Оптимизируйте процессы закрытия месяца с помощью финансовой автоматизации

За последние несколько десятилетий обязанности финансового отдела изменились и расширились, особенно с точки зрения организационной важности.

Бухгалтеры, которые когда-то считались «счетчиками», теперь полагаются на действенные, критически важные для бизнеса идеи и стратегическое планирование. Голос финансового директора за стратегическое направление компании имеет очень важное значение наряду с голосом генерального директора, особенно когда внутренние и внешние заинтересованные лица обращаются к финансовому отделу за советом во времена неопределенности и нестабильности.

Инвестируйте в финансовую автоматизацию процесса закрытия месяца

Инструменты, используемые финансовыми и бухгалтерскими командами, развивались не так стабильно, как обязанности, которые они должны выполнять. По мере того, как организации развиваются и растут, сертифицированным бухгалтерам по управленческому учету часто трудно идти в ногу, в основном из-за устаревшего программного обеспечения и ручных процессов, которые они используют при выполнении важных для бизнеса обязанностей, таких как закрытие месяца.

В связи с этим потребность во внедрении автоматизации в финансовом управлении в последние годы набирает обороты. Так почему же ваша команда должна инвестировать в инструменты финансовой автоматизации?

Вот пять причин:

• Автоматизируйте и оптимизируйте финансовые процессы
• Делегируйте больше времени для стратегических целей
• Достижение уникальных требований соответствия
• Предоставление критически важной для бизнеса информации всем заинтересованным сторонам
• Поддерживать конкурентное преимущество на рынке

Болевые точки

Прежде чем финансовые группы смогут рассмотреть возможность автоматизации своих процессов, бухгалтеры должны определить, какие проблемы они пытаются решить. Многие ежемесячные трудности с закрытием можно свести к трем основным категориям: ручные процессы и электронные таблицы, отсутствие видимости и контроля и время, затрачиваемое на повторяющиеся задачи.

Хотя эти проблемы, как правило, распространены во многих организациях, финансовые отделы могли не знать, что эти проблемы можно легко решить.

Ручные процессы, электронные таблицы и методы переплета

Большинство финансовых и бухгалтерских групп, как правило, используют сеть электронных таблиц, текстовые документы и другие неадекватные инструменты управления проектами в качестве основных инструментов финансового закрытия. Еще более рискованно то, что некоторые предприятия полагаются на знания племен, чтобы справиться с ситуацией.

Эти ручные методы вызывают много проблем в процессе закрытия месяца. Менее известный факт о электронных таблицах заключается в том, что они изначально были созданы для балансирования в среднем семейного бюджета из четырех человек. Этот инструмент не был разработан для поддержки финансов вашей сложной организации и, конечно же, не может управлять плавностью работы с этими сложностями.

Во-первых, существует ограничение на количество данных, которые можно поместить в одну электронную таблицу. Поскольку финансовые отделы управляют большими пакетами данных, электронная таблица до краев заполнена информацией и становится массивным хранилищем данных. В процессе закрытия месяца существует множество электронных таблиц, которые все разрозненно связаны, что делает рабочий процесс бухгалтерского учета громоздким и неэффективным.

Это также открывает путь для многих ошибок данных. На самом деле 90% всех электронных таблиц содержат ошибки. Электронные таблицы приходится редактировать вручную — процесс, который кажется достаточно простым, но может привести к катастрофическим результатам. Например, копирование и вставка переводов. Некоторые из самых печально известных случаев несоблюдения нормативных требований можно проследить до ошибок переноса, связанных с копированием и вставкой.

Они начинаются с незамеченных, незначительных ошибок, которые при компиляции превращаются в снежный ком в большие объемы неточных данных, разбросанных по многим электронным таблицам. Даже с новейшими функциями, которые отслеживают ваши изменения, вы можете столкнуться с запутанными версиями сохранения или сохранениями в разных местах. Когда организации растут стабильными темпами, вместе с ними растет и количество электронных таблиц, а вместе с ним и количество неучтенных ошибок. Это относится и к бумажным методам. Ошибки не так-то просто обнаружить, и когда замечается неточность, требуется много времени, чтобы просмотреть все документы, чтобы найти источник ошибки.

Эти инструменты подвергают компании огромным рискам, связанным с соблюдением нормативных требований, часто неосознанно. Электронные таблицы, безусловно, имеют свое место в процессе как дополнительный инструмент, но не как система контроля. Мало того, что они являются очагами ошибок, электронные таблицы и ручные методы мешают финансовой команде легко управлять рабочей нагрузкой и сосредоточиться на элементах с высоким риском.

