วิธีสร้างปฏิทินบรรณาธิการ Kickass

การจัดการเนื้อหาของคุณอาจดูเหมือนเป็นงานที่น่ากลัว

หากคุณยังใหม่ต่อการจัดการด้านบรรณาธิการ หรือเพียงแค่มองหาวิธีจัดระเบียบเนื้อหาทั้งหมดของคุณให้ดี คุณอาจกำลังถามคำถามสองสามข้อ คุณจัดระเบียบเนื้อหาของคุณอย่างไร คุณรู้ได้อย่างไรว่าเนื้อหาที่จะโพสต์? มีวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพในการติดตามเป้าหมายการโพสต์เนื้อหาของคุณหรือไม่?

นั่นคือสิ่งที่ปฏิทินบรรณาธิการสามารถบันทึกวัน

ในโพสต์นี้ เราจะกำหนดว่าปฏิทินบรรณาธิการคืออะไร (และไม่ใช่) และอธิบายวิธีสร้างปฏิทินที่เหมาะกับทีมของคุณ

ปฏิทินบรรณาธิการคืออะไร?

ปฏิทินบรรณาธิการที่ยืมมาจากโลกแห่งการพิมพ์แบบดั้งเดิม เป็นปฏิทินจริงที่สรุปกรอบงานระดับสูงที่มีเนื้อหาเฉพาะเพื่อแสดงว่าเมื่อใดที่เนื้อหาที่ครอบคลุมของคุณควรมีการจัดกำหนดการตลอดทั้งปี

เป็นแหล่งข้อมูลที่มีประโยชน์ในการสร้างรากฐานสำหรับเนื้อหาของคุณ โดยจะเป็นการสร้างจุดเริ่มต้นสำหรับการวางแผนเนื้อหาของคุณโดยดูที่ภาพรวม แล้วเจาะลึกรายละเอียดของสิ่งที่จะโพสต์ ปฏิทินบรรณาธิการที่เข้มงวดจะจัดหมวดหมู่เนื้อหาและแสดงไทม์ไลน์ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้แน่ใจว่ามีความโปร่งใสในเนื้อหาที่จะเกิดขึ้น คิดว่าปฏิทินบรรณาธิการเป็นพิมพ์เขียวสำหรับความรับผิดชอบด้านเนื้อหาของคุณ ซึ่งจะแสดงตำแหน่งที่คุณต้องไปและวิธีการเดินทาง

ทำไมต้องสร้างปฏิทินบรรณาธิการ

รูปภาพ เจน ผู้จัดการฝ่ายการตลาดของบริษัทขนาดกลาง เจนจัดการทีมที่รับผิดชอบด้านโซเชียลมีเดีย การตลาดแบบดั้งเดิม กิจกรรม และเนื้อหา (ที่สำคัญ) แต่พวกเขากำลังดิ้นรนเพื่อจัดระเบียบ หน้าโซเชียลมีเดียของบริษัทไม่มีโพสต์มาหนึ่งสัปดาห์แล้ว และก่อนหน้านั้นก็ไม่สอดคล้องกันอย่างดีที่สุด

เจนพยายามที่จะจัดระเบียบ แต่วันทำงานที่เร่งรีบและคึกคักลากเธอลง เธอต้องการทรัพยากรที่วางแผนความรับผิดชอบด้านเนื้อหาของทีม แทรกปฏิทินบรรณาธิการ ปฏิทินบรรณาธิการไม่เพียงแต่ทำให้ชีวิตของเจนง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังเพิ่มมูลค่าให้กับทีมของเธอด้วยทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการสื่อสารและการวางแผน ในเวลาใดก็ตาม ทุกคนสามารถอ้างถึงปฏิทินและดูว่าเกิดอะไรขึ้นจากมุมมอง 30,000 ฟุต

หากคุณเป็นเหมือนเจน คุณมีทีมที่ต้องการความช่วยเหลือในการวางแผนและจัดระเบียบเนื้อหาที่เกี่ยวข้องตลอดทั้งปี ภาพรวมของเนื้อหาที่ครอบคลุมของปีของคุณ ปฏิทินบรรณาธิการจะช่วยแก้ปัญหานั้นโดยให้ทีมเห็นช่องว่างของเนื้อหาล่วงหน้าและเตรียมเนื้อหาที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม

ปฏิทินบรรณาธิการและปฏิทินเนื้อหาต่างกันอย่างไร

สิ่งสำคัญที่ควรทราบ: ปฏิทินบรรณาธิการไม่เหมือนกับปฏิทินเนื้อหา แม้ว่าคำต่างๆ มักใช้สลับกันได้ แม้จะฟังดูเหมือนสิ่งเดียวกัน แต่ก็มีจุดประสงค์ต่างกัน

