Como criar um calendário editorial Kickass

Gerenciar seu conteúdo pode parecer uma tarefa assustadora.

Se você é novo no gerenciamento editorial ou está apenas procurando uma maneira de manter todo o seu conteúdo bem organizado, pode estar fazendo algumas perguntas. Como você organiza seu conteúdo? Como você sabe qual conteúdo postar? Existe uma maneira fácil e eficiente de se manter atualizado sobre suas metas de postagem de conteúdo?

É aí que um calendário editorial pode salvar o dia.

Neste post, vamos definir o que realmente é um calendário editorial (e não é) e explicar como criar um que funcione para sua equipe.

O que é um calendário editorial?

Um calendário editorial, emprestado do mundo editorial tradicional, é um calendário real que descreve estruturas temáticas de alto nível para mostrar quando seu conteúdo abrangente deve ser agendado ao longo do ano.

É um recurso útil para construir a base para o seu conteúdo, pois estabelece o ponto de partida para o seu planejamento de conteúdo, olhando para o quadro geral e, em seguida, investiga os detalhes do que postar. Um calendário editorial forte categorizará o conteúdo e mostrará os cronogramas correspondentes para garantir a transparência sobre o próximo material. Pense no calendário editorial como os planos para suas responsabilidades de conteúdo – ele mostra onde você precisa ir e como chegar lá.

Por que criar um calendário editorial?

Imagine Jane, gerente de marketing de uma empresa de médio porte. Jane gerencia uma equipe responsável por mídias sociais, marketing tradicional, eventos e (importantemente) conteúdo. Mas eles estão lutando para se manter organizados. As páginas de mídia social da empresa não têm uma postagem há uma semana e, antes disso, eram inconsistentes na melhor das hipóteses.

Jane está tentando se manter organizada, mas a agitação do dia de trabalho a está arrastando para baixo. Ela precisa de recursos que planejem as responsabilidades de conteúdo de sua equipe. Insira o calendário editorial. Um calendário editorial não apenas facilitaria a vida de Jane, mas também agregaria valor à sua equipe, atuando como uma ferramenta de comunicação e planejamento. A qualquer momento, qualquer pessoa poderia consultar o calendário e ver o que está acontecendo a partir de uma visão de 30.000 pés.

Se você é como Jane, tem uma equipe que precisa de ajuda para planejar e organizar conteúdo relevante ao longo do ano. Como um instantâneo do conteúdo abrangente do seu ano, um calendário editorial resolveria esse problema, permitindo que a equipe visse as lacunas de conteúdo com antecedência e preparasse o conteúdo certo no momento certo.

Qual é a diferença entre um calendário editorial e um calendário de conteúdo?

É importante observar: um calendário editorial não é o mesmo que um calendário de conteúdo, embora os termos sejam frequentemente usados ​​de forma intercambiável. Embora possam parecer a mesma coisa, eles servem a propósitos diferentes.

Na Convince & Convert, definimos um calendário de conteúdo como “um calendário tático e executável para planejar todas as atividades de conteúdo. Ele pega o conteúdo existente e o redireciona por meio da atomização e determina como determinado conteúdo deve ser usado.” Os calendários de conteúdo instruem o gerenciamento diário do conteúdo – tático, granular e detalhado. Eles geralmente incluem as mensagens exatas e o conteúdo a ser postado, como links de artigos, vídeos ou postagens de blog para cada um de seus canais e as datas exatas de quando publicar. Este conteúdo corresponde ao tema editorial abrangente para um determinado momento.

Por outro lado, um calendário editorial direciona o conteúdo definindo temas de alto nível por um longo período de tempo. Ele é usado para planejar com antecedência o próximo material, permitindo que as equipes criem, reutilizem ou organizem conteúdo relevante conforme ele se encaixa no cronograma de publicação.

Pense no calendário editorial como a estratégia e no calendário de conteúdo como a execução. O calendário editorial orienta o conteúdo que será publicado. E o calendário de conteúdo define e publica o conteúdo específico.

Crie seu calendário editorial respondendo a 4 perguntas básicas:

Como é um calendário editorial?

Semelhante a um calendário de conteúdo, um calendário editorial se parece com um calendário real. Existem várias maneiras diferentes de criar seu calendário e vários modelos disponíveis online. Mas cada calendário deve ter elementos-chave, incluindo mês/dia, tema do conteúdo, plataforma, etc.

Seu calendário editorial pode ser tão simples quanto uma planilha do Excel ou tão complexo quanto uma ferramenta paga (mais sobre ferramentas em breve). Mas provavelmente é melhor evitar PDFs. Muitas vezes, é útil organizar seu calendário por temas de codificação de cores, plataformas de postagem e meses, além de datas importantes.

Não existe uma maneira correta de criar um calendário editorial. Você tem que decidir o que sua equipe precisa e será mais capaz de seguir e usar regularmente. Abaixo estão alguns exemplos de calendários editoriais, todos diferentes, mas eficazes.

O primeiro calendário é aquele que usamos no Convence & Convert. A sazonalidade é importante para o nosso conteúdo, por isso planejamos nosso calendário editorial em torno de feriados e grandes eventos. Ter um calendário simples mostrando os feriados nos permite consultá-lo e saber imediatamente o que está por vir e o que pode esperar.

A segunda é da HubSpot. Ele mostra o instantâneo de um mês individual do que e onde o conteúdo será postado. Observe como ele não inclui nenhum tópico de conteúdo, permitindo que o usuário preencha os detalhes, mas ainda tenha uma noção do que precisa criar para seguir o plano.

