Crea un evento virtual del que la gente no deje de hablar

Para retener el apoyo, las organizaciones y las empresas deben ser creativas para atraer a sus audiencias.

Con la creciente dependencia de la tecnología, los eventos virtuales son una excelente manera de lograr esto.

Si bien el valor de la interacción cara a cara nunca se disipará, hay momentos en que la digitalización tiene sus beneficios o es completamente necesaria. Sin embargo, trasladar un evento de varios días repleto de oportunidades de networking y participación al espacio digital es más fácil de decir que de hacer.

Organizar un evento virtual requiere el mismo cuidado y atención (si no más) que un evento en persona. Afortunadamente, los rápidos avances en la tecnología han hecho posible que los planificadores de eventos cambien al espacio digital sin problemas. Echemos un vistazo a por qué los eventos virtuales están ganando terreno rápidamente en el espacio de recaudación de fondos.

Los eventos virtuales son la próxima gran novedad en el marketing de eventos

En pocas palabras, un evento virtual es una experiencia organizada que se lleva a cabo en línea en lugar de en una ubicación física. Debido a esto, los asistentes pueden interactuar y abogar por su causa desde cualquier lugar. Como un subconjunto del marketing de eventos, representan una gran oportunidad para generar impulso en torno a su causa y conectarse con nuevos prospectos.

Los eventos virtuales son altamente interactivos y alientan a las personas a unirse para apoyar una causa que les importa. Además, pasar a la esfera digital elimina las restricciones de espacio físico y le permite llegar a más seguidores que nunca. Este nivel adicional de conveniencia permite números de registro más altos. Siempre que comprenda completamente el proceso de administración de registros, podrá optimizar la planificación y la ejecución y preparar a su equipo para organizar un evento virtual exitoso.

5 tipos de eventos virtuales

Incluso si no confía únicamente en ellos, la incorporación de ofertas digitales a su combinación regular de eventos puede ayudar a mejorar todo su programa. Antes de sumergirse directamente en la planificación de su próximo evento virtual, es importante comprender los fundamentos básicos que conforman esta alternativa digital.

1. Seminarios web

Los seminarios web son una maravillosa oportunidad de participación para los seguidores. Por lo general, duran entre 45 y 80 minutos, según la cantidad de oradores y el contenido que tenga. Dado que existen en el espacio digital, los asistentes de todo el mundo pueden unirse y escuchar con facilidad. Puede optar por cobrar a los asistentes mediante el procesamiento de pagos en línea u ofrecerlos de forma gratuita solo para obtener apoyo.

Para que sea lo más interactivo posible, las herramientas de videoconferencia son imprescindibles . Deben habilitar la transmisión en vivo o las capacidades de video pregrabado y ofrecerse a pedido después del hecho. Para una capa adicional de compromiso, asegúrese de que sus herramientas habiliten la función de preguntas y respuestas para que los asistentes puedan interactuar entre sí y con su equipo. Conozca los entresijos de los seminarios web con esta guía completa.

2. Conferencias virtuales

Las conferencias virtuales representan una maravillosa oportunidad para establecer contactos. Al igual que sus contrapartes en persona, las conferencias virtuales se basan en agendas complejas que incluyen discursos de apertura, sesiones, grupos de trabajo y más.

Sin embargo, no caiga en la trampa de encadenar un montón de seminarios web en el transcurso de unos días y llamarlos una conferencia. Esto puede parecer desorganizado, y las sesiones solo se relacionarán vagamente de esta manera. Si desea ofrecer valor e impacto reales, debe esforzarse en curar la experiencia de una manera que tenga sentido.

3. Cursos de educación virtual y sesiones de aprendizaje

Dependiendo de su causa, puede considerar organizar cursos virtuales o sesiones de aprendizaje en vivo para compartir su conocimiento de la industria con su audiencia. Estos eventos virtuales ofrecen muchos de los beneficios de una experiencia de aula en vivo sin los costos asociados. Usando sus herramientas de conferencia web, puede optar por organizarla en vivo u ofrecer sesiones pregrabadas.

Aunque los objetivos de impartir conocimientos pueden ser los mismos que los de los cursos presenciales, la programación virtual requiere un enfoque diferente. Tendrá que poner especial cuidado en la creación de un diseño instructivo atractivo y práctico. De lo contrario, con un diseño deficiente, el entorno de aprendizaje puede parecer antinatural y técnico, lo que alejará a los usuarios. Una vez que haya logrado el diseño instructivo y haya puesto todo en orden, asegúrese de comercializar de manera proactiva su curso en línea para impulsar la inscripción.

