재무 자동화로 월말 마감 프로세스 최적화

지난 수십 년 동안 재무 부서의 책임은 특히 조직의 중요성 측면에서 변화하고 성장했습니다.

한때 "숫자 처리자"로 간주되었던 회계사는 이제 실행 가능하고 비즈니스에 중요한 통찰력과 전략적 계획에 의존합니다. 회사의 전략적 방향에 대한 CFO의 목소리는 CEO의 목소리와 함께 매우 높은 위치에 있습니다. 특히 내부 및 외부 이해 관계자는 불확실하고 불안정한 시기에 지침을 위해 재무 부서를 찾고 있기 때문입니다.

월말 마감 프로세스를 위한 재무 자동화에 투자하십시오.

재무 및 회계 팀이 사용하는 도구는 수행해야 하는 업무만큼 꾸준히 발전하지 않았습니다. 조직이 발전하고 성장함에 따라 공인 관리 회계사는 종종 월말 결산과 같은 비즈니스 크리티컬한 업무에서 활용하는 오래된 소프트웨어와 수동 프로세스로 인해 따라잡기 위해 고군분투합니다.

이 때문에 최근 몇 년 동안 재무 부서의 자동화 구현에 대한 필요성이 높아졌습니다. 그렇다면 팀이 재무 자동화 도구에 투자해야 하는 이유는 무엇입니까?

다음은 5가지 이유입니다.

• 재무 프로세스 자동화 및 간소화
• 전략적 집중을 위해 더 많은 시간 할당
• 고유한 규정 준수 요구 사항 달성
• 모든 이해 관계자에게 비즈니스 크리티컬 인사이트 제공
• 시장에서 경쟁력 유지

문제점

재무 팀이 프로세스에 자동화 구현을 고려하기 전에 회계사는 해결하려는 문제를 식별해야 합니다. 많은 월별 마감 문제는 수동 프로세스 및 스프레드시트, 가시성 및 제어 부족, 반복적인 작업에 소요되는 시간의 세 가지 주요 범주로 요약할 수 있습니다.

이러한 문제는 많은 조직에서 널리 퍼져 있는 경향이 있지만 재무 팀은 이러한 문제가 쉽게 해결될 수 있다는 사실을 인식하지 못했을 수 있습니다.

수동 프로세스, 스프레드시트 및 바인더 방법

대부분의 재무 및 회계 팀은 스프레드시트 네트워크, 워드 프로세싱 문서 및 기타 부적절한 프로젝트 관리 도구를 주요 재무 마감 도구로 활용하는 경향이 있습니다. 더 위험한 것은 일부 기업이 부족의 지식에 의존하여 마무리를 지을 수 있다는 것입니다.

이러한 수동 방법은 월말 마감 프로세스 전반에 걸쳐 많은 문제를 야기합니다. 특히 스프레드시트에 대해 잘 알려지지 않은 사실은 스프레드시트가 원래 4인 가족의 평균 예산 균형을 맞추기 위해 만들어졌다는 것입니다. 이 도구는 복잡한 조직의 재정을 지원하도록 설계되지 않았으며 확실히 이러한 복잡성을 통해 작업의 유동성을 관리할 수 없습니다.

첫째, 단일 스프레드시트에 넣을 수 있는 데이터의 양에 제한이 있습니다. 재무 부서는 대량의 데이터를 관리하기 때문에 스프레드시트는 정보로 가득 차 있고 방대한 데이터 사일로가 됩니다. 월말 마감 프로세스에는 서로 다른 방식으로 연결된 수많은 스프레드시트가 존재하므로 회계 워크플로가 부피가 크고 비효율적입니다.

이것은 또한 많은 데이터 오류의 길을 열어줍니다. 실제로 모든 스프레드시트의 90%에는 오류가 있습니다. 스프레드시트는 수동으로 편집해야 합니다. 이 프로세스는 간단해 보이지만 치명적인 결과를 초래할 수 있습니다. 예를 들어 복사하여 붙여넣기 전송. 가장 악명 높은 규정 준수 사례 중 일부는 복사하여 붙여넣기 전송 오류로 거슬러 올라갈 수 있습니다.

