Come creare un calendario editoriale di Kickass
Pubblicato: 2019-12-09Gestire i tuoi contenuti può sembrare un compito arduo.
Se non conosci la gestione editoriale o stai semplicemente cercando un modo per mantenere tutti i tuoi contenuti ben organizzati, potresti porre alcune domande. Come organizzi i tuoi contenuti? Come fai a sapere quali contenuti pubblicare? Esiste un modo semplice ed efficiente per rimanere al passo con i tuoi obiettivi di pubblicazione dei contenuti?
Ecco dove un calendario editoriale può salvare la giornata.
In questo post definiremo cos'è (e non è) un calendario editoriale e spiegheremo come crearne uno che funzioni per il tuo team.
Che cos'è un calendario editoriale?
Un calendario editoriale, preso in prestito dal mondo dell'editoria tradizionale, è un vero e proprio calendario che delinea quadri tematici di alto livello per mostrare quando i tuoi contenuti generali dovrebbero essere programmati durante tutto l'anno.
È una risorsa utile per costruire le basi per i tuoi contenuti in quanto stabilisce il punto di partenza per la pianificazione dei tuoi contenuti guardando il quadro generale e quindi approfondisce i dettagli di cosa pubblicare. Un forte calendario editoriale classificherà i contenuti e mostrerà le scadenze corrispondenti per garantire la trasparenza sul materiale in arrivo. Pensa al calendario editoriale come ai progetti per le tue responsabilità sui contenuti: mostra dove devi andare e come arrivarci.
Perché creare un calendario editoriale?
Picture Jane, responsabile marketing per un'azienda di medie dimensioni. Jane gestisce un team responsabile dei social media, del marketing tradizionale, degli eventi e (soprattutto) dei contenuti. Ma stanno lottando per rimanere organizzati. Le pagine dei social media dell'azienda non hanno pubblicato un post per una settimana e prima di allora erano nella migliore delle ipotesi incoerenti.
Jane sta cercando di rimanere organizzata, ma il trambusto della giornata lavorativa la sta trascinando giù. Ha bisogno di risorse che pianifichino le responsabilità relative ai contenuti del suo team. Inserisci il calendario editoriale. Un calendario editoriale non solo semplificherebbe la vita di Jane, ma aggiungerebbe anche valore al suo team fungendo da strumento di comunicazione e pianificazione. In qualsiasi momento, chiunque sarebbe in grado di fare riferimento al calendario e vedere cosa sta succedendo da una vista di 30.000 piedi.
Se sei come Jane, hai un team che ha bisogno di aiuto per pianificare e organizzare contenuti rilevanti durante tutto l'anno. Come un'istantanea del contenuto generale del tuo anno, un calendario editoriale risolverebbe il problema consentendo al team di vedere le lacune nei contenuti in anticipo e preparare il contenuto giusto al momento giusto.
Qual è la differenza tra un calendario editoriale e un calendario dei contenuti?
È importante notare: un calendario editoriale non è la stessa cosa di un calendario dei contenuti, sebbene i termini siano spesso usati in modo intercambiabile. Sebbene possano sembrare la stessa cosa, servono a scopi diversi.
In Convince & Convert, definiamo un calendario dei contenuti come "un calendario tattico ed eseguibile per pianificare tutte le attività dei contenuti. Prende il contenuto esistente e lo ripropone attraverso l'atomizzazione e determina come utilizzare determinati contenuti". I calendari dei contenuti istruiscono la gestione quotidiana dei contenuti: tattica, granulare e dettagliata. Spesso includono i messaggi esatti e i contenuti da pubblicare, come link ad articoli, video o post di blog per ciascuno dei tuoi canali e le date esatte per quando pubblicare. Questo contenuto corrisponde al tema editoriale generale per un certo momento.
Al contrario, un calendario editoriale dirige i contenuti impostando temi di alto livello su un lungo periodo di tempo. Viene utilizzato per pianificare in anticipo il materiale in arrivo, consentendo ai team di creare, riutilizzare o curare i contenuti pertinenti in base al programma di pubblicazione.
