Stwórz wirtualne wydarzenie, o którym ludzie nie przestaną mówić

Aby utrzymać wsparcie, organizacje i firmy muszą wykazać się kreatywnością w angażowaniu swoich odbiorców.

Wraz z rosnącym uzależnieniem od technologii, wirtualne wydarzenia są świetnym sposobem na osiągnięcie tego celu.

Chociaż wartość interakcji twarzą w twarz nigdy nie zniknie, są chwile, kiedy przejście na technologię cyfrową przynosi korzyści lub jest całkowicie konieczne. Jednak przeniesienie wielodniowego wydarzenia wypełnionego mnóstwem możliwości nawiązywania kontaktów i zaangażowania w przestrzeń cyfrową jest łatwiejsze do powiedzenia niż do zrobienia.

Prowadzenie wirtualnego wydarzenia wymaga takiej samej troski i uwagi (jeśli nie większej) niż wydarzenie osobiste. Na szczęście szybki postęp w technologii umożliwił organizatorom wydarzeń dość płynne przejście do przestrzeni cyfrowej. Przyjrzyjmy się, dlaczego wirtualne wydarzenia szybko zyskują na popularności w przestrzeni pozyskiwania funduszy.

Wydarzenia wirtualne to kolejna wielka rzecz w marketingu wydarzeń

Mówiąc najprościej, wirtualne wydarzenie to zorganizowane doświadczenie, które odbywa się online, a nie w fizycznej lokalizacji. Z tego powodu uczestnicy mogą wchodzić w interakcje i opowiadać się za Twoją sprawą z dowolnego miejsca. Jako podzbiór marketingu wydarzeń, stanowią one dużą szansę na nadanie rozmachu wokół Twojej sprawy i nawiązanie kontaktu z nowymi potencjalnymi klientami.

Wydarzenia wirtualne są wysoce interaktywne i zachęcają osoby do wspólnego wspierania sprawy, na której im zależy. Ponadto przejście do sfery cyfrowej eliminuje fizyczne ograniczenia przestrzeni i pozwala dotrzeć do większej liczby zwolenników niż kiedykolwiek wcześniej. Ten dodatkowy poziom wygody pozwala na wyższe numery rejestracyjne. Dopóki w pełni zrozumiesz proces zarządzania rejestracją, usprawnisz planowanie i realizację oraz skonfigurujesz swój zespół do zorganizowania udanego wirtualnego wydarzenia.

5 rodzajów wirtualnych wydarzeń

Nawet jeśli nie polegasz wyłącznie na nich, włączenie oferty cyfrowej do regularnego zestawu wydarzeń może pomóc ulepszyć cały program. Zanim przejdziesz bezpośrednio do planowania następnego wirtualnego wydarzenia, ważne jest, aby zrozumieć podstawowe podstawy, które tworzą tę cyfrową alternatywę.

1. Webinaria

Webinary to wspaniała okazja do zaangażowania kibiców. Zazwyczaj trwają od 45 do 80 minut, w zależności od liczby mówców i posiadanych treści. Ponieważ istnieją w przestrzeni cyfrowej, uczestnicy z całego świata mogą dołączyć i słuchać z łatwością. Możesz pobierać opłaty od uczestników za pomocą przetwarzania płatności online lub oferować ich za darmo, aby uzyskać wsparcie.

Aby była jak najbardziej interaktywna, niezbędne są narzędzia do wideokonferencji. Powinny umożliwiać transmisję na żywo lub nagranie wideo i być oferowane na żądanie po fakcie. Aby uzyskać dodatkową warstwę zaangażowania, upewnij się, że Twoje narzędzia obsługują funkcję pytań i odpowiedzi, dzięki czemu uczestnicy mogą wchodzić w interakcje ze sobą i Twoim zespołem. Poznaj tajniki webinarów dzięki temu obszernemu przewodnikowi.

2. Konferencje wirtualne

Wirtualne konferencje to wspaniała okazja do networkingu. Podobnie jak ich osobiste odpowiedniki, wirtualne konferencje opierają się na złożonych programach, które obejmują przemówienia programowe, sesje, podgrupy i inne.

Nie wpadnij jednak w pułapkę łączenia kilku webinariów w ciągu kilku dni i nazwania ich konferencją. Może się to wydawać niezorganizowane, a sesje będą w ten sposób luźno powiązane. Jeśli chcesz zapewnić rzeczywistą wartość i wpływ, musisz włożyć wysiłek w kurację tego doświadczenia w sposób, który ma sens.

