So erstellen Sie einen Kickass-Redaktionskalender

Die Verwaltung Ihrer Inhalte kann wie eine entmutigende Aufgabe erscheinen.

Wenn Sie neu in der Redaktionsverwaltung sind oder einfach nur nach einer Möglichkeit suchen, alle Ihre Inhalte gut zu organisieren, stellen Sie sich vielleicht ein paar Fragen. Wie organisieren Sie Ihre Inhalte? Woher wissen Sie, welche Inhalte Sie posten sollen? Gibt es eine einfache und effiziente Möglichkeit, Ihre Ziele beim Posten von Inhalten im Auge zu behalten?

Hier kann ein Redaktionskalender den Tag retten.

In diesem Beitrag werden wir definieren, was ein Redaktionskalender eigentlich ist (und nicht ist) und erklären, wie Sie einen erstellen, der für Ihr Team funktioniert.

Was ist ein Redaktionskalender?

Ein Redaktionskalender, der der traditionellen Verlagswelt entlehnt ist, ist ein echter Kalender, der hochrangige, thematische Rahmen umreißt, um zu zeigen, wann Ihre übergreifenden Inhalte das ganze Jahr über geplant werden sollten.

Es ist eine nützliche Ressource, um die Grundlage für Ihre Inhalte zu schaffen, da es den Ausgangspunkt für Ihre Inhaltsplanung bildet, indem es das Gesamtbild betrachtet und sich dann mit den Details dessen befasst, was gepostet werden soll. Ein starker Redaktionskalender kategorisiert Inhalte und zeigt die entsprechenden Zeitleisten an, um Transparenz über bevorstehendes Material zu gewährleisten. Stellen Sie sich den Redaktionskalender als Blaupausen für Ihre inhaltlichen Verantwortlichkeiten vor – er zeigt, wohin Sie gehen müssen und wie Sie dorthin gelangen.

Warum einen Redaktionskalender erstellen?

Stellen Sie sich Jane vor, eine Marketingmanagerin für ein mittelständisches Unternehmen. Jane leitet ein Team, das für soziale Medien, traditionelles Marketing, Veranstaltungen und (wichtig) Inhalte verantwortlich ist. Aber sie haben Mühe, organisiert zu bleiben. Auf den Social-Media-Seiten des Unternehmens gab es seit einer Woche keinen Post mehr, und davor waren sie bestenfalls uneinheitlich.

Jane versucht, organisiert zu bleiben, aber die Hektik des Arbeitstages zieht sie herunter. Sie benötigt Ressourcen, die die inhaltlichen Verantwortlichkeiten ihres Teams planen. Redaktionskalender einfügen. Ein Redaktionskalender würde nicht nur Janes Leben erleichtern, sondern auch einen Mehrwert für ihr Team schaffen, indem er als Kommunikations- und Planungstool fungiert. Jeder kann jederzeit auf den Kalender zugreifen und aus einer Entfernung von 30.000 Fuß sehen, was vor sich geht.

Wenn Sie wie Jane sind, haben Sie ein Team, das das ganze Jahr über Hilfe bei der Planung und Organisation relevanter Inhalte benötigt. Als Momentaufnahme der übergreifenden Inhalte Ihres Jahres würde ein Redaktionskalender dieses Problem lösen, indem er es dem Team ermöglicht, Inhaltslücken im Voraus zu erkennen und die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit vorzubereiten.

Was ist der Unterschied zwischen einem Redaktionskalender und einem Inhaltskalender?

Es ist wichtig zu beachten: Ein Redaktionskalender ist nicht dasselbe wie ein Inhaltskalender, obwohl die Begriffe oft synonym verwendet werden. Während sie wie das Gleiche klingen mögen, dienen sie unterschiedlichen Zwecken.

Bei Convince & Convert definieren wir einen Content-Kalender als „einen taktischen, ausführbaren Kalender zur Planung aller Content-Aktivitäten. Es nimmt vorhandene Inhalte und verwendet sie durch Atomisierung neu und bestimmt, wie bestimmte Inhalte verwendet werden sollen.“ Inhaltskalender weisen die tägliche Verwaltung von Inhalten an – taktisch, granular und detailliert. Sie enthalten oft die genauen Botschaften und Inhalte, die gepostet werden sollen, wie z. B. Artikellinks, Videos oder Blogposts für jeden Ihrer Kanäle, sowie die genauen Daten für die Veröffentlichung. Diese Inhalte korrespondieren mit dem übergeordneten redaktionellen Thema für einen bestimmten Zeitpunkt.

Umgekehrt lenkt ein Redaktionskalender den Inhalt, indem er über einen langen Zeitraum hochrangige Themen festlegt. Es wird verwendet, um bevorstehendes Material vorauszuplanen, sodass Teams Zeit haben, relevante Inhalte zu erstellen, wiederzuverwenden oder zu kuratieren, wenn sie in den Veröffentlichungszeitplan passen.

