Cómo crear un calendario editorial increíble

Administrar su contenido puede parecer una tarea desalentadora.

Si es nuevo en la gestión editorial, o simplemente está buscando una manera de mantener todo su contenido bien organizado, es posible que se esté haciendo algunas preguntas. ¿Cómo organizas tu contenido? ¿Cómo saber qué contenido publicar? ¿Existe una manera fácil y eficiente de mantenerse al tanto de sus objetivos de publicación de contenido?

Ahí es donde un calendario editorial puede salvar el día.

En esta publicación, definiremos qué es (y qué no es) un calendario editorial y explicaremos cómo crear uno que funcione para su equipo.

¿Qué es un calendario editorial?

Un calendario editorial, tomado del mundo editorial tradicional, es un calendario real que describe marcos temáticos de alto nivel para mostrar cuándo se debe programar su contenido general a lo largo del año.

Es un recurso útil para construir la base de su contenido, ya que establece el punto de partida para la planificación de su contenido al observar el panorama general y luego profundiza en los detalles de qué publicar. Un calendario editorial sólido categorizará el contenido y mostrará los cronogramas correspondientes para garantizar la transparencia en el material próximo. Piense en el calendario editorial como los planos de sus responsabilidades de contenido: muestra a dónde debe ir y cómo llegar allí.

¿Por qué crear un calendario editorial?

Imagine a Jane, directora de marketing de una empresa mediana. Jane administra un equipo que es responsable de las redes sociales, el marketing tradicional, los eventos y (lo que es más importante) el contenido. Pero están luchando para mantenerse organizados. Las páginas de las redes sociales de la compañía no han tenido una publicación durante una semana, y antes de eso, en el mejor de los casos, eran inconsistentes.

Jane está tratando de mantenerse organizada, pero el ajetreo y el bullicio de la jornada laboral la están arrastrando hacia abajo. Necesita recursos que planifiquen las responsabilidades de contenido de su equipo. Insertar el calendario editorial. Un calendario editorial no solo facilitaría la vida de Jane, sino que también agregaría valor a su equipo al actuar como una herramienta de comunicación y planificación. En cualquier momento, cualquiera podría consultar el calendario y ver lo que sucede desde una vista de 30,000 pies.

Si es como Jane, tiene un equipo que necesita ayuda para planificar y organizar contenido relevante durante todo el año. Como una instantánea del contenido general de su año, un calendario editorial resolvería ese problema al permitir que el equipo vea las brechas de contenido con anticipación y prepare el contenido correcto en el momento correcto.

¿Cuál es la diferencia entre un calendario editorial y un calendario de contenido?

Es importante tener en cuenta: un calendario editorial no es lo mismo que un calendario de contenido, aunque los términos a menudo se usan indistintamente. Si bien pueden parecer lo mismo, tienen diferentes propósitos.

En Convince & Convert, definimos un calendario de contenido como “un calendario táctico y ejecutable para planificar toda la actividad de contenido. Toma el contenido existente y lo reutiliza a través de la atomización y determina cómo se debe usar cierto contenido”. Los calendarios de contenido instruyen la gestión diaria del contenido: táctico, granular y detallado. A menudo incluyen los mensajes y el contenido exactos que se publicarán, como enlaces de artículos, videos o publicaciones de blog para cada uno de sus canales y las fechas exactas de cuándo publicar. Este contenido se corresponde con el tema editorial general de un determinado momento.

Por el contrario, un calendario editorial dirige el contenido al establecer temas de alto nivel durante un largo período de tiempo. Se utiliza para planificar con anticipación el próximo material, lo que permite que los equipos tengan tiempo para crear, reutilizar o seleccionar contenido relevante a medida que se ajuste al cronograma de publicación.

Piensa en el calendario editorial como la estrategia y el calendario de contenido como la ejecución. El calendario editorial orienta el contenido que se publicará. Y el calendario de contenido define y publica el contenido específico.

Crea tu calendario editorial respondiendo 4 preguntas básicas:

¿Cómo es un calendario editorial?

Similar a un calendario de contenido, un calendario editorial parece un calendario real. Hay varias formas diferentes de diseñar su calendario y varias plantillas disponibles en línea. Pero cada calendario debe tener elementos clave, incluidos mes/día, tema de contenido, plataforma, etc.

Su calendario editorial puede ser tan simple como una hoja de cálculo de Excel o tan complejo como una herramienta paga (más sobre las herramientas en breve). Pero probablemente sea mejor evitar los archivos PDF. A menudo es útil organizar su calendario por temas de codificación por colores, plataformas de publicación y meses, así como fechas clave.

No existe una forma correcta de crear un calendario editorial. Tienes que decidir lo que tu equipo necesita y lo que mejor podrá seguir y usar de forma regular. A continuación se muestran algunos ejemplos de calendarios editoriales, todos diferentes, pero efectivos.

El primer calendario es uno que usamos en Convince & Convert. La estacionalidad es importante para nuestro contenido, por lo que planificamos nuestro calendario editorial en torno a días festivos y grandes eventos. Tener un calendario simple que muestre los días festivos nos permite referenciarlo y saber de inmediato qué está por venir y qué puede esperar.

El segundo es de HubSpot. Muestra una instantánea de un mes individual de qué y dónde se publicará el contenido. Observe cómo en realidad no incluye ningún tema de contenido, lo que le permite al usuario completar los detalles pero aún tener una idea de lo que necesita crear para seguir el plan.