4. Actividades de redes de video

La creación de redes en línea permite a los asistentes conectarse entre sí en conversaciones basadas en chat sin importar dónde se encuentren. Si bien la funcionalidad de chat es un componente importante, encontrará el mayor éxito con el video, ya que incorpora el elemento cara a cara de suma importancia que permite una conexión más profunda.

Estos eventos virtuales generalmente se llevan a cabo en el transcurso de una o dos horas, lo que brinda a las personas mucho tiempo para conectarse uno a uno. Los asistentes tendrán la oportunidad de intercambiar información de contacto y pueden terminar la hora con varias conexiones profesionales nuevas.

A partir de estos fundamentos básicos, puede elegir una idea de recaudación de fondos virtual que se adapte a su audiencia. Explore estas ideas para que pueda comenzar su evento virtual con el pie derecho.

5. Sesiones de formación en línea

El aprendizaje digital está revolucionando la forma de trabajar de las empresas y organizaciones. En resumen, ahora se accede a muchas sesiones de capacitación corporativa en línea a través de Internet con fines de desarrollo comercial. Al implementar soluciones de capacitación en línea, los empleadores ayudan a los miembros de su personal a desarrollar las habilidades esenciales necesarias para realizar su trabajo de manera efectiva, lo que impacta directamente en el éxito comercial.

Establezca lo que incluirá su contenido de capacitación en función de las brechas de conocimiento actuales en su equipo. Para cada sesión, defina sus objetivos de aprendizaje y diseñe sus materiales para que coincidan. Luego, determine el entorno de aprendizaje necesario para llevar a cabo sesiones efectivas, que puede ser:

• Aprendizaje en tiempo real: si su equipo trabaja de forma remota pero le gustaría que trabajaran juntos, una configuración en tiempo real puede ser el camino a seguir. Busque opciones de conferencias de video/audio o la capacidad de realizar seminarios web en vivo para que esto sea posible.
• Aprendizaje asincrónico: si la capacitación se basa en cuestionarios y solo incluye cuestionarios, podría ser más beneficioso proporcionar a los usuarios inicios de sesión personales y permitirles completar el material individualmente.

En cualquier caso, cuando estés planificando tu próxima formación, facilita el acceso a tus formularios de registro a través de tu web. Al invertir en un software confiable de administración de capacitación, todo el proceso de registro está integrado en su sitio web y simplificado para los usuarios.

Beneficios de organizar un evento virtual sobre un evento en persona

A medida que crece la conciencia tecnológica, más empresas y organizaciones se dan cuenta de los beneficios que conllevan los eventos virtuales. Analicemos algunos de los puntos de venta que a menudo alientan a las personas a elegir eventos virtuales.

Costos mas bajos

Con presupuestos reducidos, las empresas y organizaciones siempre buscan ahorrar un dólar extra. Uno de los principales puntos de venta de los eventos virtuales son los costos generales increíblemente bajos. Los planificadores de eventos ahorrarán en personal, organización del lugar, costos de viajes de catering y mucho más. Todo lo que necesita es una tecnología efectiva de registro y planificación de eventos, ¡y listo!

Audiencias más amplias

El objetivo principal de organizar eventos es interactuar con más personas. ¡Esto es fácil con los eventos virtuales! Con los métodos de marketing digital, puede llegar a audiencias de todo el mundo . Puede promocionar fácilmente su evento compartiendo el enlace a la página de su evento en línea. Las personas pueden unirse al instante sin preocuparse por los costos de viaje. No solo esto, sino que tampoco estará confinado al espacio limitado de los lugares, lo que permite directamente números de registro más altos.

Más accesible

Otra de las principales ventajas que presentan los eventos virtuales es su accesibilidad. Por ejemplo, es posible que aquellos que tienen sistemas inmunológicos comprometidos y aquellos que pueden tener problemas sensoriales y problemas con grandes multitudes no se registren para asistir a un evento en persona, incluso si están muy interesados ​​en el tema.

Del mismo modo, las personas con discapacidades cognitivas pueden distraerse fácilmente y pueden beneficiarse de un entorno virtual con perturbaciones limitadas. Además, con costos generales más bajos, puede reducir las tarifas de registro y aumentar la accesibilidad para quienes tienen menos dinero. Con la personalización de un evento virtual, es mucho más probable que estas personas puedan asistir y sentirse incluidas en su causa.

