การจัดการเอกสารพนักงาน: จัดระเบียบบันทึกของบริษัท

แผนกทรัพยากรบุคคลมักเป็นที่ตั้งของเอกสารที่ซับซ้อนซึ่งมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

ไฟล์เหล่านี้สามารถไม่มีการจัดระเบียบภายในตู้เก็บเอกสารที่เต็มไปด้วยบันทึกของพนักงาน หรือสามารถเก็บไว้ได้อย่างปลอดภัย ปลอดภัย และจัดระเบียบอย่างดี ด้วยระบบการจัดการเอกสารของพนักงาน

การจัดการเอกสารพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพผ่าน   ซอฟต์แวร์ส่งมอบบริการ HR   ทำให้ง่ายต่อการค้นหา จัดเก็บ และจัดการข้อมูลพนักงานทั้งหมด ด้วยวิธีนี้ หากคุณต้องการเข้าถึงไฟล์หรือบันทึกของพนักงาน คุณสามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องกรองเอกสารจำนวนมาก

วิธีการตั้งค่าการจัดการเอกสารพนักงาน

การสร้างกลยุทธ์การจัดการเอกสารของพนักงานเป็นเรื่องง่ายเมื่อคุณทราบขั้นตอนที่จำเป็น ต่อไปนี้เป็นวิธีเริ่มต้น

1. กำหนดเอกสารที่จำเป็น

ขั้นแรก ระบุไฟล์และบันทึกที่ธุรกิจของคุณรวบรวม เอกสารมักจะเกี่ยวข้องกับฟังก์ชัน HR ที่แผนกจัดการ

2. กำหนดข้อจำกัดการเข้าถึง

เอกสาร HR บางฉบับเป็นความลับหรือจำเป็นต้องจำกัดการเข้าถึงสำหรับพนักงานบางคน ในขณะที่คุณจัดระเบียบไฟล์ คุณจะต้องกำหนดความต้องการในการเข้าถึง

ในการควบคุมการเข้าถึงระเบียน ให้พิจารณาว่าพนักงาน ผู้จัดการ หรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลทุกคนจำเป็นต้องเข้าถึงเอกสารหรือไม่ คุณยังสามารถกำหนดสิทธิ์ได้ตามเวลาและความถี่ที่บุคคลเหล่านี้ต้องการไฟล์เหล่านั้น นอกจากนี้ ให้พิจารณาว่าคุณต้องการให้บุคคลเหล่านี้เข้าถึงเอกสารเฉพาะเหล่านี้อย่างไร

3. ระบุการหมดอายุของข้อมูล

ในฐานะที่เป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน HR ที่มีงานยุ่ง การสร้างเอกสารเพียงครั้งเดียวแล้วทำให้เสร็จจะเป็นประโยชน์

ซึ่งมักจะไม่เป็นเช่นนั้น เนื่องจากบางครั้งข้อมูลภายในไฟล์เหล่านี้มีวันหมดอายุ นอกจากนี้ บางครั้งก็ขึ้นอยู่กับทีมทรัพยากรบุคคลที่จะเก็บเอกสารไว้ตามระยะเวลาที่กำหนดก่อนที่จะกลายเป็นโมฆะ เมื่อคุณดำเนินการเกี่ยวกับการตั้งค่าการจัดการเอกสารของพนักงาน ให้พิจารณาว่าไฟล์ใดมีวันหมดอายุและตั้งค่าการเตือนเมื่อหมดอายุ การจัดการกรณีและปัญหาสามารถช่วยกำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของปัญหาเฉพาะได้

4. กำหนดระดับความปลอดภัย

ในขณะที่คุณปรับปรุงกระบวนการจัดการเอกสาร คุณจะพบว่าบางบันทึกต้องการความปลอดภัยและการป้องกันมากกว่าบันทึกอื่นๆ ตัวอย่างเช่น ข้อมูลบางอย่างในไฟล์เหล่านี้อาจได้รับการคุ้มครองตามกฎหมาย เช่น ข้อมูลทางการแพทย์และความทุพพลภาพที่ต้องแยกจากโฟลเดอร์ไฟล์ของพนักงาน

นอกจากนี้ หากเอกสารหมดอายุหรือองค์กรไม่ต้องเก็บรักษาอีกต่อไป จะทิ้งได้อย่างไร ? ไฟล์บางไฟล์ เช่น เอกสารการฝึกอบรมที่ล้าสมัย ก็โยนทิ้งไปได้เลย ข้อมูลที่มีข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับพนักงานในอดีตหรือปัจจุบันควรถูกทำลายทิ้ง

