Jak stworzyć świetny kalendarz redakcyjny

Zarządzanie treścią może wydawać się trudnym zadaniem.

Jeśli jesteś nowicjuszem w zarządzaniu redakcją lub po prostu szukasz sposobu, aby wszystkie treści były dobrze zorganizowane, możesz zadać kilka pytań. Jak organizujesz swoje treści? Skąd wiesz, jakie treści opublikować? Czy istnieje łatwy i skuteczny sposób, aby pozostać na szczycie swoich celów dotyczących publikowania treści?

W tym miejscu kalendarz redakcyjny może uratować sytuację.

W tym poście zdefiniujemy, czym właściwie jest kalendarz redakcyjny (a czym nie jest) i wyjaśnimy, jak stworzyć taki, który będzie działał dla Twojego zespołu.

Czym jest kalendarz redakcyjny?

Kalendarz redakcyjny, zapożyczony z tradycyjnego świata wydawniczego, to rzeczywisty kalendarz przedstawiający ramy tematyczne na wysokim poziomie, które pokazują, kiedy nadrzędne treści powinny być zaplanowane na cały rok.

Jest to przydatny zasób do zbudowania podstawy dla treści, ponieważ stanowi punkt wyjścia do planowania treści, patrząc na szerszy obraz, a następnie zagłębia się w szczegóły tego, co publikować. Silny kalendarz redakcyjny kategoryzuje treści i pokazuje odpowiednie terminy, aby zapewnić przejrzystość nadchodzących materiałów. Pomyśl o kalendarzu redakcyjnym jako o planach swoich obowiązków związanych z treścią — pokazuje, dokąd musisz się udać i jak tam dotrzeć.

Po co tworzyć kalendarz redakcyjny?

Picture Jane, kierownik ds. marketingu w średniej firmie. Jane zarządza zespołem odpowiedzialnym za media społecznościowe, marketing tradycyjny, wydarzenia i (co ważne) treści. Ale walczą o utrzymanie porządku. Strony mediów społecznościowych firmy nie miały posta od tygodnia, a wcześniej były w najlepszym razie niespójne.

Jane stara się być zorganizowana, ale zgiełk dnia pracy ciągnie ją w dół. Potrzebuje zasobów, które planują obowiązki merytoryczne jej zespołu. Wstaw kalendarz redakcyjny. Kalendarz redakcyjny nie tylko ułatwiłby życie Jane, ale także dodałby wartości jej zespołowi, działając jako narzędzie komunikacji i planowania. W dowolnym momencie każdy będzie mógł odnieść się do kalendarza i zobaczyć, co się dzieje z widoku 30 000 stóp.

Jeśli jesteś podobny do Jane, masz zespół, który potrzebuje pomocy w planowaniu i organizowaniu odpowiednich treści przez cały rok. Jako migawka nadrzędnej treści z roku, kalendarz redakcyjny rozwiąże ten problem, umożliwiając zespołowi wcześniejsze zobaczenie luk w treści i przygotowanie odpowiedniej treści we właściwym czasie.

Jaka jest różnica między kalendarzem redakcyjnym a kalendarzem treści?

Ważne jest, aby pamiętać: kalendarz redakcyjny to nie to samo, co kalendarz treści, chociaż terminy są często używane zamiennie. Chociaż mogą brzmieć jak to samo, służą różnym celom.

W Convince & Convert definiujemy kalendarz treści jako „taktyczny, wykonywalny kalendarz do planowania wszystkich działań związanych z treścią. Bierze istniejącą treść i zmienia jej przeznaczenie poprzez atomizację i określa, w jaki sposób należy wykorzystać określoną treść”. Kalendarze treści instruują codzienne zarządzanie treścią – taktyczne, szczegółowe i szczegółowe. Często zawierają dokładne wiadomości i treści, które mają zostać opublikowane, takie jak linki do artykułów, filmy lub posty na blogu dla każdego z Twoich kanałów oraz dokładne daty publikacji. Ta treść koresponduje z nadrzędnym tematem redakcyjnym przez pewien czas.

I odwrotnie, kalendarz redakcyjny kieruje treścią poprzez ustawianie tematów wysokiego poziomu przez długi czas. Służy do planowania z wyprzedzeniem nadchodzących materiałów, dając zespołom czas na tworzenie, zmianę przeznaczenia lub kuratorowanie odpowiednich treści zgodnie z harmonogramem publikacji.

