Crie um evento virtual sobre o qual as pessoas não vão parar de falar

Publicados: 2020-05-28

Para manter o apoio, as organizações e as empresas precisam ser criativas no engajamento de seus públicos.

Com a crescente dependência da tecnologia, os eventos virtuais são uma ótima maneira de fazer isso.

Embora o valor da interação face a face nunca se dissipe, há momentos em que o digital tem seus benefícios ou é completamente necessário. No entanto, mudar um evento de vários dias repleto de oportunidades de networking e engajamento para o espaço digital é mais fácil dizer do que fazer.

Hospedar um evento virtual requer o mesmo cuidado e atenção (se não mais) do que um evento presencial. Felizmente, os rápidos avanços na tecnologia tornaram possível que os planejadores de eventos migrassem para o espaço digital de maneira um tanto fluida. Vamos dar uma olhada em por que os eventos virtuais estão ganhando força rapidamente no espaço de captação de recursos.

Eventos virtuais são a próxima grande novidade no marketing de eventos

Simplificando, um evento virtual é uma experiência organizada que ocorre online e não em um local físico. Por isso, os participantes podem interagir e defender sua causa de qualquer lugar. Como um subconjunto do marketing de eventos, eles representam uma grande oportunidade para criar impulso em torno de sua causa e se conectar com novos clientes em potencial.

Os eventos virtuais são altamente interativos e incentivam as pessoas a se unirem em apoio a uma causa com a qual se preocupam. Além disso, a mudança para a esfera digital elimina as restrições de espaço físico e permite que você alcance mais apoiadores do que nunca. Este nível adicional de conveniência permite números de registro mais altos. Contanto que você entenda completamente o processo de gerenciamento de registro, você agilizará o planejamento e a execução e configurará sua equipe para sediar um evento virtual de sucesso.

5 tipos de eventos virtuais

Mesmo que você não dependa apenas deles, incorporar ofertas digitais ao seu mix regular de eventos pode ajudar a aprimorar todo o seu programa. Antes de mergulhar diretamente no planejamento do seu próximo evento virtual, é importante entender os fundamentos básicos que compõem essa alternativa digital.

1. Webinars

Os webinars são uma excelente oportunidade de engajamento para os apoiadores. Normalmente, eles duram de 45 a 80 minutos, dependendo do número de palestrantes e do conteúdo que você possui. Como eles existem no espaço digital, os participantes de todo o mundo podem participar e ouvir com facilidade. Você pode optar por cobrar dos participantes usando o processamento de pagamentos online ou oferecê-los gratuitamente apenas para obter suporte.

Para torná-lo o mais interativo possível, as ferramentas de videoconferência são obrigatórias . Eles devem habilitar streaming ao vivo ou recursos de vídeo pré-gravados e ser oferecidos sob demanda após o fato. Para uma camada extra de envolvimento, certifique-se de que suas ferramentas habilitem a funcionalidade de perguntas e respostas para que os participantes possam interagir uns com os outros e com sua equipe. Aprenda os detalhes dos webinars com este guia abrangente.

2. Conferências virtuais

As conferências virtuais representam uma maravilhosa oportunidade de networking. Assim como suas contrapartes presenciais, as conferências virtuais são baseadas em agendas complexas que incluem palestras, sessões, breakouts e muito mais.

Não caia na armadilha de juntar um monte de webinars ao longo de alguns dias e chamar de conferência. Isso pode parecer desorganizado e as sessões só serão vagamente relacionadas dessa maneira. Se você deseja entregar valor e impacto reais, precisa se esforçar para organizar a experiência de uma maneira que faça sentido.

3. Cursos de educação virtual e sessões de aprendizado

Dependendo da sua causa, você pode considerar hospedar cursos virtuais ou sessões de aprendizado ao vivo para compartilhar seu conhecimento do setor com seu público. Esses eventos virtuais oferecem muitos dos benefícios de uma experiência de sala de aula ao vivo sem os custos associados. Usando suas ferramentas de webconferência, você pode optar por hospedá-lo ao vivo ou oferecer sessões pré-gravadas.

Embora os objetivos de transmitir conhecimento possam ser os mesmos dos cursos presenciais, a programação virtual requer uma abordagem diferente. Você precisará ter um cuidado extra na criação de um design instrucional atraente e prático. Caso contrário, com um design ruim, o ambiente de aprendizado pode parecer artificial e técnico, afastando os usuários. Depois de acertar o design instrucional e colocar tudo em ordem, certifique-se de comercializar proativamente seu curso on-line para iniciar a matrícula.

