Créez un événement virtuel dont les gens ne cesseront de parler

Afin de conserver leur soutien, les organisations et les entreprises doivent faire preuve de créativité pour impliquer leur public.

Avec le recours croissant à la technologie, les événements virtuels sont un excellent moyen d'y parvenir.

Bien que la valeur de l'interaction en face à face ne se dissipera jamais, il y a des moments où le passage au numérique a ses avantages ou est tout à fait nécessaire. Cependant, déplacer un événement de plusieurs jours rempli de nombreuses opportunités de réseautage et d'engagement vers l'espace numérique est plus facile à dire qu'à faire.

L'organisation d'un événement virtuel nécessite le même soin et la même attention (sinon plus) qu'un événement en personne. Heureusement, les progrès rapides de la technologie ont permis aux planificateurs d'événements de passer à l'espace numérique de manière assez transparente. Voyons pourquoi les événements virtuels gagnent rapidement du terrain dans le domaine de la collecte de fonds.

Les événements virtuels sont la prochaine grande nouveauté du marketing événementiel

En termes simples, un événement virtuel est une expérience organisée qui se déroule en ligne plutôt que dans un lieu physique. Pour cette raison, les participants peuvent interagir et défendre votre cause de n'importe où. En tant que sous-ensemble du marketing événementiel, ils représentent une opportunité majeure pour créer une dynamique autour de votre cause et vous connecter avec de nouveaux prospects.

Les événements virtuels sont hautement interactifs et encouragent les individus à se rassembler pour soutenir une cause qui leur tient à cœur. De plus, le passage à la sphère numérique élimine les contraintes d'espace physique et vous permet d'atteindre plus de supporters que jamais auparavant. Ce niveau de commodité supplémentaire permet des numéros d'enregistrement plus élevés. Tant que vous comprenez parfaitement le processus de gestion des inscriptions, vous rationaliserez la planification et l'exécution et configurerez votre équipe pour organiser un événement virtuel réussi.

5 types d'événements virtuels

Même si vous ne comptez pas uniquement sur eux, l'intégration d'offres numériques à votre mix régulier d'événements peut vous aider à améliorer l'ensemble de votre programme. Avant de plonger directement dans la planification de votre prochain événement virtuel, il est important de comprendre les fondements de base qui composent cette alternative numérique.

1. Webinaires

Les webinaires sont une merveilleuse opportunité d'engagement pour les supporters. En règle générale, ils durent entre 45 et 80 minutes, selon le nombre d'intervenants et le contenu dont vous disposez. Puisqu'ils existent dans l'espace numérique, les participants du monde entier peuvent participer et écouter facilement. Vous pouvez choisir de facturer les participants en utilisant le traitement des paiements en ligne ou de les offrir gratuitement juste pour rallier le soutien.

Afin de la rendre la plus interactive possible, les outils de visioconférence sont incontournables . Ils doivent soit permettre la diffusion en direct ou des capacités vidéo préenregistrées et être proposés à la demande après coup. Pour une couche supplémentaire d'engagement, assurez-vous que vos outils activent la fonctionnalité de questions-réponses afin que les participants puissent interagir entre eux et avec votre équipe. Apprenez les tenants et les aboutissants des webinaires avec ce guide complet.

2. Conférences virtuelles

Les conférences virtuelles constituent une merveilleuse opportunité de réseautage. Tout comme leurs homologues en personne, les conférences virtuelles sont basées sur des programmes complexes qui incluent des discours liminaires, des sessions, des ateliers, etc.

Ne tombez pas dans le piège d'enchaîner un tas de webinaires sur quelques jours et de l'appeler une conférence. Cela peut sembler désorganisé et les sessions ne seront que vaguement liées de cette façon. Si vous voulez offrir une valeur et un impact réels, vous devez vous efforcer d'organiser l'expérience d'une manière qui a du sens.

3. Cours et sessions d'apprentissage virtuels

Selon votre cause, vous pouvez envisager d'organiser des cours virtuels ou des sessions d'apprentissage en direct pour partager vos connaissances de l'industrie avec votre public. Ces événements virtuels offrent de nombreux avantages d'une expérience de classe en direct sans les coûts associés. À l'aide de vos outils de conférence Web, vous pouvez choisir de l'héberger en direct ou de proposer des sessions préenregistrées.

Bien que les objectifs de transmission des connaissances puissent être les mêmes que ceux des cours en personne, la programmation virtuelle nécessite une approche différente. Vous devrez accorder une attention particulière à la création d'une conception pédagogique attrayante et pratique. Sinon, avec une mauvaise conception, l'environnement d'apprentissage peut sembler artificiel et technique, rebutant les utilisateurs. Une fois que vous avez cloué la conception pédagogique et que tout est en ordre, assurez-vous de commercialiser de manière proactive votre cours en ligne pour démarrer l'inscription.

