Crea un evento virtuale di cui le persone non smettono di parlare

Per mantenere il supporto, le organizzazioni e le aziende devono essere creative nel coinvolgere il proprio pubblico.

Con la crescente dipendenza dalla tecnologia, gli eventi virtuali sono un ottimo modo per raggiungere questo obiettivo.

Sebbene il valore dell'interazione faccia a faccia non si dissiperà mai, ci sono momenti in cui il passaggio al digitale ha i suoi vantaggi o è completamente necessario. Tuttavia, spostare un evento di più giorni pieno di molte opportunità di networking e coinvolgimento nello spazio digitale è più facile a dirsi che a farsi.

Ospitare un evento virtuale richiede la stessa cura e attenzione (se non di più) di un evento di persona. Fortunatamente, i rapidi progressi tecnologici hanno consentito agli organizzatori di eventi di passare allo spazio digitale in modo piuttosto fluido. Diamo un'occhiata al motivo per cui gli eventi virtuali stanno rapidamente guadagnando terreno nello spazio della raccolta fondi.

Gli eventi virtuali sono la prossima grande novità nel marketing di eventi

In poche parole, un evento virtuale è un'esperienza organizzata che si svolge online anziché in un luogo fisico. Per questo motivo, i partecipanti sono in grado di interagire e sostenere la tua causa da qualsiasi luogo. In quanto sottoinsieme del marketing di eventi, rappresentano un'importante opportunità per creare slancio attorno alla tua causa e connettersi con nuovi potenziali clienti.

Gli eventi virtuali sono altamente interattivi e incoraggiano le persone a riunirsi per sostenere una causa a cui tengono. Inoltre, il passaggio alla sfera digitale elimina le costrizioni dello spazio fisico e ti consente di raggiungere più sostenitori che mai. Questo ulteriore livello di praticità consente numeri di registrazione più elevati. Se comprendi appieno il processo di gestione della registrazione, semplificherai la pianificazione e l'esecuzione e preparerai il tuo team per ospitare un evento virtuale di successo.

5 tipi di eventi virtuali

Anche se non ti affidi solo a loro, incorporare offerte digitali nel tuo regolare mix di eventi può aiutarti a migliorare l'intero programma. Prima di immergerti direttamente nella pianificazione del tuo prossimo evento virtuale, è importante comprendere le basi di base che costituiscono questa alternativa digitale.

1. Webinar

I webinar sono una meravigliosa opportunità di coinvolgimento per i sostenitori. In genere, durano da 45 a 80 minuti, a seconda del numero di oratori e dei contenuti che hai. Poiché esistono nello spazio digitale, i partecipanti da tutto il mondo possono unirsi e ascoltare con facilità. Puoi scegliere di addebitare i partecipanti utilizzando l'elaborazione dei pagamenti online o di offrirli gratuitamente solo per ottenere supporto.

Per renderlo il più interattivo possibile, gli strumenti di videoconferenza sono indispensabili . Dovrebbero abilitare lo streaming live o le funzionalità video preregistrate ed essere offerti su richiesta dopo il fatto. Per un ulteriore livello di coinvolgimento, assicurati che i tuoi strumenti abilitino la funzionalità di domande e risposte in modo che i partecipanti possano interagire tra loro e con il tuo team. Scopri i dettagli dei webinar con questa guida completa.

2. Conferenze virtuali

Le conferenze virtuali rappresentano una meravigliosa opportunità di networking. Proprio come le loro controparti di persona, le conferenze virtuali si basano su agende complesse che includono discorsi chiave, sessioni, breakout e altro ancora.

Non cadere nella trappola di mettere insieme una serie di webinar nel corso di pochi giorni e chiamarla conferenza. Questo può sembrare disorganizzato e le sessioni saranno solo vagamente correlate in questo modo. Se vuoi fornire valore e impatto reali, devi impegnarti a curare l'esperienza in un modo che abbia senso.

