Ottimizza i processi di chiusura di fine mese con l'automazione finanziaria

Negli ultimi decenni, le responsabilità del dipartimento finanziario sono cambiate e cresciute, soprattutto in termini di importanza organizzativa.

I contabili che un tempo erano considerati "sgraziatori di numeri" sono ora utilizzati per approfondimenti strategici e strategici. La voce del CFO per la direzione strategica dell'azienda è molto importante accanto alla voce dell'amministratore delegato, soprattutto perché gli stakeholder interni ed esterni si rivolgono all'ufficio finanziario per una guida durante i periodi di incertezza e instabilità.

Investi nell'automazione finanziaria per il tuo processo di chiusura di fine mese

Gli strumenti utilizzati dai team finanziari e contabili non si sono evoluti in modo così costante come i compiti che devono svolgere. Man mano che le organizzazioni si sviluppano e crescono, i contabili di gestione certificati spesso faticano a tenere il passo, principalmente a causa del software obsoleto e dei processi manuali che sfruttano in attività business-critical come la chiusura di fine mese.

Per questo motivo, la necessità di implementare l'automazione nell'ufficio finanziario ha acquisito slancio negli ultimi anni. Allora perché il tuo team dovrebbe investire in strumenti di automazione finanziaria?

Ecco cinque motivi:

• Automatizzare e semplificare i processi finanziari
• Delega più tempo per il focus strategico
• Ottieni requisiti di conformità unici
• Fornisci insight business-critical a tutte le parti interessate
• Mantenere un vantaggio competitivo nel mercato

Punti deboli

Prima che i team finanziari possano prendere in considerazione l'implementazione dell'automazione nei loro processi, i contabili devono identificare quali problemi stanno cercando di risolvere. Molte complicazioni relative alla chiusura mensile possono essere ricondotte a tre categorie principali: processi manuali e fogli di calcolo, mancanza di visibilità e controllo e tempo speso in attività ripetitive.

Sebbene questi problemi tendano a essere prevalenti in molte organizzazioni, i team finanziari potrebbero non essere consapevoli del fatto che questi problemi possono essere risolti facilmente.

Processi manuali, fogli di calcolo e metodi raccoglitori

La maggior parte dei team finanziari e contabili tende a utilizzare una rete di fogli di calcolo, documenti di elaborazione testi e altri strumenti di gestione dei progetti inadeguati come principali strumenti di chiusura finanziaria. Ancora più rischioso, alcune aziende si affidano alla conoscenza tribale per farcela.

Questi metodi manuali causano molti problemi durante il processo di chiusura di fine mese. Un fatto meno noto dei fogli di calcolo in particolare è che sono stati originariamente creati per bilanciare in media il budget di una famiglia di quattro persone. Questo strumento non è stato progettato per supportare le finanze della tua organizzazione complessa e certamente non è in grado di gestire la fluidità del lavoro attraverso queste complessità.

Innanzitutto, esiste un limite alla quantità di dati che possono essere inseriti in un singolo foglio di calcolo. Poiché gli uffici finanziari gestiscono grandi quantità di dati, un foglio di calcolo viene riempito fino all'orlo di informazioni e diventa un enorme silo di dati. Nel processo di chiusura di fine mese, esistono numerosi fogli di calcolo che sono tutti collegati in modo disparato, rendendo il flusso di lavoro contabile ingombrante e inefficiente.

Questo apre anche la strada a molti errori di dati. In effetti, il 90% di tutti i fogli di calcolo contiene errori. I fogli di calcolo devono essere modificati manualmente, un processo che sembra abbastanza semplice ma può produrre risultati catastrofici. Ad esempio, i trasferimenti di copia e incolla. Alcuni dei casi di conformità più famigerati possono essere ricondotti a errori di trasferimento di copia e incolla.

