Buat Acara Virtual yang Tidak Akan Berhenti Dibicarakan Orang

Untuk mempertahankan dukungan, organisasi dan bisnis perlu menjadi kreatif dalam melibatkan audiens mereka.

Dengan meningkatnya ketergantungan pada teknologi, acara virtual adalah cara yang bagus untuk mencapai hal ini.

Sementara nilai interaksi tatap muka tidak akan pernah hilang, ada kalanya digital memiliki manfaat atau benar-benar diperlukan. Namun, mengalihkan acara multi-hari yang diisi dengan banyak peluang jaringan dan keterlibatan ke ruang digital lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.

Menyelenggarakan acara virtual membutuhkan perhatian dan perhatian yang sama (jika tidak lebih) daripada acara tatap muka. Untungnya, kemajuan pesat dalam teknologi telah memungkinkan perencana acara untuk beralih ke ruang digital dengan agak mulus. Mari kita lihat mengapa acara virtual dengan cepat mendapatkan daya tarik di ruang penggalangan dana.

Acara virtual adalah hal besar berikutnya dalam pemasaran acara

Sederhananya, acara virtual adalah pengalaman terorganisir yang berlangsung online daripada di lokasi fisik. Karena itu, peserta dapat berinteraksi dan mengadvokasi tujuan Anda dari mana saja. Sebagai bagian dari pemasaran acara, mereka mewakili peluang besar untuk membangun momentum di sekitar tujuan Anda dan terhubung dengan prospek baru.

Acara virtual sangat interaktif dan mendorong individu untuk berkumpul bersama untuk mendukung tujuan yang mereka pedulikan. Plus, pindah ke ranah digital menghilangkan penyempitan ruang fisik dan memungkinkan Anda menjangkau lebih banyak pendukung daripada sebelumnya. Tingkat kenyamanan tambahan ini memungkinkan nomor registrasi yang lebih tinggi. Selama Anda sepenuhnya memahami proses manajemen pendaftaran, Anda akan menyederhanakan perencanaan dan pelaksanaan serta menyiapkan tim Anda untuk menyelenggarakan acara virtual yang sukses.

5 jenis acara virtual

Bahkan jika Anda tidak hanya mengandalkannya, menggabungkan penawaran digital ke acara rutin Anda dapat membantu meningkatkan keseluruhan program Anda. Sebelum terjun langsung ke dalam perencanaan acara virtual Anda berikutnya, penting untuk memahami fondasi dasar yang membentuk alternatif digital ini.

1. Webinar

Webinar adalah kesempatan keterlibatan yang luar biasa bagi para pendukung. Biasanya, mereka berlangsung antara 45 hingga 80 menit, tergantung pada jumlah pembicara dan konten yang Anda miliki. Karena mereka ada di ruang digital, peserta dari seluruh dunia dapat bergabung dan mendengarkan dengan mudah. Anda dapat memilih untuk menagih peserta menggunakan pemrosesan pembayaran online atau menawarkan mereka secara gratis hanya untuk menggalang dukungan.

Untuk membuatnya seinteraktif mungkin, alat konferensi video adalah suatu keharusan . Mereka harus mengaktifkan streaming langsung atau kemampuan video yang direkam sebelumnya dan ditawarkan sesuai permintaan setelah kejadian. Untuk lapisan keterlibatan ekstra, pastikan alat Anda mengaktifkan fungsi Tanya Jawab sehingga peserta dapat berinteraksi satu sama lain dan tim Anda. Pelajari seluk beluk webinar dengan panduan komprehensif ini.

2. Konferensi virtual

Konferensi virtual merupakan peluang jaringan yang luar biasa. Sama seperti rekan-rekan mereka secara langsung, konferensi virtual didasarkan pada agenda kompleks yang mencakup pidato utama, sesi, breakout, dan banyak lagi.

Jangan jatuh ke dalam perangkap merangkai sekelompok webinar bersama selama beberapa hari dan menyebutnya sebagai konferensi. Ini bisa terlihat tidak terorganisir, dan sesi hanya akan dikaitkan secara longgar dengan cara ini. Jika Anda ingin memberikan nilai dan dampak nyata, Anda perlu berupaya untuk mengatur pengalaman dengan cara yang masuk akal.

