İnsanların Hakkında Konuşmaktan Vazgeçemeyeceği Bir Sanal Etkinlik Yaratın

Desteği elde tutmak için, kuruluşların ve işletmelerin izleyicileriyle etkileşim kurma konusunda yaratıcı olmaları gerekir.

Teknolojiye olan güvenin artmasıyla birlikte, sanal etkinlikler bunu başarmanın harika bir yoludur.

Yüz yüze etkileşimin değeri asla kaybolmazken, dijitalleşmenin faydalarının olduğu veya tamamen gerekli olduğu zamanlar vardır. Bununla birlikte, çok sayıda ağ oluşturma ve katılım fırsatıyla dolu çok günlük bir etkinliği dijital alana kaydırmak, söylenenden daha kolay.

Sanal bir etkinliğe ev sahipliği yapmak, yüz yüze bir etkinlikle aynı özen ve dikkati (daha fazla değilse) gerektirir. Neyse ki, teknolojideki hızlı gelişmeler, etkinlik planlayıcılarının dijital alana sorunsuz bir şekilde geçmesini mümkün kıldı. Sanal etkinliklerin neden bağış toplama alanında hızla ilgi kazandığına bir göz atalım.

Sanal etkinlikler, etkinlik pazarlamasında bir sonraki büyük şeydir

Basitçe söylemek gerekirse, sanal bir etkinlik, fiziksel bir konumdan ziyade çevrimiçi olarak gerçekleşen organize bir deneyimdir. Bu nedenle, katılımcılar her yerden etkileşim kurabilir ve amacınızı savunabilir. Etkinlik pazarlamasının bir alt kümesi olarak, amacınız etrafında ivme oluşturmak ve yeni potansiyel müşterilerle bağlantı kurmak için büyük bir fırsatı temsil ederler.

Sanal etkinlikler son derece etkileşimlidir ve bireyleri önemsedikleri bir amacı desteklemek için bir araya gelmeye teşvik eder. Ayrıca, dijital alana geçmek, fiziksel alan kısıtlamalarını ortadan kaldırır ve her zamankinden daha fazla destekçiye ulaşmanızı sağlar. Bu ilave kolaylık seviyesi, daha yüksek kayıt numaralarına izin verir. Kayıt yönetimi sürecini tam olarak anladığınız sürece, planlama ve yürütmeyi kolaylaştıracak ve ekibinizi başarılı bir sanal etkinliğe ev sahipliği yapacak şekilde kuracaksınız.

5 tür sanal olay

Yalnızca onlara güvenmeseniz bile, düzenli etkinlik karışımınıza dijital teklifleri dahil etmek, tüm programınızı geliştirmenize yardımcı olabilir. Doğrudan bir sonraki sanal etkinliğinizi planlamaya dalmadan önce, bu dijital alternatifi oluşturan temel temelleri anlamak önemlidir.

1. Web seminerleri

Web seminerleri, destekçiler için harika bir katılım fırsatıdır. Tipik olarak, sahip olduğunuz konuşmacı ve içeriğe bağlı olarak 45 ila 80 dakika arasında sürer. Dijital alanda var oldukları için dünyanın dört bir yanından katılımcılar kolaylıkla katılabilir ve dinleyebilir. Katılımcılardan çevrimiçi ödeme işlemlerini kullanarak ücretlendirmeyi seçebilir veya yalnızca destek toplamak için ücretsiz olarak sunabilirsiniz.

Mümkün olduğunca etkileşimli hale getirmek için video konferans araçları bir zorunluluktur . Ya canlı akışı ya da önceden kaydedilmiş video özelliklerini etkinleştirmeli ve olaydan sonra isteğe bağlı olarak sunulmalıdırlar. Fazladan bir katılım katmanı için, araçlarınızın Soru-Cevap işlevini etkinleştirdiğinden emin olun, böylece katılımcılar birbirleriyle ve ekibinizle etkileşim kurabilir. Bu kapsamlı kılavuzla web seminerlerinin ayrıntılarını öğrenin.

