Finansal Otomasyon ile Ay Sonu Kapanış Süreçlerini Optimize Edin

Son birkaç on yılda, finans departmanının sorumlulukları, özellikle organizasyonel önem açısından değişti ve büyüdü.

Bir zamanlar "sayıları kıran" olarak kabul edilen muhasebecilere artık eyleme geçirilebilir, iş açısından kritik içgörüler ve stratejik planlama için güveniliyor. Şirketin stratejik yönü için CFO'nun sesi, özellikle iç ve dış paydaşlar belirsizlik ve istikrarsızlık dönemlerinde rehberlik için finans ofisine baktıkça, CEO'nun sesinin yanında çok üst sıralarda yer alıyor.

Ay sonu kapanış süreciniz için finansal otomasyona yatırım yapın

Finans ve muhasebe ekiplerinin kullandığı araçlar, yerine getirmeleri gereken görevler kadar istikrarlı bir şekilde gelişmemiştir. Kuruluşlar geliştikçe ve büyüdükçe, sertifikalı yönetim muhasebecileri, çoğunlukla ay sonu kapanışları gibi iş açısından kritik görevlerde yararlandıkları eski yazılımlar ve manuel süreçler nedeniyle ayak uydurmak için mücadele eder.

Bu nedenle, finans ofisinde otomasyon uygulaması ihtiyacı son yıllarda ivme kazanmıştır. Öyleyse ekibiniz neden finansal otomasyon araçlarına yatırım yapsın?

İşte beş neden:

• Finansal süreçleri otomatikleştirin ve kolaylaştırın
• Stratejik odaklanma için daha fazla zaman ayırın
• Benzersiz uyumluluk gereksinimlerine ulaşın
• Tüm paydaşlara iş açısından kritik içgörüler sunun
• Pazarda rekabet avantajını korumak

Acı noktaları

Finans ekipleri süreçlerine otomasyonu uygulamayı düşünmeden önce, muhasebecilerin hangi sorunları çözmeye çalıştıklarını belirlemeleri gerekir. Aylık kapanış komplikasyonlarının çoğu üç ana kategoriye ayrılabilir: manuel süreçler ve elektronik tablolar, görünürlük ve kontrol eksikliği ve tekrarlayan görevlere harcanan zaman.

Bu sorunlar birçok kuruluşta yaygın olma eğiliminde olsa da, finans ekipleri bu sorunların kolayca çözülebileceğinin farkında olmayabilir.

Manuel işlemler, elektronik tablolar ve ciltleme yöntemleri

Finans ve muhasebe ekiplerinin çoğu, birincil finansal kapanış araçları olarak bir elektronik tablo, kelime işlem belgeleri ve diğer yetersiz proje yönetimi araçlarından oluşan bir ağ kullanma eğilimindedir. Daha da riskli olan bazı işletmeler, onları sona erdirmek için kabile bilgisine güveniyor.

Bu manuel yöntemler, ay sonu kapanış süreci boyunca birçok soruna neden olur. Hesap çizelgeleri hakkında daha az bilinen bir gerçek, özellikle dört kişilik bir ailenin bütçesini ortalama olarak dengelemek için yaratılmış olmalarıdır. Bu araç, karmaşık kuruluşunuzun finansmanını desteklemek için tasarlanmamıştır ve kesinlikle bu karmaşıklıklarla çalışmanın akışkanlığını yönetemez.

İlk olarak, tek bir elektronik tabloya yerleştirilebilecek veri miktarında bir sınır vardır. Finans ofisleri büyük miktarda veriyi yönettiğinden, bir elektronik tablo ağzına kadar bilgi ile doldurulur ve devasa bir veri silosu haline gelir. Ay sonu kapanış sürecinde, tamamı farklı şekilde birbirine bağlı olan ve muhasebe iş akışını hantal ve verimsiz hale getiren çok sayıda elektronik tablo mevcuttur.