3. Wirtualne kursy edukacyjne i sesje edukacyjne

W zależności od celu możesz rozważyć prowadzenie wirtualnych kursów lub sesji szkoleniowych na żywo, aby podzielić się swoją wiedzą branżową z odbiorcami. Te wirtualne wydarzenia oferują wiele korzyści płynących z zajęć na żywo bez związanych z tym kosztów. Korzystając z narzędzi do konferencji internetowych, możesz albo zorganizować je na żywo, albo oferować nagrane wcześniej sesje.

Chociaż cele przekazywania wiedzy mogą być takie same, jak w przypadku kursów osobistych, programowanie wirtualne wymaga innego podejścia. Musisz poświęcić szczególną uwagę tworzeniu angażującego i praktycznego projektu instruktażowego. W przeciwnym razie, przy złym projekcie, środowisko uczenia się może wydawać się nienaturalne i techniczne, odwracając użytkowników. Gdy już ułożysz projekt instruktażowy i uporządkujesz wszystko, pamiętaj, aby aktywnie promować swój kurs online, aby szybko rozpocząć rejestrację.

4. Działania w sieci wideo

Sieć online umożliwia uczestnikom łączenie się ze sobą w rozmowach na czacie bez względu na to, gdzie się znajdują. Chociaż funkcja czatu jest ważnym elementem, największy sukces odniesiesz w przypadku wideo, ponieważ zawiera bardzo ważny element twarzą w twarz, który pozwala na głębsze połączenie.

Te wirtualne wydarzenia zwykle trwają godzinę lub dwie, dając poszczególnym osobom mnóstwo czasu na kontakt jeden na jednego. Uczestnicy będą mieli możliwość wymiany informacji kontaktowych i mogą zakończyć godzinę kilkoma nowymi kontaktami zawodowymi.

Zaczynając od tych podstawowych podstaw, możesz wybrać pomysł na wirtualną zbiórkę pieniędzy, który odpowiada Twoim odbiorcom. Zapoznaj się z tymi pomysłami, abyś mógł rozpocząć swoje wirtualne wydarzenie we właściwy sposób.

5. Szkolenia online

Cyfrowe uczenie się rewolucjonizuje sposób pracy firm i organizacji. Krótko mówiąc, wiele sesji szkoleniowych online dla firm jest obecnie dostępnych przez Internet w celu rozwoju biznesu. Wdrażając rozwiązania szkoleniowe online, pracodawcy pomagają swoim pracownikom rozwijać podstawowe umiejętności potrzebne do efektywnego wykonywania pracy, bezpośrednio wpływając na sukces biznesowy.

Ustal, jakie treści szkoleniowe będą zawierać w oparciu o aktualne luki w wiedzy w zespole. Dla każdej sesji zdefiniuj swoje cele edukacyjne i zaprojektuj odpowiednie materiały. Następnie określ środowisko uczenia się potrzebne do przeprowadzenia efektywnych sesji, które mogą być:

• Nauka w czasie rzeczywistym: jeśli Twój zespół pracuje zdalnie, ale chcesz, aby współpracowali ze sobą, ustawienie w czasie rzeczywistym może być najlepszym rozwiązaniem. Poszukaj opcji konferencji wideo/audio lub możliwości prowadzenia webinarów na żywo, aby było to możliwe.
• Nauka asynchroniczna: Jeśli szkolenie jest oparte na quizach i obejmuje wyłącznie kwestionariusze, bardziej korzystne może być zapewnienie użytkownikom osobistych danych logowania i umożliwienie im samodzielnego uzupełnienia materiału.

W każdym razie, kiedy planujesz kolejne szkolenie, zapewnij dostęp do swoich formularzy rejestracyjnych za pośrednictwem swojej strony internetowej. Inwestując w niezawodne oprogramowanie do zarządzania szkoleniami, cały proces rejestracji jest osadzony na Twojej stronie internetowej i usprawniony dla użytkowników.

Korzyści z organizacji wirtualnego wydarzenia w porównaniu z wydarzeniem osobistym

Wraz ze wzrostem świadomości technologicznej coraz więcej firm i organizacji zdaje sobie sprawę z korzyści płynących z wirtualnych wydarzeń. Przyjrzyjmy się niektórym punktom sprzedaży, które często zachęcają ludzi do wybierania wydarzeń wirtualnych.

