Создайте виртуальное мероприятие, о котором люди не перестанут говорить

Чтобы сохранить поддержку, организациям и предприятиям необходимо творчески подойти к привлечению своей аудитории.

В условиях растущей зависимости от технологий виртуальные мероприятия — отличный способ добиться этого.

Хотя ценность личного общения никогда не исчезнет, ​​бывают случаи, когда переход на цифровые технологии имеет свои преимущества или совершенно необходим. Однако о переносе многодневного мероприятия, наполненного множеством возможностей для общения и взаимодействия, в цифровое пространство легче сказать, чем сделать.

Проведение виртуального мероприятия требует такой же заботы и внимания (если не больше), чем личное мероприятие. К счастью, быстрое развитие технологий позволило организаторам мероприятий безболезненно перейти в цифровое пространство. Давайте посмотрим, почему виртуальные мероприятия быстро набирают обороты в сфере сбора средств.

Виртуальные мероприятия — следующий шаг в событийном маркетинге

Проще говоря, виртуальное мероприятие — это организованный опыт, который происходит онлайн, а не в физическом месте. Благодаря этому участники могут взаимодействовать и отстаивать ваше дело из любого места. Как подмножество событийного маркетинга, они представляют собой важную возможность для наращивания импульса вокруг вашего дела и установления контактов с новыми потенциальными клиентами.

Виртуальные мероприятия очень интерактивны и побуждают людей собираться вместе в поддержку дела, которое им небезразлично. Кроме того, переход в цифровую сферу устраняет ограничения физического пространства и позволяет вам привлечь больше сторонников, чем когда-либо прежде. Этот дополнительный уровень удобства позволяет использовать более высокие регистрационные номера. Если вы полностью понимаете процесс управления регистрацией, вы упростите планирование и выполнение и настроите свою команду для проведения успешного виртуального мероприятия.

5 видов виртуальных событий

Даже если вы не полагаетесь исключительно на них, включение цифровых предложений в ваш регулярный набор событий может помочь улучшить всю вашу программу. Прежде чем погрузиться непосредственно в планирование вашего следующего виртуального мероприятия, важно понять основные принципы, составляющие эту цифровую альтернативу.

1. Вебинары

Вебинары — это замечательная возможность взаимодействия для сторонников. Обычно они длятся где-то от 45 до 80 минут, в зависимости от количества спикеров и имеющегося у вас контента. Поскольку они существуют в цифровом пространстве, посетители со всего мира могут легко присоединиться и послушать. Вы можете взимать плату с участников с помощью обработки онлайн-платежей или предлагать их бесплатно, просто чтобы заручиться поддержкой.

Чтобы сделать его максимально интерактивным, необходимы инструменты для видеоконференций. Они должны либо обеспечивать потоковую передачу в реальном времени, либо возможности предварительно записанного видео и предлагаться по запросу постфактум. Для дополнительного уровня взаимодействия убедитесь, что ваши инструменты поддерживают функцию вопросов и ответов, чтобы участники могли взаимодействовать друг с другом и с вашей командой. Изучите все тонкости вебинаров с помощью этого подробного руководства.

2. Виртуальные конференции

Виртуальные конференции открывают прекрасную возможность для общения. Как и их личные аналоги, виртуальные конференции основаны на сложных программах, которые включают в себя основные доклады, сессии, секционные выступления и многое другое.

Не попадайтесь в ловушку, проводя кучу вебинаров вместе в течение нескольких дней и называя это конференцией. Это может показаться неорганизованным, и таким образом сеансы будут слабо связаны. Если вы хотите приносить реальную пользу и влияние, вам нужно приложить усилия, чтобы организовать опыт таким образом, чтобы это имело смысл.

3. Виртуальные образовательные курсы и учебные занятия

В зависимости от вашей цели вы можете рассмотреть возможность размещения виртуальных курсов или занятий в режиме реального времени, чтобы поделиться своими отраслевыми знаниями со своей аудиторией. Эти виртуальные мероприятия предлагают многие преимущества живого обучения без связанных с этим затрат. Используя свои инструменты веб-конференций, вы можете либо проводить их в прямом эфире, либо предлагать предварительно записанные сеансы.

Хотя цели передачи знаний могут быть такими же, как и у очных курсов, виртуальное программирование требует другого подхода. Вам нужно будет уделить особое внимание созданию привлекательного и практичного учебного дизайна. В противном случае при плохом дизайне среда обучения может показаться неестественной и технической, что отпугнет пользователей. После того, как вы разработали учебный план и привели все в порядок, не забудьте активно продвигать свой онлайн-курс, чтобы ускорить регистрацию.