Bu aynı zamanda birçok veri hatasının da önünü açar. Aslında, tüm elektronik tabloların %90'ı hata içerir. E-tabloların manuel olarak düzenlenmesi gerekir; bu, kulağa yeterince basit gelen ancak feci sonuçlara yol açabilen bir işlemdir. Örneğin, kopyala-yapıştır transferleri. En kötü şöhretli uyumluluk durumlarından bazıları, kopyala-yapıştır aktarım hatalarına kadar uzanabilir.

Bunlar, derlendiklerinde birçok elektronik tabloya yayılan büyük miktarda yanlış veriye dönüşen fark edilmeyen, küçük hatalar olarak başlar. Değişikliklerinizi izleyen en son özelliklerle bile, kafa karıştırıcı kaydetme sürümleriyle veya farklı konumlara kaydetmeyle baş başa kalabilirsiniz. Kuruluşlar sabit bir hızla büyüdüğünde, bununla birlikte elektronik tabloların miktarı ve yakalanmayan hataların sayısı da artar. Bu aynı zamanda kalem-kağıt yöntemleri için de geçerlidir. Hatalar kolayca yakalanamıyor ve bir yanlışlık fark edildiğinde, hatanın kaynağını bulmak için tüm belgeleri taramak çok zaman alıyor.

Bu araçlar, şirketleri genellikle farkında olmadan büyük uyum risklerine karşı açar. Hesap çizelgeleri kesinlikle süreçte tamamlayıcı bir araç olarak yer alır, ancak kontrol sistemi olarak değil. Yalnızca hata yuvaları olmakla kalmaz, aynı zamanda elektronik tablolar ve manuel yöntemler, bir finans ekibinin iş yükünü kolayca yönetmesini ve ekibin yüksek riskli öğelere odaklanmasını engeller.

Sonuç olarak, yüksek riskli hesaplara ciddi şekilde gereken özen gösterilmemekte ve bu da kuruluşların risk profillerini artırmaktadır. Kuruluşların bazı durumlarda denetim giderleri ve para cezaları ile birlikte yeniden beyanlar yayınlamak zorunda kalma olasılığı yüksektir. Henüz halka açık olmayan kuruluşlar için, bugün hissedarların beklentileri arasında en gelişmiş uyum uygulamalarına sahip olmak da bulunduğundan, bu üstesinden gelinmesi gereken bir davranış ve disiplindir.

Diğer bir risk faktörü, doğal bir güvenlik eksikliğidir. Parola güvenliği dışında, elektronik tablolar çok az koruma sağlar. Bu, dosyaların yetkisiz erişime açık konumlara yerleştirilmemesini sağlamak için kullanıcı davranışına da çok bağlıdır. Hem kuruluştan hem de müşterilerden gelen hassas elektronik tablo verileri, başarılı bir siber saldırıya çok daha yatkındır ve kuruluşları ve müşterilerini uyumluluk ihlallerine karşı son derece savunmasız bırakır. Ve kağıt belgeler ve ciltler ile alınması gereken tek önlem, erişim kartı korumaları veya daha kötüsü, hiçbiri değil.

Görünürlük ve kontrol eksikliği

Bir kuruluşun finansal kapanış döngüsünün bu kadar uzun sürmesinin nedenlerinden biri, şirket genelinde görevlere ilişkin görünürlüğün olmamasıdır. Özellikle sanal kapanışın küresel olarak çok daha yaygın hale geldiği günümüzde, ay sonu kapanış prosedürlerinin tüm yönlerini görme ve kontrol etme yeteneği çok önemlidir.