Questi iniziano come errori minuscoli e inosservati che, una volta compilati, si trasformano in grandi quantità di dati imprecisi sparsi su molti fogli di calcolo. Anche con le ultime funzionalità che tengono traccia delle modifiche, puoi rimanere con versioni di salvataggio confuse o salvate in posizioni diverse. Quando le organizzazioni crescono a un ritmo costante, la quantità di fogli di calcolo cresce con essa, così come il numero di errori non rilevati. Questo vale anche per i metodi carta e penna. Gli errori non possono essere rilevati facilmente e quando si nota un'imprecisione, è necessario molto tempo per scorrere tutti i documenti per trovare la fonte dell'errore.

Questi strumenti aprono le aziende a enormi rischi di conformità, spesso inconsapevolmente. I fogli di calcolo hanno certamente il loro posto nel processo come strumento supplementare, ma non come sistema di controllo. Non solo sono focolai di errori, ma fogli di calcolo e metodi manuali impediscono a un team finanziario di gestire facilmente il carico di lavoro e di concentrarsi sugli elementi ad alto rischio.

Di conseguenza, gli account ad alto rischio sono molto poco presidiati, aumentando i profili di rischio delle organizzazioni. La possibilità che le organizzazioni dovranno emettere riformulazioni, accompagnate in alcuni casi da spese di audit e sanzioni pecuniarie, è elevata. Per quelle organizzazioni che non sono ancora pubbliche, questo è un comportamento e una disciplina che dovranno essere superati, poiché le aspettative degli azionisti oggi includono l'adozione di pratiche di conformità all'avanguardia.

Un altro fattore di rischio è una mancanza intrinseca di sicurezza. Oltre alla sicurezza delle password, i fogli di calcolo offrono pochissima protezione. Ciò dipende anche molto dal comportamento dell'utente per garantire che i file non siano collocati in posizioni soggette ad accesso non autorizzato. I dati sensibili del foglio di calcolo, sia dell'organizzazione che dei clienti, sono molto più inclini a un attacco informatico di successo, lasciando le organizzazioni e i loro clienti estremamente vulnerabili alle violazioni della conformità. E con documenti cartacei e raccoglitori l'unica precauzione da prendere è la protezione delle carte di accesso o peggio, nessuna.

Mancanza di visibilità e controllo

Uno dei motivi per cui il ciclo di chiusura finanziaria di un'organizzazione richiede così tanto tempo è la mancanza di visibilità sulle attività all'interno dell'azienda. Soprattutto ora, quando una chiusura virtuale sta diventando sempre più diffusa a livello globale, la capacità di vedere e controllare tutti gli aspetti delle procedure di chiusura di fine mese è fondamentale.

In uno scenario d'ufficio tradizionale, quando un contabile ha una domanda o un commento su un'attività o un documento specifico, deve solo recarsi alla scrivania di un collega per avere chiarimenti. Il problema viene quindi risolto e il contabile torna alla propria scrivania per completare l'attività. Ma in una chiusura virtuale, il lusso di una comunicazione costante e faccia a faccia viene eliminato. Gli strumenti tradizionali di chiusura dei processi non consentono ai contabili di lasciare commenti o allegare documentazione di supporto per correggere queste lacune di comunicazione.

Quando l'interazione tra i team è carente, i colli di bottiglia si verificano frequentemente. Un collo di bottiglia frustrante che i contabili possono riconoscere è chiamato "rilavorazione". La rielaborazione avviene quando un contabile completa un'attività, sentendo di avere tutte le informazioni necessarie per portarla a termine. Tuttavia, dopo il completamento, il contabile riceve informazioni vitali per l'attività che ha appena completato. Quel ragioniere deve quindi tornare indietro e "rielaborare" l'intero compito.

In sostanza, svolgono la stessa attività di chiusura due volte, non solo infastidendo quel contabile, ma anche revisori e approvatori che devono rivedere una quantità eccessiva di attività. Moltiplica questa frustrazione quando gli auditor richiedono chiarimenti su tutte le diverse versioni.

Sebbene problemi come la rilavorazione siano il risultato di una scarsa comunicazione, questi colli di bottiglia si verificano anche a causa della mancanza di capacità di gestire i passaggi della chiusura. La leadership finanziaria non può vedere l'enorme accumulo di documenti per monitorare l'avanzamento di tutte le attività di chiusura e l'intero ciclo di chiusura in tutte le entità dell'organizzazione.