ที่ Convince & Convert เรากำหนดปฏิทินเนื้อหาเป็น "ปฏิทินเชิงกลยุทธ์และปฏิบัติการได้สำหรับการวางแผนกิจกรรมเนื้อหาทั้งหมด ใช้เนื้อหาที่มีอยู่และนำมาใช้ใหม่ผ่านการทำให้เป็นละอองและกำหนดว่าควรใช้เนื้อหาอย่างไร” ปฏิทินเนื้อหาแนะนำการจัดการเนื้อหาในแต่ละวัน ทั้งเชิงกลยุทธ์ ละเอียด และละเอียด มักประกอบด้วยข้อความและเนื้อหาที่จะโพสต์ เช่น ลิงก์บทความ วิดีโอ หรือบล็อกโพสต์สำหรับแต่ละช่องของคุณและวันที่ที่แน่นอนในการเผยแพร่ เนื้อหานี้สอดคล้องกับธีมบรรณาธิการที่ครอบคลุมในช่วงเวลาหนึ่ง

ในทางกลับกัน ปฏิทินบรรณาธิการจะกำหนดทิศทางของเนื้อหาโดยการตั้งค่าธีมระดับสูงในช่วงเวลาที่ยาวนาน ใช้เพื่อวางแผนล่วงหน้าสำหรับเนื้อหาที่กำลังจะมีขึ้น ทำให้ทีมมีเวลาในการสร้าง ปรับเปลี่ยน หรือดูแลจัดการเนื้อหาที่เกี่ยวข้องตามที่เหมาะสมกับกำหนดการเผยแพร่

คิดว่าปฏิทินบรรณาธิการเป็นกลยุทธ์และปฏิทินเนื้อหาเป็นการดำเนินการ ปฏิทินบรรณาธิการจะแนะนำเนื้อหาที่จะเผยแพร่ และปฏิทินเนื้อหากำหนดและเผยแพร่เนื้อหาเฉพาะ

สร้างปฏิทินบรรณาธิการของคุณโดยตอบคำถามพื้นฐาน 4 ข้อ:

ปฏิทินบรรณาธิการมีลักษณะอย่างไร

เช่นเดียวกับปฏิทินเนื้อหา ปฏิทินบรรณาธิการจะดูเหมือนปฏิทินจริง การออกแบบปฏิทินของคุณมีหลายวิธี และมีเทมเพลตต่างๆ ทางออนไลน์ แต่แต่ละปฏิทินควรมีองค์ประกอบหลัก เช่น เดือน/วัน ธีมของเนื้อหา แพลตฟอร์ม ฯลฯ

ปฏิทินบรรณาธิการของคุณอาจเรียบง่ายเหมือนในสเปรดชีต Excel หรือซับซ้อนเหมือนเครื่องมือที่ต้องชำระเงิน (จะเพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่องมือในไม่ช้า) แต่ทางที่ดีควรหลีกเลี่ยง PDF มักจะเป็นประโยชน์ในการจัดระเบียบปฏิทินของคุณตามธีมที่ใช้รหัสสี แพลตฟอร์มการโพสต์ เดือน รวมถึงวันที่สำคัญ

ไม่มีวิธีที่ถูกต้องในการสร้างปฏิทินบรรณาธิการ คุณต้องตัดสินใจว่าทีมของคุณต้องการอะไร และจะสามารถติดตามและใช้งานเป็นประจำได้ดีที่สุด ด้านล่างนี้คือตัวอย่างปฏิทินบรรณาธิการ แตกต่างกันทั้งหมดแต่มีประสิทธิภาพ

ปฏิทินแรกเป็นปฏิทินที่เราใช้ใน Convince & Convert ฤดูกาลมีความสำคัญต่อเนื้อหาของเรา ดังนั้นเราจึงวางแผนปฏิทินบรรณาธิการของเราในช่วงวันหยุดและงานใหญ่ การมีปฏิทินง่ายๆ ที่แสดงวันหยุดทำให้เราสามารถอ้างอิงและรู้ได้ทันทีว่าจะมีอะไรเกิดขึ้นบ้างและจะรออะไรได้บ้าง

ประการที่สองมาจาก HubSpot โดยจะแสดงภาพรวมของแต่ละเดือนเกี่ยวกับเนื้อหาที่จะโพสต์และที่ใด สังเกตว่ามันไม่ได้รวมหัวข้อเนื้อหาใด ๆ ทำให้ผู้ใช้สามารถกรอกรายละเอียด แต่ยังมีความรู้สึกว่าต้องสร้างอะไรเพื่อให้เป็นไปตามแผน