Geleneksel bir ofis senaryosunda, bir muhasebecinin belirli bir görev veya belge hakkında bir sorusu veya yorumu olduğunda, açıklama için yalnızca bir takım arkadaşının masasına gitmesi gerekir. Ardından sorun çözülür ve muhasebeci görevi tamamlamak için masasına döner. Ancak sanal bir kapanışta, sürekli, yüz yüze iletişim lüksü ortadan kalkar. Geleneksel yakın süreç araçları, muhasebecilerin bu iletişim boşluklarını gidermek için yorum bırakmasına veya destekleyici belgeler eklemesine izin vermez.

Ekipler arasındaki etkileşim eksik olduğunda, sık sık darboğazlar meydana gelir. Muhasebecilerin fark edebileceği sinir bozucu bir darboğaz “yeniden işleme” olarak adlandırılır. Yeniden çalışma, bir muhasebeci bir görevi tamamlamak için gerekli tüm bilgilere sahip olduğunu hissettiğinde gerçekleşir. Ancak, tamamlandıktan sonra muhasebeci, henüz tamamlamış olduğu görev için hayati önem taşıyan bilgileri alır. Bu muhasebeci daha sonra geri dönmeli ve tüm görevi “yeniden işlemelidir”.

Esasen, aynı kapanış görevini iki kez gerçekleştirirler - yalnızca o muhasebeciyi rahatsız etmekle kalmaz, aynı zamanda fazla miktarda görevi gözden geçirmek zorunda olan gözden geçirenler ve onaylayanlar da. Denetçiler tüm farklı versiyonlar hakkında açıklama talep ettiğinde bu hayal kırıklığını katlayın.

Yeniden çalışma gibi sorunlar, zayıf iletişimin bir sonucu olsa da, bu darboğazlar, kapanış adımlarını yönetme becerisinin olmaması nedeniyle de ortaya çıkar. Finans liderliği, kuruluşun tüm birimlerinde tüm yakın görevlerin ilerlemesini ve tüm kapanış döngüsünü izlemek için devasa belge birikimini göremez.

Bu aynı zamanda kısmen elektronik tablolardaki, bağlayıcılardaki ve manuel işlemlerdeki sınırlı veri analizi yeteneklerinden kaynaklanmaktadır. Uygun analitik araçları olmadan yönetim, darboğazların nerede olduğunu veya bu darboğazların finansal süreci nasıl etkilediğini göremez. Görünürlük eksikliği, liderliğin ay sonunda sahip olduğu kontrol miktarını da sınırlar.

Bu kontrol eksikliği, geleneksel süreçlerin etkili bir uyumluluk çerçevesini desteklememesi nedeniyle oluşur ve bu da riski artırır. Şirket politikaları ve prosedürleri, bir elektronik tablo veya cilt sistemi içinde standartlaştırılamaz ve uygulanamaz. Örneğin, elektronik tablolarla, her muhasebeci kendilerine en tanıdık gelen bir belge düzenini takip edecek ve bu da yaygın bir biçim tutarsızlığı yaratacaktır.

Bu yöntemle, bir muhasebeci olmadığında, ekip üyeleri o muhasebecinin kişisel düzenini deşifre etmek zorunda kaldıklarından birçok sorun ortaya çıkar. Bu sadece zaman kaybetmekle kalmaz, aynı zamanda kuruluşları denetim giderlerine ve hükümet yasalarına ve düzenleyici kurumlara uyumsuzluk risklerine açık bırakır. Daha önceki bir noktayı tekrarlamak gerekirse, sermaye elde etmek isteyen şirketlerin, riskin ne zaman var olduğunu tutarlı bir şekilde gösteren güvenilir bir uyum çerçevesine sahip olmaları gerekir.

Zaman kaybı

Manuel araçlardan yararlanan finans ofisleri, sürekli olarak sıkıcı, zaman alıcı görevler gerçekleştiriyor. İşlem eşleştirme ve hesap mutabakatı gibi süreçler, kapanış döngüsünün büyük kısmını temsil eder. Muhasebeciler bu görevleri manuel olarak sıralamaya ve tamamlamaya zorlandıklarında, bu atamalar haftalar alır. Sadece bu değil, aynı zamanda görünürlük eksikliğinden dolayı, muhasebeciler bu önemli yakın görevlerin ilerleyişi hakkında yönetimi bilgilendirmek için sürekli olarak uzun güncelleme toplantılarında sıkışıp kalıyorlar.