3. Corsi di formazione virtuale e sessioni di apprendimento

A seconda della tua causa, potresti considerare di ospitare corsi virtuali o sessioni di apprendimento dal vivo per condividere le tue conoscenze del settore con il tuo pubblico. Questi eventi virtuali offrono molti dei vantaggi di un'esperienza in aula dal vivo senza i costi associati. Utilizzando i tuoi strumenti di conferenza web, puoi scegliere di ospitarlo dal vivo o offrire sessioni preregistrate.

Sebbene gli obiettivi dell'insegnamento della conoscenza possano essere gli stessi dei corsi di persona, la programmazione virtuale richiede un approccio diverso. Avrai bisogno di prestare particolare attenzione nella creazione di un design didattico coinvolgente e pratico. Altrimenti, con una progettazione scadente, l'ambiente di apprendimento potrebbe apparire innaturale e tecnico, allontanando gli utenti. Una volta che hai inchiodato il progetto didattico e messo tutto in ordine, assicurati di commercializzare in modo proattivo il tuo corso online per iniziare subito l'iscrizione.

4. Attività di video networking

Il networking online consente ai partecipanti di connettersi tra loro in conversazioni basate su chat, indipendentemente da dove si trovino. Sebbene la funzionalità di chat sia una componente importante, troverai il maggior successo con i video in quanto incorpora l'importantissimo elemento faccia a faccia che consente una connessione più profonda.

Questi eventi virtuali di solito si svolgono nel corso di un'ora o due, dando alle persone tutto il tempo per connettersi uno contro uno. I partecipanti avranno l'opportunità di scambiarsi informazioni di contatto e potranno concludere l'ora con diverse nuove connessioni professionali.

Partendo da queste basi fondamentali, puoi scegliere un'idea di raccolta fondi virtuale adatta al tuo pubblico. Esplora queste idee per iniziare il tuo evento virtuale con il piede giusto.

5. Sessioni di formazione online

L'apprendimento digitale sta rivoluzionando il modo di lavorare di aziende e organizzazioni. In breve, molte sessioni di formazione aziendale online sono ora accessibili tramite Internet per scopi di sviluppo aziendale. Implementando soluzioni di formazione online, i datori di lavoro aiutano i membri del proprio personale a sviluppare le competenze essenziali necessarie per svolgere il proprio lavoro in modo efficace, con un impatto diretto sul successo aziendale.

Stabilisci cosa includerà il tuo contenuto di formazione in base alle attuali lacune di conoscenza nel tuo team. Per ogni sessione, definisci i tuoi obiettivi di apprendimento e progetta i tuoi materiali in modo che corrispondano. Quindi, determina l'ambiente di apprendimento necessario per condurre sessioni efficaci, che possono essere:

• Apprendimento in tempo reale: se il tuo team lavora in remoto ma vorresti che lavorassero insieme, un'impostazione in tempo reale potrebbe essere la strada da percorrere. Cerca le opzioni di videoconferenza/audio o la possibilità di condurre webinar dal vivo per renderlo possibile.
• Apprendimento asincrono: se la formazione è basata su quiz e include solo questionari, potrebbe essere più vantaggioso fornire agli utenti accessi personali e consentire loro di completare il materiale individualmente.

In ogni caso, quando stai pianificando la tua prossima formazione, dai l'accesso ai tuoi moduli di registrazione attraverso il tuo sito web. Investendo in un affidabile software di gestione della formazione, l'intero processo di registrazione è integrato nel tuo sito Web e semplificato per gli utenti.

Vantaggi dell'hosting di un evento virtuale rispetto a un evento di persona

Con la crescita della consapevolezza tecnologica, sempre più aziende e organizzazioni stanno realizzando i vantaggi che derivano dagli eventi virtuali. Diamo un'occhiata ad alcuni dei punti vendita che spesso incoraggiano le persone a scegliere eventi virtuali.