이는 눈에 띄지 않고 사소한 실수로 시작하여 컴파일할 때 많은 스프레드시트에 퍼져 있는 많은 양의 부정확한 데이터로 눈덩이처럼 불어납니다. 변경 사항을 추적하는 최신 기능을 사용하더라도 혼란스러운 저장 버전이 남거나 다른 위치에 저장할 수 있습니다. 조직이 꾸준한 속도로 성장하면 스프레드시트의 양도 그에 따라 증가하고 포착되지 않은 오류의 수도 증가합니다. 이것은 펜과 종이 방식에서도 마찬가지입니다. 오류는 쉽게 잡아낼 수 없으며, 부정확성을 발견하면 오류의 원인을 찾기 위해 모든 문서를 샅샅이 뒤지는 데 많은 시간이 소요됩니다.

이러한 도구는 회사가 종종 자신도 모르는 사이에 엄청난 규정 준수 위험에 노출되도록 합니다. 스프레드시트는 분명히 보조 도구로서 프로세스에서 자신의 위치를 ​​차지하지만 제어 시스템으로서는 그렇지 않습니다. 그들은 오류의 온상일 뿐만 아니라 스프레드시트와 수동 방법으로 인해 재무 팀이 워크로드를 쉽게 관리하고 팀이 고위험 항목에 집중하는 것을 방해합니다.

결과적으로 고위험 계정은 심각하게 관리되지 않아 조직의 위험 프로필이 증가합니다. 조직이 감사 비용 및 경우에 따라 벌금과 함께 수정 사항을 발표해야 할 가능성이 높습니다. 아직 공개되지 않은 조직의 경우 이는 오늘날 주주의 기대치에 최첨단 규정 준수 관행이 포함되기 때문에 극복해야 할 행동 및 규율입니다.

또 다른 위험 요소는 고유한 보안 부족입니다. 암호 안전 외에 스프레드시트는 거의 보호 기능을 제공하지 않습니다. 이것은 또한 파일이 무단 액세스의 대상이 되는 위치에 배치되지 않도록 하는 사용자 행동에 크게 의존합니다. 조직과 고객 모두의 민감한 스프레드시트 데이터는 사이버 공격에 훨씬 더 취약하여 조직과 고객이 규정 준수 위반에 극도로 취약하게 만듭니다. 그리고 종이 문서와 바인더의 경우 취해야 할 유일한 예방 조치는 액세스 카드 보호 또는 그보다 더 나쁜 것입니다.

가시성과 통제력 부족

조직의 재무 마감 주기에 많은 시간이 걸리는 이유 중 하나는 회사 전체의 작업에 대한 가시성이 부족하기 때문입니다. 특히 가상 마감이 전 세계적으로 훨씬 더 널리 보급되고 있는 지금, 월결산 절차의 모든 측면을 보고 제어하는 ​​능력이 중요합니다.

전통적인 사무실 시나리오에서 회계사는 특정 작업이나 문서에 대해 질문이나 의견이 있을 때 설명을 위해 팀원의 책상으로 걸어가기만 하면 됩니다. 그런 다음 문제가 해결되고 회계사는 작업을 완료하기 위해 책상으로 돌아갑니다. 그러나 가상의 만남에서는 끊임없는 대면 커뮤니케이션의 사치가 사라집니다. 기존의 마감 프로세스 도구에서는 회계사가 이러한 커뮤니케이션 격차를 해결하기 위해 의견을 남기거나 지원 문서를 첨부할 수 없습니다.

팀 간의 상호 작용이 부족하면 병목 현상이 자주 발생합니다. 회계사가 인식할 수 있는 한 가지 답답한 병목 현상을 "재작업"이라고 합니다. 재작업은 한 회계사가 작업을 완료하고 완료하는 데 필요한 모든 정보를 가지고 있다고 느낄 때 발생합니다. 그러나 완료 후 회계사는 방금 완료한 작업에 중요한 정보를 받습니다. 그 회계사는 돌아가서 전체 작업을 "재작업"해야 합니다.

기본적으로 그들은 동일한 마감 작업을 두 번 수행합니다. 해당 회계사를 불편하게 할 뿐만 아니라 과도한 양의 작업을 검토해야 하는 검토자와 승인자도 마찬가지입니다. 감사관이 모든 다른 버전에 대한 설명을 요구할 때 이러한 좌절감을 배가시키십시오.