Niższe koszty

Przy malejących budżetach firmy i organizacje zawsze szukają dodatkowego dolara. Jednym z głównych punktów sprzedaży wirtualnych wydarzeń są niewiarygodnie niskie koszty ogólne. Planiści wydarzeń zaoszczędzą na personelu, przygotowaniu miejsca, kosztach podróży cateringowych i wielu innych. Wszystko, czego potrzebujesz, to skuteczna technologia rejestracji i planowania wydarzeń, i gotowe!

Szersza publiczność

Głównym celem organizacji wydarzeń jest zaangażowanie większej liczby osób. To proste w przypadku wirtualnych wydarzeń! Korzystając z metod marketingu cyfrowego, możesz dotrzeć do odbiorców na całym świecie . Możesz łatwo promować swoje wydarzenie, udostępniając link do swojej strony wydarzenia online. Ludzie mogą dołączyć natychmiast, nie martwiąc się o koszty podróży. Nie tylko to, ale także nie będziesz ograniczać się do ograniczonej przestrzeni lokali, co bezpośrednio umożliwia wyższe liczby rejestracji.

Bardziej dostępne

Kolejną główną zaletą, jaką prezentują wydarzenia wirtualne, jest ich dostępność. Na przykład ci, którzy mają osłabiony układ odpornościowy i ci, którzy mogą mieć problemy sensoryczne i problemy z dużymi tłumami, mogą nie zarejestrować się na osobiste wydarzenie – nawet jeśli są bardzo zainteresowani tematem.

Podobnie osoby z niepełnosprawnością poznawczą mogą łatwo się rozpraszać i mogą korzystać z wirtualnego środowiska z ograniczonymi zakłóceniami. Dodatkowo, przy niższych kosztach ogólnych, możesz obniżyć opłaty rejestracyjne i zwiększyć dostępność dla osób z mniejszymi pieniędzmi. Dzięki możliwości dostosowania wirtualnego wydarzenia osoby te są znacznie bardziej skłonne do wzięcia w nim udziału i czują się zaangażowane w Twoją sprawę.

Podobnie jak w przypadku wydarzeń osobistych, ważne jest, aby wydarzenia wirtualne obejmowały osoby niepełnosprawne. Aby zapewnić, że Twoje cyfrowe wydarzenie będzie dostępne, zapoznaj się z tym kompletnym przewodnikiem dotyczącym ułatwień dostępu w Internecie.

Potencjalne wady wirtualnych wydarzeń

Chociaż wirtualne wydarzenia mogą stworzyć poważny potencjał w zakresie pozyskiwania funduszy, wiąże się z nimi kilka wyzwań. Przyjrzyjmy się niektórym powodom, dla których wirtualne wydarzenia mogą być nieco mniej pożądane niż ich osobiste odpowiedniki i poznajmy kilka wskazówek, jak przezwyciężyć te niepowodzenia.

Mniej wspólnych wydarzeń podbicia

W przypadku wydarzeń wirtualnych planiści muszą poświęcić dodatkowy czas na podjęcie decyzji o sposobie dostarczenia treści. Podczas wydarzeń osobistych znacznie łatwiej jest organizować sesje grupowe i wiele opcji zawartości jednocześnie. Jednak robienie tego wirtualnie jest łatwiejsze do powiedzenia niż do zrobienia.

Planując wirtualne wydarzenie, zastanów się, czy musisz oferować wiele opcji treści jednocześnie, czy też oferować jedną zawartość z wieloma tematami. Zależy to w dużym stopniu od charakteru odbiorców, więc przy podejmowaniu tej decyzji należy dokładnie rozważyć.

Niższe poziomy zaangażowania uczestników

W wielu wirtualnych wydarzeniach brakuje tego elementu twarzą w twarz, który maksymalizuje zaangażowanie. Nigdy nie będą w stanie zaoferować tego samego poziomu interakcji twarzą w twarz. Tylko dlatego, że Twoje wydarzenie musi być oglądane przez ekran, nie oznacza to, że musi być mniej angażujące lub osobiste. Po prostu musisz być wyposażony w odpowiednie narzędzia i działać proaktywnie, aby utrzymać uczestników w zamknięciu.

Trudniej prowadzić rozmowy sprzedażowe

W przypadku wirtualnych wydarzeń trudno jest zyskać kontakt jeden na jednego z potencjalnymi klientami. Networking po prostu nie jest tak opłacalny, jak w przypadku wydarzeń osobistych, a spotkania sprzedażowe muszą odbywać się po fakcie. Nie ma prawdziwego sposobu na obejście tego.