4. Atividades de rede de vídeo

A rede online permite que os participantes se conectem uns com os outros em conversas baseadas em bate-papo, não importa onde estejam. Embora a funcionalidade de bate-papo seja um componente importante, você encontrará mais sucesso com o vídeo, pois incorpora o elemento cara a cara muito importante que permite uma conexão mais profunda.

Esses eventos virtuais geralmente ocorrem ao longo de uma ou duas horas, dando aos indivíduos tempo suficiente para se conectarem individualmente. Os participantes terão a oportunidade de trocar informações de contato e podem terminar a hora com várias novas conexões profissionais.

Começando com esses fundamentos básicos, você pode escolher uma ideia de arrecadação de fundos virtual adequada ao seu público. Explore essas ideias para começar seu evento virtual com o pé direito.

5. Sessões de treinamento online

O aprendizado digital está revolucionando a maneira como as empresas e organizações trabalham. Em suma, muitas sessões de treinamento corporativo on-line agora são acessadas pela internet para fins de desenvolvimento de negócios. Ao implementar soluções de treinamento on-line, os empregadores ajudam seus funcionários a desenvolver as habilidades essenciais necessárias para realizar seus trabalhos de forma eficaz, impactando diretamente no sucesso dos negócios.

Estabeleça o que seu conteúdo de treinamento incluirá com base nas lacunas de conhecimento atuais em sua equipe. Para cada sessão, defina suas metas de aprendizado e crie seus materiais para corresponder. Em seguida, determine o ambiente de aprendizado necessário para conduzir sessões eficazes, que podem ser:

Aprendizado em tempo real: se sua equipe está trabalhando remotamente, mas você gostaria que eles trabalhassem juntos, uma configuração em tempo real pode ser o caminho a seguir. Procure opções de videoconferência/áudio ou a capacidade de realizar webinars ao vivo para tornar isso possível.
Aprendizado assíncrono: se o treinamento for baseado em questionários e incluir apenas questionários, pode ser mais benéfico fornecer aos usuários logins pessoais e permitir que eles completem o material individualmente.

De qualquer forma, quando estiver planejando seu próximo treinamento, forneça acesso aos seus formulários de inscrição por meio de seu site. Ao investir em um software de gerenciamento de treinamento confiável, todo o processo de registro é incorporado ao seu site e simplificado para os usuários.

Benefícios de sediar um evento virtual em vez de um evento presencial

À medida que a conscientização tecnológica cresce, mais empresas e organizações percebem os benefícios que acompanham os eventos virtuais. Vamos dar uma olhada em alguns dos pontos de venda que muitas vezes incentivam as pessoas a escolher eventos virtuais.

Custos mais baixos

Com orçamentos cada vez menores, empresas e organizações estão sempre procurando economizar um dólar extra. Um dos principais pontos de venda de eventos virtuais são os custos indiretos incrivelmente baixos. Os planejadores de eventos economizarão na equipe, na configuração do local, nos custos de viagem de catering e muito mais. Tudo o que você precisa é uma tecnologia eficaz de registro e planejamento de eventos, e pronto!

Públicos mais amplos

O principal objetivo de sediar eventos é envolver mais pessoas. Isso é fácil com eventos virtuais! Usando métodos de marketing digital, você pode alcançar públicos em todo o mundo . Você pode promover facilmente seu evento compartilhando o link para sua página de evento online. As pessoas podem aderir instantaneamente sem se preocupar com os custos de viagem. Não apenas isso, mas você também não ficará confinado ao espaço limitado dos locais, o que permite diretamente números de registro mais altos.

Mais acessibilidade

Outra grande vantagem apresentada pelos eventos virtuais é sua acessibilidade. Por exemplo, aqueles que têm o sistema imunológico comprometido e aqueles que podem ter problemas sensoriais e problemas com grandes multidões podem não se inscrever para participar de um evento presencial – mesmo que estejam muito interessados no assunto.

Da mesma forma, aqueles com deficiências cognitivas podem se distrair facilmente e podem se beneficiar de um ambiente virtual com distúrbios limitados. Além disso, com custos indiretos mais baixos, você pode diminuir as taxas de registro e aumentar a acessibilidade para aqueles com menos dinheiro. Com a personalização de um evento virtual, é muito mais provável que esses indivíduos possam participar e se sentir incluídos em sua causa.