ตัวอย่างที่สามมาจาก CoSchedule พวกเขาเรียกปฏิทินบรรณาธิการว่า "ปฏิทินแบบกว้างและทั่วไป" เพราะจะแสดงหลายเดือนและหัวข้อที่เกี่ยวข้องและหัวข้อย่อย ไม่ได้แสดงรายการช่อง แต่ยังให้ภาพที่ชัดเจนของสิ่งที่กำลังจะมา

โปรดจำไว้ว่านี่คือการแสดงเนื้อหาของคุณ คุณควรจะสามารถดูปฏิทินบรรณาธิการของคุณและเห็นหัวข้อหรือหัวข้อที่จะกล่าวถึงตลอดทั้งปีได้อย่างชัดเจน

สิ่งที่ควร (หรือไม่ควร) รวมอยู่ในปฏิทินบรรณาธิการ

เมื่อสร้างปฏิทินบรรณาธิการ ข้อมูลบางส่วนจะมีความสำคัญในการรวมไว้ด้วยเพื่อที่จะมีคุณค่าต่อคุณและทีมของคุณ พิจารณารวมองค์ประกอบต่อไปนี้โดยคำนึงถึงสิ่งที่ถูกต้องสำหรับทีมของคุณ:

• วันสำคัญ (เหตุการณ์ ฤดูกาล ฯลฯ)
• ธีม/หัวข้อ (หัวข้อย่อยอาจมีความเกี่ยวข้องด้วย)
• จังหวะการโพสต์ (รายสัปดาห์ รายเดือน ฯลฯ)
• ช่องทางการจัดจำหน่ายที่สำคัญ (เว็บไซต์ โซเชียลมีเดีย ฯลฯ)

ปฏิทินยังสามารถรวมเจ้าของเนื้อหา มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมแต่ละคนที่รับผิดชอบในการผลิตเนื้อหา ขั้นตอนของการผลิต (อยู่ระหว่างดำเนินการ แก้ไข อนุมัติ ฯลฯ) พร้อมไทม์ไลน์ที่เกี่ยวข้องสำหรับแต่ละรายการ จะช่วยรับรองความโปร่งใสในเนื้อหาที่จะเกิดขึ้น และให้การสื่อสารที่ชัดเจนยิ่งขึ้นหากคาดว่าจะเกิดความล่าช้า

ในตอนท้าย ข้อมูลในปฏิทินบรรณาธิการควรเป็นองค์ประกอบที่ช่วยให้คุณและทีมของคุณจัดการเนื้อหาได้อย่างคล่องตัวยิ่งขึ้น หากองค์ประกอบเริ่มลากคุณลง และไม่ได้ทำให้เนื้อหาของคุณง่ายขึ้น ให้ทิ้งมันไป

คุณควรอัปเดตและใช้ปฏิทินบรรณาธิการบ่อยแค่ไหน?

ไม่มีเวลาที่ถูกหรือผิดที่จะเริ่มวางแผนปฏิทินบรรณาธิการของคุณสำหรับปี แต่ยิ่งคุณจัดการกับมันเร็วเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งให้เวลาทีมของคุณมากพอที่จะวางแผนเนื้อหาที่จะเกิดขึ้นมากขึ้นเท่านั้น ปฏิทินบรรณาธิการที่เข้มแข็งในช่วงต้นปีจะเป็นแนวทางในกลยุทธ์เนื้อหาของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีความสอดคล้องกับเป้าหมายด้านเนื้อหา แต่สิ่งสำคัญคือต้องให้ความยืดหยุ่นด้วย สิ่งนี้ไม่ควรแกะสลักด้วยหิน ดำเนินการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นตลอดทาง อีกครั้ง ปฏิทินกองบรรณาธิการจะใช้เป็นแนวทาง ไม่ใช่อาณัติ

เราขอแนะนำให้คุณดูปฏิทินตั้งแต่เนิ่นๆ และบ่อยครั้ง ในทางปฏิบัติ หมายถึงการใช้ปฏิทินเพื่อจัดระเบียบเนื้อหาและตามกำหนดเวลา หากทีมการตลาดของคุณมีพื้นฐานการติดต่อรายสัปดาห์ อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะดึงปฏิทินบรรณาธิการในการประชุมแต่ละครั้งเพื่อทบทวนอย่างรวดเร็ว สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าปฏิทินจะคงความสดใหม่ในใจของผู้ใช้