Bu, bu süreçlerin fiilen tamamlanmasından değerli zaman alır ve aylık kapanış süresini daha da uzatır. Sanal kapanışta, bu özellikle doğrudur ve muhasebecilerin geç saatlere kadar ve hafta sonları çalışmasına neden olur. Zamanla, çalışanlar yaşam kalitesine katılmaktan daha fazla zaman harcadıkça, bu durum tükenmişliği ve çalışanların moralinde önemli bir düşüşü teşvik eder.

Bu kurulum aynı zamanda son derece organize olmayan bir iş akışını da teşvik eder ve bu da zamanla tükenir. Kuruluşunuzun ay sonu kapanış sürecinin nasıl göründüğünü düşünün. Birçok finans ve muhasebe ekibi, finansal kapanışlarını şuna benzer şekilde çizebilir:

Ancak bu diyagram, finans ve muhasebe ekiplerinin e-postalar, konferanslar ve diğer iletişim platformları aracılığıyla istediği sürekli güncellemeleri, onay taleplerini, veri düzeltmelerini ve diğer hususları hesaba katmaz. Bunlar dikkate alındıktan sonra, ortalama aylık kapanış aslında daha çok şu şekilde gerçekleşir:

Finans ve muhasebe ekiplerinin standart süreçleri olarak bununla ne kadar zaman harcadıklarını hayal edin. Buna rağmen, bu diyagram, bu karmaşık iş akışı nedeniyle oluşan darboğazların sayısını gösteremez.

Ay sonu kapanış süreciniz böyle görünmek zorunda değil. Finans ve muhasebe ekiplerinizin görünürlük, kontrol ve zamanında kapanış döngüsüne sahip olmasının bir yolu var.

Ay sonu kapanış süreciniz için finansal otomasyonun faydaları

Son on yılda, birçok kuruluş kalem-kağıt ve elektronik tablo yaklaşımları gibi modası geçmiş teknolojilerden daha modern, otomatik çözümlere geçiş yaptı. ERP'niz gibi veri kaynaklarıyla entegrasyon da dahil olmak üzere, kuruluşunuzun finansal süreçlerine otomasyon uygulamanın çeşitli avantajları vardır. Diğer bir avantaj da, yatırımınızı en üst düzeye çıkarmak için otomatik çözümlerin özel organizasyonel gereksinimlerinize göre uyarlanabilmesidir.

Daha az manuel, daha fazla değer

Tüm organizasyon genelinde, finans ve muhasebe, her şeye dokunan ve tüm organizasyonel konularda ilk görüşe sahip olan tek departmandır. Finans ofisi hem kısa hem de uzun vadede bir kuruluş için çok önemli olduğu için, bu ekip üyelerinin sorumluluklarını yerine getirmek için hem doğru araçlarla hem de uygun sürelerle uygun şekilde donatılması mantıklı olacaktır.

Finansal otomasyon, tüm organizasyonu yönlendiren daha fazla değer katan, stratejik görevlere odaklanmak için zaman alan görevleri hızlandırarak muhasebecilere zamanlarını geri kazandırır. Bağlayıcıları ve elektronik tabloları azaltarak, normalde haftalar süren işlem eşleştirme gibi görevler yalnızca günlere indirilebilir.

Ek olarak, otomatik bir çözüm, muhasebecilerin platform içinde iletişim kurmasına ve notlar ve belgeler eklemesine izin verebilir. Finans ekipleri ister geleneksel, ister ofis içi ister dağınık, sanal bir ay sonu kapanış süreci gerçekleştiriyor olsun, kapanış döngüsü doğru ve zamanında tamamlanıyor.