Aby temu przeciwdziałać, bądź bardziej proaktywny w ustalaniu spotkania jeden na jednego w kolejnych dniach. Działania następcze po wydarzeniu muszą odbywać się szybciej i być na miejscu. W przeciwnym razie stracisz rozmach i ryzykujesz, że Twoje rozmowy sprzedażowe spadną.

Trudniej budować trwałe relacje z uczestnikami

O wiele trudniejsze jest nawiązanie kontaktu na poziomie ludzkim z ludźmi, którzy istnieją w dwóch wymiarach na urządzeniu mobilnym lub ekranie komputera. Z tego powodu będziesz musiał bardzo ciężko pracować, aby wchodzić w interakcje w sposób, który umożliwi Ci budowanie prawdziwych relacji.

Na początek zauważ, że podstawą profesjonalnej relacji twarzą w twarz są żywe interakcje. W przypadku rozmów online konwersacje są tak samo naturalne, jak w sytuacjach twarzą w twarz, więc musisz aktywnie brać udział w ożywionych dyskusjach i starać się nawiązać kontakt na poziomie osobistym.

4 niezbędne elementy dobrego wirtualnego wydarzenia

Przed rozpoczęciem wydarzenia należy wziąć pod uwagę kilka elementów technologicznych. W końcu wirtualne wydarzenia opierają się wyłącznie na technologii. Chociaż narzędzia do wideokonferencji są ważne dla frekwencji, skuteczny zestaw narzędzi to znacznie więcej.

Poniżej znajdziesz najważniejsze elementy technologii eventowej do efektywnego planowania i realizacji kolejnego wirtualnego wydarzenia.

Strona wydarzenia

Podobnie jak w przypadku wydarzenia osobistego, musisz opracować dobrze zaprojektowaną witrynę wydarzenia. Służy jako centralne centrum, w którym znajdują się wszystkie informacje związane z wydarzeniem. Stworzenie przyciągającej wzrok strony internetowej to pierwszy krok w skutecznej promocji wydarzenia. To Twoje kluczowe narzędzie do uchwycenia zainteresowania potencjalnych uczestników i zachęcenia ich do rejestracji, więc pamiętaj, aby przekazać wartość swojego wirtualnego wydarzenia, uwzględniając następujące elementy:

• Godzina i data(y) Twojego wydarzenia
• Program
• Kusząca lista mówców
• Informacje o sponsorze
• Link do strony rejestracji

Bez względu na format Twojego wirtualnego wydarzenia, skuteczny marketing jest niezbędny do wzbudzenia zainteresowania. Poświęć trochę czasu na stworzenie wciągającej strony internetowej poświęconej wydarzeniom, która powstrzymuje ludzi przed oddalaniem się.

Narzędzie do rejestracji

Zanim ogłosisz swoje wirtualne wydarzenie, będziesz potrzebować sposobu na pomiar frekwencji i zebranie ważnych danych, a najszybszym sposobem na osiągnięcie tego jest automatyczna rejestracja. Oto kilka wskazówek, jak wybrać taki, który przechwytuje wszystkie ważne informacje:

• Konfigurowalne pola. Jeśli proces rejestracji trwa zbyt długo, ludzie mogą być sfrustrowani i całkowicie zrezygnować z procesu. Upewnij się, że możesz dostosować swoje pola i uczynić je opcjonalnymi, aby uzyskać potrzebne informacje i szybko ułatwić użytkownikom przejście przez proces płatności.
• Bezpieczne przetwarzanie płatności. Bezpieczny zintegrowany procesor płatności umożliwia rejestrującym dokonywanie płatności bezpośrednio w formularzu, a nie za pośrednictwem strony internetowej strony trzeciej. Po wypełnieniu formularza rejestrujący powinni natychmiast wiedzieć, że ich płatność została dokonana za pomocą automatycznych faktur płatności.
• Optymalizacja mobilna. Możliwe, że wielu Twoich rejestrujących się zarejestruje za pośrednictwem swoich urządzeń mobilnych. W końcu 53 procent zeszłorocznego ruchu internetowego na całym świecie pochodziło od użytkowników mobilnych. Umożliwiając użytkownikom mobilnym łatwą rejestrację na Twoje wydarzenie, masz pewność, że ludzie będą mogli zapisać się na Twoje wirtualne wydarzenie w momencie, gdy zdecydują się wziąć w nim udział, maksymalizując Twój potencjał rejestracji.