2. Sanal konferanslar

Sanal konferanslar harika bir ağ oluşturma fırsatı sunar. Yüz yüze meslektaşlarına çok benzeyen sanal konferanslar, açılış konuşmaları, oturumlar, aralar ve daha fazlasını içeren karmaşık gündemlere dayanır.

Birkaç gün boyunca bir dizi web seminerini bir araya getirme ve buna konferans deme tuzağına düşmeyin. Bu, düzensiz olarak görünebilir ve oturumlar bu şekilde yalnızca gevşek bir şekilde ilişkilendirilecektir. Gerçek değer ve etki sağlamak istiyorsanız, deneyimi anlamlı bir şekilde küratörlüğünü yapmak için çaba sarf etmeniz gerekir.

3. Sanal eğitim kursları ve öğrenme oturumları

Amacınıza bağlı olarak, sektör bilginizi hedef kitlenizle paylaşmak için sanal kurslar veya canlı öğrenme oturumları düzenlemeyi düşünebilirsiniz. Bu sanal etkinlikler, ilgili maliyetler olmadan canlı bir sınıf deneyiminin birçok avantajını sunar. Web konferansı araçlarınızı kullanarak, onu canlı olarak düzenlemeyi veya önceden kaydedilmiş oturumlar sunmayı seçebilirsiniz.

Bilgi aktarmanın amaçları yüz yüze kurslarla aynı olsa da, sanal programlama farklı bir yaklaşım gerektirir. İlgi çekici ve pratik bir öğretim tasarımı oluşturmaya ekstra özen göstermeniz gerekecek. Aksi takdirde, kötü tasarımla, öğrenme ortamı doğal olmayan ve teknik olarak karşınıza çıkabilir ve kullanıcıları uzaklaştırabilir. Eğitim tasarımını çivileyip her şeyi düzene soktuktan sonra, hızlı bir kayıt başlatmak için çevrimiçi kursunuzu proaktif olarak pazarladığınızdan emin olun.

4. Video ağı faaliyetleri

Çevrimiçi ağ, katılımcıların nerede olurlarsa olsunlar sohbete dayalı konuşmalarda birbirleriyle bağlantı kurmalarını sağlar. Sohbet işlevi önemli bir bileşen olsa da, daha derin bir bağlantıya izin veren çok önemli yüz yüze unsurunu içerdiğinden en fazla başarıyı videoda bulacaksınız.

Bu sanal olaylar genellikle bir veya iki saat içinde gerçekleşir ve bireylere bire bir bağlantı kurmaları için bolca zaman verir. Katılımcılar, iletişim bilgilerini paylaşma fırsatına sahip olacak ve birkaç yeni profesyonel bağlantı ile saati sonlandırabilecekler.

Bu temel temellerden başlayarak, hedef kitlenize uygun sanal bir bağış toplama fikri seçebilirsiniz. Sanal etkinliğinize doğru yerden başlamak için bu fikirleri keşfedin.

5. Çevrimiçi eğitim oturumları

Dijital öğrenme, şirketlerin ve kuruluşların çalışma biçiminde devrim yaratıyor. Kısacası, birçok çevrimiçi kurumsal eğitim oturumuna artık iş geliştirme amacıyla internet üzerinden erişilmektedir. İşverenler, çevrimiçi eğitim çözümlerini uygulayarak, çalışanlarının işlerini etkin bir şekilde yürütmeleri için gereken temel becerileri geliştirmelerine yardımcı olur ve iş başarısını doğrudan etkiler.

