Optimisez les processus de clôture de fin de mois grâce à l'automatisation financière

Au cours des dernières décennies, les responsabilités du service financier ont changé et augmenté, notamment en termes d'importance organisationnelle.

On compte désormais sur les comptables qui étaient autrefois considérés comme des "calculateurs de chiffres" pour obtenir des informations exploitables et essentielles à l'entreprise et une planification stratégique. La voix du directeur financier pour l'orientation stratégique de l'entreprise occupe une place très importante aux côtés de la voix du PDG, d'autant plus que les parties prenantes internes et externes se tournent vers le bureau des finances pour obtenir des conseils en période d'incertitude et d'instabilité.

Investissez dans l'automatisation financière pour votre processus de clôture de fin de mois

Les outils utilisés par les équipes financières et comptables n'ont pas évolué aussi régulièrement que les tâches qu'elles doivent accomplir. Au fur et à mesure que les organisations se développent et grandissent, les comptables en management accrédités ont souvent du mal à suivre le rythme, principalement en raison des logiciels et des processus manuels obsolètes qu'ils exploitent dans des tâches critiques telles que la clôture de fin de mois.

Pour cette raison, le besoin de mise en œuvre de l'automatisation dans le bureau des finances a pris de l'ampleur ces dernières années. Alors pourquoi votre équipe devrait-elle investir dans des outils d'automatisation financière ?

Voici cinq raisons :

• Automatisez et rationalisez les processus financiers
• Déléguer plus de temps pour la concentration stratégique
• Atteindre des exigences de conformité uniques
• Fournissez des informations critiques à toutes les parties prenantes
• Maintenir un avantage concurrentiel sur le marché

Points douloureux

Avant que les équipes financières puissent envisager de mettre en œuvre l'automatisation de leurs processus, les comptables doivent identifier les problèmes qu'ils tentent de résoudre. De nombreuses complications liées à la clôture mensuelle peuvent se résumer à trois catégories principales : les processus manuels et les feuilles de calcul, le manque de visibilité et de contrôle et le temps consacré aux tâches répétitives.

Bien que ces problèmes aient tendance à être répandus dans de nombreuses organisations, les équipes financières n'étaient peut-être pas conscientes que ces problèmes pouvaient être facilement résolus.

Processus manuels, feuilles de calcul et méthodes de reliure

La majorité des équipes financières et comptables ont tendance à utiliser un réseau de feuilles de calcul, de documents de traitement de texte et d'autres outils de gestion de projet inadéquats comme principaux outils de clôture financière. Encore plus risquées, certaines entreprises s'appuient sur les connaissances tribales pour les mener à bien.

Ces méthodes manuelles causent de nombreux problèmes tout au long du processus de clôture de fin de mois. Un fait moins connu sur les tableurs en particulier est qu'ils ont été créés à l'origine pour équilibrer en moyenne le budget d'une famille de quatre personnes. Cet outil n'a pas été conçu pour prendre en charge les finances complexes de votre organisation et n'est certainement pas en mesure de gérer la fluidité du travail à travers ces complexités.

Premièrement, il existe une limite à la quantité de données pouvant être placées dans une seule feuille de calcul. Étant donné que les bureaux des finances gèrent de gros lots de données, une feuille de calcul est remplie à ras bord d'informations et devient un énorme silo de données. Dans le processus de clôture de fin de mois, il existe de nombreuses feuilles de calcul qui sont toutes connectées de manière disparate, ce qui rend le flux de travail comptable volumineux et inefficace.

Cela ouvre également la voie à de nombreuses erreurs de données. En fait, 90 % de toutes les feuilles de calcul contiennent des erreurs. Les feuilles de calcul doivent être éditées manuellement - un processus qui semble assez simple mais qui peut donner des résultats catastrophiques. Par exemple, les transferts par copier-coller. Certains des cas de conformité les plus tristement célèbres peuvent être attribués à des erreurs de transfert par copier-coller.

