Optimalkan Proses Penutupan Akhir Bulan Dengan Otomatisasi Keuangan

Selama beberapa dekade terakhir, tanggung jawab departemen keuangan telah berubah dan berkembang, terutama dalam hal kepentingan organisasi.

Akuntan yang dulunya dianggap sebagai "pengolah angka" kini diandalkan untuk mendapatkan wawasan kritis bisnis dan perencanaan strategis yang dapat ditindaklanjuti. Suara CFO untuk arahan strategis perusahaan menempati peringkat yang sangat tinggi di samping suara CEO, terutama karena pemangku kepentingan internal dan eksternal meminta bimbingan kepada kantor keuangan selama masa ketidakpastian dan ketidakstabilan.

Investasikan dalam otomatisasi keuangan untuk proses penutupan akhir bulan Anda

Alat-alat yang digunakan tim keuangan dan akuntansi belum berkembang secara mantap seperti tugas yang harus mereka lakukan. Ketika organisasi berkembang dan tumbuh, akuntan manajemen bersertifikat sering berjuang untuk mengikuti, terutama karena perangkat lunak usang dan proses manual yang mereka manfaatkan dalam tugas penting bisnis seperti penutupan akhir bulan.

Oleh karena itu, kebutuhan penerapan otomatisasi di kantor keuangan telah mendapatkan momentum dalam beberapa tahun terakhir. Jadi mengapa tim Anda harus berinvestasi dalam alat otomatisasi keuangan?

Berikut lima alasannya:

• Mengotomatiskan dan menyederhanakan proses keuangan
• Delegasikan lebih banyak waktu untuk fokus strategis
• Mencapai persyaratan kepatuhan yang unik
• Menyampaikan wawasan penting bisnis kepada semua pemangku kepentingan
• Mempertahankan keunggulan kompetitif di pasar

Titik nyeri

Sebelum tim keuangan dapat mempertimbangkan untuk menerapkan otomatisasi pada proses mereka, akuntan harus mengidentifikasi masalah apa yang mereka coba selesaikan. Banyak komplikasi penutupan bulanan dapat diringkas menjadi tiga kategori utama: proses manual dan spreadsheet, kurangnya visibilitas dan kontrol, dan waktu yang dihabiskan untuk tugas yang berulang.

Meskipun masalah ini cenderung lazim di banyak organisasi, tim keuangan mungkin tidak menyadari bahwa masalah ini dapat diselesaikan dengan mudah.

Proses manual, spreadsheet, dan metode pengikat

Mayoritas tim keuangan dan akuntansi cenderung menggunakan jaringan spreadsheet, dokumen pengolah kata, dan alat manajemen proyek lainnya yang tidak memadai sebagai alat penutup keuangan utama mereka. Bahkan lebih berisiko, beberapa bisnis mengandalkan pengetahuan kesukuan untuk menyelesaikannya.

Metode manual ini menyebabkan banyak masalah selama proses penutupan akhir bulan. Fakta yang kurang diketahui tentang spreadsheet secara khusus adalah mereka awalnya dibuat untuk menyeimbangkan rata-rata, anggaran keluarga empat orang. Alat ini tidak dirancang untuk mendukung keuangan organisasi Anda yang kompleks, dan tentu saja tidak mampu mengelola kelancaran bekerja melalui kompleksitas ini.

Pertama, ada batasan jumlah data yang dapat ditempatkan dalam satu spreadsheet. Karena kantor keuangan mengelola kumpulan data yang besar, spreadsheet dipenuhi dengan informasi, dan menjadi silo data yang sangat besar. Dalam proses penutupan akhir bulan, ada banyak spreadsheet yang semuanya terhubung secara berbeda, membuat alur kerja akuntansi menjadi besar dan tidak efisien.

Ini juga membuka jalan bagi banyak kesalahan data. Faktanya, 90% dari semua spreadsheet mengandung kesalahan. Spreadsheet harus diedit secara manual – sebuah proses yang terdengar cukup sederhana tetapi dapat menghasilkan hasil yang sangat buruk. Misalnya, transfer salin dan tempel. Beberapa kasus kepatuhan yang paling terkenal dapat ditelusuri kembali ke kesalahan transfer salin dan tempel.