Ciò è anche in parte dovuto alle limitate capacità di analisi dei dati in fogli di calcolo, raccoglitori e processi manuali. Senza gli strumenti di analisi adeguati, la direzione non può vedere dove si verificano colli di bottiglia o come questi colli di bottiglia influiscono sul processo finanziario. La mancanza di visibilità limita anche la quantità di controllo che la leadership ha sulla fine del mese.

Questa mancanza di controllo si verifica perché i processi tradizionali non supportano un quadro di conformità efficace, aumentando il rischio. Le politiche e le procedure aziendali non possono essere standardizzate e applicate all'interno di un foglio di calcolo o di un sistema raccoglitore. Ad esempio, con i fogli di calcolo, ogni contabile seguirà un'impostazione del documento a loro più familiare, creando una diffusa incoerenza di formati.

Con questo metodo, sorgono molti problemi quando un contabile è assente, poiché i membri del loro team devono quindi decifrare la disposizione personale di quel contabile. Questo non solo fa perdere tempo, ma lascia le organizzazioni aperte a controllare le spese e i rischi di non conformità con le leggi governative e gli organismi di regolamentazione. Per ripetere un punto precedente, le aziende che cercano di acquisire capitale devono disporre di un quadro di conformità affidabile che mostri costantemente quando esiste un rischio.

Perdita di tempo

Gli uffici finanziari che sfruttano gli strumenti manuali svolgono costantemente attività noiose e dispendiose in termini di tempo. Processi come l'abbinamento delle transazioni e la riconciliazione dei conti rappresentano la maggior parte del ciclo di chiusura. Quando i contabili sono costretti a ordinare e completare queste attività manualmente, questi incarichi richiedono settimane. Non solo, ma a causa della mancanza di visibilità, i contabili sono costantemente impegnati in lunghe riunioni di aggiornamento per informare la direzione sullo stato di avanzamento di questi compiti ravvicinati essenziali.

Ciò sottrae tempo prezioso all'effettivo completamento di questi processi, prolungando ulteriormente la durata della chiusura mensile. In una chiusura virtuale, questo è particolarmente vero e fa sì che i contabili lavorino fino a tardi e nei fine settimana. Nel tempo, ciò favorisce il burnout e una significativa diminuzione del morale dei dipendenti, poiché i dipendenti trascorrono più tempo a lavorare che a dedicarsi alla qualità della vita.

Questa configurazione promuove anche un flusso di lavoro estremamente disorganizzato che consuma anche il tempo. Considera come appare il processo di chiusura di fine mese della tua organizzazione. Molti team finanziari e contabili potrebbero rappresentare un diagramma della loro chiusura finanziaria simile a qualcosa del genere:

Tuttavia, questo diagramma non tiene conto dei continui aggiornamenti, richieste di approvazione, correzioni dei dati e altri aspetti che i team finanziari e contabili richiedono tramite e-mail, conferenze e altre piattaforme di comunicazione. Dopo averli considerati, la chiusura mensile media si gioca in realtà più in questo modo:

Immagina quanto tempo impiegano i team finanziari e contabili con questo processo standard. Anche così, questo diagramma non è in grado di rappresentare il numero di colli di bottiglia che si verificano a causa di questo flusso di lavoro disordinato.

Il tuo processo di chiusura di fine mese non deve assomigliare a questo. C'è un modo per i tuoi team finanziari e contabili di avere visibilità, controllo e un ciclo di chiusura tempestivo.

Vantaggi dell'automazione finanziaria per il processo di chiusura di fine mese

Nell'ultimo decennio, molte organizzazioni sono passate da tecnologie obsolete come approcci carta e penna e fogli di calcolo a soluzioni automatizzate più moderne. Esistono diversi vantaggi nell'implementazione dell'automazione nei processi finanziari della tua organizzazione, inclusa l'integrazione con origini dati come il tuo ERP. Un altro vantaggio è che le soluzioni automatizzate possono essere adattate alle vostre specifiche esigenze organizzative per massimizzare il vostro investimento.