4. Нетворкинг видео

Онлайн-сеть позволяет участникам общаться друг с другом в чатах независимо от того, где они находятся. В то время как функциональность чата является важным компонентом, вы добьетесь наибольшего успеха с видео, поскольку оно включает в себя важнейший элемент личного общения, который обеспечивает более глубокую связь.

Эти виртуальные мероприятия обычно проходят в течение часа или двух, что дает людям достаточно времени, чтобы пообщаться один на один. Участники будут иметь возможность обменяться контактной информацией и могут завершить час несколькими новыми профессиональными связями.

Начиная с этих основных основ, вы можете выбрать идею виртуального сбора средств, которая подходит вашей аудитории. Изучите эти идеи, чтобы правильно начать свое виртуальное мероприятие.

5. Онлайн-тренировки

Цифровое обучение меняет методы работы компаний и организаций. Короче говоря, многие онлайн-сеансы корпоративного обучения теперь доступны через Интернет в целях развития бизнеса. Внедряя решения для онлайн-обучения, работодатели помогают своим сотрудникам развивать основные навыки, необходимые для эффективного выполнения их работы, что напрямую влияет на успех в бизнесе.

Определите, что будет включать ваш учебный контент, исходя из текущих пробелов в знаниях в вашей команде. Для каждого занятия определите свои цели обучения и разработайте соответствующие материалы. Затем определите среду обучения, необходимую для проведения эффективных занятий, которая может быть:

• Обучение в режиме реального времени. Если ваша команда работает удаленно, но вы хотите, чтобы они работали вместе, вам может подойти настройка в режиме реального времени. Ищите варианты видео/аудиоконференций или возможность проводить живые вебинары, чтобы сделать это возможным.
• Асинхронное обучение: если обучение основано на викторинах и включает только анкеты, может быть более полезным предоставить пользователям личные логины и позволить им заполнять материал индивидуально.

В любом случае, когда вы планируете следующее обучение, предоставьте доступ к своим регистрационным формам через свой веб-сайт. Инвестируя в надежное программное обеспечение для управления обучением, весь процесс регистрации встроен в ваш веб-сайт и оптимизирован для пользователей.

Преимущества проведения виртуального мероприятия перед личным мероприятием

По мере роста технологической осведомленности все больше предприятий и организаций осознают преимущества виртуальных мероприятий. Давайте углубимся в некоторые аргументы, которые часто побуждают людей выбирать виртуальные мероприятия.

Низкие затраты

В условиях сокращения бюджетов предприятия и организации всегда стремятся сэкономить лишний доллар. Одним из основных преимуществ виртуальных мероприятий являются невероятно низкие накладные расходы. Организаторы мероприятий сэкономят на персонале, настройке места проведения, путевых расходах и многом другом. Все, что вам нужно, это эффективная технология регистрации и планирования мероприятий, и все готово!

Широкая аудитория

Основная цель проведения мероприятий — привлечь больше людей. Это легко с виртуальными событиями! Используя методы цифрового маркетинга, вы можете охватить аудиторию по всему миру . Вы можете легко рекламировать свое мероприятие, поделившись ссылкой на страницу мероприятия в Интернете. Люди могут присоединиться мгновенно, не беспокоясь о транспортных расходах. Не только это, но и то, что вы не будете привязаны к ограниченному пространству площадок, что напрямую позволяет увеличить количество регистраций.

Доступнее

Еще одним важным преимуществом виртуальных мероприятий является их доступность. Например, те, у кого нарушена иммунная система, и те, у кого могут быть сенсорные проблемы и проблемы с большим скоплением людей, могут не зарегистрироваться для посещения личного мероприятия, даже если они очень заинтересованы в предмете.

Точно так же люди с когнитивными нарушениями могут легко отвлекаться и могут извлечь пользу из виртуальной среды с ограниченными помехами. Кроме того, с более низкими накладными расходами вы можете снизить регистрационные сборы и повысить доступность для тех, у кого меньше денег. Благодаря возможности настройки виртуального мероприятия эти люди с гораздо большей вероятностью смогут посетить его и почувствовать себя причастными к вашему делу.

Как и в случае с личными мероприятиями, очень важно, чтобы ваши виртуальные мероприятия включали людей с ограниченными возможностями. Чтобы убедиться, что ваше цифровое мероприятие доступно, ознакомьтесь с этим полным руководством по доступности в Интернете.