Ini dimulai sebagai kesalahan kecil yang tidak diperhatikan yang, ketika dikompilasi, menjadi bola salju dalam jumlah besar data yang tidak akurat yang tersebar di banyak spreadsheet. Bahkan dengan fitur terbaru yang melacak perubahan Anda, Anda dapat dibiarkan dengan versi penyimpanan yang membingungkan atau menyimpan ke lokasi yang berbeda. Ketika organisasi tumbuh dengan kecepatan yang stabil, jumlah spreadsheet tumbuh bersamanya, dan begitu pula jumlah kesalahan yang tidak tertangkap. Ini juga berlaku untuk metode pena-dan-kertas. Kesalahan tidak dapat dengan mudah ditangkap dan ketika ketidakakuratan diketahui, menghabiskan banyak waktu untuk menyisir semua dokumen untuk menemukan sumber kesalahan.

Alat-alat ini membuka perusahaan untuk risiko kepatuhan yang besar, seringkali tanpa disadari. Spreadsheet tentu memiliki tempat dalam proses sebagai alat pelengkap, tetapi bukan sebagai sistem kontrol. Mereka tidak hanya menjadi sarang kesalahan, tetapi spreadsheet dan metode manual mencegah tim keuangan mengelola beban kerja dengan mudah dan fokus tim pada item berisiko tinggi.

Akibatnya, akun berisiko tinggi sangat kurang diperhatikan, meningkatkan profil risiko organisasi. Kemungkinan bahwa organisasi harus mengeluarkan pernyataan ulang, disertai dengan biaya audit dan denda dalam beberapa kasus, tinggi. Bagi organisasi yang belum menjadi publik, ini adalah perilaku dan disiplin yang harus diatasi, karena harapan pemegang saham saat ini termasuk memiliki praktik kepatuhan yang canggih.

Faktor risiko lain adalah kurangnya keamanan yang melekat. Selain keamanan kata sandi, spreadsheet menawarkan perlindungan yang sangat sedikit. Ini juga sangat bergantung pada perilaku pengguna untuk memastikan bahwa file tidak ditempatkan di lokasi yang dapat diakses tanpa izin. Data spreadsheet yang sensitif – baik dari organisasi maupun dari klien – jauh lebih rentan terhadap serangan siber yang berhasil, membuat organisasi dan pelanggan mereka sangat rentan terhadap pelanggaran kepatuhan. Dan dengan dokumen kertas dan pengikat, satu-satunya tindakan pencegahan yang harus diambil adalah perlindungan kartu akses atau lebih buruk lagi, tidak ada sama sekali.

Kurangnya visibilitas dan kontrol

Salah satu alasan mengapa siklus penutupan keuangan organisasi membutuhkan begitu banyak waktu adalah kurangnya visibilitas ke dalam tugas-tugas di seluruh perusahaan. Apalagi sekarang, ketika penutupan virtual menjadi jauh lebih luas secara global, kemampuan untuk melihat dan mengontrol semua aspek dari prosedur penutupan akhir bulan sangat penting.

Dalam skenario kantor tradisional, ketika seorang akuntan memiliki pertanyaan atau komentar tentang tugas atau dokumen tertentu, mereka hanya perlu berjalan ke meja rekan satu timnya untuk klarifikasi. Masalah ini kemudian diselesaikan, dan akuntan kembali ke meja mereka untuk menyelesaikan tugas. Namun dalam kedekatan virtual, kemewahan komunikasi tatap muka yang konstan dihilangkan. Alat proses penutupan tradisional tidak mengizinkan akuntan untuk meninggalkan komentar atau melampirkan dokumentasi pendukung untuk memperbaiki kesenjangan komunikasi ini.

Ketika interaksi antar tim kurang, kemacetan sering terjadi. Salah satu hambatan frustasi yang mungkin dikenali oleh akuntan disebut "pengerjaan ulang". Pengerjaan ulang terjadi ketika seorang akuntan menyelesaikan tugas, merasa mereka memiliki semua informasi yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Namun, setelah selesai, akuntan menerima informasi yang penting untuk tugas yang baru saja mereka selesaikan. Akuntan itu kemudian harus kembali dan "mengerjakan ulang" seluruh tugas.

Pada dasarnya, mereka melakukan tugas dekat yang sama dua kali – tidak hanya merepotkan akuntan itu, tetapi juga pengulas dan pemberi persetujuan yang harus meninjau jumlah tugas yang berlebihan. Lipat gandakan frustrasi itu ketika auditor membutuhkan klarifikasi pada semua versi yang berbeda.