Meno manuale, più valore

Nell'intera organizzazione, finanza e contabilità sono l'unico dipartimento che tocca tutto e ha il primo punto di vista su tutte le questioni organizzative. Poiché l'ufficio finanziario è così importante per un'organizzazione sia a breve che a lungo termine, avrebbe senso che questi membri del team siano adeguatamente attrezzati sia con gli strumenti giusti che con la quantità di tempo appropriata per svolgere le proprie responsabilità.

L'automazione finanziaria consente ai contabili di recuperare il tempo accelerando le attività che richiedono tempo per concentrarsi su attività strategiche a valore aggiunto che guidano l'intera organizzazione. Riducendo raccoglitori e fogli di calcolo, attività come la corrispondenza delle transazioni che normalmente potrebbero richiedere settimane per essere completate possono essere ridotte a pochi giorni.

Inoltre, una soluzione automatizzata può consentire ai contabili di comunicare all'interno della piattaforma e allegare note e documentazione. Indipendentemente dal fatto che i team finanziari stiano eseguendo un processo di chiusura di fine mese tradizionale, in ufficio o virtuale, il ciclo di chiusura viene completato in modo accurato e puntuale.

Quadro di conformità coerente

L'automazione finanziaria riduce inoltre notevolmente i profili di rischio delle organizzazioni. Con una soluzione automatizzata, le procedure e le politiche aziendali possono essere sviluppate e standardizzate tra entità separate e l'intera organizzazione. I contabili non passeranno altro tempo a cercare di decifrare il layout personale di un altro membro del team o rischiare errori nella conversione di formati di file o trasferimenti di dati.

Un altro vantaggio dell'automazione finanziaria è la sua compatibilità con il cloud in modo che i team possano accedere a tutti i dati richiesti in un'unica posizione centralizzata, nonché la capacità di eseguire il backup della documentazione. Un audit trail automatizzato salvato nel Cloud consente alla direzione di tenere traccia di tutte le attività, documenti di supporto e commenti nell'intera organizzazione, risparmiando tempo e spese durante un audit.

Visualizzazione completa della chiusura dell'azienda

Il passaggio dai fogli di calcolo all'automazione finanziaria consente una migliore gestione ravvicinata di tutte le entità nell'intera organizzazione in un'unica posizione centralizzata. Tieni traccia dell'avanzamento della chiusura di fine mese, nonché dell'avanzamento di ogni attività con la chiusura. L'automazione consente inoltre alla leadership di approfondire i dettagli della chiusura, ad esempio dove i colli di bottiglia ostacolano il processo, quante attività vengono assegnate a ciascun membro del team e altro ancora.

Mantenere un vantaggio competitivo

Il 61% delle organizzazioni negli Stati Uniti fa già ampio uso dell'automazione in diversi dipartimenti, in particolare finanza e IT. Queste aziende si aspettano che l'automazione le renda più competitive nei loro mercati per molte ragioni.

Innanzitutto, il cloud offre un ambiente più sicuro rispetto a molti data center on-premise. In secondo luogo, l'automazione finanziaria ha la capacità di adattarsi alla tua organizzazione. Con i processi manuali, man mano che l'azienda cresce, il numero di fogli di calcolo e raccoglitori continua ad accumularsi, creando maggiori rischi di errori e violazioni della conformità. L'automazione cresce con la tua organizzazione e crea processi più puliti e standardizzati per ridurre il rischio di conformità.

Infine, le aziende che utilizzano l'automazione finanziaria hanno il vantaggio delle capacità di analisi integrate che accompagnano il software. Man mano che un'organizzazione cresce, la leadership cerca di finanziare informazioni utili in tempo reale per guidare le decisioni aziendali critiche. Le aziende che utilizzano l'automazione finanziaria si preoccupano meno del fatto che le loro decisioni siano basate su dati imprecisi rispetto a quelle che devono preoccuparsi che il 90% dei loro fogli di calcolo contenga errori e potrebbero influenzare una decisione aziendale sbagliata.