O terceiro exemplo é do CoSchedule. Eles chamam seu calendário editorial de “Calendário Amplo e Geral” porque mostra vários meses e tópicos e subtópicos associados. Ele não lista os canais, mas ainda dá uma visão clara do que está por vir.

Lembre-se, esta é uma representação visual do seu conteúdo. Você deve ser capaz de olhar para o seu calendário editorial e ver claramente os tópicos ou temas a serem abordados ao longo do ano.

O que deve (ou não deve) ser incluído em um calendário editorial?

Ao criar seu calendário editorial, algumas informações serão importantes para serem incluídas para serem valiosas para você e sua equipe. Considere incluir alguns dos seguintes elementos, tendo em mente o que é certo para sua equipe:

• Datas importantes (eventos, sazonalidade, etc.)
• Temas/tópicos (subtópicos também podem ser relevantes)
• Cadência de postagem (semanal, mensal, etc.)
• Principais canais de distribuição (site, mídia social, etc.)

O calendário também pode incluir proprietários de conteúdo, atribuindo tarefas a cada membro da equipe responsável pela produção do conteúdo. As etapas de produção (em andamento, edição, aprovada etc.), com os prazos associados a cada uma, garantirão ainda mais transparência sobre o próximo material e fornecerão uma comunicação mais clara se houver previsão de atrasos.

No final das contas, as informações contidas no calendário editorial devem ser aqueles elementos que ajudam você e sua equipe a gerenciar o conteúdo de maneira mais ágil. Se um elemento começar a arrastá-lo para baixo e não estiver facilitando a vida do seu conteúdo, abandone-o.

Com que frequência você deve atualizar e usar um calendário editorial?

Não há hora certa ou errada para começar a planejar seu calendário editorial para o ano. Mas quanto mais cedo você abordar isso, mais você dará à sua equipe tempo suficiente para planejar o conteúdo futuro. Um calendário editorial forte no início do ano orientará sua estratégia de conteúdo, garantindo que todos estejam alinhados às metas de conteúdo. Mas é importante também permitir flexibilidade. Isso não deve ser esculpido em pedra – vá em frente e faça as mudanças necessárias ao longo do caminho. Mais uma vez, o calendário editorial deve ser usado como um guia, não um mandato.

Também recomendamos que você consulte o calendário com antecedência e frequência. Na prática, isso significa usar o calendário para manter seu conteúdo organizado e dentro do cronograma. Se sua equipe de marketing tiver uma base de contato semanal, pode ser uma ótima ideia abrir o calendário editorial em cada reunião para fazer uma revisão rápida. Isso garante que o calendário permaneça fresco nas mentes dos usuários.

Por fim, é fundamental medir o desempenho do seu conteúdo ao longo do caminho. Se o conteúdo futuro estiver planejado, mas não tiver repercutido com seu público, altere o plano. Isso ajuda você a atender melhor seu público, concentrando-se em tópicos que são importantes para eles.

Você precisa de uma ferramenta de calendário editorial e, em caso afirmativo, como selecionar uma?

Dependendo do tamanho de sua equipe e orçamento, talvez você não precise de uma ferramenta robusta para gerenciar seu calendário editorial. Geralmente depende da quantidade de conteúdo que você publica. Se você não estiver publicando vários conteúdos por semana em um grande número de plataformas, poderá se safar com apenas uma planilha. Apenas certifique-se de que seja acessível a toda a sua equipe.

Mas enquanto um documento vivo, vivo e compartilhado é gerenciável para a maioria das equipes, uma ferramenta formal geralmente é mais fácil, limpa e automatizada para esse propósito exato. Por essas razões, existem várias ferramentas no mercado. Alguns deles têm versões gratuitas, como Trello, Airtable e Meistertask, enquanto outros são assinaturas pagas. Nossa equipe do Convince & Convert usa a ferramenta paga do CoSchedule, da qual gostamos muito.

Seja qual for a opção escolhida, verifique se ela atende às necessidades de sua equipe.

Se você está tentando descobrir por onde começar, comece mantendo as coisas simples. Crie um único calendário editorial via planilha para trabalhar. É difícil acompanhar tudo quando está em lugares diferentes. E torna ainda mais difícil para sua equipe saber o que deve fazer quando. Ao manter tudo em um só lugar, a comunicação é simplificada, as expectativas são definidas e os esforços não são duplicados. E, quanto mais organizado for, mais fácil será obter adesão de sua equipe para usar o calendário.

Conclusão

Voltemos, por um momento, a Jane, nossa gerente de marketing. Nos últimos meses, Jane montou um calendário editorial para ela e sua equipe. Ela começou de forma simples, com um modelo Excel codificado por cores armazenado em uma unidade compartilhada. E sua equipe começou a revisar o calendário em suas reuniões semanais.

Os resultados mostraram. Não apenas Jane se sente mais confortável gerenciando seus requisitos de conteúdo, mas o conteúdo de sua equipe se tornou muito consistente. Melhor ainda, seus companheiros de equipe começaram a se envolver com o calendário. Alguns deles até enviaram e-mails para ela com ideias de conteúdo, incluindo a data exata em que a ideia se encaixaria no calendário!

Espero que o exemplo de Jane destaque para você o poder e a simplicidade do calendário editorial. Com esta ferramenta em seu arsenal, você é totalmente capaz de gerenciar conteúdo relevante e de alta qualidade e entregá-lo em um cronograma consistente.

Este post foi originalmente escrito por Nathan Ellering em 2015 e atualizado extensivamente por Donna Mostrom em 2019.