Costi inferiori

Con la riduzione dei budget, le aziende e le organizzazioni cercano sempre di risparmiare un dollaro in più. Uno dei principali punti di forza degli eventi virtuali sono i costi generali incredibilmente bassi. Gli organizzatori di eventi risparmieranno sul personale, sull'allestimento della sede, sui costi di viaggio del catering e molto altro ancora. Tutto ciò di cui hai bisogno è una registrazione efficace e una tecnologia di pianificazione degli eventi e sei a posto!

Pubblico più ampio

L'obiettivo principale di ospitare eventi è coinvolgere più persone. Questo è facile con gli eventi virtuali! Utilizzando i metodi di marketing digitale, puoi raggiungere un pubblico in tutto il mondo . Puoi facilmente promuovere il tuo evento condividendo il link alla pagina del tuo evento online. Le persone possono aderire immediatamente senza preoccuparsi dei costi di viaggio. Non solo questo, ma non sarai nemmeno limitato allo spazio limitato delle sedi, che consente direttamente numeri di registrazione più elevati.

Più accessibile

Un altro vantaggio principale presentato dagli eventi virtuali è la loro accessibilità. Ad esempio, coloro che hanno un sistema immunitario compromesso e coloro che potrebbero avere problemi sensoriali e problemi con una grande folla potrebbero non registrarsi per partecipare a un evento di persona, anche se sono molto interessati all'argomento.

Allo stesso modo, le persone con disabilità cognitive possono distrarsi facilmente e possono beneficiare di un ambiente virtuale con disturbi limitati. Inoltre, con costi generali inferiori, puoi ridurre le tasse di registrazione e aumentare l'accessibilità a chi ha meno soldi. Con la personalizzazione di un evento virtuale, è molto più probabile che questi individui possano partecipare e sentirsi coinvolti nella tua causa.

Proprio come per gli eventi di persona, è fondamentale che i tuoi eventi virtuali includano le persone con disabilità. Per assicurarti che il tuo evento digitale sia accessibile, dai un'occhiata a questa guida completa all'accessibilità web.

Potenziali svantaggi degli eventi virtuali

Mentre gli eventi virtuali possono creare un serio potenziale di raccolta fondi, ci sono alcune sfide che ne derivano. Diamo un'occhiata ad alcuni motivi per cui gli eventi virtuali possono essere leggermente meno desiderabili delle loro controparti di persona ed esploriamo alcuni suggerimenti per superare queste battute d'arresto.

Eventi di breakout meno collaborativi

Per gli eventi virtuali, i pianificatori devono dedicare più tempo a decidere come fornire i contenuti. Agli eventi di persona, è molto più facile ospitare sessioni interattive e più opzioni di contenuto contemporaneamente. Tuttavia, farlo virtualmente è più facile a dirsi che a farsi.

Mentre pianifichi il tuo evento virtuale, valuta se devi offrire più opzioni di contenuto contemporaneamente o se dovresti offrire un'unica esperienza di contenuto con più argomenti. Questo dipende molto dalla natura del tuo pubblico, quindi prendi attenta considerazione quando prendi questa decisione.

Livelli più bassi di coinvolgimento dei partecipanti

Molti eventi virtuali mancano di quell'elemento faccia a faccia che massimizza il coinvolgimento. Non saranno mai in grado di offrire lo stesso livello di interazione faccia a faccia. Solo perché il tuo evento deve essere vissuto attraverso uno schermo non significa che debba essere meno coinvolgente o personale, però. Devi semplicemente essere dotato degli strumenti giusti e adottare un approccio proattivo per mantenere i partecipanti bloccati.

Più difficile avere conversazioni di vendita

Con gli eventi virtuali, è difficile guadagnare tempo uno contro uno con i potenziali clienti. Il networking semplicemente non è praticabile come lo è con gli eventi di persona e gli incontri di vendita devono avvenire dopo il fatto. Non c'è un vero modo per aggirarlo.