3. Kursus dan sesi pembelajaran virtual

Bergantung pada tujuan Anda, Anda dapat mempertimbangkan untuk menyelenggarakan kursus virtual atau sesi pembelajaran langsung untuk berbagi pengetahuan industri Anda dengan audiens Anda. Acara virtual ini menawarkan banyak manfaat dari pengalaman kelas langsung tanpa biaya terkait. Dengan menggunakan alat konferensi web, Anda dapat memilih untuk menghostingnya secara langsung atau menawarkan sesi yang telah direkam sebelumnya.

Meskipun tujuan menyampaikan pengetahuan mungkin sama dengan kursus tatap muka, pemrograman virtual memerlukan pendekatan yang berbeda. Anda harus lebih berhati-hati dalam menciptakan desain instruksional yang menarik dan praktis. Jika tidak, dengan desain yang buruk, lingkungan belajar mungkin terlihat tidak alami dan teknis, membuat pengguna menjauh. Setelah Anda memahami desain instruksional dan mengatur semuanya, pastikan untuk secara proaktif memasarkan kursus online Anda untuk memulai pendaftaran.

4. Kegiatan jaringan video

Jaringan online memungkinkan peserta untuk terhubung satu sama lain dalam percakapan berbasis obrolan di mana pun mereka berada. Meskipun fungsi obrolan merupakan komponen penting, Anda akan menemukan yang paling sukses dengan video karena menggabungkan elemen tatap muka yang sangat penting yang memungkinkan koneksi yang lebih dalam.

Peristiwa virtual ini biasanya berlangsung selama satu atau dua jam, memberi individu banyak waktu untuk terhubung satu lawan satu. Peserta akan memiliki kesempatan untuk bertukar informasi kontak dan dapat mengakhiri jam dengan beberapa koneksi profesional baru.

Dimulai dengan fondasi inti ini, Anda dapat memilih ide penggalangan dana virtual yang sesuai dengan audiens Anda. Jelajahi ide-ide ini sehingga Anda dapat memulai acara virtual Anda dengan benar.

5. Sesi pelatihan online

Pembelajaran digital merevolusi cara perusahaan dan organisasi bekerja. Singkatnya, banyak sesi pelatihan perusahaan online sekarang diakses melalui internet untuk tujuan pengembangan bisnis. Dengan menerapkan solusi pelatihan online, pemberi kerja membantu anggota staf mereka mengembangkan keterampilan penting yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif, yang secara langsung berdampak pada kesuksesan bisnis.

Tetapkan apa yang akan disertakan dalam konten pelatihan Anda berdasarkan kesenjangan pengetahuan saat ini di seluruh tim Anda. Untuk setiap sesi, tentukan tujuan pembelajaran Anda dan rancang materi Anda agar sesuai. Kemudian, tentukan lingkungan belajar yang diperlukan untuk melakukan sesi yang efektif, yang dapat berupa:

• Pembelajaran waktu nyata: Jika tim Anda bekerja dari jarak jauh tetapi Anda ingin mereka bekerja sama, pengaturan waktu nyata mungkin merupakan cara yang tepat. Cari opsi konferensi video/audio atau kemampuan untuk melakukan webinar langsung untuk memungkinkan hal ini.
• Pembelajaran asinkron: Jika pelatihan ini berbasis kuis dan hanya menyertakan kuesioner, mungkin akan lebih bermanfaat jika memberikan login pribadi kepada pengguna dan memungkinkan mereka menyelesaikan materi secara individual.

Bagaimanapun, ketika Anda merencanakan pelatihan berikutnya, berikan akses ke formulir pendaftaran Anda melalui situs web Anda. Dengan berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen pelatihan yang andal, seluruh proses pendaftaran tertanam di situs web Anda dan disederhanakan untuk pengguna.

Manfaat menyelenggarakan acara virtual daripada acara tatap muka

Seiring tumbuhnya kesadaran teknologi, semakin banyak bisnis dan organisasi yang menyadari manfaat dari acara virtual. Mari selami beberapa nilai jual yang sering mendorong orang untuk memilih acara virtual.