Stellen Sie sich den Redaktionskalender als Strategie und den Inhaltskalender als Umsetzung vor. Der Redaktionskalender führt die Inhalte, die veröffentlicht werden. Und der Inhaltskalender definiert und veröffentlicht die spezifischen Inhalte.

Erstellen Sie Ihren Redaktionskalender, indem Sie 4 grundlegende Fragen beantworten:

Wie sieht ein Redaktionskalender aus?

Ähnlich wie ein Inhaltskalender sieht ein Redaktionskalender wie ein echter Kalender aus. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihren Kalender zu gestalten, und verschiedene Vorlagen, die online verfügbar sind. Aber jeder Kalender sollte Schlüsselelemente haben, einschließlich Monat/Tag, Inhaltsthema, Plattform usw.

Ihr Redaktionskalender kann so einfach wie eine Excel-Tabelle oder so komplex wie ein kostenpflichtiges Tool sein (mehr zu Tools in Kürze). Aber es ist wahrscheinlich am besten, PDFs zu vermeiden. Es ist oft hilfreich, Ihren Kalender zu organisieren, indem Sie Themen, Veröffentlichungsplattformen und Monate sowie wichtige Daten farblich kennzeichnen.

Es gibt nicht den einen richtigen Weg, einen Redaktionskalender zu erstellen. Sie müssen entscheiden, was Ihr Team benötigt und am besten regelmäßig verfolgen und verwenden kann. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Redaktionskalender, alle unterschiedlich, aber dennoch effektiv.

Den ersten Kalender verwenden wir bei Convince & Convert. Saisonalität ist für unsere Inhalte wichtig, daher planen wir unseren Redaktionskalender rund um Feiertage und Großveranstaltungen. Mit einem einfachen Kalender, der die Feiertage anzeigt, können wir darauf verweisen und sofort wissen, was ansteht und was warten kann.

Die zweite ist von HubSpot. Es zeigt die Momentaufnahme eines einzelnen Monats, was und wo Inhalte gepostet werden. Beachten Sie, dass es eigentlich keine Inhaltsthemen enthält, sodass der Benutzer die Details eingeben kann, aber dennoch ein Gefühl dafür hat, was er erstellen muss, um dem Plan zu folgen.

Das dritte Beispiel stammt von CoSchedule. Sie nennen ihren Redaktionskalender den „Broad and General Calendar“, weil er mehrere Monate und zugehörige Themen und Unterthemen anzeigt. Es listet die Kanäle nicht auf, gibt aber dennoch ein klares Bild davon, was kommen wird.

Denken Sie daran, dass dies eine visuelle Darstellung Ihrer Inhalte ist. Sie sollten in der Lage sein, einen Blick in Ihren Redaktionskalender zu werfen und die Themen oder Themen, die das ganze Jahr über behandelt werden sollen, klar zu erkennen.

Was gehört (oder nicht) in einen Redaktionskalender?

Bei der Erstellung Ihres Redaktionskalenders müssen bestimmte Informationen unbedingt enthalten sein, damit sie für Sie und Ihr Team von Wert sind. Erwägen Sie, einige der folgenden Elemente einzubeziehen, und denken Sie daran, was für Ihr Team richtig ist:

• Wichtige Termine (Veranstaltungen, Saisonalität etc.)
• Themen/Themen (Unterthemen können auch relevant sein)
• Veröffentlichungsrhythmus (wöchentlich, monatlich usw.)
• Wichtige Vertriebskanäle (Website, Social Media etc.)

Der Kalender kann auch Inhaltseigentümer enthalten, die jedem Teammitglied, das für die Erstellung des Inhalts verantwortlich ist, Aufgaben zuweisen. Produktionsphasen (in Bearbeitung, Bearbeitung, genehmigt usw.) mit den jeweils zugehörigen Zeitplänen sorgen für Transparenz bei bevorstehendem Material und bieten eine klarere Kommunikation, wenn Verzögerungen erwartet werden.

Letztendlich sollten die im Redaktionskalender enthaltenen Informationen diejenigen Elemente sein, die Ihnen und Ihrem Team helfen, Inhalte effizienter zu verwalten. Wenn ein Element Sie nach unten zieht und Ihr Content-Leben nicht einfacher macht, lassen Sie es fallen.

Wie oft sollten Sie einen Redaktionskalender aktualisieren und verwenden?

