Cara Membuat Kalender Editorial Kickass

Mengelola konten Anda bisa tampak seperti tugas yang menakutkan.

Jika Anda baru mengenal manajemen editorial, atau hanya mencari cara untuk menjaga agar semua konten Anda tertata dengan baik, Anda mungkin mengajukan beberapa pertanyaan. Bagaimana Anda mengatur konten Anda? Bagaimana Anda tahu konten apa yang akan diposting? Apakah ada cara mudah dan efisien untuk tetap berada di puncak tujuan pengeposan konten Anda?

Di situlah kalender editorial dapat menghemat hari.

Dalam posting ini, kami akan mendefinisikan apa sebenarnya kalender editorial (dan bukan) dan menjelaskan cara membuatnya yang sesuai untuk tim Anda.

Apa itu kalender editorial?

Kalender editorial, dipinjam dari dunia penerbitan tradisional, adalah kalender aktual yang menguraikan kerangka kerja tematik tingkat tinggi untuk menunjukkan kapan konten menyeluruh Anda harus dijadwalkan sepanjang tahun.

Ini adalah sumber yang berguna untuk membangun fondasi konten Anda karena menetapkan titik awal untuk perencanaan konten Anda dengan melihat gambaran besarnya, dan kemudian menggali detail tentang apa yang akan diposting. Kalender editorial yang kuat akan mengkategorikan konten dan menunjukkan jadwal yang sesuai untuk memastikan transparansi pada materi yang akan datang. Pikirkan kalender editorial sebagai cetak biru untuk tanggung jawab konten Anda—ini menunjukkan ke mana Anda harus pergi dan bagaimana menuju ke sana.

Mengapa membuat kalender editorial?

Gambar Jane, seorang manajer pemasaran untuk sebuah perusahaan menengah. Jane mengelola tim yang bertanggung jawab atas media sosial, pemasaran tradisional, acara, dan (yang penting) konten. Tapi mereka berjuang untuk tetap terorganisir. Halaman media sosial perusahaan tidak memiliki posting selama seminggu, dan sebelum itu mereka paling tidak konsisten.

Jane berusaha untuk tetap teratur, tetapi hiruk pikuk hari kerja menyeretnya ke bawah. Dia membutuhkan sumber daya yang merencanakan tanggung jawab konten timnya. Masukkan kalender editorial. Kalender editorial tidak hanya akan membuat hidup Jane lebih mudah, tetapi juga akan menambah nilai bagi timnya dengan bertindak sebagai alat untuk komunikasi dan perencanaan. Pada waktu tertentu, siapa pun dapat merujuk ke kalender dan melihat apa yang terjadi dari pandangan 30.000 kaki.

Jika Anda seperti Jane, Anda memiliki tim yang membutuhkan bantuan untuk merencanakan dan mengatur konten yang relevan sepanjang tahun. Sebagai snapshot dari konten menyeluruh tahun Anda, kalender editorial akan memecahkan masalah itu dengan memungkinkan tim untuk melihat kesenjangan konten sebelumnya dan menyiapkan konten yang tepat pada waktu yang tepat.

Apa perbedaan antara kalender editorial dan kalender konten?

Penting untuk dicatat: kalender editorial tidak sama dengan kalender konten, meskipun istilah tersebut sering digunakan secara bergantian. Meskipun mereka mungkin terdengar seperti hal yang sama, mereka melayani tujuan yang berbeda.

Di Convince & Convert, kami mendefinisikan kalender konten sebagai “kalender taktis yang dapat dieksekusi untuk merencanakan semua aktivitas konten. Dibutuhkan konten yang ada dan menggunakannya kembali melalui atomisasi dan menentukan bagaimana konten tertentu harus digunakan. ” Kalender konten menginstruksikan pengelolaan konten sehari-hari–taktis, terperinci, dan terperinci. Mereka sering kali menyertakan pesan dan konten yang tepat untuk diposkan, seperti tautan artikel, video, atau pos blog untuk setiap saluran Anda dan tanggal pasti kapan harus dipublikasikan. Konten ini sesuai dengan tema editorial menyeluruh untuk titik waktu tertentu.

Sebaliknya, kalender editorial mengarahkan konten dengan menetapkan tema tingkat tinggi dalam jangka waktu yang lama. Ini digunakan untuk merencanakan materi yang akan datang, memberikan waktu kepada tim untuk membuat, menggunakan kembali, atau menyusun konten yang relevan sesuai dengan jadwal penerbitan.