5. สร้างแผนสำหรับการจัดเก็บและเก็บถาวรไฟล์

เมื่อคุณมีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับความปลอดภัยที่ไฟล์ของคุณต้องการแล้ว คุณสามารถดำเนินการจัดการไฟล์ต่อไปได้ คุณจะต้องกำหนดว่าไฟล์ใดจะยังคงเป็นสำเนากระดาษ (เช่นไฟล์ที่คุณจำเป็นต้องทำลายทิ้งในที่สุด) และไฟล์ใดบ้างที่สามารถจัดเก็บแบบดิจิทัลได้ หากคุณสามารถไม่ใช้กระดาษได้อย่างสมบูรณ์ นี่อาจเป็นตัวเลือกที่ง่ายที่สุด

จากนั้นคุณสามารถตัดสินใจได้ว่าจะจัดกลุ่มไฟล์อย่างไร ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจมีสิทธิ์เข้าถึงไลบรารีทรัพยากรที่มีข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการประกันภัยหรือภาษี ในขณะที่ผู้จัดการและหัวหน้าทีมสามารถเข้าถึงบันทึกของพนักงานได้

6. ใช้ซอฟต์แวร์

เมื่อองค์กรของคุณใช้เวลาในการค้นหาซอฟต์แวร์การจัดส่งบริการ HR ที่เหมาะสม คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้เพื่อทำให้การจัดการเอกสารของพนักงานง่ายขึ้น ไฟล์ทั้งหมดที่คุณต้องการจะรวมอยู่ในที่เดียว ทำให้ง่ายต่อการตั้งค่าพารามิเตอร์ ข้อจำกัด และการตั้งค่าความปลอดภัยให้กับบันทึกที่ต้องการมากที่สุด

ประโยชน์ของระบบจัดการเอกสารพนักงาน

ไม่ว่าองค์กรหรืออุตสาหกรรมของคุณจะเป็นเช่นไร การนำระบบการจัดการเอกสารของพนักงานมาใช้ในทีม HR ของคุณมีประโยชน์มากมาย

ยังคงปฏิบัติตาม

ประโยชน์หลักของระบบการจัดการเอกสารสำหรับไฟล์ HR คือช่วยให้องค์กรยังคงปลอดภัยและปฏิบัติตามข้อกำหนด ระบบเหล่านี้ช่วยให้ทีมทรัพยากรบุคคลสามารถดูเอกสารที่อยู่ในไฟล์ ขาดหายไป และล้าสมัยหรือปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ง่าย การมีระบบจัดเก็บเอกสารที่ครอบคลุมช่วยให้มั่นใจว่าองค์กรของคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

การคุ้มครองทางกฎหมาย

เมื่อพูดถึงความต้องการทางธุรกิจโดยรวมของคุณ คุณต้องอยู่ภายใต้ข้อจำกัดของกฎหมายเสมอ ด้วยกฎหมายของรัฐบาลกลางหลายฉบับที่กำหนดให้นายจ้างต้องจัดเก็บบันทึกของพนักงาน การใช้ซอฟต์แวร์กับการจัดการเอกสารของพนักงานจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง นอกเหนือจากข้อกำหนดของรัฐบาลกลางเหล่านี้แล้ว คุณต้องสามารถเข้าถึงเอกสารของพนักงานได้ทันทีเพื่อตอบคดีความ การตรวจสอบและข้อซักถามด้านกฎระเบียบ และการร้องเรียนของพนักงาน

ตัวอย่างเช่น หากพนักงานยื่นเรื่องร้องเรียนเกี่ยวกับการเลือกปฏิบัติต่อองค์กรของคุณ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจจำเป็นต้องอ้างอิงการประเมินผลการปฏิบัติงานที่ผ่านมา ข้อมูลค่าตอบแทน และบันทึกการเข้างาน หากการร้องเรียนกลายเป็นการสอบสวนทางกฎหมายและเกี่ยวข้องกับคณะกรรมการโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมกัน (EEOC) ทีมทรัพยากรบุคคลสามารถใช้บันทึกเหล่านี้เพื่อปกป้ององค์กรจากการถูกฟ้องร้อง

รักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว

บันทึกของพนักงานบางรายการต้องจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัย ในขณะที่บางรายการมีระยะเวลาเก็บรักษาที่เฉพาะเจาะจง ดังนั้นจึงควรเก็บบันทึกทั้งหมดเหล่านี้ไว้ในที่เดียว กฎหมายกำหนดให้นายจ้างต้องรักษาความปลอดภัยข้อมูลพนักงานที่มีความละเอียดอ่อน เช่น ไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลทางการแพทย์ รายละเอียดเกี่ยวกับความทุพพลภาพ หมายเลขประกันสังคม และข้อมูลส่วนบุคคลอื่นๆ

การมีระบบการจัดการเอกสารของพนักงานจะมีโปรโตคอลความปลอดภัยที่ตรงตามข้อกำหนดทางกฎหมายเหล่านี้

เพิ่มผลผลิต HR
แผนกทรัพยากรบุคคลมีประสิทธิผลมากขึ้นเมื่อสามารถค้นหาเอกสารและปรับปรุงความสอดคล้องของไฟล์ของพนักงานได้อย่างง่ายดาย พวกเขาจะใช้เวลาน้อยลงในการค้นหาผ่านตู้เก็บเอกสารหรือกล่องที่เต็มไปด้วยเอกสารที่ไม่เป็นระเบียบ และใช้เวลามากขึ้นกับหน้าที่ในแต่ละวัน เช่น การจัดการ   ความสัมพันธ์ของพนักงาน.

ตัวอย่างเช่น ลองนึกภาพเวลาและความพยายามในการจัดการงานของพนักงาน เช่น การโยกย้ายภายในหรือการย้ายที่ตั้ง การดูแลให้ไฟล์ทั้งหมดอยู่ในที่เดียวสามารถช่วยให้การจัดการการย้ายเป็นกระบวนการที่ง่ายยิ่งขึ้น

ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์

กระบวนการเปลี่ยนไฟล์กระดาษให้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของแผนกทรัพยากรบุคคล ตลอดจนผู้จัดการอื่นๆ และผู้บริหาร C-suite ไม่ว่าเมื่อใดจำเป็นต้องมีบันทึกพนักงานที่สำคัญหรือเมื่อต้องทำการเปลี่ยนแปลง   การบริหารผลประโยชน์   นโยบายต่างๆ สามารถทำได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

นอกจากการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของทีม HR และผู้จัดการคนอื่นๆ แล้ว การจัดไฟล์เหล่านี้อย่างปลอดภัยและจัดเก็บไว้ภายในระบบการจัดการเอกสารบนคลาวด์ยังช่วยให้พนักงานเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้ง่าย โดยไม่ต้องขอความช่วยเหลือจากทีม HR .

ความท้าทายของระบบการจัดการเอกสารพนักงาน

ในทางกลับกัน การใช้ระบบการจัดการเอกสารของพนักงานนั้นมาพร้อมกับความท้าทายบางประการ ความท้าทายหลักประการหนึ่งคือกระบวนการฝึกอบรมที่ดำเนินการควบคู่ไปกับการใช้กระบวนการใหม่เป็นครั้งแรก นอกจากการลงทุนในซอฟต์แวร์ใหม่นี้แล้ว คุณจะต้องลงทุนเวลาและความพยายามในการฝึกอบรมพนักงานของคุณเกี่ยวกับวิธีการใช้งานซอฟต์แวร์ดังกล่าวในลักษณะที่สอดคล้องและปลอดภัย

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเครื่องมือที่ธุรกิจของคุณเลือกใช้ อาจต้องใช้เวลาในการย้ายจากกระดาษเป็นไฟล์แบบไร้กระดาษ ต้องใช้เวลาบ้างในการทำความคุ้นเคยและจะต้องได้รับการฝึกฝนอย่างเต็มที่ก่อนที่จะได้รับประโยชน์

ก้าวสู่ที่ทำงานดิจิทัล

หยุดใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาไฟล์สำคัญของพนักงานและใช้ประโยชน์จากการจัดการเอกสารของพนักงาน คุณจะพบว่าตัวเองถามว่า “ฉันเอากระดาษแผ่นนั้นไปไว้ไหน” น้อยลงและมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการที่เหมาะสมพร้อมสำหรับความสำเร็จ

เมื่อคุณมีไฟล์สำคัญทั้งหมดภายในระบบการจัดการเอกสารของพนักงานแล้ว ดูว่าคุณจะปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านทรัพยากรบุคคลขององค์กรได้อย่างไร