Al igual que con los eventos presenciales, es crucial que sus eventos virtuales incluyan a las personas con discapacidades. Para asegurarse de que su evento digital sea accesible, eche un vistazo a esta completa guía de accesibilidad web.

Posibles desventajas de los eventos virtuales

Si bien los eventos virtuales pueden crear un gran potencial de recaudación de fondos, existen algunos desafíos que los acompañan. Echemos un vistazo a algunas razones por las que los eventos virtuales pueden ser un poco menos deseables que sus contrapartes en persona y exploremos algunos consejos para superar estos contratiempos.

Eventos de ruptura menos colaborativos

Para eventos virtuales, los planificadores deben tomarse un tiempo adicional para decidir cómo proporcionar contenido. En eventos en persona, es mucho más fácil organizar sesiones de grupo y múltiples opciones de contenido a la vez. Sin embargo, hacerlo virtualmente es más fácil decirlo que hacerlo.

Mientras planifica su evento virtual, considere si necesita ofrecer múltiples opciones de contenido simultáneamente o si debe ofrecer una sola experiencia de contenido con múltiples temas. Esto depende en gran medida de la naturaleza de su audiencia, así que tenga cuidado al tomar esta decisión.

Menores niveles de participación de los asistentes

Muchos eventos virtuales carecen de ese elemento presencial que maximiza la participación. Nunca podrán ofrecer el mismo nivel de interacción cara a cara. Sin embargo, el hecho de que su evento deba experimentarse a través de una pantalla no significa que deba ser menos atractivo o personal. Simplemente necesita estar equipado con las herramientas adecuadas y adoptar un enfoque proactivo para mantener a los asistentes concentrados.

Más difícil tener conversaciones de ventas

Con los eventos virtuales, es difícil ganar tiempo uno a uno con los prospectos. La creación de redes simplemente no es tan viable como lo es con los eventos en persona, y las reuniones de ventas deben realizarse después del hecho. No hay forma de evitarlo.

Para contrarrestar esto, sea más proactivo organizando una reunión uno a uno en los días siguientes. El seguimiento posterior al evento debe ser más rápido y preciso. De lo contrario, perderá impulso y correrá el riesgo de que sus conversaciones de ventas fracasen.

Más difícil construir relaciones duraderas con los asistentes

Es mucho más desafiante conectarse a nivel humano con personas cuando existen en dos dimensiones en su dispositivo móvil o pantalla de computadora. Debido a esto, deberá trabajar más duro para interactuar de una manera que le permita construir relaciones genuinas.

Para empezar, tenga en cuenta que en el centro de una relación profesional cara a cara se encuentran las interacciones animadas. Con las conversaciones en línea, las conversaciones son tan naturales como lo son en situaciones cara a cara, por lo que deberá participar de manera proactiva en discusiones animadas y hacer todo lo posible para conectarse a nivel personal.

4 componentes imprescindibles de un buen evento virtual

Antes de lanzar su evento, hay varios componentes tecnológicos que debe considerar. Después de todo, los eventos virtuales dependen únicamente de la tecnología. Si bien las herramientas de videoconferencia son importantes para la asistencia, hay mucho más en un conjunto de herramientas eficaz.

A continuación, encontrará las piezas de tecnología de eventos más importantes para planificar y ejecutar de manera efectiva su próximo evento virtual.

Un sitio web de eventos

Al igual que un evento en persona, deberá desarrollar un sitio web de eventos bien diseñado. Esto sirve como su centro central que alberga toda la información relacionada con su evento. La creación de un sitio web llamativo es el primer paso para la promoción eficaz de eventos. Es su herramienta clave para captar el interés de los posibles asistentes y atraerlos para que se registren, así que asegúrese de comunicar el valor de su evento virtual incorporando los siguientes elementos:

• Hora y fecha(s) de su evento
• Una agenda
• Una tentadora lista de oradores
• Información del patrocinador
• Un enlace a su página de registro

No importa el formato de su evento virtual, la comercialización efectiva es esencial para despertar el interés. Tómese el tiempo para crear un sitio web de eventos cautivador que evite que las personas se alejen.