สุดท้าย การวัดประสิทธิภาพของเนื้อหาของคุณไปพร้อมกันเป็นสิ่งสำคัญ หากมีการวางแผนเนื้อหาในอนาคตแต่ไม่ได้แสดงให้สอดคล้องกับผู้ชมของคุณ ให้เปลี่ยนแผน วิธีนี้ช่วยให้คุณให้บริการผู้ชมได้ดียิ่งขึ้นโดยเน้นหัวข้อที่สำคัญต่อพวกเขา

คุณต้องการเครื่องมือบรรณาธิการปฏิทินหรือไม่ และถ้าจำเป็น คุณจะเลือกอย่างไร

คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการจัดการปฏิทินบรรณาธิการของคุณ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของทีมและงบประมาณของคุณ โดยปกติจะขึ้นอยู่กับปริมาณเนื้อหาที่คุณเผยแพร่ หากคุณไม่ได้เผยแพร่เนื้อหาหลายชิ้นในแต่ละสัปดาห์บนแพลตฟอร์มจำนวนมาก คุณอาจใช้เพียงสเปรดชีตได้ เพียงให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมของคุณสามารถเข้าถึงได้

แต่ในขณะที่เอกสารที่มีชีวิต การหายใจ และการใช้ร่วมกันนั้นสามารถจัดการให้ทีมส่วนใหญ่ใช้งานได้ เครื่องมือที่เป็นทางการมักจะง่ายกว่า สะอาดกว่า และเป็นแบบอัตโนมัติสำหรับวัตถุประสงค์ที่แน่นอนนี้ ด้วยเหตุผลดังกล่าว มีเครื่องมือหลายอย่างในตลาด บางรุ่นมีเวอร์ชันฟรี เช่น Trello, Airtable และ Meistertask ในขณะที่รุ่นอื่นๆ เป็นแบบชำระเงิน ทีม Convince & Convert ของเราใช้เครื่องมือแบบชำระเงินของ CoSchedule ซึ่งเราชอบมาก

ไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกใด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเหมาะกับความต้องการของทีมของคุณ

หากคุณกำลังพยายามคิดว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน ให้เริ่มด้วยการทำให้มันง่าย สร้างปฏิทินบรรณาธิการฉบับเดียวผ่านสเปรดชีตเพื่อใช้งานได้ การติดตามทุกสิ่งเป็นเรื่องยากเมื่ออยู่ในที่ต่างๆ และทำให้ทีมของคุณทราบได้ยากยิ่งขึ้นว่าควรทำอะไรเมื่อใด การเก็บข้อมูลทุกอย่างไว้ในที่เดียวทำให้การสื่อสารมีความคล่องตัว ตั้งความคาดหวัง และไม่ทำซ้ำความพยายาม และยิ่งมีระเบียบมากเท่าไหร่ การซื้อจากทีมของคุณเพื่อใช้ปฏิทินก็จะยิ่งง่ายขึ้นเท่านั้น

บทสรุป

กลับมาหาเจนผู้จัดการฝ่ายการตลาดของเราสักครู่ ในช่วงไม่กี่เดือนที่ผ่านมา เจนได้จัดทำปฏิทินบรรณาธิการสำหรับเธอและทีมงานของเธอ เธอเริ่มต้นง่ายๆ ด้วยเทมเพลต Excel แบบรหัสสีที่จัดเก็บไว้ในไดรฟ์ที่แชร์ และทีมของเธอได้เริ่มทบทวนปฏิทินในการประชุมประจำสัปดาห์แล้ว

ผลปรากฏว่า เจนไม่เพียงรู้สึกสบายใจในการจัดการข้อกำหนดด้านเนื้อหาของเธอเท่านั้น แต่เนื้อหาของทีมของเธอมีความสอดคล้องกันอย่างมาก ยิ่งไปกว่านั้น เพื่อนร่วมทีมของเธอได้เริ่มมีส่วนร่วมกับปฏิทินแล้ว บางคนถึงกับส่งอีเมลถึงเธอพร้อมแนวคิดเกี่ยวกับเนื้อหา รวมถึงวันที่แน่นอนที่ไอเดียจะพอดีกับปฏิทิน!

หวังว่าตัวอย่างของ Jane จะเน้นย้ำถึงพลังและความเรียบง่ายของปฏิทินบรรณาธิการ ด้วยเครื่องมือนี้ในคลังแสงของคุณ คุณจะสามารถจัดการเนื้อหาที่เกี่ยวข้องคุณภาพสูงและส่งมอบตามกำหนดเวลาที่สอดคล้องกันได้อย่างเต็มที่

โพสต์นี้เขียนขึ้นโดย Nathan Ellering ในปี 2015 และอัปเดตโดย Donna Mostrom ในปี 2019