Assim como nos eventos presenciais, é crucial que seus eventos virtuais incluam pessoas com deficiência. Para garantir que seu evento digital seja acessível, dê uma olhada neste guia completo de acessibilidade na web.

Possíveis desvantagens de eventos virtuais

Embora os eventos virtuais possam criar um potencial sério de captação de recursos, existem alguns desafios que os acompanham. Vamos dar uma olhada em algumas razões pelas quais os eventos virtuais podem ser um pouco menos desejáveis do que os presenciais e explorar algumas dicas para superar esses contratempos.

Menos eventos colaborativos

Para eventos virtuais, os planejadores precisam dedicar mais tempo para decidir como fornecer conteúdo. Em eventos presenciais, é muito mais fácil hospedar sessões de breakout e várias opções de conteúdo de uma só vez. No entanto, fazer isso virtualmente é mais fácil dizer do que fazer.

Ao planejar seu evento virtual, considere se você precisa oferecer várias opções de conteúdo simultaneamente ou se deve oferecer uma única experiência de conteúdo com vários assuntos. Isso depende muito da natureza do seu público, portanto, considere cuidadosamente ao tomar essa decisão.

Níveis mais baixos de envolvimento dos participantes

Muitos eventos virtuais não possuem aquele elemento presencial que maximiza o engajamento. Eles nunca serão capazes de oferecer o mesmo nível de interação cara a cara. Só porque seu evento precisa ser vivenciado por meio de uma tela não significa que ele deva ser menos envolvente ou pessoal. Você só precisa estar equipado com as ferramentas certas e adotar uma abordagem proativa para manter os participantes presos.

Mais difícil ter conversas de vendas

Com eventos virtuais, é difícil ganhar tempo individual com os clientes em potencial. O networking simplesmente não é tão viável quanto nos eventos presenciais, e as reuniões de vendas precisam acontecer após o fato. Não há uma maneira verdadeira de contornar isso.

Para neutralizar isso, seja mais proativo ao agendar uma reunião individual nos dias seguintes. O acompanhamento pós-evento precisa acontecer de forma mais rápida e pontual. Caso contrário, você perderá o ímpeto e correrá o risco de suas conversas de vendas fracassarem.

Mais difícil construir relacionamentos duradouros com os participantes

É muito mais desafiador conectar-se em nível humano com pessoas quando elas existem em duas dimensões em seu dispositivo móvel ou na tela do computador. Por causa disso, você precisará trabalhar muito para interagir de uma maneira que permita construir relacionamentos genuínos.

Para começar, observe que no centro de um relacionamento profissional face a face estão as interações animadas. Com as conversas on-line, as conversas são tão naturais quanto em situações cara a cara, portanto, você precisará participar de forma proativa em discussões animadas e fazer o possível para se conectar em um nível pessoal.

4 componentes indispensáveis de um bom evento virtual

Antes de lançar seu evento, existem vários componentes tecnológicos que você precisa considerar. Afinal, os eventos virtuais dependem exclusivamente da tecnologia. Embora as ferramentas de videoconferência sejam importantes para o atendimento, há muito mais em um kit de ferramentas eficaz.

Abaixo, você encontrará as peças mais importantes da tecnologia de eventos para planejar e executar com eficiência seu próximo evento virtual.

Um site de eventos

Assim como um evento presencial, você precisará desenvolver um site de evento bem projetado. Isso serve como seu hub central que abriga todas as informações relacionadas ao seu evento. Criar um site atraente é o primeiro passo para uma promoção eficaz do evento. É a sua ferramenta chave para captar o interesse dos potenciais participantes e incentivá-los a se inscreverem, por isso certifique-se de comunicar o valor do seu evento virtual incorporando os seguintes elementos:

Hora e data(s) do seu evento
Uma agenda
Uma lista de palestrantes tentadora
Informações do patrocinador
Um link para sua página de registro

Não importa o formato do seu evento virtual, o marketing eficaz é essencial para despertar o interesse. Reserve um tempo para criar um site de evento cativante que impeça as pessoas de se afastarem.