Pensa al calendario editoriale come alla strategia e al calendario dei contenuti come all'esecuzione. Il calendario editoriale guida i contenuti che verranno pubblicati. E il calendario dei contenuti definisce e pubblica il contenuto specifico.
Crea il tuo calendario editoriale rispondendo a 4 domande fondamentali:
Che aspetto ha un calendario editoriale?
Simile a un calendario dei contenuti, un calendario editoriale sembra un calendario reale. Esistono diversi modi per progettare il tuo calendario e vari modelli disponibili online. Ma ogni calendario dovrebbe avere elementi chiave, inclusi mese/giorno, tema del contenuto, piattaforma, ecc.
Il tuo calendario editoriale può essere semplice come un foglio di calcolo Excel o complesso come uno strumento a pagamento (maggiori informazioni sugli strumenti a breve). Ma probabilmente è meglio evitare i PDF. Spesso è utile organizzare il calendario in base a temi di codifica a colori, piattaforme di pubblicazione e mesi, nonché date chiave.
Non esiste un modo giusto per creare un calendario editoriale. Devi decidere di cosa ha bisogno la tua squadra e sarà in grado di seguire e utilizzare al meglio su base regolare. Di seguito alcuni esempi di calendari editoriali, tutti diversi ma efficaci.
Il primo calendario è quello che utilizziamo in Convince & Convert. La stagionalità è importante per i nostri contenuti, quindi pianifichiamo il nostro calendario editoriale in base a festività e grandi eventi. Avere un semplice calendario che mostra le festività ci consente di consultarlo e sapere immediatamente cosa sta succedendo e cosa può aspettare.

Il secondo è di HubSpot. Mostra l'istantanea di un singolo mese di cosa e dove verranno pubblicati i contenuti. Nota come in realtà non includa alcun argomento di contenuto, consentendo all'utente di compilare i dettagli ma avere comunque un'idea di ciò che deve creare per seguire il piano.


Il terzo esempio è tratto da CoSchedule. Chiamano il loro calendario editoriale "Calendario generale e generale" perché mostra più mesi e argomenti e sottoargomenti associati. Non elenca i canali, ma fornisce comunque un'immagine chiara di ciò che verrà.

Ricorda, questa è una rappresentazione visiva del tuo contenuto. Dovresti essere in grado di guardare il tuo calendario editoriale e vedere chiaramente gli argomenti oi temi da trattare durante l'anno.
Cosa dovrebbe essere (o non dovrebbe essere) incluso in un calendario editoriale?
Quando crei il tuo calendario editoriale, alcune informazioni saranno importanti da includere per essere di valore per te e il tuo team. Prendi in considerazione l'inclusione di alcuni dei seguenti elementi, tenendo presente ciò che è giusto per il tuo team:
- Date importanti (eventi, stagionalità, ecc.)
- Temi/argomenti (anche i sottoargomenti possono essere rilevanti)
- Cadenza di pubblicazione (settimanale, mensile, ecc.)
- Canali di distribuzione chiave (sito web, social media, ecc.)
Il calendario può anche includere i proprietari dei contenuti, assegnando attività a ciascun membro del team responsabile della produzione del contenuto. Le fasi di produzione (in corso, montaggio, approvato, ecc.), con le tempistiche associate per ciascuna, garantiranno ulteriormente la trasparenza sul materiale in arrivo e forniranno una comunicazione più chiara in caso di ritardi.
Alla fine della giornata, le informazioni contenute nel calendario editoriale dovrebbero essere quegli elementi che aiutano te e il tuo team a gestire i contenuti in modo più snello. Se un elemento inizia a trascinarti verso il basso e non semplifica la vita dei tuoi contenuti, abbandonalo.
Con quale frequenza dovresti aggiornare e utilizzare un calendario editoriale?