Tutarlı uyumluluk çerçevesi

Finansal otomasyon, kuruluşların risk profillerini de büyük ölçüde azaltır. Otomatik bir çözümle, şirket prosedürleri ve politikaları, ayrı kuruluşlar ve tüm kuruluş genelinde geliştirilebilir ve standartlaştırılabilir. Muhasebeciler, başka bir ekip üyesinin kişisel düzenini veya dosya formatlarını dönüştürmede veya veri aktarımlarında risk hatalarını çözmeye çalışmak için daha fazla zaman harcamazlar.

Finansal otomasyonun bir başka avantajı da, ekiplerin gerekli tüm verilere tek bir merkezi konumdan erişebilmesi ve ayrıca belgeleri yedekleme yeteneği için Bulut ile uyumlu olmasıdır. Bulutta kaydedilen otomatik bir denetim izi, yönetimin tüm kuruluş genelinde tüm görevleri, destekleyici belgeleri ve yorumları izlemesine olanak tanıyarak denetim sırasında zamandan ve masraflardan tasarruf sağlar.

Şirketin kapanışının tam görünümü

Elektronik tablolardan finansal otomasyona geçiş, genel kuruluş genelindeki tüm varlıkların tek bir merkezi konumda daha iyi yakın yönetimine olanak tanır. Ay sonu kapanış ilerlemesini ve kapanışla birlikte her bir görevin ilerlemesini izleyin. Otomasyon ayrıca liderliğin, darboğazların süreci engellediği yerler, her bir ekip üyesine kaç görev atandığı ve daha fazlası gibi kapanış ayrıntılarını derinlemesine incelemesini sağlar.

Rekabet avantajını koruyun

ABD'deki kuruluşların yüzde altmış biri, başta finans ve BT olmak üzere çeşitli departmanlarda halihazırda otomasyondan kapsamlı bir şekilde yararlanıyor. Bu şirketler, otomasyonun birçok nedenden dolayı kendilerini pazarlarında daha rekabetçi hale getirmesini bekliyor.

İlk olarak, Bulut, birçok şirket içi veri merkezinden daha güvenli bir ortam sağlar. İkincisi, finansal otomasyon, kuruluşunuzla birlikte ölçeklenme yeteneğine sahiptir. Manuel süreçlerle, şirket büyüdükçe, elektronik tabloların ve bağlayıcıların sayısı birikmeye devam ediyor ve bu da hata ve uyum ihlalleri için daha fazla risk oluşturuyor. Otomasyon, kuruluşunuzla birlikte büyür ve uyumluluk riskinizi azaltmak için daha temiz, daha standart süreçler oluşturur.

Son olarak, finansal otomasyonu kullanan şirketler, yazılıma eşlik eden yerleşik analitik yeteneklerin avantajına sahiptir. Bir kuruluş büyüdükçe, liderlik, kritik iş kararlarını yönlendirmek için gerçek zamanlı, eyleme geçirilebilir içgörüler için finansman arar. Finansal otomasyonu kullanan şirketler, elektronik tablolarının %90'ının hata içerdiğinden ve kötü bir iş kararını etkileyebileceğinden endişe etmesi gerekenlere göre kararlarının yanlış verilere dayandığından daha az endişe duyar.

Yetenek çekmek

2030 yılına kadar, Baby Boomers'ın sonuncusu emeklilik yaşına ulaşacak ve Y kuşağı ABD işgücündeki en büyük nesil haline gelecek ve Gen Z hızla onu takip edecek.

Eski nesiller daha yeni teknolojileri uygulamakta tereddüt ediyor olsa da, araştırmalar hem Millennial hem de Gen Z çalışanlarının, çalışanlarının kendilerini görevleri yerine getirmek için donatma biçiminde bir değişiklik beklediğini ortaya koydu. Ayrıca, bu yeni neslin kişisel yaşamıyla uyumlu teknoloji kullanımında, sıradan şeylere karşı daha düşük bir toleransta ve bir kuruluşa katkılarında erkenden anlamlı bir etki yaratma tercihinde bir beklenti var.