Следовательно, учетные записи с высоким риском серьезно недооцениваются, что увеличивает профили рисков организаций. Вероятность того, что организациям придется делать перерасчеты, сопровождающиеся в некоторых случаях расходами на аудит и штрафами, высока. Для тех организаций, которые еще не являются публичными, это поведение и дисциплина, которые должны быть преодолены, поскольку сегодня ожидания акционеров включают в себя наличие самых современных методов соблюдения требований.

Еще одним фактором риска является врожденное отсутствие безопасности. Помимо защиты паролем, электронные таблицы обеспечивают очень слабую защиту. Это также очень зависит от поведения пользователя, чтобы гарантировать, что файлы не будут размещены в местах, подверженных несанкционированному доступу. Конфиденциальные данные электронных таблиц — как от организации, так и от клиентов — гораздо более подвержены успешной кибератаке, что делает организации и их клиентов чрезвычайно уязвимыми для нарушений нормативных требований. А с бумажными документами и скоросшивателями единственная мера предосторожности, которую нужно принять, — это защита карты доступа или, что еще хуже, вообще никакой защиты.

Отсутствие видимости и контроля

Одной из причин того, что финансовый цикл закрытия организации занимает так много времени, является отсутствие прозрачности задач в компании. Особенно сейчас, когда виртуальное закрытие становится все более распространенным во всем мире, возможность видеть и контролировать все аспекты процедур закрытия месяца имеет решающее значение.

В традиционном офисном сценарии, когда у бухгалтера есть вопрос или комментарий по поводу конкретной задачи или документа, ему нужно всего лишь подойти к столу товарища по команде для получения разъяснений. Затем проблема проясняется, и бухгалтер возвращается к своему столу, чтобы закончить задачу. Но при виртуальном закрытии отпадает роскошь постоянного общения лицом к лицу. Традиционные инструменты закрытия процесса не позволяют бухгалтерам оставлять комментарии или прикреплять подтверждающую документацию для устранения этих пробелов в общении.

Когда взаимодействие между командами отсутствует, часто возникают узкие места. Одно неприятное узкое место, которое могут признать бухгалтеры, называется «переделка». Доработка происходит, когда один бухгалтер завершает задачу, чувствуя, что у него есть вся информация, необходимая для ее завершения. Однако после завершения бухгалтер получает информацию, жизненно важную для только что выполненной задачи. Затем этот бухгалтер должен вернуться и «переработать» всю задачу.

По сути, они дважды выполняют одну и ту же закрытую задачу, создавая неудобства не только этому бухгалтеру, но и проверяющим и утверждающим, которым приходится проверять избыточное количество задач. Умножьте это разочарование, когда аудиторы требуют разъяснений по всем различным версиям.

Хотя такие проблемы, как доработка, являются результатом плохой коммуникации, эти узкие места также возникают из-за отсутствия возможности управлять этапами закрытия. Финансовое руководство не может видеть в огромном скоплении документов, чтобы отслеживать ход выполнения всех закрытых задач и весь цикл закрытия во всех подразделениях организации.

Это также частично связано с ограниченными возможностями анализа данных в электронных таблицах, переплетах и ​​ручных процессах. Без надлежащих аналитических инструментов руководство не может увидеть, где возникают узкие места или как эти узкие места влияют на финансовый процесс. Недостаток видимости также ограничивает степень контроля руководства в конце месяца.

Это отсутствие контроля возникает из-за того, что традиционные процессы не поддерживают эффективную структуру соответствия, что увеличивает риск. Политики и процедуры компании не могут быть стандартизированы и применены в рамках электронной таблицы или системы переплетов. Например, с электронными таблицами каждый бухгалтер будет следовать наиболее знакомой ему настройке документа, что приведет к широко распространенному несоответствию форматов.

При использовании этого метода возникает много проблем, когда бухгалтер отсутствует, поскольку членам их команды приходится расшифровывать личный макет этого бухгалтера. Это не только приводит к пустой трате времени, но и оставляет организации открытыми для расходов на аудит и рисков несоблюдения государственных законов и регулирующих органов. Повторим ранее сказанное: компании, стремящиеся привлечь капитал, должны иметь надежную систему соблюдения нормативных требований, которая постоянно демонстрирует наличие риска.

Пустая трата времени

Финансовые отделы, использующие ручные инструменты, постоянно выполняют утомительные и трудоемкие задачи. Такие процессы, как сопоставление транзакций и сверка счетов, составляют основную часть цикла закрытия. Когда бухгалтеры вынуждены сортировать и выполнять эти задачи вручную, эти задания занимают недели. Не только это, но и из-за отсутствия видимости бухгалтеры постоянно застревают на длительных совещаниях по обновлению информации, чтобы информировать руководство о ходе выполнения этих важных закрытых задач.