Pikirkan kalender editorial sebagai strategi dan kalender konten sebagai eksekusi. Kalender editorial memandu konten yang akan diterbitkan. Dan kalender konten mendefinisikan dan menerbitkan konten tertentu.

Buat kalender editorial Anda dengan menjawab 4 pertanyaan dasar:

Seperti apa tampilan kalender editorial?

Mirip dengan kalender konten, kalender editorial terlihat seperti kalender sebenarnya. Ada beberapa cara berbeda untuk mendesain kalender Anda, dan berbagai templat tersedia secara online. Tetapi setiap kalender harus memiliki elemen kunci, termasuk bulan/hari, tema konten, platform, dll.

Kalender editorial Anda bisa sesederhana spreadsheet Excel atau serumit alat berbayar (lebih lanjut tentang alat segera). Tapi mungkin yang terbaik adalah menghindari PDF. Seringkali membantu untuk mengatur kalender Anda dengan tema kode warna, platform posting, dan bulan serta tanggal-tanggal penting.

Tidak ada satu cara yang tepat untuk membuat kalender editorial. Anda harus memutuskan apa yang dibutuhkan tim Anda dan yang paling dapat Anda ikuti dan gunakan secara teratur. Di bawah ini adalah beberapa contoh kalender editorial, semuanya berbeda, namun efektif.

Kalender pertama adalah yang kami gunakan di Convince & Convert. Musiman penting untuk konten kami, jadi kami merencanakan kalender editorial kami di sekitar hari libur dan acara besar. Memiliki kalender sederhana yang menunjukkan hari libur memungkinkan kita untuk merujuknya dan segera mengetahui apa yang akan terjadi dan apa yang bisa menunggu.

Yang kedua adalah dari HubSpot. Ini menunjukkan snapshot satu bulan tentang apa dan di mana konten akan diposting. Perhatikan bagaimana itu tidak benar-benar menyertakan topik konten apa pun, memungkinkan pengguna untuk mengisi detailnya tetapi masih memiliki pemahaman tentang apa yang perlu mereka buat untuk mengikuti rencana tersebut.

Contoh ketiga adalah dari CoSchedule. Mereka menyebut kalender editorial mereka "Kalender Luas dan Umum" karena menampilkan beberapa bulan dan topik serta sub-topik terkait. Itu tidak mencantumkan saluran tetapi masih memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang akan datang.

Ingat, ini adalah representasi visual dari konten Anda. Anda harus dapat melihat kalender editorial Anda dan melihat dengan jelas topik atau tema yang akan dibahas sepanjang tahun.

Apa yang harus (atau tidak boleh) dimasukkan dalam kalender editorial?

Saat membuat kalender editorial Anda, beberapa informasi penting untuk disertakan agar menjadi nilai bagi Anda dan tim Anda. Pertimbangkan untuk menyertakan beberapa elemen berikut, dengan mengingat apa yang tepat untuk tim Anda:

• Tanggal-tanggal penting (acara, musim, dll.)
• Tema/Topik (subtopik mungkin relevan juga)
• Posting cadence (mingguan, bulanan, dll)
• Saluran distribusi utama (situs web, media sosial, dll.)

Kalender juga dapat menyertakan pemilik konten, memberikan tugas kepada setiap anggota tim yang bertanggung jawab untuk memproduksi konten. Tahapan produksi (sedang berlangsung, pengeditan, disetujui, dll.), dengan jadwal yang terkait untuk masing-masing, akan lebih memastikan transparansi materi yang akan datang dan memberikan komunikasi yang lebih jelas jika penundaan diantisipasi.

Pada akhirnya, informasi yang terkandung dalam kalender editorial harus menjadi elemen yang membantu Anda dan tim Anda mengelola konten dengan cara yang lebih efisien. Jika sebuah elemen mulai menyeret Anda ke bawah, dan tidak membuat hidup konten Anda lebih mudah, tinggalkan saja.

Seberapa sering Anda harus memperbarui dan menggunakan kalender editorial?