Biaya lebih rendah

Dengan anggaran menyusut, bisnis dan organisasi selalu mencari untuk menghemat dolar ekstra. Salah satu nilai jual utama dari acara virtual adalah biaya overhead yang sangat rendah. Perencana acara akan menghemat staf, pengaturan tempat, biaya perjalanan katering, dan banyak lagi. Yang Anda butuhkan hanyalah teknologi pendaftaran dan perencanaan acara yang efektif, dan Anda siap melakukannya!

Audiens yang lebih luas

Tujuan utama mengadakan acara adalah untuk terlibat dengan lebih banyak orang. Ini mudah dengan acara virtual! Dengan menggunakan metode pemasaran digital, Anda dapat menjangkau audiens di seluruh dunia . Anda dapat dengan mudah mempromosikan acara Anda dengan membagikan tautan ke halaman acara Anda secara online. Orang-orang dapat bergabung secara instan tanpa mengkhawatirkan biaya perjalanan. Tidak hanya itu, Anda juga tidak akan dibatasi oleh ruang terbatas tempat, yang secara langsung memungkinkan jumlah pendaftaran yang lebih tinggi.

Lebih mudah diakses

Keuntungan utama lain yang disajikan oleh acara virtual adalah aksesibilitasnya. Misalnya, mereka yang memiliki sistem kekebalan yang lemah dan mereka yang mungkin memiliki masalah sensorik dan masalah dengan kerumunan besar mungkin tidak mendaftar untuk menghadiri acara tatap muka – bahkan jika mereka sangat tertarik dengan materi pelajaran.

Demikian pula, mereka yang memiliki cacat kognitif dapat dengan mudah terganggu dan dapat mengambil manfaat dari lingkungan virtual dengan gangguan yang terbatas. Plus, dengan biaya overhead yang lebih rendah, Anda dapat mengurangi biaya pendaftaran dan meningkatkan aksesibilitas kepada mereka yang memiliki lebih sedikit uang. Dengan kemampuan menyesuaikan acara virtual, orang-orang ini kemungkinan besar dapat hadir dan merasa dilibatkan dalam tujuan Anda.

Sama seperti acara tatap muka, penting bahwa acara virtual Anda melibatkan penyandang disabilitas. Untuk memastikan acara digital Anda dapat diakses, lihat panduan aksesibilitas web lengkap ini.

Potensi kerugian dari acara virtual

Meskipun acara virtual dapat menciptakan potensi penggalangan dana yang serius, ada beberapa tantangan yang menyertainya. Mari kita lihat beberapa alasan mengapa acara virtual mungkin sedikit kurang diinginkan daripada acara tatap muka dan jelajahi beberapa kiat untuk mengatasi kemunduran ini.

Lebih sedikit acara breakout kolaboratif

Untuk acara virtual, perencana harus meluangkan waktu ekstra dalam memutuskan bagaimana menyediakan konten. Pada acara tatap muka, jauh lebih mudah untuk menyelenggarakan sesi breakout dan beberapa opsi konten sekaligus. Namun, melakukannya secara virtual lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.

Saat Anda merencanakan acara virtual Anda, pertimbangkan apakah Anda perlu menawarkan beberapa opsi konten secara bersamaan atau jika Anda harus menawarkan pengalaman konten tunggal dengan beberapa materi pelajaran. Ini sangat tergantung pada sifat audiens Anda, jadi pertimbangkan baik-baik saat membuat keputusan ini.

Tingkat keterlibatan peserta yang lebih rendah

Banyak acara virtual tidak memiliki elemen tatap muka yang memaksimalkan keterlibatan. Mereka tidak akan pernah bisa menawarkan tingkat interaksi tatap muka yang sama. Hanya karena acara Anda harus dialami melalui layar, tidak berarti acara tersebut harus kurang menarik atau pribadi. Anda hanya perlu dilengkapi dengan alat yang tepat dan mengambil pendekatan proaktif untuk menjaga agar peserta tetap terkunci.

Lebih sulit untuk melakukan percakapan penjualan

Dengan acara virtual, sulit untuk mendapatkan waktu satu lawan satu dengan prospek. Jaringan sama sekali tidak layak seperti halnya dengan acara tatap muka, dan pertemuan penjualan harus terjadi setelah fakta. Tidak ada cara yang benar untuk mengatasinya.