Ek olarak, yer ve saatlerdeki iş esnekliği gibi faktörler, organizasyonlara katılma ve organizasyonlara sadık kalma kararlarını etkiledi. Genç nesiller, hesap mutabakatını tamamlamak için gece geç saatlere kadar çalışmak veya işlem eşleştirmede ilerleme kaydetmek için bir tatilden vazgeçmek istemiyorlar - hesap tablolarını kullanan muhasebecilerin sürekli olarak kendilerini feda etmek zorunda buldukları ayrıcalıklar.

Raporlama ve analitik

Finans ofisi için, iş anlayışları, kuruluşun genel değerini artırmak için finansın nasıl işlediğinin kritik bir parçasıdır. Bunu başarmak için finans ve muhasebe ekiplerinin güvenilir analitik raporlayan bir araca yatırım yapması gerekir. Liderlik, bu öngörüleri yalnızca işi ilerletmek için kullanmakla kalmaz, aynı zamanda finans departmanı, düzeltilebilmesi veya iyileştirilebilmesi için ay sonu kapanış sürecinde zorlukları ve fırsatları tam olarak belirleme becerisine ihtiyaç duyar.

Geleneksel ve modern yakın

Finans ofisinin otomasyonu benimseyen ilk departmanlardan biri olması gerektiği mantıklı olsa da, veriler muhasebecilerin uygulanması en yavaş olanlar arasında olduğunu gösteriyor. Finans ve muhasebe ekiplerinin riskten kaçınan yapısı bu durumda aleyhine çalışır, çünkü ay kapanışını kısaltmanın faydaları genellikle göz ardı edilir. Aynı şey maliyet söz konusu olduğunda da söylenebilir: analiz, ekip finansal kapanışı desteklemek için teknolojiyi kullandığında gelir dolar başına finansman maliyetinin daha düşük olduğunu göstermeye devam ediyor.

Çözüm

Finans ve muhasebe, her kuruluşun sağlığının, büyümesinin ve geleceğinin ayrılmaz bileşenleridir. Son on yılda öncelikleri bütçe gözlemcileri ve sayı belirleyicilerden stratejik bir ortağa kaydığından, kullandıkları finansal araçlar onları bu rolleri yerine getirmek için daha iyi donatmalıdır. Geleneksel yakın yaklaşımlar, finans ekiplerinin tüm organizasyonu desteklemesi için sağlam bir temel sağlayamaz.

Otomasyon deneyimini uygulayarak finansal süreçlerini dönüştüren finans ekipleri:

• Önemli ölçüde kısaltılmış bir ay sonu kapanış süreci
• İşlem eşleştirme ve mutabakatlar gibi manuel görevlerde kazanılan zaman
• Süreçlerdeki risk üzerinde iyileştirilmiş kontrol
• İster büyük resim ister ayrıntılı olsun, yakın çekimde gelişmiş görünürlük
• Görevleri sanal bir kapanışta gerçekleştirme, inceleme ve onaylama yeteneği
• Ayrı konumlardan verilerin erişilebilirliği
• Hassas bilgilere erişim üzerinde yeterli kontrol
• Tüm organizasyon için süreçlerin ve politikaların standardizasyonu
• Denetçilerin kolayca kullanması için otomatik denetim izi

Elektronik tablolardan ve bağlayıcılardan finansal otomasyona geçiş, kuruluşunuzun geleceği için çok önemli bir karardır. Finans ve muhasebe ekiplerinizi uygun araçlarla donatmak, sadece muhasebecilerinizin sorumluluklarını mükemmel bir şekilde yerine getirmelerini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda kuruluşunuzu başarıya hazırlar.