Ekibinizdeki mevcut bilgi boşluklarına dayanarak eğitim içeriğinizin neleri içereceğini belirleyin. Her oturum için öğrenme hedeflerinizi tanımlayın ve materyallerinizi buna uygun olarak tasarlayın. Ardından, etkili oturumlar yürütmek için gereken öğrenme ortamını belirleyin; bunlar şunlar olabilir:

• Gerçek zamanlı öğrenme: Ekibiniz uzaktan çalışıyorsa ancak birlikte çalışmalarını istiyorsanız, gerçek zamanlı bir ayar doğru yol olabilir. Bunu mümkün kılmak için video/sesli konferans seçeneklerini veya canlı web seminerleri düzenleme becerisini arayın.
• Asenkron öğrenme: Eğitim sınava dayalıysa ve yalnızca anketler içeriyorsa, kullanıcılara kişisel oturum açma bilgileri sağlamak ve materyali bireysel olarak tamamlamalarına izin vermek daha faydalı olabilir.

Her durumda, bir sonraki eğitiminizi planlarken, web siteniz üzerinden kayıt formlarınıza erişim sağlayın. Güvenilir eğitim yönetimi yazılımına yatırım yaparak, tüm kayıt süreci web sitenize yerleştirilir ve kullanıcılar için kolaylaştırılır.

Yüz yüze bir etkinlik yerine sanal bir etkinliğe ev sahipliği yapmanın faydaları

Teknolojik farkındalık arttıkça, daha fazla işletme ve kuruluş sanal etkinliklerin getirdiği faydaların farkına varıyor. İnsanları genellikle sanal etkinlikleri seçmeye teşvik eden bazı satış noktalarına bir göz atalım.

Daha düşük maliyetler

Daralan bütçelerle birlikte işletmeler ve kuruluşlar her zaman fazladan bir dolar tasarruf etme arayışındadır. Sanal etkinliklerin en önemli satış noktalarından biri, inanılmaz derecede düşük genel gider maliyetleridir. Etkinlik planlayıcıları personelden, mekan kurulumundan, catering seyahat maliyetlerinden ve çok daha fazlasından tasarruf edecek. Tek ihtiyacınız olan etkili kayıt ve etkinlik planlama teknolojisi ve hazırsınız!

Daha geniş kitleler

Etkinliklere ev sahipliği yapmanın temel amacı, daha fazla insanla etkileşim kurmaktır. Sanal etkinliklerle bu çok kolay! Dijital pazarlama yöntemlerini kullanarak dünyanın her yerindeki kitlelere ulaşabilirsiniz. Etkinlik sayfanızın bağlantısını çevrimiçi olarak paylaşarak etkinliğinizi kolayca tanıtabilirsiniz. İnsanlar, seyahat masrafları hakkında endişelenmeden anında katılabilirler. Sadece bu değil, aynı zamanda doğrudan daha yüksek kayıt numaralarını sağlayan sınırlı mekan alanıyla sınırlı kalmayacaksınız.

Daha erişilebilir

Sanal etkinliklerin sunduğu diğer bir ana avantaj, erişilebilir olmalarıdır. Örneğin, bağışıklık sistemi zayıf olanlar ve duyusal sorunları olan ve büyük kalabalıklarla başı dertte olanlar, konuyla oldukça ilgili olsalar bile, yüz yüze bir etkinliğe katılmak için kayıt yaptırmayabilirler.

Benzer şekilde, bilişsel engellilerin dikkati kolayca dağılabilir ve sınırlı rahatsızlıklarla sanal bir ortamdan yararlanabilir. Ayrıca, daha düşük genel gider maliyetleriyle kayıt ücretlerini azaltabilir ve daha az parası olanlara erişilebilirliği artırabilirsiniz. Sanal bir etkinliğin özelleştirilebilirliği sayesinde, bu kişilerin amacınıza katılmaları ve dahil olduklarını hissetmeleri çok daha olasıdır.

Yüz yüze etkinliklerde olduğu gibi, sanal etkinliklerinizin de engelli kişileri içermesi çok önemlidir. Dijital etkinliğinizin erişilebilir olduğundan emin olmak için bu eksiksiz web erişilebilirlik kılavuzuna göz atın.

