koniec miesiąca
• Czas zaoszczędzony na ręcznych zadaniach, takich jak dopasowywanie transakcji i uzgadnianie
• Lepsza kontrola nad ryzykiem w procesach
• Lepsza widoczność z bliska, niezależnie od tego, czy jest to duży obraz, czy szczegółowy
• Możliwość wykonywania, przeglądania i zatwierdzania zadań w wirtualnym zamknięciu
• Dostępność danych z osobnych lokalizacji
• Odpowiednia kontrola dostępu do informacji wrażliwych
• Standaryzacja procesów i polityk dla całej organizacji
• Automatyczna ścieżka audytu dla audytorów do łatwego wykorzystania

Przejście z arkuszy kalkulacyjnych i segregatorów na automatyzację finansową to kluczowa decyzja dla przyszłości Twojej organizacji. Wyposażenie zespołów finansowo-księgowych w odpowiednie narzędzia gwarantuje, że księgowi nie tylko będą w stanie doskonale wykonywać swoje obowiązki, ale także zapewnią Twojej organizacji sukces.