Per contrastare questo, sii più proattivo nell'organizzare un incontro uno contro uno nei giorni successivi. Il follow-up post-evento deve avvenire più rapidamente ed essere puntuale. Altrimenti, perderai slancio e rischierai che le tue conversazioni di vendita falliscano.

Più difficile costruire relazioni durature con i partecipanti

È molto più difficile connettersi a livello umano con le persone quando esistono in due dimensioni sul dispositivo mobile o sullo schermo del computer. Per questo motivo, dovrai lavorare sodo per interagire in un modo che ti permetta di costruire relazioni autentiche.

Per iniziare, nota che al centro di una relazione professionale faccia a faccia ci sono le interazioni vivaci. Con le conversazioni online, le conversazioni sono naturali come lo sono nelle situazioni faccia a faccia, quindi dovrai prendere parte in modo proattivo a discussioni vivaci e fare del tuo meglio per connetterti a livello personale.

4 componenti indispensabili di un buon evento virtuale

Prima di lanciare il tuo evento, ci sono diversi componenti tecnologici che devi considerare. Dopotutto, gli eventi virtuali si basano esclusivamente sulla tecnologia. Mentre gli strumenti di videoconferenza sono importanti per la partecipazione, c'è molto di più in un toolkit efficace.

Di seguito, troverai i pezzi più importanti della tecnologia per eventi per pianificare ed eseguire efficacemente il tuo prossimo evento virtuale.

Un sito web per eventi

Proprio come un evento di persona, dovrai sviluppare un sito Web per eventi ben progettato. Questo funge da hub centrale che ospita tutte le informazioni relative al tuo evento. La creazione di un sito web accattivante è il primo passo per una promozione efficace dell'evento. È il tuo strumento chiave per catturare l'interesse dei potenziali partecipanti e invogliarli a registrarsi, quindi assicurati di comunicare il valore del tuo evento virtuale incorporando i seguenti elementi:

• Ora e data(e) del tuo evento
• Un'agenda
• Una lista di relatori allettante
• Informazioni sullo sponsor
• Un link alla tua pagina di registrazione

Indipendentemente dal formato del tuo evento virtuale, un marketing efficace è essenziale per suscitare interesse. Prenditi del tempo per creare un sito Web di eventi accattivante che impedisca alle persone di allontanarsi.

Uno strumento di registrazione

Prima di annunciare il tuo evento virtuale, avrai bisogno di un modo per misurare la partecipazione e raccogliere dati importanti e il modo più rapido per farlo è con la registrazione automatizzata. Ecco alcuni suggerimenti per selezionarne uno che catturi tutte le informazioni vitali:

• Campi personalizzabili. Se il processo di registrazione richiede troppo tempo, le persone potrebbero sentirsi frustrate e abbandonare del tutto il processo. Assicurati di poter personalizzare i tuoi campi e renderli facoltativi, in modo da ottenere le informazioni di cui hai effettivamente bisogno e facilitare rapidamente gli utenti attraverso il processo di pagamento.
• Elaborazione sicura dei pagamenti. Un processore di pagamento integrato sicuro consente ai registranti di pagare direttamente sul modulo anziché tramite un sito Web di terze parti. Dopo aver completato il modulo, i registranti dovrebbero sapere immediatamente che il loro pagamento è stato eseguito con fatture di pagamento automatizzate.
• Ottimizzazione mobile. È probabile che molti dei tuoi iscritti si registreranno tramite i loro dispositivi mobili. Dopotutto, il 53% del traffico web dell'anno scorso in tutto il mondo proveniva da utenti mobili. Consentendo agli utenti mobili di registrarsi facilmente al tuo evento, ti assicuri che le persone possano iscriversi al tuo evento virtuale nel momento in cui decidono di partecipare, massimizzando il tuo potenziale di registrazione.