4. Activités de réseautage vidéo

Le réseautage en ligne permet aux participants de se connecter les uns aux autres dans des conversations par chat, où qu'ils se trouvent. Bien que la fonctionnalité de chat soit un élément important, vous trouverez le plus de succès avec la vidéo car elle intègre l'élément face à face très important qui permet une connexion plus profonde.

Ces événements virtuels se déroulent généralement sur une heure ou deux, ce qui donne aux individus suffisamment de temps pour se connecter en tête-à-tête. Les participants auront l'occasion d'échanger leurs coordonnées et pourront terminer l'heure avec plusieurs nouvelles relations professionnelles.

En partant de ces fondations fondamentales, vous pouvez choisir une idée de collecte de fonds virtuelle qui convient à votre public. Explorez ces idées pour démarrer votre événement virtuel du bon pied.

5. Séances de formation en ligne

Le digital learning révolutionne le fonctionnement des entreprises et des organisations. En bref, de nombreuses sessions de formation en entreprise en ligne sont désormais accessibles sur Internet à des fins de développement commercial. En mettant en œuvre des solutions de formation en ligne, les employeurs aident les membres de leur personnel à développer les compétences essentielles nécessaires pour effectuer leur travail efficacement, ce qui a un impact direct sur le succès de l'entreprise.

Établissez le contenu de votre formation en fonction des lacunes actuelles dans les connaissances de votre équipe. Pour chaque session, définissez vos objectifs d'apprentissage et concevez vos supports en conséquence. Ensuite, déterminez l'environnement d'apprentissage nécessaire pour mener des sessions efficaces, qui peut être :

• Apprentissage en temps réel : si votre équipe travaille à distance mais que vous souhaitez qu'elle travaille ensemble, un réglage en temps réel peut être la solution. Recherchez des options de vidéo/audioconférence ou la possibilité d'organiser des webinaires en direct pour rendre cela possible.
• Apprentissage asynchrone : si la formation est basée sur des quiz et ne comprend que des questionnaires, il peut être plus avantageux de fournir aux utilisateurs des identifiants personnels et de leur permettre de compléter le matériel individuellement.

Dans tous les cas, lorsque vous planifiez votre prochaine formation, donnez accès à vos formulaires d'inscription via votre site Web. En investissant dans un logiciel de gestion de formation fiable, l'ensemble du processus d'inscription est intégré à votre site Web et simplifié pour les utilisateurs.

Avantages d'organiser un événement virtuel par rapport à un événement en personne

À mesure que la sensibilisation technologique augmente, de plus en plus d'entreprises et d'organisations réalisent les avantages des événements virtuels. Plongeons-nous dans certains des arguments de vente qui encouragent souvent les gens à choisir des événements virtuels.

Réduction des coûts

Avec des budgets en baisse, les entreprises et les organisations cherchent toujours à économiser un dollar supplémentaire. L'un des principaux arguments de vente des événements virtuels est les frais généraux incroyablement bas. Les planificateurs d'événements économiseront sur le personnel, la configuration du lieu, les frais de déplacement de la restauration et bien plus encore. Tout ce dont vous avez besoin est une technologie efficace d'inscription et de planification d'événements, et vous êtes prêt à partir !

Un public plus large

L'objectif principal de l'organisation d'événements est de s'engager avec plus de personnes. C'est facile avec les événements virtuels ! En utilisant des méthodes de marketing numérique, vous pouvez atteindre des publics du monde entier . Vous pouvez facilement promouvoir votre événement en partageant le lien vers votre page d'événement en ligne. Les gens peuvent rejoindre instantanément sans se soucier des frais de déplacement. Non seulement cela, mais vous ne serez pas non plus confiné à l'espace limité des sites, ce qui permet directement un nombre d'inscriptions plus élevé.

Plus accessible

Un autre avantage principal présenté par les événements virtuels est leur accessibilité. Par exemple, ceux qui ont un système immunitaire affaibli et ceux qui peuvent avoir des problèmes sensoriels et des problèmes avec les grandes foules peuvent ne pas s'inscrire pour assister à un événement en personne - même s'ils sont très intéressés par le sujet.

De même, les personnes atteintes de troubles cognitifs peuvent être facilement distraites et peuvent bénéficier d'un environnement virtuel avec des perturbations limitées. De plus, avec des frais généraux réduits, vous pouvez réduire les frais d'inscription et augmenter l'accessibilité pour ceux qui ont moins d'argent. Avec la personnalisation d'un événement virtuel, ces personnes sont beaucoup plus susceptibles d'être en mesure d'assister et de se sentir incluses dans votre cause.