Una herramienta de registro

Antes de anunciar su evento virtual, necesitará alguna forma de medir la asistencia y recopilar datos importantes, y la forma más rápida de lograrlo es con el registro automático. Aquí hay algunos consejos para seleccionar uno que capture toda la información vital:

• Campos personalizables. Si su proceso de registro lleva demasiado tiempo, las personas pueden frustrarse y abandonar el proceso por completo. Asegúrese de que puede personalizar sus campos y hacerlos opcionales, de modo que obtenga la información que realmente necesita y facilite rápidamente a los usuarios el proceso de pago.
• Procesamiento seguro de pagos. Un procesador de pago integrado seguro permite a los solicitantes de registro pagar directamente en el formulario en lugar de a través de un sitio web de terceros. Al completar el formulario, los solicitantes de registro deben saber instantáneamente que su pago se ha realizado con facturas de pago automáticas.
• Optimización móvil. Lo más probable es que muchos de sus inscritos se registren a través de sus dispositivos móviles. Después de todo, el 53 por ciento del tráfico web mundial del año pasado provino de usuarios móviles. Al permitir que los usuarios móviles se registren fácilmente en su evento, se asegura de que las personas puedan registrarse en su evento virtual en el momento en que decidan asistir, maximizando su potencial de registro.

Una herramienta de registro de eventos virtuales es el elemento básico de su evento. Tómese el tiempo para elegir el que no solo permita un registro fácil, sino que también proporcione a los planificadores y vendedores los datos que necesitan para llevar a cabo un evento exitoso.

Software de video y audioconferencia

Ya sea que esté transmitiendo en coordinación con un evento en persona o confiando únicamente en el espacio digital, el video agrega un toque agradable y un nivel adicional de interactividad para sus asistentes remotos. Hay dos formas de hacerlo:

• Transmisión web unidireccional. Dependiendo de la naturaleza de su evento virtual, puede considerar utilizar la transmisión web unidireccional. Con esta opción, la audiencia no contribuye mucho al contenido, pero esta opción es excelente para manejar una gran cantidad de espectadores.
• Capacidades de preguntas y respuestas. Piense en su evento como una oportunidad para la comunicación bidireccional. Con la funcionalidad de comentarios, puede invitar a los seguidores a interactuar con usted y otros asistentes, maximizando su compromiso. Esté preparado para hacer preguntas relevantes y provocativas durante su transmisión para generar una conversación significativa.

El video es una parte importante para hacer que sus eventos virtuales sean más interactivos, especialmente porque, de lo contrario, se perderá el importante elemento cara a cara que viene con los eventos en persona. Asegúrese de elegir las herramientas adecuadas que respalden sus necesidades.

Encuestas y sondeos

Al igual que en los eventos presenciales, la retroalimentación es vital para los eventos virtuales efectivos. Una de las principales ventajas que tienen los eventos virtuales sobre los presenciales es que los asistentes están constantemente en línea, lo que significa que pueden responder fácilmente encuestas o sondeos en tiempo real durante las sesiones. Las capacidades de encuesta no solo brindan a sus seguidores la oportunidad de expresar sus opiniones, sino que los comentarios en tiempo real pueden ayudar a los presentadores a saber cómo va su sesión. Esto es especialmente valioso ya que los oradores no pueden ver las caras de los asistentes durante algunos eventos virtuales.

Vaya más allá y habilite la discusión entre sesiones y más allá del evento en sí, pidiéndoles a los asistentes comentarios honestos mediante encuestas. Incluso puede considerar iniciar una conversación colaborativa mediante el uso de foros de discusión en línea. Usando estos comentarios y discusiones en línea, puede medir el éxito general de su evento. Luego, puede refinar sus estrategias y mejorar sus futuros eventos virtuales.

Conclusión

Hoy, puede encender su teléfono inteligente, tableta o computadora y no tendrá que buscar mucho para encontrar un evento virtual en vivo. Debido a que vivimos en un mundo cada vez más digital, los eventos virtuales van en aumento y no es difícil ver por qué. Son increíblemente convenientes tanto para su equipo como para sus asistentes, y no tiene que preocuparse por la coordinación de los lugares, los viajes y los costos asociados.

Ya sea que elija organizar su evento únicamente en el espacio digital o junto con un evento en persona, asegúrese de tener especial cuidado al adaptarlo a su audiencia. El proceso de planificación requiere tanto esfuerzo y detalle como un evento en persona, pero las recompensas seguramente valen la pena.

Los eventos virtuales nunca reemplazarán por completo las reuniones en persona. Nada puede reemplazar la autenticidad de darse la mano o conversar uno a uno con oradores expertos, pero presentan varios beneficios. Debido a esto, seguramente veremos un aumento del evento híbrido a medida que pasa el tiempo, por lo que es importante que los organizadores de eventos aprendan cómo involucrar a los seguidores virtualmente. ¡Lleve estas mejores prácticas con usted y configure su próximo evento virtual para el éxito!