Pomyśl o kalendarzu redakcyjnym jako o strategii, a kalendarzu treści jako o wykonaniu. Kalendarz redakcyjny kieruje treściami, które zostaną opublikowane. A kalendarz treści definiuje i publikuje konkretną treść.

Stwórz swój kalendarz redakcyjny, odpowiadając na 4 podstawowe pytania:

Jak wygląda kalendarz redakcyjny?

Podobnie jak kalendarz treści, kalendarz redakcyjny wygląda jak rzeczywisty kalendarz. Istnieje kilka różnych sposobów projektowania kalendarza i różne szablony dostępne online. Ale każdy kalendarz powinien zawierać kluczowe elementy, w tym miesiąc/dzień, temat treści, platformę itp.

Twój kalendarz redakcyjny może być tak prosty jak arkusz kalkulacyjny Excel lub tak złożony jak płatne narzędzie (więcej o narzędziach wkrótce). Ale prawdopodobnie najlepiej jest unikać plików PDF. Często pomocne jest uporządkowanie kalendarza według motywów kodowania kolorami, platform publikowania i miesięcy, a także kluczowych dat.

Nie ma jednego właściwego sposobu na stworzenie kalendarza redakcyjnego. Musisz zdecydować, czego potrzebuje Twój zespół i najlepiej będzie w stanie regularnie śledzić i używać. Poniżej kilka przykładów kalendarzy redakcyjnych, wszystkie inne, ale skuteczne.

Pierwszy kalendarz to taki, którego używamy w Convince & Convert. Sezonowość jest ważna dla naszych treści, dlatego planujemy nasz kalendarz redakcyjny z myślą o świętach i dużych wydarzeniach. Posiadanie prostego kalendarza pokazującego święta pozwala nam się do niego odnieść i od razu wiedzieć, co się zbliża i co może poczekać.

Drugi pochodzi z HubSpot. Pokazuje migawkę z danego miesiąca, co i gdzie zostanie opublikowana treść. Zwróć uwagę, że w rzeczywistości nie zawiera żadnych tematów treści, co pozwala użytkownikowi wypełnić szczegóły, ale nadal ma poczucie, co musi stworzyć, aby postępować zgodnie z planem.

Trzeci przykład pochodzi z CoSchedule. Nazywają swój kalendarz redakcyjny „Kalendarzem ogólnym i ogólnym”, ponieważ pokazuje wiele miesięcy oraz powiązane tematy i podtematy. Nie zawiera listy kanałów, ale nadal daje jasny obraz tego, co ma nadejść.

Pamiętaj, że jest to wizualna reprezentacja Twoich treści. Powinieneś być w stanie zajrzeć do swojego kalendarza redakcyjnego i wyraźnie zobaczyć tematy lub tematy, które będą omawiane przez cały rok.

Co powinno (lub nie powinno być) zawarte w kalendarzu redakcyjnym?

Podczas tworzenia kalendarza redakcyjnego ważne będzie uwzględnienie pewnych informacji, które będą wartościowe dla Ciebie i Twojego zespołu. Rozważ uwzględnienie niektórych z poniższych elementów, pamiętając o tym, co jest właściwe dla Twojego zespołu:

• Ważne daty (wydarzenia, sezonowość itp.)
• Tematy/Tematy (podtematy też mogą być istotne)
• Kadencja księgowania (tygodniowa, miesięczna itp.)
• Kluczowe kanały dystrybucji (strona internetowa, media społecznościowe itp.)

Kalendarz może również zawierać właścicieli treści, przypisując zadania każdemu członkowi zespołu odpowiedzialnemu za produkcję treści. Etapy produkcji (w toku, edycja, zatwierdzenie itp.) wraz z powiązanymi z nimi terminami dodatkowo zapewnią przejrzystość nadchodzących materiałów i zapewnią jaśniejszą komunikację w przypadku przewidywanych opóźnień.

W ostatecznym rozrachunku informacje zawarte w kalendarzu redakcyjnym powinny być tymi elementami, które pomogą Tobie i Twojemu zespołowi zarządzać treścią w bardziej uproszczony sposób. Jeśli jakiś element zaczyna Cię ciągnąć w dół i nie ułatwia życia treści, porzuć go.

Jak często należy aktualizować i używać kalendarza redakcyjnego?