Sanal olayların olası dezavantajları

Sanal etkinlikler ciddi bir kaynak yaratma potansiyeli yaratabilse de, onlarla birlikte gelen birkaç zorluk vardır. Sanal olayların yüz yüze benzerlerine göre neden biraz daha az arzu edildiğinin bazı nedenlerine bir göz atalım ve bu aksiliklerin üstesinden gelmek için bazı ipuçlarını inceleyelim.

Daha az işbirlikçi ara etkinlikleri

Sanal etkinlikler için, planlayıcıların içeriğin nasıl sağlanacağına karar vermek için fazladan zaman ayırması gerekir. Yüz yüze etkinliklerde, aynı anda ara oturumları ve birden çok içerik seçeneği düzenlemek çok daha kolaydır. Ancak, bunu sanal olarak yapmak yapmaktan daha kolaydır.

Sanal etkinliğinizi planlarken, aynı anda birden fazla içerik seçeneği sunmanız mı yoksa birden çok konuyla ilgili tek bir içerik deneyimi mi sunmanız gerektiğini düşünün. Bu, büyük ölçüde kitlenizin doğasına bağlıdır, bu nedenle bu kararı verirken dikkatli olun.

Daha düşük katılımcı katılımı seviyeleri

Birçok sanal etkinlik, etkileşimi en üst düzeye çıkaran yüz yüze unsurdan yoksundur. Asla aynı düzeyde yüz yüze etkileşim sunamayacaklar. Etkinliğinizin bir ekran aracılığıyla yaşanması gerektiği için, daha az ilgi çekici veya kişisel olması gerektiği anlamına gelmez. Katılımcıları kilitli tutmak için doğru araçlarla donatılmış olmanız ve proaktif bir yaklaşım benimsemeniz yeterlidir.

Satış görüşmeleri yapmak daha zor

Sanal etkinliklerle, potansiyel müşterilerle bire bir zaman kazanmak zor. Ağ oluşturma, yüz yüze etkinliklerde olduğu kadar uygulanabilir değildir ve satış toplantılarının olaydan sonra yapılması gerekir. Etrafında gerçek bir yol yok.

Buna karşı koymak için, takip eden günlerde bire bir toplantı düzenlemek için ekstra proaktif olun. Etkinlik sonrası takibin daha hızlı gerçekleşmesi ve yerinde olması gerekir. Aksi takdirde, ivme kaybedersiniz ve satış konuşmalarınızın düz düşme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

Katılımcılarla kalıcı ilişkiler kurmak daha zor

İnsanlar mobil cihazınızda veya bilgisayar ekranınızda iki boyutta var olduklarında, insanlarla insan düzeyinde bağlantı kurmak çok daha zordur. Bu nedenle, gerçek ilişkiler kurmanıza olanak sağlayacak şekilde etkileşim kurmak için ekstra sıkı çalışmanız gerekecek.

Başlamak için, yüz yüze profesyonel bir ilişkinin özünde canlı etkileşimler olduğunu unutmayın. Çevrimiçi sohbetlerde, sohbetler yüz yüze durumlarda olduğu kadar doğaldır, bu nedenle canlı tartışmalara proaktif olarak katılmanız ve kişisel düzeyde bağlantı kurmak için elinizden gelenin en iyisini yapmanız gerekir.

İyi bir sanal etkinliğin olmazsa olmaz 4 bileşeni

Etkinliğinizi başlatmadan önce, göz önünde bulundurmanız gereken birkaç teknolojik bileşen vardır. Sonuçta, sanal olaylar yalnızca teknolojiye dayanır. Video konferans araçları katılım için önemli olsa da, etkili bir araç setinde çok daha fazlası vardır.

Aşağıda, bir sonraki sanal etkinliğinizi etkili bir şekilde planlamak ve yürütmek için en önemli etkinlik teknolojisi parçalarını bulacaksınız.