Untuk mengatasi hal ini, ekstra proaktif dalam mengatur pertemuan satu lawan satu di hari-hari berikutnya. Tindak lanjut pasca-acara perlu dilakukan lebih cepat dan tepat sasaran. Jika tidak, Anda akan kehilangan momentum dan berisiko percakapan penjualan Anda gagal total.

Lebih sulit untuk membangun hubungan yang langgeng dengan peserta

Jauh lebih menantang untuk terhubung pada tingkat manusia dengan orang-orang ketika mereka ada dalam dua dimensi di perangkat seluler atau layar komputer Anda. Karena itu, Anda harus bekerja ekstra keras untuk berinteraksi dengan cara yang memungkinkan Anda membangun hubungan yang tulus.

Untuk memulai, perhatikan bahwa inti dari hubungan profesional tatap muka adalah interaksi yang hidup. Dengan percakapan online, percakapan menjadi alami seperti dalam situasi tatap muka, jadi Anda harus secara proaktif mengambil bagian dalam diskusi yang hidup dan melakukan yang terbaik untuk terhubung pada tingkat pribadi.

4 komponen yang harus dimiliki untuk acara virtual yang bagus

Sebelum Anda meluncurkan acara Anda, ada beberapa komponen teknologi yang perlu Anda pertimbangkan. Bagaimanapun, acara virtual hanya mengandalkan teknologi. Meskipun alat konferensi video penting untuk kehadiran, ada lebih banyak lagi alat yang efektif.

Di bawah ini, Anda akan menemukan bagian terpenting dari teknologi acara untuk merencanakan dan melaksanakan acara virtual Anda berikutnya secara efektif.

Situs web acara

Sama seperti acara tatap muka, Anda perlu mengembangkan situs web acara yang dirancang dengan baik. Ini berfungsi sebagai hub pusat Anda yang menampung semua informasi yang terkait dengan acara Anda. Membuat situs web yang menarik adalah langkah pertama dalam promosi acara yang efektif. Ini adalah alat utama Anda untuk menarik minat calon peserta dan membujuk mereka untuk mendaftar, jadi pastikan untuk mengomunikasikan nilai acara virtual Anda dengan memasukkan elemen-elemen berikut:

• Waktu dan tanggal acara Anda
• Sebuah agenda
• Daftar pembicara yang menggoda
• Informasi sponsor
• Tautan ke halaman pendaftaran Anda

Apa pun format acara virtual Anda, pemasaran yang efektif sangat penting untuk memicu minat. Luangkan waktu untuk membuat situs web acara menawan yang membuat orang tidak berkeliaran.

Alat pendaftaran

Sebelum mengumumkan acara virtual, Anda memerlukan beberapa cara untuk mengukur kehadiran dan mengumpulkan data penting, dan cara tercepat untuk mencapainya adalah dengan pendaftaran otomatis. Berikut adalah beberapa tip untuk memilih satu yang menangkap semua informasi penting:

• Bidang yang dapat disesuaikan. Jika proses pendaftaran Anda memakan waktu terlalu lama, orang mungkin merasa frustrasi dan mengabaikan proses tersebut sama sekali. Pastikan Anda dapat menyesuaikan bidang Anda dan menjadikannya opsional, sehingga Anda mendapatkan informasi yang benar-benar Anda butuhkan dan dengan cepat memfasilitasi pengguna melalui proses hingga pembayaran.
• Pemrosesan pembayaran yang aman. Pemroses pembayaran terintegrasi yang aman memungkinkan pendaftar membayar langsung pada formulir daripada melalui situs web pihak ketiga. Setelah mengisi formulir, pendaftar harus segera mengetahui bahwa pembayaran mereka telah melalui faktur pembayaran otomatis.
• Pengoptimalan seluler. Kemungkinannya, banyak pendaftar Anda akan mendaftar melalui perangkat seluler mereka. Lagi pula, 53 persen lalu lintas web tahun lalu di seluruh dunia berasal dari pengguna seluler. Dengan memungkinkan pengguna seluler mendaftar ke acara Anda dengan mudah, Anda memastikan orang dapat mendaftar ke acara virtual Anda saat mereka memutuskan untuk hadir, sehingga memaksimalkan potensi pendaftaran Anda.