Uma ferramenta de registro

Antes de anunciar seu evento virtual, você precisará de alguma forma de medir a participação e coletar dados importantes, e a maneira mais rápida de fazer isso é com o registro automatizado. Aqui estão algumas dicas para selecionar um que capture todas as informações vitais:

Campos personalizáveis. Se o seu processo de registro demorar muito, as pessoas podem ficar frustradas e abandonar o processo completamente. Certifique-se de que você pode personalizar seus campos e torná-los opcionais, para que você obtenha as informações que realmente precisa e facilite rapidamente os usuários no processo de pagamento.
Processamento de pagamento seguro. Um processador de pagamento integrado seguro permite que os registrantes paguem diretamente no formulário, e não por meio de um site de terceiros. Ao preencher o formulário, os inscritos devem saber instantaneamente que seu pagamento foi concluído com faturas de pagamento automatizadas.
Otimização móvel. É provável que muitos de seus inscritos se inscrevam por meio de seus dispositivos móveis. Afinal, 53% do tráfego da web do ano passado em todo o mundo veio de usuários móveis. Ao permitir que os usuários móveis se registrem facilmente no seu evento, você garante que as pessoas possam se inscrever no seu evento virtual no momento em que decidirem participar, maximizando seu potencial de inscrição.

Uma ferramenta de registro de evento virtual é a base do seu evento. Reserve um tempo para escolher aquele que não apenas permite o registro fácil, mas também fornece aos planejadores e profissionais de marketing os dados necessários para realizar um evento de sucesso.

Software de videoconferência e áudio

Esteja você transmitindo em coordenação com um evento presencial ou confiando apenas no espaço digital, o vídeo adiciona um toque pessoal e um nível extra de interatividade para seus participantes remotos. Existem duas maneiras de você fazer isso:

Webcast unidirecional. Dependendo da natureza do seu evento virtual, você pode considerar o uso de webcast unidirecional. Com essa opção, o público não contribui muito com o conteúdo, mas essa opção é ótima para atender um grande número de espectadores.
Recursos de perguntas e respostas. Pense no seu evento como uma oportunidade de comunicação bidirecional. Com a funcionalidade de comentários, você pode convidar apoiadores para interagir com você e outros participantes, maximizando o envolvimento deles. Esteja preparado para fazer perguntas relevantes e provocativas durante sua transmissão para iniciar uma conversa significativa.

O vídeo é uma parte importante para tornar seus eventos virtuais mais interativos, especialmente porque, caso contrário, você perderá o importante elemento presencial que acompanha os eventos presenciais. Certifique-se de escolher as ferramentas certas que atendem às suas necessidades.

Pesquisas e enquetes

Semelhante aos eventos presenciais, o feedback é vital para eventos virtuais eficazes. Uma grande vantagem que os eventos virtuais têm sobre os presenciais é que os participantes estão constantemente online, o que significa que podem responder facilmente a pesquisas ou pesquisas em tempo real durante as sessões. Os recursos de pesquisa não apenas dão aos seus apoiadores a chance de expressar suas opiniões, mas o feedback em tempo real pode ajudar os apresentadores a saber como está indo sua sessão. Isso é especialmente valioso, pois os palestrantes não podem ver os rostos dos participantes durante alguns eventos virtuais.

Vá além e permita a discussão entre as sessões e além do próprio evento, pedindo aos participantes feedback honesto por meio de pesquisas. Você pode até considerar iniciar uma conversa colaborativa usando fóruns de discussão online. Usando este feedback e discussões online, você pode medir o sucesso geral do seu evento. Então, você pode refinar suas estratégias e melhorar seus eventos virtuais futuros.

Conclusão

Hoje, você pode ligar seu smartphone, tablet ou computador e não precisará procurar muito para encontrar um evento virtual ao vivo. Como vivemos em um mundo cada vez mais digital, os eventos virtuais estão em alta e não é difícil entender o porquê. Eles são incrivelmente convenientes para sua equipe e seus participantes, e você não precisa se preocupar com a coordenação de locais, viagens e custos associados.

Se você optar por hospedar seu evento apenas no espaço digital ou em conjunto com um evento presencial, certifique-se de ter um cuidado extra na adaptação ao seu público. O processo de planejamento exige tanto esforço e detalhes quanto um evento presencial, mas as recompensas certamente valem a pena.

Os eventos virtuais nunca substituirão totalmente as reuniões presenciais. Nada pode substituir a autenticidade de apertar as mãos ou conversar cara a cara com palestrantes experientes, mas eles trazem vários benefícios. Por causa disso, certamente veremos um aumento do evento híbrido com o passar do tempo, por isso é importante que os organizadores do evento aprendam a envolver os apoiadores virtualmente. Leve essas práticas recomendadas com você e prepare seu próximo evento virtual para o sucesso!