Celles-ci commencent par de minuscules erreurs inaperçues qui, une fois compilées, font boule de neige en de grandes quantités de données inexactes réparties sur de nombreuses feuilles de calcul. Même avec les dernières fonctionnalités qui suivent vos modifications, vous pouvez vous retrouver avec des versions de sauvegarde confuses ou des sauvegardes à différents emplacements. Lorsque les organisations se développent à un rythme régulier, la quantité de feuilles de calcul augmente avec elle, tout comme le nombre d'erreurs non détectées. Cela vaut également pour les méthodes papier-crayon. Les erreurs ne peuvent pas être détectées facilement et lorsqu'une inexactitude est remarquée, il faut beaucoup de temps pour passer au peigne fin tous les documents pour trouver la source de l'erreur.

Ces outils exposent les entreprises à d'énormes risques de conformité, souvent sans le savoir. Les tableurs ont certes leur place dans le processus en tant qu'outil complémentaire, mais pas en tant que système de contrôle. Non seulement ce sont des foyers d'erreurs, mais les feuilles de calcul et les méthodes manuelles empêchent une équipe financière de gérer facilement la charge de travail et de se concentrer sur les éléments à haut risque.

Par conséquent, les comptes à haut risque sont gravement sous-traités, ce qui augmente les profils de risque des organisations. La probabilité que les organisations aient à émettre des retraitements, accompagnés de frais d'audit et d'amendes dans certains cas, est élevée. Pour les organisations qui ne sont pas encore publiques, il s'agit d'un comportement et d'une discipline qu'il faudra surmonter, car les attentes des actionnaires incluent aujourd'hui des pratiques de conformité à la pointe de la technologie.

Un autre facteur de risque est un manque de sécurité inhérent. Outre la sécurité des mots de passe, les feuilles de calcul offrent très peu de protection. Cela dépend également beaucoup du comportement de l'utilisateur pour s'assurer que les fichiers ne sont pas placés dans des emplacements soumis à un accès non autorisé. Les données sensibles des feuilles de calcul - provenant à la fois de l'organisation et des clients - sont beaucoup plus sujettes à une cyberattaque réussie, laissant les organisations et leurs clients extrêmement vulnérables aux violations de la conformité. Et avec les documents papier et les classeurs, la seule précaution à prendre est la protection des cartes d'accès ou pire, pas du tout.

Manque de visibilité et de contrôle

L'une des raisons pour lesquelles le cycle de clôture financière d'une organisation prend autant de temps est le manque de visibilité sur les tâches au sein de l'entreprise. Surtout maintenant, alors qu'une clôture virtuelle est de plus en plus répandue dans le monde, la capacité de voir et de contrôler tous les aspects des procédures de clôture de fin de mois est cruciale.

Dans un scénario de bureau traditionnel, lorsqu'un comptable a une question ou un commentaire sur une tâche ou un document spécifique, il lui suffit de se rendre au bureau d'un coéquipier pour obtenir des éclaircissements. Le problème est alors résolu et le comptable retourne à son bureau pour terminer la tâche. Mais dans une clôture virtuelle, le luxe d'une communication constante en face à face est éliminé. Les outils de processus de clôture traditionnels ne permettent pas aux comptables de laisser des commentaires ou de joindre des pièces justificatives pour combler ces lacunes de communication.

Lorsque l'interaction entre les équipes fait défaut, des goulots d'étranglement surviennent fréquemment. Un goulot d'étranglement frustrant que les comptables peuvent reconnaître est appelé «retravail». La reprise se produit lorsqu'un comptable termine une tâche, sentant qu'il dispose de toutes les informations nécessaires pour la terminer. Cependant, une fois terminé, le comptable reçoit des informations vitales pour la tâche qu'il vient de terminer. Ce comptable doit alors revenir en arrière et « retravailler » toute la tâche.

Essentiellement, ils effectuent deux fois la même tâche rapprochée, ce qui gêne non seulement le comptable, mais également les réviseurs et les approbateurs qui doivent examiner un nombre excessif de tâches. Multipliez cette frustration lorsque les auditeurs demandent des éclaircissements sur toutes les différentes versions.