재작업과 같은 문제는 의사 소통이 원활하지 않은 결과이지만 이러한 병목 현상은 마감 단계를 관리하는 능력 부족으로 인해 발생합니다. 재무 리더는 조직의 모든 엔터티에 걸쳐 모든 마감 작업과 전체 마감 주기의 진행 상황을 모니터링하기 위해 방대한 문서 축적을 볼 수 없습니다.

이는 부분적으로 스프레드시트, 바인더 및 수동 프로세스의 제한된 데이터 분석 기능 때문이기도 합니다. 적절한 분석 도구가 없으면 경영진은 병목 현상이 발생하는 위치나 이러한 병목 현상이 재무 프로세스에 미치는 영향을 파악할 수 없습니다. 가시성의 부족은 또한 리더십이 월말에 가질 수 있는 통제의 양을 제한합니다.

이러한 제어 부족은 기존 프로세스가 효과적인 규정 준수 프레임워크를 지원하지 않아 위험이 증가하기 때문에 발생합니다. 회사 정책 및 절차는 스프레드시트 또는 바인더 시스템 내에서 표준화 및 시행할 수 없습니다. 예를 들어, 스프레드시트의 경우 각 회계사는 가장 친숙한 문서 설정을 따르게 되어 광범위한 형식의 불일치가 발생합니다.

이 방법을 사용하면 회계사가 부재 중일 때 팀 구성원이 해당 회계사의 개인 레이아웃을 해독해야 하므로 많은 문제가 발생합니다. 이는 시간을 낭비할 뿐만 아니라 조직이 정부 법률 및 규제 기관에 대한 감사 비용 및 비준수 위험에 노출되어 있습니다. 앞의 요점을 반복하자면, 자본을 확보하려는 기업은 위험이 존재할 때 일관되게 보여주는 신뢰할 수 있는 규정 준수 프레임워크가 필요합니다.

시간 낭비

수동 도구를 활용하는 재무 부서는 지루하고 시간 소모적인 작업을 지속적으로 수행하고 있습니다. 거래 매칭 및 계정 조정과 같은 프로세스가 마감 주기의 대부분을 차지합니다. 회계사가 이러한 작업을 수동으로 정렬하고 완료해야 하는 경우 이러한 할당에는 몇 주가 걸립니다. 뿐만 아니라, 가시성 부족으로 인해 회계사는 이러한 필수 마감 작업의 진행 상황을 경영진에게 알리기 위해 긴 업데이트 회의에 끊임없이 매달립니다.

이는 이러한 프로세스의 실제 완료에서 귀중한 시간을 빼앗아 월간 마감 기간을 더욱 연장합니다. 가상 마감에서 이것은 특히 사실이며 회계사가 늦은 시간과 주말에 일하게 만듭니다. 시간이 지남에 따라 직원들이 삶의 질에 참여하는 것보다 일하는 데 더 많은 시간을 보내기 때문에 이는 소진과 직원 사기의 현저한 감소를 조장합니다.

이 설정은 또한 시간을 낭비하는 극도로 조직화되지 않은 워크플로를 촉진합니다. 조직의 월말 마감 프로세스가 어떤 모습인지 고려하십시오. 많은 재무 및 회계 팀은 재무 마감을 다음과 같이 도표화할 수 있습니다.

그러나 이 다이어그램은 재무 및 회계 팀이 이메일, 회의 및 기타 커뮤니케이션 플랫폼을 통해 요청하는 지속적인 업데이트, 승인 요청, 데이터 수정 및 기타 측면을 고려하지 않습니다. 이를 고려한 후 평균 월간 마감은 실제로 다음과 같이 나타납니다.

재무 및 회계 팀이 이를 표준 프로세스로 사용하는 데 얼마나 많은 시간이 소요되는지 상상해 보십시오. 그럼에도 불구하고 이 다이어그램은 이 복잡한 워크플로 때문에 발생하는 병목 현상의 수를 나타낼 수 없습니다.

월말 마감 프로세스는 다음과 같을 필요가 없습니다. 재무 및 회계 팀이 가시성, 통제력 및 적시 마감 주기를 가질 수 있는 방법이 있습니다.