Tout comme pour les événements en personne, il est essentiel que vos événements virtuels incluent les personnes handicapées. Pour vous assurer que votre événement numérique est accessible, consultez ce guide complet sur l'accessibilité du Web.

Inconvénients potentiels des événements virtuels

Bien que les événements virtuels puissent créer un sérieux potentiel de collecte de fonds, ils comportent quelques défis. Examinons quelques raisons pour lesquelles les événements virtuels peuvent être légèrement moins souhaitables que leurs homologues en personne et explorons quelques conseils pour surmonter ces revers.

Événements en petits groupes moins collaboratifs

Pour les événements virtuels, les planificateurs doivent prendre plus de temps pour décider comment fournir du contenu. Lors d'événements en personne, il est beaucoup plus facile d'héberger des sessions en petits groupes et plusieurs options de contenu à la fois. Cependant, le faire virtuellement est plus facile à dire qu'à faire.

Lorsque vous planifiez votre événement virtuel, déterminez si vous devez proposer plusieurs options de contenu simultanément ou si vous devez proposer une expérience de contenu unique avec plusieurs sujets. Cela dépend fortement de la nature de votre public, alors faites bien attention lorsque vous prenez cette décision.

Faible niveau d'engagement des participants

De nombreux événements virtuels manquent de cet élément en face à face qui maximise l'engagement. Ils ne pourront jamais offrir le même niveau d'interaction face à face. Ce n'est pas parce que votre événement doit être vécu à travers un écran qu'il doit être moins engageant ou personnel. Vous devez simplement être équipé des bons outils et adopter une approche proactive pour garder les participants enfermés.

Plus difficile d'avoir des conversations de vente

Avec les événements virtuels, il est difficile de gagner du temps en tête-à-tête avec les prospects. Le réseautage n'est tout simplement pas aussi viable qu'avec les événements en personne, et les réunions de vente doivent avoir lieu après coup. Il n'y a pas de vrai moyen de contourner cela.

Pour contrer cela, soyez très proactif en organisant une réunion en tête-à-tête dans les jours qui suivent. Le suivi post-événement doit se faire plus rapidement et être ponctuel. Sinon, vous perdrez votre élan et risquez que vos conversations de vente tombent à plat.

Plus difficile d'établir des relations durables avec les participants

Il est beaucoup plus difficile de se connecter à un niveau humain avec des personnes lorsqu'elles existent en deux dimensions sur votre appareil mobile ou votre écran d'ordinateur. Pour cette raison, vous devrez travailler très dur pour interagir d'une manière qui vous permette d'établir de véritables relations.

Pour commencer, notez qu'au cœur d'une relation professionnelle en face à face se trouvent des interactions vivantes. Avec les conversations en ligne, les conversations sont aussi naturelles que dans des situations en face à face, vous devrez donc participer de manière proactive à des discussions animées et faire de votre mieux pour vous connecter à un niveau personnel.

4 composants incontournables d'un bon événement virtuel

Avant de lancer votre événement, il y a plusieurs composantes technologiques dont vous devez tenir compte. Après tout, les événements virtuels reposent uniquement sur la technologie. Bien que les outils de visioconférence soient importants pour la participation, une boîte à outils efficace offre bien plus que cela.

Ci-dessous, vous trouverez les éléments les plus importants de la technologie événementielle pour planifier et exécuter efficacement votre prochain événement virtuel.

Un site événementiel

Tout comme pour un événement en personne, vous devrez développer un site Web d'événement bien conçu. Cela sert de plaque tournante centrale qui contient toutes les informations relatives à votre événement. La création d'un site Web accrocheur est la première étape d'une promotion efficace d'un événement. C'est votre outil clé pour capter l'intérêt des participants potentiels et les inciter à s'inscrire, alors assurez-vous de communiquer la valeur de votre événement virtuel en incorporant les éléments suivants :

• Heure et date(s) de votre événement
• Un agenda
• Une liste de conférenciers alléchante
• Informations sur le parrain
• Un lien vers votre page d'inscription

Quel que soit le format de votre événement virtuel, il est essentiel de le commercialiser efficacement pour susciter l'intérêt. Prenez le temps de créer un site Web d'événement captivant qui empêche les gens de s'éloigner.