Alors que les problèmes tels que les reprises sont le résultat d'une mauvaise communication, ces goulots d'étranglement surviennent également en raison d'un manque de capacité à gérer les étapes de la clôture. La direction financière ne peut pas voir dans l'énorme accumulation de documents pour surveiller la progression de toutes les tâches de clôture et l'ensemble du cycle de clôture dans toutes les entités de l'organisation.

Cela est également dû en partie aux capacités limitées d'analyse des données dans les feuilles de calcul, les classeurs et les processus manuels. Sans les outils d'analyse appropriés, la direction ne peut pas voir où se produisent les goulots d'étranglement ou comment ces goulots d'étranglement affectent le processus financier. Le manque de visibilité limite également le contrôle que la direction a sur la fin du mois.

Ce manque de contrôle se produit parce que les processus traditionnels ne prennent pas en charge un cadre de conformité efficace, ce qui augmente les risques. Les politiques et procédures de l'entreprise ne peuvent pas être normalisées et appliquées dans un tableur ou un système de classeur. Par exemple, avec les feuilles de calcul, chaque comptable suivra une configuration de document qui lui est la plus familière, ce qui crée une incohérence généralisée des formats.

Avec cette méthode, de nombreux problèmes surviennent lorsqu'un comptable est absent, car les membres de leur équipe doivent alors déchiffrer la configuration personnelle de ce comptable. Non seulement cela fait perdre du temps, mais laisse les organisations ouvertes aux dépenses d'audit et aux risques de non-conformité avec les lois gouvernementales et les organismes de réglementation. Pour répéter un point précédent, les entreprises qui cherchent à acquérir des capitaux doivent disposer d'un cadre de conformité fiable qui indique systématiquement l'existence d'un risque.

Perte de temps

Les bureaux des finances qui exploitent des outils manuels effectuent constamment des tâches fastidieuses et chronophages. Les processus tels que le rapprochement des transactions et le rapprochement des comptes représentent l'essentiel du cycle de clôture. Lorsque les comptables sont obligés de trier et d'effectuer ces tâches manuellement, ces affectations prennent des semaines. Non seulement cela, mais en raison du manque de visibilité, les comptables sont constamment coincés dans de longues réunions de mise à jour pour informer la direction de l'avancement de ces tâches essentielles.

Cela enlève un temps précieux à la réalisation effective de ces processus, prolongeant encore la durée de la clôture mensuelle. Dans une clôture virtuelle, cela est particulièrement vrai et oblige les comptables à travailler tard et le week-end. Au fil du temps, cela favorise l'épuisement professionnel et une baisse significative du moral des employés, car les employés passent plus de temps à travailler qu'à s'engager dans la qualité de vie.

Cette configuration favorise également un flux de travail extrêmement désorganisé qui ronge également le temps. Considérez à quoi ressemble le processus de clôture de fin de mois de votre organisation. De nombreuses équipes financières et comptables peuvent schématiser leur clôture financière comme suit :

Cependant, ce diagramme ne tient pas compte des mises à jour constantes, des demandes d'approbation, des corrections de données et d'autres aspects que les équipes financières et comptables demandent par le biais d'e-mails, de conférences et d'autres plateformes de communication. Une fois ceux-ci pris en compte, la clôture mensuelle moyenne se déroule en fait plus comme ceci :

Imaginez combien de temps les équipes financières et comptables consacrent à ce processus standard. Même ainsi, ce diagramme n'est pas en mesure de représenter le nombre de goulots d'étranglement qui se produisent en raison de ce flux de travail encombré.

Votre processus de clôture de fin de mois n'a pas à ressembler à ceci. Il existe un moyen pour vos équipes financières et comptables d'avoir une visibilité, un contrôle et un cycle de clôture rapide.