월 결산 프로세스를 위한 재무 자동화의 이점

지난 10년 동안 많은 조직이 종이와 스프레드시트 접근 방식과 같은 구식 기술에서 보다 현대적이고 자동화된 솔루션으로 전환했습니다. ERP와 같은 데이터 소스와의 통합을 포함하여 조직의 재무 프로세스에 자동화를 구현하면 몇 가지 이점이 있습니다. 또 다른 이점은 자동화 솔루션을 특정 조직 요구 사항에 맞게 조정하여 투자를 극대화할 수 있다는 것입니다.

수동 작업을 줄이고 가치를 높입니다.

전체 조직에서 재무 및 회계는 모든 것을 다루고 모든 조직 문제에 대한 첫 번째 견해를 갖는 유일한 부서입니다. 재무 부서는 조직에 장단기적으로 매우 중요하기 때문에 이러한 팀 구성원이 책임을 완수할 수 있는 적절한 도구와 적절한 시간을 적절하게 갖추고 있어야 합니다.

재무 자동화는 시간이 많이 소요되는 작업의 속도를 높여 회계사에게 시간을 돌려주어 전체 조직을 안내하는 보다 부가가치가 높고 전략적인 작업에 집중할 수 있도록 합니다. 바인더와 스프레드시트를 줄임으로써 일반적으로 완료하는 데 몇 주가 걸렸을 거래 매칭과 같은 작업을 며칠로 줄일 수 있습니다.

또한 자동화된 솔루션을 통해 회계사는 플랫폼 내에서 통신하고 메모 및 문서를 첨부할 수 있습니다. 재무 팀이 기존의 사무실 내에서 수행하든 분산된 가상 월 결산 프로세스를 수행하든 상관 없이 마감 주기는 정확하고 정시에 완료됩니다.

일관된 규정 준수 프레임워크

재무 자동화는 또한 조직의 위험 프로필을 크게 줄입니다. 자동화된 솔루션을 사용하면 회사 절차와 정책을 별도의 엔터티와 전체 조직에서 개발하고 표준화할 수 있습니다. 회계사는 다른 팀원의 개인 레이아웃을 해독하는 데 더 이상 시간을 할애하지 않으며 파일 형식이나 데이터 전송을 변환할 때 오류가 발생할 위험이 있습니다.

재무 자동화의 또 다른 장점은 클라우드와의 호환성으로 팀이 하나의 중앙 위치에서 필요한 모든 데이터에 액세스할 수 있을 뿐만 아니라 문서를 백업할 수 있다는 것입니다. 클라우드에 저장된 자동 감사 추적을 통해 경영진은 전체 조직의 모든 작업, 지원 문서 및 설명을 추적할 수 있으므로 감사 중 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.

회사 전체보기 닫기

스프레드시트에서 재무 자동화로 전환하면 하나의 중앙 위치에서 전체 조직의 모든 엔터티를 보다 긴밀하게 관리할 수 있습니다. 월말 마감 진행률과 마감 시 각 작업의 진행 상황을 추적합니다. 또한 자동화를 통해 경영진은 병목 현상이 프로세스를 방해하는 위치, 각 팀 구성원에게 할당된 작업 수 등과 같은 마감 세부 사항을 드릴다운할 수 있습니다.

경쟁력 유지

미국 전역의 조직 중 61%는 이미 여러 부서, 특히 재무 및 IT 부서에서 자동화를 광범위하게 사용하고 있습니다. 이러한 기업은 자동화가 여러 가지 이유로 시장에서 경쟁력을 높일 것으로 기대합니다.

첫째, 클라우드는 많은 온프레미스 데이터 센터보다 더 안전한 환경을 제공합니다. 둘째, 재무 자동화에는 조직과 함께 확장할 수 있는 기능이 있습니다. 수동 프로세스의 경우 회사가 성장함에 따라 스프레드시트와 바인더의 수가 계속 누적되어 오류 및 규정 준수 위반 위험이 더 커집니다. 자동화는 조직과 함께 성장하고 보다 명확하고 표준화된 프로세스를 생성하여 규정 준수 위험을 줄입니다.

마지막으로, 재무 자동화를 활용하는 회사는 소프트웨어와 함께 제공되는 내장 분석 기능을 활용할 수 있습니다. 조직이 성장함에 따라 경영진은 중요한 비즈니스 결정을 내리기 위해 실행 가능한 실시간 통찰력을 확보하기 위해 자금을 조달합니다. 재무 자동화를 사용하는 회사는 스프레드시트의 90%에 오류가 포함되어 있고 잘못된 비즈니스 결정에 영향을 미칠 수 있다고 걱정해야 하는 회사보다 의사 결정이 부정확한 데이터를 기반으로 한다고 걱정하지 않습니다.