Un outil d'inscription

Avant d'annoncer votre événement virtuel, vous aurez besoin d'un moyen de mesurer la fréquentation et de collecter des données importantes, et le moyen le plus rapide d'y parvenir est l'inscription automatisée. Voici quelques conseils pour en choisir un qui capture toutes les informations vitales :

• Champs personnalisables. Si votre processus d'inscription prend trop de temps, les gens peuvent être frustrés et abandonner complètement le processus. Assurez-vous de pouvoir personnaliser vos champs et de les rendre facultatifs, afin d'obtenir les informations dont vous avez réellement besoin et d'aider rapidement les utilisateurs tout au long du processus de paiement.
• Traitement sécurisé des paiements. Un processeur de paiement intégré sécurisé permet aux inscrits de payer directement sur le formulaire plutôt que via un site Web tiers. Une fois le formulaire rempli, les inscrits doivent savoir instantanément que leur paiement a été effectué avec des factures de paiement automatisées.
• Optimisation mobile. Il y a de fortes chances que beaucoup de vos inscrits s'inscrivent via leurs appareils mobiles. Après tout, 53 % du trafic Web mondial de l'année dernière provenaient d'utilisateurs mobiles. En permettant aux utilisateurs mobiles de s'inscrire facilement à votre événement, vous vous assurez que les gens peuvent s'inscrire à votre événement virtuel au moment où ils décident d'y assister, maximisant ainsi votre potentiel d'inscription.

Un outil d'inscription à un événement virtuel est la base de votre événement. Prenez le temps de choisir celui qui permet non seulement une inscription facile, mais fournit également aux planificateurs et aux spécialistes du marketing les données dont ils ont besoin pour organiser un événement réussi.

Logiciel de visioconférence et audioconférence

Que vous diffusiez en continu en coordination avec un événement en personne ou que vous vous appuyiez uniquement sur l'espace numérique, la vidéo ajoute une touche personnelle et un niveau supplémentaire d'interactivité pour vos participants à distance. Vous pouvez procéder de deux manières :

• Webdiffusion unidirectionnelle. Selon la nature de votre événement virtuel, vous pouvez envisager d'utiliser la webdiffusion unidirectionnelle. Avec cette option, le public ne contribue pas beaucoup au contenu, mais cette option est idéale pour gérer un grand nombre de téléspectateurs.
• Capacités de questions et réponses. Considérez votre événement comme une opportunité de communication bidirectionnelle. Grâce à la fonctionnalité de commentaires, vous pouvez inviter des supporters à interagir avec vous et d'autres participants, maximisant ainsi leur engagement. Soyez prêt à poser des questions pertinentes et provocantes pendant votre stream pour déclencher une conversation significative.

La vidéo est un élément important pour rendre vos événements virtuels plus interactifs, d'autant plus que vous manquerez autrement l'élément important en face à face qui accompagne les événements en personne. Assurez-vous de choisir les bons outils qui répondent à vos besoins.

Enquêtes et sondages

Comme pour les événements en personne, les commentaires sont essentiels pour des événements virtuels efficaces. L'un des principaux avantages des événements virtuels par rapport aux événements en personne est que les participants sont constamment en ligne, ce qui signifie qu'ils peuvent facilement répondre à des sondages ou des enquêtes en temps réel pendant les sessions. Non seulement les capacités de sondage donnent à vos supporters la possibilité d'exprimer leurs opinions, mais les commentaires en temps réel peuvent aider les présentateurs à savoir comment se déroule leur session. Ceci est particulièrement utile car les orateurs ne peuvent pas voir les visages des participants lors de certains événements virtuels.

Allez plus loin et activez la discussion entre les sessions et au-delà de l'événement lui-même en demandant aux participants des commentaires honnêtes à l'aide de sondages. Vous pouvez même envisager de démarrer une conversation collaborative en utilisant des forums de discussion en ligne. Grâce à ces commentaires et aux discussions en ligne, vous pouvez mesurer le succès global de votre événement. Ensuite, vous pourrez affiner vos stratégies et améliorer vos futurs événements virtuels.

Conclusion

Aujourd'hui, vous pouvez allumer votre smartphone, votre tablette ou votre ordinateur et vous n'aurez pas à chercher bien loin pour trouver un événement virtuel en direct. Parce que nous vivons dans un monde de plus en plus numérique, les événements virtuels se multiplient, et il n'est pas difficile de comprendre pourquoi. Ils sont incroyablement pratiques pour votre équipe et vos participants, et vous n'avez pas à vous soucier de la coordination des lieux, des déplacements et des coûts associés.

Que vous choisissiez d'héberger votre événement uniquement dans l'espace numérique ou en conjonction avec un événement en personne, assurez-vous de faire très attention à l'adaptation à votre public. Le processus de planification demande autant d'efforts et de détails qu'un événement en personne, mais les récompenses en valent certainement la peine.

Les événements virtuels ne remplaceront jamais complètement les rassemblements en personne. Rien ne peut remplacer l'authenticité d'une poignée de main ou d'une conversation en tête-à-tête avec des intervenants compétents, mais ils présentent plusieurs avantages. Pour cette raison, nous verrons sûrement une augmentation de l'événement hybride au fil du temps, il est donc important que les organisateurs d'événements apprennent à engager virtuellement les supporters. Emportez ces meilleures pratiques avec vous et organisez votre prochain événement virtuel avec succès !