Es gibt keinen richtigen oder falschen Zeitpunkt, um mit der Planung Ihres Redaktionskalenders für das Jahr zu beginnen. Aber je früher du es anpackst, desto mehr gibst du deinem Team genug Zeit, um anstehende Inhalte zu planen. Ein starker Redaktionskalender zu Beginn des Jahres wird Ihre Inhaltsstrategie leiten und sicherstellen, dass alle auf die Inhaltsziele ausgerichtet sind. Aber es ist wichtig, auch Flexibilität zuzulassen. Dies sollte nicht in Stein gemeißelt sein – gehen Sie voran und nehmen Sie die notwendigen Änderungen auf dem Weg vor. Auch hier gilt der Redaktionskalender als Richtlinie, nicht als Auftrag.

Wir empfehlen Ihnen auch, den Kalender früh und oft zu konsultieren. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie den Kalender verwenden, um Ihre Inhalte organisiert und im Zeitplan zu halten. Wenn Ihr Marketingteam eine wöchentliche Kontaktbasis hat, kann es eine gute Idee sein, den Redaktionskalender bei jedem Meeting aufzurufen, um eine schnelle Überprüfung vorzunehmen. Dies stellt sicher, dass der Kalender in den Köpfen der Benutzer frisch bleibt.

Schließlich ist es entscheidend, die Leistung Ihrer Inhalte auf dem Weg zu messen. Wenn zukünftige Inhalte geplant sind, aber bei Ihrem Publikum nicht ankommen, ändern Sie den Plan. Dies hilft Ihnen, Ihr Publikum besser zu bedienen, indem Sie sich auf Themen konzentrieren, die für sie wichtig sind.

Benötigen Sie ein Redaktionskalender-Tool und wenn ja, wie wählen Sie eines aus?

Je nach Größe Ihres Teams und Budget benötigen Sie möglicherweise kein robustes Tool zur Verwaltung Ihres Redaktionskalenders. Dies hängt normalerweise von der Menge der veröffentlichten Inhalte ab. Wenn Sie nicht jede Woche mehrere Inhalte auf einer großen Anzahl von Plattformen veröffentlichen, können Sie möglicherweise mit nur einer Tabelle davonkommen. Stellen Sie nur sicher, dass Ihr gesamtes Team darauf zugreifen kann.

Aber während ein lebendiges, atmendes, gemeinsam genutztes Dokument für die meisten Teams zu handhaben ist, ist ein formelles Tool für genau diesen Zweck oft einfacher, sauberer und automatisiert. Aus diesen Gründen gibt es mehrere Tools auf dem Markt. Einige davon haben kostenlose Versionen, wie Trello, Airtable und Meistertask, während andere kostenpflichtige Abonnements sind. Unser Convince & Convert-Team verwendet das kostenpflichtige Tool von CoSchedule, das uns sehr gefällt.

Welche Option Sie auch wählen, stellen Sie sicher, dass sie den Anforderungen Ihres Teams entspricht.

Wenn Sie versuchen herauszufinden, wo Sie anfangen sollen, beginnen Sie damit, es einfach zu halten. Erstellen Sie einen einzigen Redaktionskalender über eine Tabelle, von der aus Sie arbeiten können. Es ist schwer, alles im Auge zu behalten, wenn es an verschiedenen Orten ist. Und es macht es für Ihr Team noch schwieriger zu wissen, was es wann tun sollte. Indem alles an einem Ort aufbewahrt wird, wird die Kommunikation optimiert, Erwartungen festgelegt und Anstrengungen nicht doppelt ausgeführt. Und je organisierter es ist, desto einfacher wird es sein, von Ihrem Team Zustimmung für die Verwendung des Kalenders zu erhalten.

Fazit

Kehren wir für einen Moment zu Jane, unserer Marketingmanagerin, zurück. In den letzten Monaten hat Jane für sich und ihr Team einen Redaktionskalender zusammengestellt. Sie begann einfach mit einer farbcodierten Excel-Vorlage, die auf einem gemeinsamen Laufwerk gespeichert war. Und ihr Team hat begonnen, den Kalender bei ihren wöchentlichen Meetings zu überprüfen.

Die Ergebnisse haben es gezeigt. Jane fühlt sich nicht nur wohler bei der Verwaltung ihrer Inhaltsanforderungen, sondern die Inhalte ihres Teams sind auch sehr konsistent geworden. Noch besser, ihre Teamkollegen haben begonnen, sich mit dem Kalender zu beschäftigen. Einige von ihnen haben ihr sogar E-Mails mit Inhaltsideen geschickt, einschließlich des genauen Datums, an dem die Idee in den Kalender passen würde!

Hoffentlich unterstreicht Janes Beispiel die Leistungsfähigkeit und Einfachheit des Redaktionskalenders. Mit diesem Tool in Ihrem Arsenal sind Sie in der Lage, hochwertige, relevante Inhalte zu verwalten und nach einem konsistenten Zeitplan bereitzustellen.

Dieser Beitrag wurde ursprünglich 2015 von Nathan Ellering geschrieben und 2019 von Donna Mostrom umfassend aktualisiert.