Non c'è un momento giusto o sbagliato per iniziare a pianificare il tuo calendario editoriale per l'anno. Ma prima lo affronti, più dai al tuo team abbastanza tempo per pianificare i contenuti imminenti. Un forte calendario editoriale all'inizio dell'anno guiderà la tua strategia per i contenuti, assicurandoti che tutti siano allineati agli obiettivi dei contenuti. Ma è importante consentire anche la flessibilità. Questo non dovrebbe essere scolpito nella pietra: vai avanti e apporta le modifiche necessarie lungo il percorso. Anche in questo caso, il calendario editoriale deve essere utilizzato come guida, non come mandato.
Ti consigliamo inoltre di consultare il calendario in anticipo e spesso. In pratica, questo significa utilizzare il calendario per mantenere i tuoi contenuti organizzati e nei tempi previsti. Se il tuo team di marketing ha una base di contatto settimanale, può essere un'ottima idea aprire il calendario editoriale ad ogni riunione per fare una rapida revisione. Ciò garantisce che il calendario rimanga fresco nella mente degli utenti.
Infine, è fondamentale misurare le prestazioni dei tuoi contenuti lungo il percorso. Se i contenuti futuri sono pianificati, ma non hanno mostrato di entrare in risonanza con il tuo pubblico, cambia il piano. Questo ti aiuta a servire meglio il tuo pubblico concentrandoti su argomenti che sono importanti per loro.
Hai bisogno di uno strumento per il calendario editoriale e, in caso affermativo, come selezionarne uno?
A seconda delle dimensioni del tuo team e del budget, potresti non aver bisogno di uno strumento solido per gestire il tuo calendario editoriale. Di solito dipende dalla quantità di contenuti che pubblichi. Se non pubblichi più contenuti ogni settimana su un gran numero di piattaforme, potresti riuscire a farla franca solo con un foglio di calcolo. Assicurati solo che sia accessibile a tutto il tuo team.
Ma mentre un documento vivo, vivo e condiviso è gestibile dalla maggior parte dei team, uno strumento formale è spesso più semplice, più pulito e automatizzato proprio per questo scopo. Per questi motivi, sul mercato esistono diversi strumenti. Alcuni di questi hanno versioni gratuite, come Trello, Airtable e Meistertask, mentre altri sono abbonamenti a pagamento. Il nostro team Convince & Convert utilizza lo strumento a pagamento di CoSchedule, che ci piace molto.
Qualunque opzione tu scelga, assicurati che si adatti alle esigenze del tuo team.
Se stai cercando di capire da dove cominciare, inizia mantenendo le cose semplici. Crea un unico calendario editoriale tramite foglio di calcolo su cui lavorare. È difficile tenere traccia di tutto quando si trova in luoghi diversi. E rende ancora più difficile per il tuo team sapere cosa dovrebbe fare quando. Mantenendo tutto in un unico posto, la comunicazione è semplificata, le aspettative sono stabilite e gli sforzi non sono duplicati. E, più è organizzato, più facile sarà ottenere il buy-in dal tuo team per utilizzare il calendario.
Conclusione
Torniamo, per un momento, a Jane, la nostra responsabile marketing. Negli ultimi mesi, Jane ha messo insieme un calendario editoriale per lei e il suo team. Ha iniziato in modo semplice, con un modello Excel con codice colore archiviato su un Drive condiviso. E il suo team ha iniziato a rivedere il calendario durante le riunioni settimanali.
I risultati hanno mostrato. Non solo Jane si sente più a suo agio nella gestione dei suoi requisiti di contenuto, ma i contenuti del suo team sono diventati molto coerenti. Ancora meglio, i suoi compagni di squadra hanno iniziato a impegnarsi con il calendario. Alcuni di loro le hanno persino inviato e-mail con idee per i contenuti, inclusa la data esatta in cui l'idea si sarebbe inserita nel calendario!
Si spera che l'esempio di Jane evidenzi per te la potenza e la semplicità del calendario editoriale. Con questo strumento nel tuo arsenale, sei pienamente in grado di gestire contenuti pertinenti e di alta qualità e di consegnarli secondo un programma coerente.
Questo post è stato originariamente scritto da Nathan Ellering nel 2015 e aggiornato ampiamente da Donna Mostrom nel 2019.