Потенциальные недостатки виртуальных мероприятий

Хотя виртуальные мероприятия могут создать серьезный потенциал для сбора средств, с ними связано несколько проблем. Давайте рассмотрим некоторые причины, по которым виртуальные мероприятия могут быть немного менее желательными, чем их личные аналоги, и рассмотрим некоторые советы по преодолению этих неудач.

Меньше совместных мероприятий

Для виртуальных мероприятий планировщикам приходится тратить больше времени на принятие решения о том, как предоставить контент. На личных мероприятиях гораздо проще проводить секционные заседания и одновременно использовать несколько вариантов контента. Однако сделать это виртуально легче сказать, чем сделать.

При планировании виртуального мероприятия подумайте, нужно ли вам предлагать несколько вариантов контента одновременно или вам следует предлагать один контент с несколькими темами. Это сильно зависит от характера вашей аудитории, поэтому при принятии этого решения будьте внимательны.

Низкий уровень вовлеченности посетителей

Многим виртуальным мероприятиям не хватает того элемента «лицом к лицу», который максимизирует вовлеченность. Они никогда не смогут предложить такой же уровень личного общения. Тот факт, что ваше мероприятие должно проходить через экран, не означает, что оно должно быть менее привлекательным или личным. Вам просто нужно иметь подходящие инструменты и применять упреждающий подход, чтобы удерживать посетителей взаперти.

Сложнее вести переговоры о продажах

На виртуальных мероприятиях сложно провести время один на один с потенциальными клиентами. Нетворкинг просто не так жизнеспособен, как с личными мероприятиями, и встречи по продажам должны происходить постфактум. Там нет истинного способа обойти это.

Чтобы противодействовать этому, проявите особую инициативу, организовав встречу один на один в последующие дни. Отслеживание после события должно происходить быстрее и быть точным. В противном случае вы потеряете импульс и рискуете провалить разговор о продажах.

Сложнее построить прочные отношения с посетителями

Гораздо сложнее общаться на человеческом уровне с людьми, когда они существуют в двух измерениях на экране вашего мобильного устройства или компьютера. Из-за этого вам нужно будет очень усердно работать, чтобы взаимодействовать так, чтобы вы могли строить настоящие отношения.

Для начала обратите внимание, что в основе личных профессиональных отношений лежит живое взаимодействие. В онлайн-разговорах разговоры так же естественны, как и в ситуациях лицом к лицу, поэтому вам необходимо активно участвовать в оживленных дискуссиях и делать все возможное, чтобы общаться на личном уровне.

4 обязательных компонента хорошего виртуального мероприятия

Перед запуском мероприятия необходимо рассмотреть несколько технологических компонентов. В конце концов, виртуальные мероприятия зависят исключительно от технологий. Хотя инструменты видеоконференцсвязи важны для посещаемости, эффективный инструментарий — это гораздо больше.

Ниже вы найдете наиболее важные элементы технологий для эффективного планирования и проведения вашего следующего виртуального мероприятия.

Веб-сайт мероприятия

Как и в случае с личным мероприятием, вам необходимо разработать хорошо продуманный веб-сайт мероприятия. Он служит вашим центральным узлом, в котором хранится вся информация, связанная с вашим мероприятием. Создание привлекательного веб-сайта — первый шаг к эффективному продвижению мероприятия. Это ваш ключевой инструмент, позволяющий заинтересовать потенциальных участников и побудить их зарегистрироваться, поэтому не забудьте сообщить о ценности вашего виртуального мероприятия, включив в него следующие элементы:

• Время и дата вашего мероприятия
• Повестка дня
• Дразнящий список спикеров
• Информация о спонсоре
• Ссылка на вашу страницу регистрации

Независимо от формата вашего виртуального мероприятия, эффективный маркетинг необходим для того, чтобы вызвать интерес. Потратьте время на создание увлекательного веб-сайта мероприятия, который не даст людям уйти.