Это отнимает драгоценное время от фактического завершения этих процессов, еще больше увеличивая продолжительность ежемесячного закрытия. В виртуальном закрытии это особенно верно и заставляет бухгалтеров работать допоздна и в выходные дни. Со временем это способствует выгоранию и значительному снижению морального духа сотрудников, поскольку они тратят больше времени на работу, чем на качество жизни.

Эта установка также способствует чрезвычайно неорганизованному рабочему процессу, который также съедает время. Подумайте, как выглядит процесс закрытия месяца в вашей организации. Многие финансовые и бухгалтерские отделы могут представить свое финансовое закрытие примерно так:

Однако на этой диаграмме не учитываются постоянные обновления, запросы на утверждение, исправления данных и другие аспекты, которые финансовые и бухгалтерские отделы запрашивают по электронной почте, на конференциях и других коммуникационных платформах. После того, как они учтены, среднемесячное закрытие на самом деле выглядит примерно так:

Представьте, сколько времени отделы финансов и бухгалтерии тратят на это в качестве стандартного процесса. Тем не менее, эта диаграмма не может представить количество узких мест, возникающих из-за этого загроможденного рабочего процесса.

Ваш процесс закрытия месяца не должен выглядеть так. У ваших финансовых и бухгалтерских групп есть способ обеспечить прозрачность, контроль и своевременное закрытие цикла.

Преимущества финансовой автоматизации для процесса закрытия месяца

В последнее десятилетие многие организации перешли от устаревших технологий, таких как бумага и электронные таблицы, к более современным автоматизированным решениям. Внедрение автоматизации финансовых процессов вашей организации дает несколько преимуществ, включая интеграцию с такими источниками данных, как ваша ERP. Еще одним преимуществом является то, что автоматизированные решения могут быть адаптированы к конкретным организационным требованиям, чтобы максимизировать ваши инвестиции.

Меньше ручного труда, больше ценности

Во всей организации финансовый и бухгалтерский учет являются единственным отделом, который касается всего и имеет первое мнение по всем организационным вопросам. Поскольку финансовый отдел очень важен для организации как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе, было бы логично, чтобы эти члены команды были должным образом оснащены как нужными инструментами, так и достаточным количеством времени для выполнения своих обязанностей.

Финансовая автоматизация возвращает бухгалтерам их время, ускоряя трудоемкие задачи, чтобы сосредоточиться на более важных стратегических задачах, которыми руководствуется вся организация. Сократив количество папок и электронных таблиц, такие задачи, как сопоставление транзакций, выполнение которых обычно занимало недели, можно сократить до нескольких дней.

Кроме того, автоматизированное решение может позволить бухгалтерам общаться внутри платформы и прикреплять примечания и документацию. Независимо от того, выполняют ли финансовые группы традиционный, офисный или рассредоточенный виртуальный процесс закрытия в конце месяца, цикл закрытия выполняется точно и вовремя.

Последовательная структура соответствия

Финансовая автоматизация также значительно снижает профили рисков организаций. С помощью автоматизированного решения процедуры и политики компании могут быть разработаны и стандартизированы как для отдельных подразделений, так и для всей организации. Бухгалтеры больше не будут тратить время, пытаясь расшифровать личный макет другого члена команды, или рисковать ошибками при преобразовании форматов файлов или передаче данных.

Еще одним преимуществом финансовой автоматизации является ее совместимость с облаком, поэтому команды могут получить доступ ко всем необходимым данным в одном централизованном месте, а также возможность резервного копирования документации. Автоматизированный контрольный журнал, сохраненный в облаке, позволяет руководству отслеживать все задачи, вспомогательные документы и комментарии по всей организации, экономя время и затраты во время аудита.

Полный обзор компании закрыть

Переход от электронных таблиц к финансовой автоматизации позволяет лучше управлять всеми объектами в рамках всей организации в одном централизованном месте. Отслеживайте ход закрытия месяца, а также ход выполнения каждой задачи с закрытием. Автоматизация также позволяет руководству детализировать детали закрытия, например, какие узкие места мешают процессу, сколько задач назначено каждому члену команды и многое другое.

Сохраняйте конкурентное преимущество

Шестьдесят один процент организаций в США уже широко используют автоматизацию в нескольких отделах, особенно в финансовом и ИТ-отделах. Эти компании ожидают, что автоматизация сделает их более конкурентоспособными на своих рынках по многим причинам.