Bir etkinlik web sitesi

Yüz yüze bir etkinlik gibi, iyi tasarlanmış bir etkinlik web sitesi geliştirmeniz gerekecek. Bu, etkinliğinizle ilgili tüm bilgileri barındıran merkezi merkeziniz olarak hizmet eder. Etkili etkinlik tanıtımının ilk adımı göz alıcı bir web sitesi oluşturmaktır. Potansiyel katılımcıların ilgisini çekmek ve onları kaydolmaya ikna etmek için temel aracınızdır, bu nedenle aşağıdaki unsurları birleştirerek sanal etkinliğinizin değerini ilettiğinizden emin olun:

• Etkinliğinizin saati ve tarihleri
• Ajanda
• Heyecan verici bir konuşmacı listesi
• Sponsor bilgileri
• Kayıt sayfanıza bir bağlantı

Sanal etkinliğinizin formatı ne olursa olsun, etkin bir şekilde pazarlama, ilgi uyandırmak için çok önemlidir. İnsanların etrafta dolaşmasını engelleyen büyüleyici bir etkinlik web sitesi oluşturmak için zaman ayırın.

Bir kayıt aracı

Sanal etkinliğinizi duyurmadan önce, katılımı ölçmek ve önemli verileri toplamak için bir yola ihtiyacınız olacak ve bunu gerçekleştirmenin en hızlı yolu otomatik kayıttır. Tüm hayati bilgileri içeren birini seçmek için bazı ipuçları:

• Özelleştirilebilir alanlar. Kayıt süreciniz çok uzun sürerse, insanlar hayal kırıklığına uğrayabilir ve süreci tamamen terk edebilir. Alanlarınızı özelleştirebildiğinizden ve isteğe bağlı hale getirebildiğinizden emin olun, böylece gerçekten ihtiyacınız olan bilgileri alırsınız ve kullanıcıları ödemeye kadar olan süreçte hızlı bir şekilde kolaylaştırırsınız.
• Güvenli ödeme işleme. Güvenli bir entegre ödeme işlemcisi, kayıt sahiplerinin üçüncü taraf bir web sitesi yerine doğrudan form üzerinden ödeme yapmasına olanak tanır. Kayıt yaptıranlar, formu doldurduktan sonra otomatik ödeme faturalarıyla ödemelerinin yapıldığını anında bilmelidir.
• Mobil optimizasyon. Büyük olasılıkla, kayıt yaptıranlarınızın çoğu mobil cihazlarından kaydolacaktır. Sonuçta, geçen yıl dünya çapındaki web trafiğinin yüzde 53'ü mobil kullanıcılardan geldi. Mobil kullanıcıların etkinliğinize kolayca kaydolmalarını sağlayarak, insanların katılmaya karar verdikleri anda sanal etkinliğinize kaydolmalarını sağlayarak kayıt potansiyelinizi en üst düzeye çıkarırsınız.

Bir sanal etkinlik kayıt aracı, etkinliğinizin temelini oluşturur. Yalnızca kolay kayıt sağlamakla kalmayıp aynı zamanda planlamacılara ve pazarlamacılara başarılı bir etkinlik için ihtiyaç duydukları verileri sağlayan birini seçmek için zaman ayırın.

Video ve sesli konferans yazılımı

İster yüz yüze bir etkinlikle koordineli olarak yayın yapıyor olun ister yalnızca dijital alana güvenin, video, uzaktaki katılımcılarınız için hoş bir dokunuş ve ekstra bir etkileşim düzeyi ekler. Bu konuda gidebileceğiniz iki yol vardır:

• Tek yönlü web yayını. Sanal etkinliğinizin doğasına bağlı olarak, tek yönlü web yayınını kullanmayı düşünebilirsiniz. Bu seçenekle, izleyici içeriğe fazla katkıda bulunmaz, ancak bu seçenek çok sayıda izleyiciyi idare etmek için harikadır.
• Soru-Cevap yetenekleri. Etkinliğinizi iki yönlü iletişim için bir fırsat olarak düşünün. Yorum yapma işleviyle, destekçileri sizinle ve diğer katılımcılarla etkileşime davet ederek katılımlarını en üst düzeye çıkarabilirsiniz. Anlamlı bir konuşma başlatmak için akışınız sırasında alakalı, kışkırtıcı sorular sormaya hazır olun.