Wirtualne narzędzie do rejestracji wydarzeń to podstawa Twojego wydarzenia. Poświęć trochę czasu na wybór tego, który nie tylko umożliwia łatwą rejestrację, ale także zapewnia planistom i marketerom dane, których potrzebują, aby zorganizować udane wydarzenie.

Oprogramowanie do wideo i audiokonferencji

Niezależnie od tego, czy przesyłasz strumieniowo w koordynacji z osobistym wydarzeniem, czy polegasz wyłącznie na przestrzeni cyfrowej, wideo dodaje osobisty charakter i dodatkowy poziom interaktywności dla zdalnych uczestników. Można to zrobić na dwa sposoby:

• Jednokierunkowy webcast. W zależności od charakteru Twojego wirtualnego wydarzenia, możesz rozważyć skorzystanie z jednostronnego webcastu. Dzięki tej opcji odbiorcy nie wnoszą zbyt wiele do treści, ale ta opcja doskonale nadaje się do obsługi dużej liczby widzów.
• Możliwości pytań i odpowiedzi. Pomyśl o swoim wydarzeniu jako o okazji do dwustronnej komunikacji. Dzięki funkcji komentowania możesz zapraszać osoby wspierające do interakcji z Tobą i innymi uczestnikami, maksymalizując ich zaangażowanie. Przygotuj się na zadawanie odpowiednich, prowokacyjnych pytań podczas transmisji, aby zainicjować konstruktywną rozmowę.

Wideo jest ważnym elementem zwiększania interaktywności wydarzeń wirtualnych, zwłaszcza że w przeciwnym razie przegapisz ważny element spotkań twarzą w twarz, który towarzyszy wydarzeniom osobistym. Upewnij się, że wybierasz odpowiednie narzędzia, które wspierają Twoje potrzeby.

Ankiety i sondaże

Podobnie jak w przypadku wydarzeń osobistych, informacje zwrotne są niezbędne dla skutecznych wydarzeń wirtualnych. Jedną z głównych zalet wydarzeń wirtualnych nad wydarzeniami osobistymi jest to, że uczestnicy są stale online, co oznacza, że ​​mogą łatwo odpowiadać na ankiety lub ankiety w czasie rzeczywistym podczas sesji. Funkcje ankiet nie tylko dają osobom wspierającym możliwość wyrażenia swoich opinii, ale także informacje zwrotne w czasie rzeczywistym mogą pomóc prezenterom wiedzieć, jak przebiega ich sesja. Jest to szczególnie cenne, ponieważ prelegenci nie widzą twarzy uczestników podczas niektórych wirtualnych wydarzeń.

Idź dalej i umożliwiaj dyskusję między sesjami i poza samym wydarzeniem, prosząc uczestników o szczere opinie za pomocą ankiet. Możesz nawet rozważyć rozpoczęcie wspólnej rozmowy za pomocą internetowych forów dyskusyjnych. Korzystając z tych informacji zwrotnych i dyskusji online, możesz zmierzyć ogólny sukces swojego wydarzenia. Następnie możesz udoskonalić swoje strategie i ulepszyć przyszłe wirtualne wydarzenia.

Wniosek

Dziś możesz włączyć smartfon, tablet lub komputer i nie musisz daleko szukać, aby znaleźć wirtualne wydarzenie na żywo. Ponieważ żyjemy w coraz bardziej cyfrowym świecie, rośnie liczba wydarzeń wirtualnych i nietrudno zrozumieć, dlaczego. Są niezwykle wygodne zarówno dla Twojego zespołu, jak i uczestników, a Ty nie musisz się martwić o koordynację miejsc, podróże i związane z tym koszty.

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się zorganizować swoje wydarzenie wyłącznie w przestrzeni cyfrowej, czy w połączeniu z wydarzeniem osobistym, pamiętaj, aby zachować szczególną ostrożność, dostosowując się do swoich odbiorców. Proces planowania wymaga tyle samo wysiłku i szczegółów, co wydarzenie osobiste, ale nagrody z pewnością są tego warte.

Wydarzenia wirtualne nigdy w pełni nie zastąpią spotkań osobistych. Nic nie zastąpi autentyczności uścisku dłoni lub rozmowy jeden na jednego z doświadczonymi mówcami, ale niosą one za sobą kilka korzyści. Z tego powodu z biegiem czasu z pewnością będziemy świadkami rozwoju tego wydarzenia hybrydowego, dlatego ważne jest, aby organizatorzy wydarzeń nauczyli się wirtualnie angażować kibiców. Zabierz ze sobą te najlepsze praktyki i przygotuj kolejne wirtualne wydarzenie na sukces!