El tercer ejemplo es de CoSchedule. Llaman a su calendario editorial el "Calendario amplio y general" porque muestra varios meses y temas y subtemas asociados. No enumera los canales, pero da una imagen clara de lo que está por venir.

Recuerde, esta es una representación visual de su contenido. Debería poder mirar su calendario editorial y ver claramente los temas o temas que se cubrirán a lo largo del año.

¿Qué se debe (o no) incluir en un calendario editorial?

Al crear su calendario editorial, será importante incluir cierta información para que sea de valor para usted y su equipo. Considere incluir algunos de los siguientes elementos, teniendo en cuenta lo que es adecuado para su equipo:

• Fechas importantes (eventos, estacionalidad, etc.)
• Temas/Temas (los subtemas también pueden ser relevantes)
• Cadencia de publicación (semanal, mensual, etc.)
• Los principales canales de distribución (sitio web, redes sociales, etc.)

El calendario también puede incluir propietarios de contenido, asignando tareas a cada miembro del equipo responsable de producir el contenido. Las etapas de producción (en progreso, edición, aprobación, etc.), con los plazos asociados para cada una, garantizarán aún más la transparencia sobre el material próximo y brindarán una comunicación más clara si se anticipan demoras.

Al final del día, la información contenida en el calendario editorial debe ser aquellos elementos que te ayuden a ti y a tu equipo a administrar el contenido de una manera más ágil. Si un elemento comienza a arrastrarlo hacia abajo y no facilita la vida de su contenido, deshágase de él.

¿Con qué frecuencia debe actualizar y utilizar un calendario editorial?

No hay un momento adecuado o incorrecto para comenzar a planificar su calendario editorial para el año. Pero cuanto antes lo aborde, más tiempo le dará a su equipo para planificar el próximo contenido. Un calendario editorial sólido al comienzo del año guiará su estrategia de contenido, asegurándose de que todos estén alineados con los objetivos de contenido. Pero es importante permitir también la flexibilidad. Esto no debería estar tallado en piedra, siga adelante y haga los cambios necesarios en el camino. Nuevamente, el calendario editorial debe usarse como una guía, no como un mandato.

También le recomendamos que consulte el calendario temprano y con frecuencia. En la práctica, esto significa usar el calendario para mantener su contenido organizado y programado. Si su equipo de marketing tiene una base de contacto semanal, puede ser una gran idea consultar el calendario editorial en cada reunión para hacer una revisión rápida. Esto asegura que el calendario se mantenga fresco en la mente de los usuarios.

Finalmente, es fundamental medir el rendimiento de su contenido en el camino. Si el contenido futuro está planeado, pero no ha demostrado resonar con su audiencia, cambie el plan. Esto lo ayuda a servir mejor a su audiencia al enfocarse en temas que son importantes para ellos.

¿Necesita una herramienta de calendario editorial y, de ser así, cómo selecciona una?

Según el tamaño de su equipo y su presupuesto, es posible que no necesite una herramienta robusta para administrar su calendario editorial. Suele depender de la cantidad de contenido que publiques. Si no está publicando varias piezas de contenido cada semana en una gran cantidad de plataformas, es posible que pueda salirse con la suya con solo una hoja de cálculo. Solo asegúrese de que sea accesible para todo su equipo.

Pero mientras que un documento vivo, vivo y compartido es manejable para que lo use la mayoría de los equipos, una herramienta formal suele ser más fácil, más limpia y automatizada para este propósito exacto. Por esas razones, existen varias herramientas en el mercado. Algunos de ellos tienen versiones gratuitas, como Trello, Airtable y Meistertask, mientras que otros son suscripciones pagas. Nuestro equipo de Convince & Convert utiliza la herramienta de pago de CoSchedule, que nos gusta mucho.

Cualquiera que sea la opción que elija, asegúrese de que se ajuste a las necesidades de su equipo.

Si está tratando de averiguar por dónde empezar, comience por mantenerlo simple. Cree un único calendario editorial a través de una hoja de cálculo para trabajar. Es difícil hacer un seguimiento de todo cuando está en diferentes lugares. Y hace que sea aún más difícil para su equipo saber qué deben hacer y cuándo. Al mantener todo en un solo lugar, la comunicación se agiliza, las expectativas se establecen y los esfuerzos no se duplican. Y, cuanto más organizado esté, más fácil será obtener la aceptación de su equipo para usar el calendario.

Conclusión

Volvamos, por un momento, a Jane, nuestra directora de marketing. En los últimos meses, Jane ha elaborado un calendario editorial para ella y su equipo. Empezó de forma sencilla, con una plantilla de Excel codificada por colores almacenada en una unidad compartida. Y su equipo ha comenzado a revisar el calendario en sus reuniones semanales.

Los resultados han demostrado. Jane no solo se siente más cómoda administrando sus requisitos de contenido, sino que el contenido de su equipo se ha vuelto muy consistente. Aún mejor, sus compañeros de equipo han comenzado a interactuar con el calendario. ¡Algunos de ellos incluso le han enviado correos electrónicos con ideas de contenido, incluida la fecha exacta en la que la idea encajaría en el calendario!

Con suerte, el ejemplo de Jane destaca el poder y la simplicidad del calendario editorial. Con esta herramienta en su arsenal, es totalmente capaz de administrar contenido relevante y de alta calidad y entregarlo en un horario constante.

Esta publicación fue escrita originalmente por Nathan Ellering en 2015 y Donna Mostrom la actualizó ampliamente en 2019.