Инструмент регистрации

Прежде чем объявить о своем виртуальном мероприятии, вам понадобится какой-то способ измерить посещаемость и собрать важные данные, и самый быстрый способ сделать это — автоматическая регистрация. Вот несколько советов по выбору того, который фиксирует всю важную информацию:

• Настраиваемые поля. Если ваш процесс регистрации займет слишком много времени, люди могут разочароваться и вообще отказаться от процесса. Убедитесь, что вы можете настроить свои поля и сделать их необязательными, чтобы вы получали действительно необходимую информацию и быстро помогали пользователям в процессе оплаты.
• Безопасная обработка платежей. Безопасный интегрированный платежный процессор позволяет зарегистрированным лицам оплачивать непосредственно в форме, а не через сторонний веб-сайт. Заполнив форму, зарегистрированные лица должны немедленно узнать, что их платеж прошел с автоматическими платежными счетами.
• Мобильная оптимизация. Скорее всего, многие из ваших зарегистрированных пользователей зарегистрируются через свои мобильные устройства. В конце концов, 53 процента прошлогоднего веб-трафика по всему миру приходилось на мобильных пользователей. Предоставляя мобильным пользователям возможность легко зарегистрироваться на ваше мероприятие, вы гарантируете, что люди смогут зарегистрироваться на ваше виртуальное мероприятие в тот момент, когда они решат его посетить, максимально увеличивая ваш регистрационный потенциал.

Инструмент для регистрации на виртуальное мероприятие — это основа вашего мероприятия. Потратьте время на выбор того, который не только упрощает регистрацию, но и предоставляет специалистам по планированию и маркетологам данные, необходимые им для успешного проведения мероприятия.

Программное обеспечение для видео- и аудиоконференций

Независимо от того, проводите ли вы трансляцию в рамках личного мероприятия или полагаетесь исключительно на цифровое пространство, видео добавит индивидуальности и дополнительный уровень интерактивности для ваших удаленных участников. Есть два способа сделать это:

• Односторонняя веб-трансляция. В зависимости от характера вашего виртуального мероприятия вы можете рассмотреть возможность использования односторонней веб-трансляции. В этом варианте аудитория не вносит большого вклада в контент, но этот вариант отлично подходит для работы с большим количеством зрителей.
• Возможности вопросов и ответов. Думайте о своем мероприятии как о возможности для двустороннего общения. С помощью функции комментирования вы можете приглашать сторонников взаимодействовать с вами и другими участниками, максимально повышая их вовлеченность. Будьте готовы задавать уместные провокационные вопросы во время трансляции, чтобы вызвать содержательный разговор.

Видео является важной частью того, чтобы сделать ваши виртуальные мероприятия более интерактивными, тем более что в противном случае вы упустите важный элемент личного общения, который присутствует в личных мероприятиях. Убедитесь, что вы выбрали правильные инструменты, отвечающие вашим потребностям.

Опросы и опросы

Как и в случае с личными мероприятиями, обратная связь жизненно важна для эффективных виртуальных мероприятий. Одним из основных преимуществ виртуальных мероприятий по сравнению с личными является то, что участники постоянно находятся в сети, а это означает, что они могут легко отвечать на опросы в режиме реального времени или опросы во время сеансов. Возможности опроса не только дают вашим сторонникам возможность высказать свое мнение, но и обратная связь в режиме реального времени может помочь докладчикам узнать, как проходит их сессия. Это особенно ценно, поскольку спикеры не могут видеть лица участников во время некоторых виртуальных мероприятий.

Идите дальше и обеспечивайте обсуждение между сессиями и за пределами самого мероприятия, запрашивая у участников честные отзывы с помощью опросов. Вы даже можете подумать о том, чтобы начать совместную беседу, используя онлайн-дискуссионные форумы. Используя эту обратную связь и онлайн-обсуждения, вы можете измерить общий успех вашего мероприятия. Затем вы можете уточнить свои стратегии и улучшить свои будущие виртуальные события.

Вывод

Сегодня вы можете включить свой смартфон, планшет или компьютер, и вам не придется далеко ходить, чтобы найти живое виртуальное событие. Поскольку мы живем во все более цифровом мире, количество виртуальных мероприятий растет, и нетрудно понять, почему. Они невероятно удобны как для вашей команды, так и для ваших посетителей, и вам не нужно беспокоиться о согласовании мест проведения, поездках и связанных с этим расходах.

Независимо от того, решите ли вы провести свое мероприятие исключительно в цифровом пространстве или в сочетании с личным мероприятием, обязательно уделите особое внимание адаптации к вашей аудитории. Процесс планирования требует столько же усилий и деталей, сколько и личное мероприятие, но вознаграждение, безусловно, того стоит.

Виртуальные мероприятия никогда полностью не заменят личные встречи. Ничто не может заменить подлинность рукопожатия или беседы один на один со знающими ораторами, но они имеют ряд преимуществ. Из-за этого мы наверняка увидим рост числа гибридных мероприятий с течением времени, поэтому для организаторов мероприятий важно научиться привлекать сторонников виртуально. Возьмите эти лучшие практики с собой и подготовьте свое следующее виртуальное мероприятие к успеху!