Nie ma dobrego lub złego czasu na rozpoczęcie planowania kalendarza redakcyjnego na dany rok. Ale im wcześniej się tym zajmiesz, tym więcej dasz swojemu zespołowi wystarczająco dużo czasu na zaplanowanie nadchodzącej zawartości. Silny kalendarz redakcyjny na początku roku pokieruje Twoją strategią dotyczącą treści, upewniając się, że wszyscy są zorientowani na cele dotyczące treści. Ale ważne jest również, aby umożliwić elastyczność. To nie powinno być wyryte w kamieniu – śmiało i dokonaj niezbędnych zmian po drodze. Ponownie, kalendarz redakcyjny ma służyć jako przewodnik, a nie mandat.

Zalecamy również wczesne i częste odwoływanie się do kalendarza. W praktyce oznacza to korzystanie z kalendarza, aby utrzymać porządek i harmonogram. Jeśli Twój zespół marketingowy ma cotygodniową bazę kontaktów, dobrym pomysłem może być przeglądanie kalendarza redakcyjnego na każdym spotkaniu, aby zrobić szybką recenzję. Dzięki temu kalendarz pozostanie świeży w pamięci użytkowników.

Wreszcie, bardzo ważne jest mierzenie wydajności treści po drodze. Jeśli planowane są przyszłe treści, ale nie okazały się rezonować z odbiorcami, zmień plan. Pomaga to lepiej służyć odbiorcom, skupiając się na tematach, które są dla nich ważne.

Czy potrzebujesz narzędzia kalendarza redakcyjnego, a jeśli tak, jak je wybrać?

W zależności od wielkości zespołu i budżetu, możesz nie potrzebować solidnego narzędzia do zarządzania kalendarzem redakcyjnym. Zwykle zależy to od ilości publikowanych treści. Jeśli nie publikujesz wielu fragmentów treści tygodniowo na wielu platformach, być może wystarczy arkusz kalkulacyjny. Tylko upewnij się, że jest dostępny dla całego Twojego zespołu.

Ale podczas gdy żywy, oddychający, udostępniony dokument jest łatwy do zarządzania dla większości zespołów, formalne narzędzie jest często łatwiejsze, czystsze i zautomatyzowane do tego właśnie celu. Z tych powodów na rynku dostępnych jest kilka narzędzi. Niektóre z nich mają darmowe wersje, takie jak Trello, Airtable i Meistertask, podczas gdy inne są płatnymi subskrypcjami. Nasz zespół Convince & Convert korzysta z płatnego narzędzia CoSchedule, które bardzo nam się podoba.

Niezależnie od wybranej opcji upewnij się, że odpowiada ona potrzebom Twojego zespołu.

Jeśli zastanawiasz się, od czego zacząć, zacznij od uproszczenia. Utwórz jeden kalendarz redakcyjny za pomocą arkusza kalkulacyjnego do pracy. Trudno wszystko śledzić, gdy jest w różnych miejscach. I jeszcze bardziej utrudnia to Twojemu zespołowi zorientowanie się, co i kiedy powinien zrobić. Dzięki utrzymywaniu wszystkiego w jednym miejscu komunikacja jest usprawniona, oczekiwania są ustalone, a wysiłki nie są duplikowane. A im bardziej jest zorganizowany, tym łatwiej będzie uzyskać wpisowe od swojego zespołu do korzystania z kalendarza.

Wniosek

Wróćmy na chwilę do Jane, naszego kierownika ds. marketingu. W ostatnich miesiącach Jane przygotowała dla siebie i swojego zespołu kalendarz redakcyjny. Zaczęła po prostu od oznaczonego kolorami szablonu Excela przechowywanego na dysku współdzielonym. A jej zespół zaczął przeglądać kalendarz na swoich cotygodniowych spotkaniach.

Wyniki pokazały. Jane nie tylko czuje się bardziej komfortowo, zarządzając swoimi wymaganiami dotyczącymi treści, ale także treści jej zespołu stały się bardzo spójne. Co więcej, jej koledzy z drużyny zaczęli angażować się w kalendarz. Niektóre z nich wysłały jej nawet e-maile z pomysłami na treść, w tym dokładną datą, w której pomysł pasowałby do kalendarza!

Mamy nadzieję, że przykład Jane podkreśla siłę i prostotę kalendarza redakcyjnego. Dzięki temu narzędziu w swoim arsenale możesz w pełni zarządzać wysokiej jakości, odpowiednią zawartością i dostarczać ją w spójnym harmonogramie.

Ten post został pierwotnie napisany przez Nathana Elleringa w 2015 roku i obszernie zaktualizowany przez Donnę Mostrom w 2019 roku.