Avantages de l'automatisation financière pour votre processus de clôture mensuelle

Au cours de la dernière décennie, de nombreuses organisations sont passées de technologies obsolètes telles que les approches papier-crayon et tableur à des solutions automatisées plus modernes. La mise en œuvre de l'automatisation des processus financiers de votre organisation présente plusieurs avantages, notamment l'intégration avec des sources de données telles que votre ERP. Un autre avantage est que les solutions automatisées peuvent être adaptées à vos besoins organisationnels spécifiques afin de maximiser votre investissement.

Moins de manuel, plus de valeur

Dans toute l'organisation, les finances et la comptabilité sont le seul département qui touche à tout et a la première vue sur toutes les questions organisationnelles. Étant donné que le bureau des finances est si important pour une organisation à court et à long terme, il serait logique que ces membres de l'équipe soient correctement équipés avec les bons outils et le temps approprié pour accomplir leurs responsabilités.

L'automatisation financière permet aux comptables de gagner du temps en accélérant les tâches chronophages afin de se concentrer sur des tâches stratégiques à plus forte valeur ajoutée qui guident l'ensemble de l'organisation. En réduisant les classeurs et les feuilles de calcul, des tâches telles que la mise en correspondance des transactions, qui auraient normalement pris des semaines, peuvent être réduites à quelques jours seulement.

De plus, une solution automatisée peut permettre aux comptables de communiquer au sein de la plateforme et de joindre des notes et de la documentation. Que les équipes financières exécutent un processus de clôture de fin de mois traditionnel, interne ou virtuel, le cycle de clôture est réalisé avec précision et dans les délais.

Cadre de conformité cohérent

L'automatisation financière réduit également considérablement les profils de risque des organisations. Avec une solution automatisée, les procédures et politiques de l'entreprise peuvent être développées et standardisées entre des entités distinctes et l'ensemble de l'organisation. Les comptables ne passeront plus de temps à essayer de déchiffrer la mise en page personnelle d'un autre membre de l'équipe ou à risquer des erreurs lors de la conversion des formats de fichiers ou des transferts de données.

Un autre avantage de l'automatisation financière est sa compatibilité avec le Cloud afin que les équipes puissent accéder à toutes les données requises dans un emplacement centralisé, ainsi que la capacité de sauvegarder la documentation. Une piste d'audit automatisée enregistrée dans le Cloud permet à la direction de suivre toutes les tâches, les pièces justificatives et les commentaires dans l'ensemble de l'organisation, ce qui permet d'économiser du temps et des dépenses lors d'un audit.

Vue complète de la fermeture de l'entreprise

La transition des feuilles de calcul à l'automatisation financière permet une meilleure gestion étroite de toutes les entités de l'ensemble de l'organisation dans un emplacement centralisé. Suivez la progression de la clôture de fin de mois, ainsi que la progression de chaque tâche avec la clôture. L'automatisation permet également aux dirigeants d'approfondir les détails de la clôture, tels que les goulots d'étranglement qui entravent le processus, le nombre de tâches attribuées à chaque membre de l'équipe, etc.

Maintenir un avantage concurrentiel

Soixante et un pour cent des organisations aux États-Unis utilisent déjà largement l'automatisation dans plusieurs départements, en particulier les finances et l'informatique. Ces entreprises s'attendent à ce que l'automatisation les rende plus compétitives sur leurs marchés pour de nombreuses raisons.

Premièrement, le Cloud offre un environnement plus sécurisé que de nombreux centres de données sur site. Deuxièmement, l'automatisation financière peut évoluer avec votre organisation. Avec les processus manuels, à mesure que l'entreprise se développe, le nombre de feuilles de calcul et de classeurs continue de s'accumuler, ce qui augmente le risque d'erreurs et de violations de la conformité. L'automatisation évolue avec votre organisation et crée des processus plus propres et plus standardisés pour réduire votre risque de conformité.

Enfin, les entreprises qui utilisent l'automatisation financière bénéficient des capacités d'analyse intégrées qui accompagnent le logiciel. Au fur et à mesure qu'une organisation se développe, la direction se tourne vers le financement pour obtenir des informations exploitables en temps réel afin de prendre des décisions commerciales critiques. Les entreprises qui utilisent l'automatisation financière craignent moins que leurs décisions soient basées sur des données inexactes que celles qui doivent craindre que 90 % de leurs feuilles de calcul contiennent des erreurs et puissent influencer une mauvaise décision commerciale.