Alat pendaftaran acara virtual adalah pokok acara Anda. Luangkan waktu untuk memilih salah satu yang tidak hanya memungkinkan pendaftaran yang mudah, tetapi juga menyediakan data yang dibutuhkan perencana dan pemasar untuk melakukan acara yang sukses.

Perangkat lunak konferensi video dan audio

Baik Anda streaming dalam koordinasi dengan acara tatap muka atau hanya mengandalkan ruang digital, video menambahkan sentuhan yang menarik dan tingkat interaktivitas ekstra untuk peserta jarak jauh Anda. Ada dua cara yang bisa Anda lakukan tentang ini:

• Siaran web satu arah. Bergantung pada sifat acara virtual Anda, Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan webcasting satu arah. Dengan opsi ini, pemirsa tidak berkontribusi banyak pada konten, tetapi opsi ini sangat bagus untuk menangani banyak pemirsa.
• kemampuan Tanya Jawab. Pikirkan acara Anda sebagai kesempatan untuk komunikasi dua arah. Dengan fungsi komentar, Anda dapat mengundang pendukung untuk berinteraksi dengan Anda dan peserta lain, memaksimalkan keterlibatan mereka. Bersiaplah untuk mengajukan pertanyaan yang relevan dan provokatif selama streaming Anda untuk memicu percakapan yang bermakna.

Video adalah bagian penting untuk membuat acara virtual Anda lebih interaktif, terutama karena Anda akan kehilangan elemen penting tatap muka yang datang dengan acara tatap muka. Pastikan Anda memilih alat yang tepat yang mendukung kebutuhan Anda.

Survei dan jajak pendapat

Mirip dengan acara tatap muka, umpan balik sangat penting untuk acara virtual yang efektif. Salah satu keuntungan utama yang dimiliki acara virtual dibandingkan acara tatap muka adalah bahwa peserta selalu online, yang berarti mereka dapat dengan mudah menjawab jajak pendapat atau survei waktu nyata selama sesi. Kemampuan polling tidak hanya memberi pendukung Anda kesempatan untuk menyuarakan pendapat mereka, tetapi umpan balik waktu nyata dapat membantu penyaji mengetahui bagaimana sesi mereka berjalan. Ini sangat berharga karena pembicara tidak dapat melihat wajah peserta selama beberapa acara virtual.

Lebih jauh dan aktifkan diskusi di antara sesi dan di luar acara itu sendiri dengan meminta peserta untuk memberikan umpan balik yang jujur ​​​​menggunakan survei. Anda bahkan dapat mempertimbangkan untuk memulai percakapan kolaboratif dengan menggunakan papan diskusi online. Dengan menggunakan umpan balik dan diskusi online ini, Anda dapat mengukur keberhasilan acara Anda secara keseluruhan. Kemudian, Anda dapat menyempurnakan strategi dan meningkatkan acara virtual Anda di masa mendatang.

Kesimpulan

Hari ini, Anda dapat menghidupkan ponsel cerdas, tablet, atau komputer Anda dan tidak perlu mencari jauh-jauh untuk menemukan acara virtual langsung. Karena kita hidup di dunia yang semakin digital, peristiwa virtual sedang meningkat, dan tidak sulit untuk mengetahui alasannya. Mereka sangat nyaman untuk tim Anda dan peserta Anda, dan Anda tidak perlu khawatir tentang tempat koordinasi, perjalanan, dan biaya terkait.

Baik Anda memilih untuk menyelenggarakan acara hanya di ruang digital atau bersama dengan acara tatap muka, pastikan untuk lebih berhati-hati dalam menyesuaikan dengan audiens Anda. Proses perencanaan membutuhkan upaya dan detail yang sama seperti acara tatap muka, tetapi imbalannya pasti sepadan.

Acara virtual tidak akan pernah sepenuhnya menggantikan pertemuan tatap muka. Tidak ada yang bisa menggantikan keaslian berjabat tangan atau mengobrol satu lawan satu dengan pembicara yang berpengetahuan luas, tetapi mereka memang memberikan beberapa manfaat. Karena itu, kita pasti akan melihat kebangkitan acara hibrida seiring berjalannya waktu, jadi penting bagi penyelenggara acara untuk mempelajari cara melibatkan pendukung secara virtual. Bawa praktik terbaik ini bersama Anda, dan siapkan acara virtual Anda berikutnya untuk meraih kesuksesan!