Uno strumento di registrazione dell'evento virtuale è la base del tuo evento. Prenditi del tempo per scegliere quello che non solo consente una facile registrazione, ma fornisce anche ai pianificatori e agli esperti di marketing i dati di cui hanno bisogno per realizzare un evento di successo.

Software per video e audioconferenza

Che tu stia trasmettendo in streaming in coordinamento con un evento di persona o affidandoti esclusivamente allo spazio digitale, il video aggiunge un tocco personale e un ulteriore livello di interattività per i tuoi partecipanti remoti. Ci sono due modi per farlo:

• Webcast unidirezionale. A seconda della natura del tuo evento virtuale, potresti prendere in considerazione l'utilizzo del webcasting unidirezionale. Con questa opzione, il pubblico non contribuisce molto al contenuto, ma questa opzione è ottima per gestire un gran numero di spettatori.
• Funzionalità di domande e risposte. Pensa al tuo evento come a un'opportunità di comunicazione bidirezionale. Con la funzionalità di commento, puoi invitare i sostenitori a interagire con te e gli altri partecipanti, massimizzando il loro coinvolgimento. Preparati a porre domande pertinenti e provocatorie durante il tuo stream per avviare una conversazione significativa.

Il video è una parte importante per rendere i tuoi eventi virtuali più interattivi, soprattutto perché altrimenti ti mancherà l'importante elemento faccia a faccia che viene fornito con gli eventi di persona. Assicurati di scegliere gli strumenti giusti che supportano le tue esigenze.

Sondaggi e sondaggi

Simile agli eventi di persona, il feedback è vitale per eventi virtuali efficaci. Uno dei principali vantaggi degli eventi virtuali rispetto a quelli di persona è che i partecipanti sono costantemente online, il che significa che possono facilmente rispondere a sondaggi o sondaggi in tempo reale durante le sessioni. Non solo le funzionalità di sondaggio danno ai tuoi sostenitori la possibilità di esprimere le loro opinioni, ma il feedback in tempo reale può aiutare i presentatori a sapere come sta andando la loro sessione. Ciò è particolarmente prezioso poiché i relatori non possono vedere i volti dei partecipanti durante alcuni eventi virtuali.

Vai oltre e abilita la discussione tra le sessioni e oltre l'evento stesso chiedendo ai partecipanti un feedback onesto utilizzando i sondaggi. Potresti anche considerare di avviare una conversazione collaborativa utilizzando i forum di discussione online. Utilizzando questo feedback e discussioni online, puoi misurare il successo generale del tuo evento. Quindi, puoi perfezionare le tue strategie e migliorare i tuoi eventi virtuali futuri.

Conclusione

Oggi puoi accendere il tuo smartphone, tablet o computer e non dovrai guardare lontano per trovare un evento virtuale dal vivo. Poiché viviamo in un mondo sempre più digitale, gli eventi virtuali sono in aumento e non è difficile capire perché. Sono incredibilmente convenienti sia per il tuo team che per i tuoi partecipanti e non devi preoccuparti del coordinamento delle sedi, dei viaggi e dei costi associati.

Sia che tu scelga di ospitare il tuo evento esclusivamente nello spazio digitale o in concomitanza con un evento di persona, assicurati di prestare particolare attenzione alla personalizzazione del tuo pubblico. Il processo di pianificazione richiede lo stesso sforzo e i dettagli di un evento di persona, ma ne vale sicuramente la pena.

Gli eventi virtuali non sostituiranno mai completamente le riunioni di persona. Niente può sostituire l'autenticità di stringere la mano o chattare uno contro uno con oratori esperti, ma comportano diversi vantaggi. Per questo motivo, vedremo sicuramente un aumento dell'evento ibrido con il passare del tempo, quindi è importante che gli organizzatori dell'evento imparino come coinvolgere virtualmente i sostenitori. Porta con te queste best practice e prepara il tuo prossimo evento virtuale al successo!