Sementara masalah seperti pengerjaan ulang adalah akibat dari komunikasi yang buruk, kemacetan ini juga terjadi karena kurangnya kemampuan untuk mengelola langkah-langkah penutupan. Kepemimpinan keuangan tidak dapat melihat ke dalam akumulasi dokumen yang sangat besar untuk memantau kemajuan semua tugas dekat dan seluruh siklus tertutup di semua entitas organisasi.

Ini juga sebagian karena kemampuan analitik data yang terbatas dalam spreadsheet, binder, dan proses manual. Tanpa alat analisis yang tepat, manajemen tidak dapat melihat di mana kemacetan terjadi atau bagaimana kemacetan ini berdampak pada proses keuangan. Kurangnya visibilitas juga membatasi jumlah kontrol yang dimiliki kepemimpinan selama akhir bulan.

Kurangnya kontrol ini terjadi karena proses tradisional tidak mendukung kerangka kepatuhan yang efektif, sehingga meningkatkan risiko. Kebijakan dan prosedur perusahaan tidak dapat distandarisasi dan ditegakkan dalam sistem spreadsheet atau binder. Misalnya, dengan spreadsheet, setiap akuntan akan mengikuti pengaturan dokumen yang paling mereka kenal – menciptakan inkonsistensi format yang meluas.

Dengan metode ini, banyak masalah muncul ketika seorang akuntan tidak hadir, karena anggota tim mereka kemudian harus menguraikan tata letak pribadi akuntan itu. Hal ini tidak hanya membuang waktu, tetapi membuat organisasi terbuka untuk mengaudit pengeluaran dan risiko ketidakpatuhan terhadap undang-undang pemerintah dan badan pengatur. Untuk mengulangi poin sebelumnya, perusahaan yang ingin memperoleh modal perlu memiliki kerangka kepatuhan yang andal yang secara konsisten menunjukkan saat ada risiko.

Buang-buang waktu

Kantor keuangan yang memanfaatkan alat manual terus-menerus melakukan tugas yang membosankan dan memakan waktu. Proses seperti pencocokan transaksi dan rekonsiliasi akun mewakili sebagian besar siklus penutupan. Ketika akuntan dipaksa untuk menyortir dan menyelesaikan tugas-tugas ini secara manual, tugas-tugas ini memakan waktu berminggu-minggu. Tidak hanya itu, tetapi karena kurangnya visibilitas, akuntan terus-menerus terjebak dalam pertemuan pembaruan yang panjang untuk memberi tahu manajemen tentang kemajuan tugas-tugas penting yang ditutup ini.

Ini membutuhkan waktu yang berharga dari penyelesaian sebenarnya dari proses-proses ini, yang selanjutnya memperpanjang durasi penutupan bulanan. Dalam penutupan virtual, ini terutama benar, dan menyebabkan akuntan bekerja lembur dan selama akhir pekan. Seiring waktu, ini mendorong kelelahan dan penurunan moral karyawan yang signifikan, karena karyawan menghabiskan lebih banyak waktu untuk bekerja daripada terlibat dalam kualitas hidup.

Pengaturan ini juga mempromosikan alur kerja yang sangat tidak terorganisir yang juga memakan waktu. Pertimbangkan seperti apa proses penutupan akhir bulan organisasi Anda. Banyak tim keuangan dan akuntansi mungkin membuat diagram penutupan keuangan mereka seperti ini:

Namun, diagram ini tidak memperhitungkan pembaruan konstan, permintaan persetujuan, koreksi data, dan aspek lain yang diminta oleh tim keuangan dan akuntansi melalui email, konferensi, dan platform komunikasi lainnya. Setelah dipertimbangkan, penutupan bulanan rata-rata sebenarnya lebih seperti ini:

Bayangkan berapa banyak waktu yang dihabiskan tim keuangan dan akuntansi dengan ini sebagai proses standar mereka. Meski begitu, diagram ini tidak mampu merepresentasikan banyaknya bottleneck yang terjadi karena alur kerja yang berantakan ini.

Proses penutupan akhir bulan Anda tidak harus seperti ini. Ada cara bagi tim keuangan dan akuntansi Anda untuk memiliki visibilitas, kontrol, dan siklus penutupan yang tepat waktu.

Manfaat otomatisasi keuangan untuk proses penutupan akhir bulan Anda

Dalam dekade terakhir, banyak organisasi telah beralih dari teknologi usang seperti pendekatan pena-dan-kertas dan spreadsheet ke solusi otomatis yang lebih modern. Ada beberapa keuntungan menerapkan otomatisasi pada proses keuangan organisasi Anda, termasuk integrasi dengan sumber data seperti ERP Anda. Manfaat lainnya adalah solusi otomatis dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik organisasi Anda untuk memaksimalkan investasi Anda.