Tidak ada waktu yang benar atau salah untuk mulai merencanakan kalender editorial Anda untuk tahun ini. Tetapi semakin awal Anda mengatasinya, semakin Anda memberi tim Anda cukup waktu untuk merencanakan konten yang akan datang. Kalender editorial yang kuat di awal tahun akan memandu strategi konten Anda, memastikan semua orang selaras dengan tujuan konten. Tetapi penting juga untuk memberikan fleksibilitas. Ini tidak boleh diukir di atas batu – lanjutkan dan buat perubahan yang diperlukan di sepanjang jalan. Sekali lagi, kalender editorial harus digunakan sebagai panduan, bukan mandat.

Kami juga menyarankan Anda merujuk ke kalender lebih awal dan sering. Dalam praktiknya, ini berarti menggunakan kalender untuk menjaga konten Anda tetap teratur dan sesuai jadwal. Jika tim pemasaran Anda memiliki basis sentuh mingguan, merupakan ide bagus untuk menarik kalender editorial di setiap pertemuan untuk melakukan tinjauan singkat. Ini memastikan kalender tetap segar di benak pengguna.

Terakhir, penting untuk mengukur kinerja konten Anda di sepanjang jalan. Jika konten di masa mendatang sudah direncanakan, tetapi belum terlihat sesuai dengan audiens Anda, ubah rencana tersebut. Ini membantu Anda melayani audiens dengan lebih baik dengan berfokus pada topik yang penting bagi mereka.

Apakah Anda memerlukan alat kalender editorial, dan, jika demikian, bagaimana Anda memilihnya?

Bergantung pada ukuran tim dan anggaran Anda, Anda mungkin tidak memerlukan alat canggih untuk mengelola kalender editorial Anda. Biasanya tergantung pada jumlah konten yang Anda publikasikan. Jika Anda tidak memublikasikan banyak konten setiap minggu di sejumlah besar platform, Anda mungkin bisa lolos hanya dengan spreadsheet. Pastikan itu dapat diakses oleh seluruh tim Anda.

Tetapi sementara dokumen yang hidup, bernapas, dan dibagikan dapat dikelola untuk digunakan oleh sebagian besar tim, alat formal seringkali lebih mudah, lebih bersih, dan otomatis untuk tujuan yang tepat ini. Untuk alasan itu, beberapa alat ada di pasar. Beberapa di antaranya memiliki versi gratis, seperti Trello, Airtable, dan Meistertask, sementara yang lain berlangganan berbayar. Tim Convince & Convert kami menggunakan alat berbayar CoSchedule, yang sangat kami sukai.

Opsi mana pun yang Anda pilih, pastikan itu sesuai dengan kebutuhan tim Anda.

Jika Anda mencoba mencari tahu dari mana harus memulai, mulailah dengan membuatnya tetap sederhana. Buat satu kalender editorial tunggal melalui spreadsheet untuk bekerja. Sulit untuk melacak semuanya ketika berada di tempat yang berbeda. Dan itu membuat tim Anda semakin sulit untuk mengetahui apa yang harus mereka lakukan kapan. Dengan menyimpan semuanya di satu tempat, komunikasi disederhanakan, harapan ditetapkan, dan upaya tidak digandakan. Dan, semakin terorganisir, semakin mudah untuk mendapatkan dukungan dari tim Anda untuk menggunakan kalender.

Kesimpulan

Mari kita kembali, sejenak, kepada Jane, manajer pemasaran kita. Dalam beberapa bulan terakhir, Jane telah menyusun kalender editorial untuknya dan timnya. Dia memulai dengan sederhana, dengan template Excel berkode warna yang disimpan di drive bersama. Dan timnya telah mulai meninjau kalender pada pertemuan mingguan mereka.

Hasil telah menunjukkan. Jane tidak hanya merasa lebih nyaman mengelola persyaratan kontennya, tetapi konten timnya menjadi sangat konsisten. Bahkan lebih baik, rekan satu timnya mulai terlibat dengan kalender. Beberapa dari mereka bahkan telah mengirim email kepadanya dengan ide konten, termasuk tanggal pasti ide tersebut akan masuk ke dalam kalender!

Mudah-mudahan, contoh Jane menyoroti kekuatan dan kesederhanaan kalender editorial untuk Anda. Dengan alat ini di gudang senjata Anda, Anda sepenuhnya mampu mengelola konten berkualitas tinggi yang relevan dan mengirimkannya pada jadwal yang konsisten.

Posting ini awalnya ditulis oleh Nathan Ellering pada tahun 2015, dan diperbarui secara ekstensif oleh Donna Mostrom pada tahun 2019.