인재 유치

2030년이 되면 마지막 베이비 붐 세대가 은퇴 연령에 도달하여 밀레니얼 세대가 미국 노동력에서 가장 큰 세대가 되며 Z세대가 빠르게 그 뒤를 이었습니다.

이전 세대는 새로운 기술을 구현하는 것을 주저했을지 모르지만 연구에 따르면 밀레니얼과 Z세대 직원 모두 직원이 작업을 수행할 수 있도록 장비를 준비하는 방식의 변화를 기대하고 있습니다. 또한 이 새로운 세대의 개인 생활과 일치하는 기술 사용, 일상적인 것에 대한 낮은 관용, 조직에 대한 기여 초기에 의미 있는 영향을 미치려는 선호도에 대한 기대가 있습니다.

또한 위치 및 시간의 직업 유연성과 같은 요소가 조직에 가입하고 충성도를 유지하기로 결정하는 데 영향을 미쳤습니다. 젊은 세대는 계정 조정을 마치기 위해 밤늦게까지 일하거나 스프레드시트를 사용하는 회계사가 끊임없이 희생해야 하는 특권인 거래 매칭을 위해 휴가를 떠나는 것을 원하지 않습니다.

보고 및 분석

재무 부서의 경우 비즈니스 통찰력은 재무 기능이 조직의 전반적인 가치를 향상시키는 방법의 중요한 부분입니다. 이를 달성하기 위해 재무 및 회계 팀은 신뢰할 수 있는 분석을 보고하는 도구에 투자해야 합니다. 경영진은 이러한 통찰력을 활용하여 비즈니스를 발전시킬 수 있을 뿐만 아니라 재무 부서는 월말 마감 프로세스 내에서 어려움과 기회를 정확히 찾아내어 수정하거나 개선할 수 있어야 합니다.

전통적 대 현대적 마감

재무 부서가 자동화를 도입한 첫 번째 부서 중 하나여야 하는 것은 당연하지만 데이터에 따르면 회계사는 구현 속도가 가장 느린 부서 중 하나입니다. 재무 및 회계 팀의 위험 회피 성향은 일반적으로 월 결산을 단축할 수 있는 이점을 간과하기 때문에 이러한 경우에 불리합니다. 비용에 관해서도 마찬가지입니다. 분석에 따르면 팀이 재무 마감을 지원하기 위해 기술을 사용할 때 매출 1달러당 재무 비용이 더 낮습니다.

결론

재무 및 회계는 모든 조직의 건강, 성장 및 미래의 필수 구성 요소입니다. 지난 10년 동안 그들의 우선순위가 예산 감시자와 숫자 분석가에서 전략적 파트너로 바뀌었기 때문에 그들이 사용하는 재정 도구는 이러한 역할을 수행할 수 있도록 더 잘 갖추어야 합니다. 기존의 긴밀한 접근 방식으로는 재무 팀이 전체 조직을 지원할 수 있는 견고한 기반을 제공할 수 없습니다.

자동화 경험을 구현하여 재무 프로세스를 혁신하는 재무 팀:

• 월말 마감 프로세스 대폭 단축
• 거래 일치 및 조정과 같은 수동 작업 시간 절약
• 프로세스의 위험에 대한 향상된 제어
• 큰 그림이든 세밀한 부분이든 가까이서 향상된 가시성
• 가상 마감에서 작업을 수행, 검토 및 승인하는 기능
• 별도의 위치에서 데이터 액세스 가능
• 민감한 정보에 대한 액세스에 대한 적절한 제어
• 조직 전체를 위한 프로세스 및 정책 표준화
• 감사인이 쉽게 활용할 수 있는 자동 감사 추적

스프레드시트와 바인더에서 재무 자동화로 전환하는 것은 조직의 미래를 위한 중요한 결정입니다. 재무 및 회계 팀에 적절한 도구를 제공하면 회계사가 자신의 책임을 훌륭하게 수행할 수 있을 뿐만 아니라 조직이 성공할 수 있게 됩니다.