通過財務自動化優化月末結算流程

在過去的幾十年中，財務部門的職責發生了變化和增長，尤其是在組織重要性方面。

曾經被認為是“數字處理者”的會計師現在被依賴於可操作的、對業務至關重要的洞察力和戰略規劃。 對於公司戰略方向，CFO 的聲音與 CEO 的聲音並列非常重要，尤其是當內部和外部利益相關者在不確定和不穩定時期向財務辦公室尋求指導時。

為您的月末結算流程投資財務自動化

財務和會計團隊使用的工具並沒有像他們需要履行的職責那樣穩步發展。 隨著組織的發展和壯大，註冊管理會計師通常難以跟上步伐，這主要是因為他們在月末結賬等關鍵業務職責中利用了過時的軟件和手動流程。

正因為如此，近年來財務辦公室對自動化實施的需求越來越大。 那麼，您的團隊為什麼要投資於金融自動化工具呢？

這裡有五個原因：

• 自動化和簡化財務流程
• 將更多時間分配給戰略重點
• 達到獨特的合規要求
• 向所有利益相關者提供關鍵業務見解
• 保持市場競爭優勢

痛點

在財務團隊考慮對其流程實施自動化之前，會計師必須確定他們試圖解決的問題。 許多每月結賬的複雜情況可以歸結為三大類：手動流程和電子表格、缺乏可見性和控制，以及花在重複性任務上的時間。

儘管這些問題往往在許多組織中普遍存在，但財務團隊可能沒有意識到這些問題很容易解決。

手動流程、電子表格和活頁夾方法

大多數財務和會計團隊傾向於利用電子表格網絡、文字處理文檔和其他不完善的項目管理工具作為主要的財務結算工具。 更具風險的是，一些企業依靠部落知識來完成交易。

這些手動方法會在整個月末結算過程中引起許多問題。 關於電子表格的一個鮮為人知的事實是，它們最初是為了平均平衡一個四口之家的預算而創建的。 此工具並非旨在支持您的複雜組織的財務，當然也無法管理處理這些複雜性的流動性。

首先，可以放置在單個電子表格中的數據量是有限制的。 由於財務部門管理大量數據，電子表格中的信息被填得滿滿噹噹，成為海量數據孤島。 在月末結算過程中，存在大量相互關聯的電子表格，導致會計工作流程龐大且效率低下。

這也為許多數據錯誤鋪平了道路。 事實上，90% 的電子表格都包含錯誤。 電子表格必須手動編輯——這個過程聽起來很簡單，但可能會產生災難性的結果。 例如，複製和粘貼傳輸。 一些最臭名昭著的合規案例可以追溯到復制和粘貼傳輸錯誤。

這些開始是不被注意的微小錯誤，在編譯時會滾雪球成大量不准確的數據，分佈在許多電子表格中。 即使使用跟踪更改的最新功能，您也可能會留下令人困惑的保存版本或保存到不同的位置。 當組織以穩定的速度增長時，電子表格的數量會隨之增長，未捕獲的錯誤數量也會隨之增長。 這也適用於紙筆方法。 錯誤不容易被發現，當發現錯誤時，需要花費大量時間梳理所有文件以查找錯誤來源。

這些工具通常會在不知不覺中讓公司面臨巨大的合規風險。 電子表格在流程中當然可以作為補充工具，但不能作為控制系統。 它們不僅是錯誤的溫床，而且電子表格和手動方法使財務團隊無法輕鬆管理工作量和團隊對高風險項目的關注。

因此，高風險賬戶被嚴重忽視，增加了組織的風險狀況。 在某些情況下，組織必鬚髮布重述以及審計費用和罰款的可能性很高。 對於那些尚未公開的組織來說，這是一種必須克服的行為和紀律，因為今天的股東期望包括擁有最先進的合規實踐。

另一個風險因素是內在缺乏安全性。 除了密碼安全之外，電子表格提供的保護很少。 這也非常依賴於用戶行為，以確保文件不會放置在未經授權的訪問位置。 來自組織和客戶的敏感電子表格數據更容易受到成功的網絡攻擊，使組織及其客戶極易受到合規違規的影響。 對於紙質文件和活頁夾，唯一需要採取的預防措施就是門禁卡保護，或者更糟的是，根本沒有。

缺乏可見性和控制

一個組織的財務結算週期需要這麼多時間的原因之一是缺乏對整個公司任務的可見性。 尤其是現在，當虛擬關閉在全球範圍內變得越來越普遍時，查看和控制月末關閉程序各個方面的能力至關重要。