Video, sanal etkinliklerinizi daha etkileşimli hale getirmenin önemli bir parçasıdır, özellikle aksi takdirde yüz yüze etkinliklerle gelen önemli yüz yüze unsurunu kaçıracaksınız. İhtiyaçlarınızı destekleyen doğru araçları seçtiğinizden emin olun.

Anketler ve anketler

Yüz yüze etkinliklere benzer şekilde, etkili sanal etkinlikler için geri bildirim hayati önem taşır. Sanal etkinliklerin yüz yüze etkinliklere göre en büyük avantajlarından biri, katılımcıların sürekli çevrimiçi olmalarıdır, yani oturumlar sırasında gerçek zamanlı anketleri veya anketleri kolayca yanıtlayabilirler. Oylama yetenekleri, destekçilerinize görüşlerini dile getirme şansı vermekle kalmaz, aynı zamanda gerçek zamanlı geri bildirim, sunucuların oturumlarının nasıl gittiğini bilmelerine yardımcı olabilir. Bu özellikle değerlidir çünkü konuşmacılar bazı sanal etkinlikler sırasında katılımcıların yüzlerini göremezler.

Anketleri kullanarak katılımcılardan dürüst geri bildirim isteyerek oturumlar arasında ve etkinliğin ötesinde tartışmayı etkinleştirin. Çevrimiçi tartışma panolarını kullanarak ortak bir sohbet başlatmayı bile düşünebilirsiniz. Bu geri bildirimi ve çevrimiçi tartışmaları kullanarak etkinliğinizin genel başarısını ölçebilirsiniz. Ardından stratejilerinizi hassaslaştırabilir ve gelecekteki sanal etkinliklerinizi iyileştirebilirsiniz.

Çözüm

Bugün akıllı telefonunuzu, tabletinizi veya bilgisayarınızı açabilirsiniz ve canlı bir sanal etkinlik bulmak için çok uzağa bakmanıza gerek kalmayacak. Giderek artan bir şekilde dijital bir dünyada yaşadığımız için sanal olaylar artıyor ve nedenini görmek zor değil. Hem ekibiniz hem de katılımcılarınız için son derece kullanışlıdırlar ve koordinasyon mekanları, seyahat ve ilgili maliyetler hakkında endişelenmenize gerek yoktur.

Etkinliğinizi yalnızca dijital alanda mı yoksa yüz yüze bir etkinlikle birlikte mi düzenlemeyi seçerseniz seçin, hedef kitlenize uygun hale getirirken ekstra özen gösterdiğinizden emin olun. Planlama süreci, yüz yüze bir etkinlik kadar çaba ve ayrıntı gerektirir, ancak ödüller kesinlikle buna değer.

Sanal etkinlikler asla yüz yüze toplantıların yerini tam olarak alamaz. El sıkışmanın veya bilgili konuşmacılarla bire bir sohbet etmenin gerçekliğinin yerini hiçbir şey tutamaz, ancak birçok fayda sağlarlar. Bu nedenle, zaman geçtikçe hibrit etkinliğin yükselişini kesinlikle göreceğiz, bu nedenle etkinlik organizatörlerinin destekçilerle sanal olarak nasıl etkileşim kuracaklarını öğrenmeleri önemlidir. Bu en iyi uygulamaları yanınıza alın ve bir sonraki sanal etkinliğinizi başarıya ulaştırın!