Attira talenti

Entro il 2030, l'ultimo dei Baby Boomer avrà raggiunto l'età pensionabile, rendendo i Millennial la generazione più numerosa della forza lavoro statunitense, seguita rapidamente dalla Generazione Z.

Mentre le generazioni più anziane potrebbero essere state riluttanti a implementare nuove tecnologie, gli studi hanno scoperto che sia i dipendenti Millennial che quelli della Gen Z si aspettano un cambiamento nel modo in cui i loro dipendenti li equipaggiano per svolgere le attività. C'è anche un'aspettativa nell'uso della tecnologia coerente con la vita personale di questa nuova generazione, una minore tolleranza per il mondano e una preferenza per avere un impatto significativo all'inizio dei loro contributi a un'organizzazione.

Inoltre, fattori come la flessibilità del lavoro nella posizione e negli orari hanno influenzato le loro decisioni di aderire e rimanere fedeli alle organizzazioni. Le generazioni più giovani non vogliono lavorare fino a tarda notte per terminare la riconciliazione di un account o rinunciare a una vacanza per fare progressi nell'abbinamento delle transazioni, privilegi che i contabili che utilizzano fogli di calcolo si trovano costantemente a dover sacrificare.

Reportistica e analisi

Per l'ufficio finanziario, le informazioni aziendali sono una parte fondamentale del modo in cui la finanza funziona per aumentare il valore complessivo dell'organizzazione. A tal fine, i team finanziari e contabili devono investire in uno strumento che riporti analisi affidabili. Non solo la leadership può utilizzare queste informazioni per portare avanti il ​​business, ma il dipartimento finanziario richiede la capacità di individuare difficoltà e opportunità durante il processo di chiusura di fine mese, in modo che possa essere risolto o migliorato.

Chiusura tradizionale e moderna

Sebbene sia logico che l'ufficio delle finanze debba essere uno dei primi dipartimenti ad adottare l'automazione, i dati mostrano che i contabili sono tra i più lenti da implementare. La natura avversa al rischio dei team finanziari e contabili in questo caso va contro di loro, poiché i vantaggi di accorciare la chiusura del mese sono generalmente trascurati. Lo stesso si può dire anche per quanto riguarda i costi: l'analisi continua a mostrare che il costo della finanza per dollaro di ricavo è inferiore quando il team utilizza la tecnologia per supportare la chiusura finanziaria.

Conclusione

Finanza e contabilità sono componenti integranti della salute, della crescita e del futuro di ogni organizzazione. Poiché le loro priorità nell'ultimo decennio si sono spostate da controllori di budget e numeri crunch a un partner strategico, gli strumenti finanziari che utilizzano dovrebbero equipaggiarli meglio per svolgere tali ruoli. Gli approcci ravvicinati tradizionali non sono in grado di fornire una solida base ai team finanziari per supportare l'intera organizzazione.

Team finanziari che trasformano i loro processi finanziari implementando l'esperienza di automazione:

• Un processo di chiusura di fine mese notevolmente ridotto
• Tempo risparmiato nelle attività manuali come la corrispondenza e le riconciliazioni delle transazioni
• Migliore controllo del rischio nei processi
• Visibilità migliorata da vicino, sia in grande formato che granulare
• Possibilità di eseguire, rivedere e approvare attività in una chiusura virtuale
• Accessibilità dei dati da posizioni separate
• Controllo adeguato sull'accesso alle informazioni sensibili
• Standardizzazione dei processi e delle politiche per l'intera organizzazione
• Audit trail automatico che gli auditor possono utilizzare facilmente

Il passaggio da fogli di calcolo e raccoglitori all'automazione finanziaria è una decisione cruciale per il futuro della tua organizzazione. Dotare i tuoi team finanziari e contabili degli strumenti adeguati garantisce che non solo i tuoi contabili saranno in grado di svolgere le loro responsabilità con eccellenza, ma preparerà la tua organizzazione al successo.