在傳統的辦公場景中，當會計師對特定任務或文件有疑問或評論時，他們只需走到隊友的辦公桌前進行澄清。 然後問題就解決了，會計師回到辦公桌前完成任務。 但是在虛擬關閉中，持續的面對面交流的奢侈被消除了。 傳統的關閉流程工具不允許會計師留下評論或附上支持文件來解決這些溝通差距。

當團隊之間缺乏互動時，瓶頸經常發生。 會計師可能認識到的一個令人沮喪的瓶頸稱為“返工”。 當一名會計師完成一項任務，感覺他們擁有完成任務所需的所有信息時，就會發生返工。 但是，完成後，會計師會收到對他們剛剛完成的任務至關重要的信息。 然後，該會計師必須返回並“返工”整個任務。

從本質上講，他們兩次執行相同的關閉任務——不僅給會計師帶來不便，而且給必須審查過多任務的審閱者和批准者帶來不便。 當審核員要求對所有不同版本進行澄清時，這種挫敗感會倍增。

雖然返工等問題是溝通不暢的結果，但由於缺乏管理關閉步驟的能力，也會出現這些瓶頸。 財務領導層無法看到大量的文件堆積來監控所有關閉任務的進度以及跨組織所有實體的整個關閉週期。

這也部分是由於電子表格、活頁夾和手動流程中的數據分析能力有限。 如果沒有適當的分析工具，管理層無法看到瓶頸發生在哪里或這些瓶頸如何影響財務流程。 能見度的缺乏也限制了領導層對月底的控制。

出現這種缺乏控制的原因是傳統流程不支持有效的合規框架，從而增加了風險。 公司政策和程序無法在電子表格或活頁夾系統中標準化和執行。 例如，對於電子表格，每個會計師都將遵循他們最熟悉的文檔設置——造成格式的廣泛不一致。

使用這種方法，當會計師不在時會出現許多問題，因為他們的團隊成員必須破譯該會計師的個人佈局。 這不僅浪費時間，而且使組織面臨審計費用和不符合政府法律和監管機構的風險。 重複前面的觀點，希望獲得資金的公司需要有一個可靠的合規框架，該框架能夠始終如一地展示何時存在風險。

時間浪費

利用手動工具的財務辦公室不斷地執行繁瑣、耗時的任務。 交易匹配和賬戶對賬等流程代表了結算週期的大部分。 當會計師被迫手動分類和完成這些任務時，這些任務需要數週時間。 不僅如此，而且由於缺乏可見性，會計師經常被困在冗長的更新會議上，以便向管理層通報這些重​​要關閉任務的進展情況。

這佔用了實際完成這些流程的寶貴時間，進一步延長了每月結算的持續時間。 在虛擬關閉中，尤其如此，這會導致會計師工作到很晚和周末。 隨著時間的推移，這會助長倦怠和員工士氣的顯著下降，因為員工花在工作上的時間比參與生活質量的時間更多。

這種設置還促進了極其雜亂無章的工作流程，這種工作流程有時也會逐漸消失。 考慮一下您組織的月末結賬流程是什麼樣的。 許多財務和會計團隊可能會繪製類似於這樣的財務收支圖：

但是，此圖並未考慮財務和會計團隊通過電子郵件、會議和其他通信平台提出的不斷更新、批准請求、數據更正和其他方面的要求。 在考慮了這些之後，平均每月收盤價實際上更像這樣：

想像一下，財務和會計團隊為此花費了多少時間作為他們的標準流程。 即便如此，該圖也無法表示由於這種混亂的工作流程而發生的瓶頸數量。

您的月末結算流程不必像這樣。 有一種方法可以讓您的財務和會計團隊擁有可見性、控制力和及時的關閉週期。

財務自動化為您的月末結算流程帶來的好處

在過去十年中，許多組織已經從過時的技術（例如筆和紙和電子表格方法）轉向更現代的自動化解決方案。 對組織的財務流程實施自動化有幾個優勢，包括與 ERP 等數據源的集成。 另一個好處是可以根據您的特定組織要求定制自動化解決方案，以最大限度地提高您的投資。

更少的人工，更多的價值

在整個組織中，財務和會計是唯一一個涉及到所有事情並且對所有組織事務有第一看法的部門。 因為無論從短期還是長期來看，財務辦公室對一個組織都非常重要，因此這些團隊成員適當地配備了正確的工具和適當的時間來完成他們的職責是有道理的。

財務自動化通過加快耗時的任務來為會計師節省時間，以便專注於指導整個組織的更具增值性的戰略任務。 通過減少活頁夾和電子表格，通常可能需要數週才能完成的交易匹配等任務可以減少到僅幾天。