Lebih sedikit manual, lebih bernilai

Di seluruh organisasi, keuangan dan akuntansi adalah satu-satunya departemen yang menyentuh segalanya dan memiliki pandangan pertama tentang semua masalah organisasi. Karena kantor keuangan sangat penting bagi organisasi baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang, masuk akal jika anggota tim ini dilengkapi dengan baik dengan alat yang tepat dan jumlah waktu yang tepat untuk menyelesaikan tanggung jawab mereka.

Otomatisasi keuangan memberi akuntan waktu mereka kembali dengan mempercepat tugas yang memakan waktu untuk fokus pada lebih banyak nilai tambah, tugas strategis yang memandu seluruh organisasi. Dengan mengurangi binder dan spreadsheet, tugas seperti pencocokan transaksi yang biasanya membutuhkan waktu berminggu-minggu untuk diselesaikan dapat dikurangi menjadi hanya beberapa hari.

Selain itu, solusi otomatis dapat memungkinkan akuntan untuk berkomunikasi dalam platform dan melampirkan catatan dan dokumentasi. Baik tim keuangan melakukan proses penutupan akhir bulan tradisional, di kantor atau tersebar, secara virtual, siklus penutupan diselesaikan secara akurat dan tepat waktu.

Kerangka kepatuhan yang konsisten

Otomatisasi keuangan juga sangat mengurangi profil risiko organisasi. Dengan solusi otomatis, prosedur dan kebijakan perusahaan dapat dikembangkan dan distandarisasi di seluruh entitas yang terpisah dan seluruh organisasi. Akuntan tidak akan menghabiskan waktu lagi untuk mencoba menguraikan tata letak pribadi anggota tim lain atau mengambil risiko kesalahan dalam mengonversi format file atau transfer data.

Keuntungan lain dari otomatisasi keuangan adalah kompatibilitasnya dengan Cloud sehingga tim dapat mengakses semua data yang diperlukan di satu lokasi terpusat, serta kemampuan untuk membuat cadangan dokumentasi. Jejak audit otomatis yang disimpan di Cloud memungkinkan manajemen melacak semua tugas, mendukung dokumen, dan komentar di seluruh organisasi, menghemat waktu dan biaya selama audit.

Tampilan penuh perusahaan tutup

Transisi dari spreadsheet ke otomatisasi keuangan memungkinkan pengelolaan yang lebih dekat dari semua entitas di seluruh organisasi dalam satu lokasi terpusat. Lacak kemajuan penutupan akhir bulan, serta kemajuan setiap tugas dengan penutupan. Otomatisasi juga memungkinkan kepemimpinan untuk menelusuri detail penutupan seperti di mana kemacetan menghambat proses, berapa banyak tugas yang diberikan kepada setiap anggota tim dan banyak lagi.

Pertahankan keunggulan kompetitif

Enam puluh satu persen organisasi di seluruh AS telah menggunakan otomatisasi secara ekstensif di beberapa departemen, terutama keuangan dan TI. Perusahaan-perusahaan ini berharap bahwa otomatisasi akan membuat mereka lebih kompetitif di pasar mereka karena berbagai alasan.

Pertama, Cloud menyediakan lingkungan yang lebih aman daripada banyak pusat data lokal. Kedua, otomatisasi keuangan memiliki kemampuan untuk menyesuaikan dengan organisasi Anda. Dengan proses manual, seiring pertumbuhan perusahaan, jumlah spreadsheet dan binder terus menumpuk, menciptakan lebih banyak risiko kesalahan dan pelanggaran kepatuhan. Otomatisasi tumbuh bersama organisasi Anda dan menciptakan proses yang lebih bersih dan terstandarisasi untuk mengurangi risiko kepatuhan Anda.

Terakhir, perusahaan yang menggunakan otomatisasi keuangan memiliki keuntungan dari kemampuan analitik bawaan yang menyertai perangkat lunak. Seiring pertumbuhan organisasi, kepemimpinan mencari pendanaan untuk wawasan yang real-time dan dapat ditindaklanjuti untuk mendorong keputusan bisnis yang penting. Perusahaan yang menggunakan otomatisasi keuangan tidak terlalu khawatir bahwa keputusan mereka didasarkan pada data yang tidak akurat daripada mereka yang harus khawatir bahwa 90% spreadsheet mereka mengandung kesalahan, dan mungkin memengaruhi keputusan bisnis yang buruk.