Attirer les talents

D'ici 2030, les derniers baby-boomers auront atteint l'âge de la retraite, faisant de la génération Y la plus grande génération de la main-d'œuvre américaine, la génération Z suivant rapidement.

Alors que les générations plus âgées ont peut-être hésité à mettre en œuvre de nouvelles technologies, des études ont montré que les employés de la génération Y et de la génération Z s'attendent à un changement dans la façon dont leurs employés les équipent pour effectuer des tâches. Il existe également une attente dans l'utilisation de la technologie compatible avec la vie personnelle de cette nouvelle génération, une tolérance plus faible du banal et une préférence pour avoir un impact significatif dès le début de leurs contributions à une organisation.

De plus, des facteurs tels que la flexibilité de l'emploi en termes de lieu et d'heures ont influencé leurs décisions de rejoindre et de rester fidèles aux organisations. Les jeunes générations ne veulent pas travailler jusque tard dans la nuit pour terminer le rapprochement d'un compte ou renoncer à des vacances pour faire avancer la correspondance des transactions - des privilèges que les comptables utilisant des feuilles de calcul doivent constamment sacrifier.

Rapports et analyses

Pour le bureau des finances, les informations commerciales sont un élément essentiel du fonctionnement des finances pour améliorer la valeur globale de l'organisation. Pour ce faire, les équipes financières et comptables doivent investir dans un outil qui rapporte des analyses fiables. Non seulement la direction peut utiliser ces informations pour faire avancer l'entreprise, mais le service financier doit être en mesure d'identifier les difficultés et les opportunités au sein de son processus de clôture de fin de mois, afin qu'il puisse être corrigé ou amélioré.

Fermeture traditionnelle ou moderne

Bien qu'il va de soi que le bureau des finances devrait être l'un des premiers départements à adopter l'automatisation, les données montrent que les comptables sont parmi les plus lents à mettre en œuvre. La nature averse au risque des équipes financières et comptables joue contre elles dans ce cas, car les avantages de raccourcir leur clôture de fin de mois sont généralement négligés. La même chose peut également être dite en ce qui concerne les coûts : l'analyse continue de montrer que le coût du financement par dollar de revenu est inférieur lorsque l'équipe utilise la technologie pour soutenir la clôture financière.

Conclusion

La finance et la comptabilité font partie intégrante de la santé, de la croissance et de l'avenir de chaque organisation. Étant donné que leurs priorités au cours de la dernière décennie sont passées de contrôleurs budgétaires et de calculateurs à un partenaire stratégique, les outils financiers qu'ils utilisent devraient mieux les équiper pour remplir ces rôles. Les approches de proximité traditionnelles ne sont pas capables de fournir une base solide aux équipes financières pour soutenir l'ensemble de l'organisation.

Les équipes financières qui transforment leurs processus financiers en mettant en œuvre une expérience d'automatisation :

• Un processus de clôture de fin de mois considérablement raccourci
• Gain de temps dans les tâches manuelles telles que la mise en correspondance des transactions et les rapprochements
• Amélioration de la maîtrise des risques dans les processus
• Visibilité améliorée de près, qu'il s'agisse d'une vue d'ensemble ou granulaire
• Capacité à effectuer, réviser et approuver des tâches lors d'une clôture virtuelle
• Accessibilité des données à partir d'emplacements distincts
• Contrôle adéquat de l'accès aux informations sensibles
• Standardisation des processus et des politiques pour l'ensemble de l'organisation
• Piste d'audit automatique que les auditeurs peuvent utiliser facilement

Passer des feuilles de calcul et des classeurs à l'automatisation financière est une décision cruciale pour l'avenir de votre organisation. Doter vos équipes des finances et de la comptabilité des outils appropriés garantit non seulement que vos comptables seront en mesure de s'acquitter de leurs responsabilités avec excellence, mais aussi de préparer votre organisation au succès.