此外，自動化解決方案可以讓會計師在平台內進行交流並附上註釋和文檔。 無論財務團隊是執行傳統的在辦公室還是分散的虛擬月末結算流程，結算週期都在準確和準時完成。

一致的合規框架

財務自動化還大大降低了組織的風險狀況。 借助自動化解決方案，可以跨不同實體和整個組織製定和標準化公司程序和政策。 會計師不會再花時間試圖破譯其他團隊成員的個人佈局或在轉換文件格式或數據傳輸時冒錯誤風險。

財務自動化的另一個優勢是它與雲的兼容性，因此團隊可以在一個集中位置訪問所有必需的數據，以及備份文檔的能力。 保存在雲中的自動審計跟踪允許管理層跟踪整個組織的所有任務、支持文檔和評論，從而節省審計期間的時間和費用。

公司關閉的全視圖

從電子表格過渡到財務自動化可以在一個集中位置更好地密切管理整個組織中的所有實體。 跟踪月末結賬進度，以及每個結賬任務的進度。 自動化還使領導層能夠深入了解關閉的細節，例如瓶頸阻礙流程的位置、分配給每個團隊成員的任務數量等等。

保持競爭優勢

美國 61% 的組織已經在多個部門（尤其是財務和 IT）廣泛使用自動化。 出於多種原因，這些公司預計自動化將使他們在市場上更具競爭力。

首先，雲提供了比許多本地數據中心更安全的環境。 其次，財務自動化能夠與您的組織一起擴展。 通過手動流程，隨著公司的發展，電子表格和活頁夾的數量不斷增加，從而產生更多錯誤和違規風險。 自動化隨著您的組織而發展，並創建更清潔、更標準化的流程，以降低您的合規風險。

最後，利用財務自動化的公司具有軟件附帶的內置分析功能的優勢。 隨著組織的發展，領導層希望通過融資獲得實時、可操作的見解，以推動關鍵業務決策。 與那些不得不擔心其 90% 的電子表格包含錯誤並可能影響糟糕的業務決策的公司相比，使用財務自動化的公司更少擔心他們的決策基於不准確的數據。

吸引人才

到 2030 年，最後一批嬰兒潮一代將達到退休年齡，千禧一代將成為美國勞動力中人數最多的一代，Z 世代緊隨其後。

雖然老一輩人可能對實施新技術猶豫不決，但研究發現，千禧一代和 Z 世代員工都希望員工裝備他們執行任務的方式發生轉變。 人們還期望使用符合新一代個人生活的技術，對世俗事物的容忍度較低，並傾向於在他們對組織的早期貢獻中產生有意義的影響。

此外，工作地點和工作時間的靈活性等因素影響了他們加入和忠於組織的決定。 年輕一代不想工作到深夜來完成賬戶核對或放棄假期以在交易匹配方面取得進展——使用電子表格的會計師經常發現自己不得不犧牲這些特權。

報告和分析

對於財務辦公室而言，業務洞察力是財務如何發揮作用以提高組織整體價值的關鍵部分。 為了實現這一點，財務和會計團隊必須投資於一種報告可靠分析的工具。 領導層不僅可以利用這些洞察力推動業務向前發展，而且財務部門還需要能夠在其月末結算流程中查明困難和機遇，以便對其進行修復或改進。

傳統與現代接近

儘管按理說財務辦公室應該是最早採用自動化的部門之一，但數據顯示，會計師是實施最慢的部門之一。 在這種情況下，財務和會計團隊規避風險的天性對他們不利，因為通常會忽略縮短月末結算的好處。 在成本方面也可以這樣說：分析繼續表明，當團隊使用技術來支持財務結算時，每收入美元的財務成本會更低。

結論

財務和會計是每個組織的健康、成長和未來不可或缺的組成部分。 由於他們在過去十年中的優先事項已從預算監督員和數字處理員轉變為戰略合作夥伴，因此他們使用的財務工具應該更好地使他們能夠履行這些職責。 傳統的緊密方法無法為財務團隊提供堅實的基礎來支持整個組織。

通過實施自動化經驗來轉變財務流程的財務團隊：

• 顯著縮短的月末結算流程
• 在交易匹配和對賬等手動任務中節省的時間
• 改進對流程風險的控制
• 增強近距離的可見性，無論是大圖還是細化
• 能夠在虛擬關閉中執行、審查和批准任務
• 來自不同位置的數據的可訪問性
• 對敏感信息的訪問進行充分控制
• 整個組織的流程和政策標準化
• 審計人員可以輕鬆使用的自動審計跟踪

從電子表格和活頁夾切換到財務自動化是您組織未來的關鍵決定。 為您的財務和會計團隊配備適當的工具可確保您的會計師不僅能夠出色地履行職責，而且將為您的組織取得成功做好準備。