Во-первых, облако обеспечивает более безопасную среду, чем многие локальные центры обработки данных. Во-вторых, финансовая автоматизация может масштабироваться вместе с вашей организацией. При ручных процессах по мере роста компании количество электронных таблиц и папок продолжает накапливаться, что повышает риск ошибок и нарушений нормативных требований. Автоматизация растет вместе с вашей организацией и создает более чистые и стандартизированные процессы, чтобы снизить риск соответствия требованиям.

Наконец, компании, использующие финансовую автоматизацию, имеют преимущество встроенных аналитических возможностей, сопровождающих программное обеспечение. По мере роста организации руководство ищет финансирование для получения действенной информации в режиме реального времени для принятия важных бизнес-решений. Компании, использующие финансовую автоматизацию, меньше беспокоятся о том, что их решения основаны на неточных данных, чем те, которые должны беспокоиться о том, что 90% их электронных таблиц содержат ошибки и могут повлиять на принятие плохого бизнес-решения.

Привлечь талант

К 2030 году последний из бэби-бумеров достигнет пенсионного возраста, в результате чего миллениалы станут самым многочисленным поколением рабочей силы в США, за которым быстро следует поколение Z.

В то время как старшее поколение, возможно, не решалось внедрять новые технологии, исследования показали, что сотрудники как миллениалов, так и представителей поколения Z ожидают изменений в том, как их сотрудники оснащают их для выполнения задач. Есть также ожидания в использовании технологий, соответствующих личной жизни этого нового поколения, меньшей терпимости к обыденности и предпочтения оказывать значимое влияние на раннем этапе своего вклада в организацию.

Кроме того, такие факторы, как гибкость работы в зависимости от местоположения и рабочего времени, повлияли на их решение присоединиться к организациям и оставаться лояльными к ним. Молодое поколение не хочет работать до поздней ночи, чтобы завершить сверку счетов, или отказываться от выходных, чтобы добиться прогресса в сопоставлении транзакций — привилегии, которыми бухгалтеры, использующие электронные таблицы, постоянно вынуждены жертвовать.

Отчетность и аналитика

Для финансового управления бизнес-аналитика является важной частью того, как финансы функционируют для повышения общей стоимости организации. Для этого финансовые и бухгалтерские отделы должны инвестировать средства в инструмент, предоставляющий надежную аналитику. Мало того, что руководство может использовать эти идеи для продвижения бизнеса, финансовый отдел должен уметь точно определять трудности и возможности в процессе закрытия месяца, чтобы его можно было исправить или улучшить.

Традиционное и современное закрытие

Хотя само собой разумеется, что финансовый отдел должен быть одним из первых отделов, внедривших автоматизацию, данные показывают, что бухгалтеры внедряют ее медленнее всех. Нежелание финансовых и бухгалтерских отделов рисковать в этом случае работает против них, поскольку преимущества сокращения закрытия месяца обычно упускаются из виду. То же самое можно сказать и о затратах: анализ по-прежнему показывает, что стоимость финансирования на доллар дохода ниже, когда команда использует технологии для поддержки финансового закрытия.

Вывод

Финансы и бухгалтерский учет являются неотъемлемыми компонентами здоровья, роста и будущего каждой организации. Поскольку их приоритеты за последнее десятилетие сместились с бюджетных контролеров и расчетов на стратегического партнера, финансовые инструменты, которые они используют, должны лучше подготовить их для выполнения этих ролей. Традиционные закрытые подходы не способны обеспечить прочную основу для финансовой поддержки всей организации.

Финансовые команды, которые трансформируют свои финансовые процессы, внедрив опыт автоматизации:

• Значительно сокращенный процесс закрытия месяца
• Экономия времени на ручных задачах, таких как сопоставление транзакций и выверка
• Улучшенный контроль над рисками в процессах
• Улучшенная видимость вблизи, будь то большая картинка или детализированная
• Возможность выполнять, просматривать и утверждать задачи в виртуальном закрытии
• Доступность данных из разных мест
• Адекватный контроль над доступом к конфиденциальной информации
• Стандартизация процессов и политик для всей организации
• Автоматический контрольный журнал для аудиторов, чтобы легко использовать

Переход от электронных таблиц и папок к финансовой автоматизации является важным решением для будущего вашей организации. Оснащение ваших финансовых и бухгалтерских групп надлежащими инструментами гарантирует, что ваши бухгалтеры не только смогут превосходно выполнять свои обязанности, но и настроит вашу организацию на успех.