Menarik bakat

Pada tahun 2030, Generasi Baby Boomer terakhir akan mencapai usia pensiun, menjadikan Milenial sebagai generasi terbesar dalam angkatan kerja AS, dengan Gen Z mengikuti di belakang dengan cepat.

Sementara generasi yang lebih tua mungkin ragu untuk menerapkan teknologi yang lebih baru, penelitian telah menemukan bahwa karyawan Milenial dan Gen Z mengharapkan perubahan dalam cara karyawan mereka membekali mereka untuk melakukan tugas. Ada juga harapan dalam penggunaan teknologi yang konsisten dengan kehidupan pribadi generasi baru ini, toleransi yang lebih rendah terhadap hal-hal biasa, dan preferensi untuk membuat dampak yang berarti sejak awal dalam kontribusi mereka ke organisasi.

Selain itu, faktor-faktor seperti fleksibilitas pekerjaan di lokasi dan jam kerja memengaruhi keputusan mereka untuk bergabung dan tetap setia pada organisasi. Generasi muda tidak ingin bekerja hingga larut malam untuk menyelesaikan rekonsiliasi akun atau melewatkan liburan untuk membuat kemajuan dalam pencocokan transaksi – hak istimewa yang selalu harus dikorbankan oleh akuntan yang menggunakan spreadsheet.

Pelaporan dan analitik

Untuk kantor keuangan, wawasan bisnis adalah bagian penting dari bagaimana keuangan berfungsi untuk meningkatkan nilai keseluruhan organisasi. Untuk mencapai hal ini, tim keuangan dan akuntansi harus berinvestasi dalam alat yang melaporkan analitik yang andal. Kepemimpinan tidak hanya dapat memanfaatkan wawasan ini untuk mendorong bisnis ke depan, tetapi departemen keuangan membutuhkan kemampuan untuk menunjukkan kesulitan dan peluang dalam proses penutupan akhir bulan mereka, sehingga dapat diperbaiki atau ditingkatkan.

Tutup tradisional vs. modern

Meskipun masuk akal bahwa kantor keuangan harus menjadi salah satu departemen pertama yang mengadopsi otomatisasi, data menunjukkan bahwa akuntan termasuk yang paling lambat menerapkannya. Sifat menghindari risiko tim keuangan dan akuntansi bekerja melawan mereka dalam kasus ini, karena manfaat untuk mempersingkat penutupan akhir bulan mereka biasanya diabaikan. Hal yang sama juga dapat dikatakan dalam hal biaya: analisis terus menunjukkan bahwa biaya keuangan per dolar pendapatan lebih rendah ketika tim menggunakan teknologi untuk mendukung penutupan keuangan.

Kesimpulan

Keuangan dan akuntansi adalah komponen integral dari kesehatan, pertumbuhan, dan masa depan setiap organisasi. Karena prioritas mereka selama dekade terakhir telah bergeser dari pemantau anggaran dan pengolah angka menjadi mitra strategis, alat keuangan yang mereka gunakan harus melengkapi mereka dengan lebih baik untuk memenuhi peran tersebut. Pendekatan tertutup tradisional tidak mampu memberikan dasar yang kuat bagi tim keuangan untuk mendukung seluruh organisasi.

Tim keuangan yang mengubah proses keuangan mereka dengan menerapkan pengalaman otomatisasi:

• Proses penutupan akhir bulan yang dipersingkat secara signifikan
• Waktu yang dihemat dalam tugas manual seperti pencocokan transaksi dan rekonsiliasi
• Peningkatan kontrol atas risiko dalam proses
• Peningkatan visibilitas ke dekat, baik gambar besar atau granular
• Kemampuan untuk melakukan, meninjau, dan menyetujui tugas dalam jarak dekat
• Aksesibilitas data dari lokasi terpisah
• Kontrol yang memadai atas akses ke informasi sensitif
• Standarisasi proses dan kebijakan untuk seluruh organisasi
• Jejak audit otomatis untuk digunakan oleh auditor dengan mudah

Beralih dari spreadsheet dan binder ke otomatisasi keuangan adalah keputusan penting untuk masa depan organisasi Anda. Melengkapi tim keuangan dan akuntansi Anda dengan alat yang tepat memastikan bahwa akuntan Anda tidak hanya dapat melakukan tanggung jawab mereka dengan sangat baik, tetapi juga akan menyiapkan organisasi Anda untuk sukses.