Creați un eveniment virtual despre care oamenii nu vor înceta să vorbească

Pentru a păstra sprijinul, organizațiile și întreprinderile trebuie să fie creative în a-și implica publicul.

Odată cu dependența tot mai mare de tehnologie, evenimentele virtuale sunt o modalitate excelentă de a realiza acest lucru.

În timp ce valoarea interacțiunii față în față nu se va risipi niciodată, există momente când trecerea la digital are beneficiile sale sau este complet necesară. Cu toate acestea, mutarea unui eveniment de mai multe zile, plin cu o mulțime de oportunități de creare de rețele și implicare în spațiul digital, este mai ușor de spus decât de făcut.

Găzduirea unui eveniment virtual necesită aceeași grijă și atenție (dacă nu mai mult) decât un eveniment în persoană. Din fericire, progresele rapide ale tehnologiei au făcut posibil ca planificatorii de evenimente să treacă oarecum fără probleme în spațiul digital. Să aruncăm o privire la de ce evenimentele virtuale câștigă rapid acțiune în spațiul de strângere de fonduri.

Evenimentele virtuale sunt următorul lucru important în marketingul evenimentelor

Mai simplu spus, un eveniment virtual este o experiență organizată care are loc mai degrabă online decât într-o locație fizică. Din acest motiv, participanții pot interacționa și susține cauza dvs. de oriunde. Ca un subset al marketingului pentru evenimente, ele reprezintă o oportunitate majoră de a crea impuls în jurul cauzei tale și de a te conecta cu noi perspective.

Evenimentele virtuale sunt extrem de interactive și încurajează indivizii să se reunească în sprijinul unei cauze la care țin. În plus, trecerea în sfera digitală elimină constrângerile spațiului fizic și vă permite să ajungeți la mai mulți susținători decât oricând. Acest nivel suplimentar de confort permite numere de înregistrare mai mari. Atâta timp cât înțelegeți pe deplin procesul de gestionare a înregistrării, veți simplifica planificarea și execuția și vă veți configura echipa să găzduiască un eveniment virtual de succes.

5 tipuri de evenimente virtuale

Chiar dacă nu te bazezi doar pe ele, încorporarea ofertelor digitale în mixul tău obișnuit de evenimente poate ajuta la îmbunătățirea întregului program. Înainte de a vă scufunda direct în planificarea următorului eveniment virtual, este important să înțelegeți bazele de bază care alcătuiesc această alternativă digitală.

1. Webinarii

Webinarii sunt o oportunitate minunată de implicare pentru susținători. De obicei, acestea durează între 45 și 80 de minute, în funcție de numărul de difuzoare și de conținutul pe care îl aveți. Deoarece există în spațiul digital, participanții din întreaga lume se pot alătura și asculta cu ușurință. Puteți alege să taxați participanții folosind procesarea plăților online sau să le oferiți gratuit doar pentru a obține sprijin.

Pentru a fi cât mai interactiv posibil, instrumentele de videoconferință sunt obligatorii . Acestea ar trebui fie să permită streaming live, fie capabilități video preînregistrate și să fie oferite la cerere după fapt. Pentru un nivel suplimentar de implicare, asigurați-vă că instrumentele dvs. permit funcționalitatea de întrebări și răspunsuri, astfel încât participanții să poată interacționa între ei și cu echipa dvs. Aflați dezavantajele webinarilor cu acest ghid cuprinzător.

2. Conferințe virtuale

Conferințele virtuale reprezintă o oportunitate minunată de relaționare. La fel ca și omologii lor în persoană, conferințele virtuale se bazează pe agende complexe care includ discursuri principale, sesiuni, sesiuni și multe altele.

Nu cădea în capcana de a organiza o grămadă de seminarii web împreună în decurs de câteva zile și de a numi o conferință. Acest lucru poate părea dezorganizat, iar sesiunile vor fi doar vag legate în acest fel. Dacă doriți să oferiți valoare și impact real, trebuie să depuneți efort în organizarea experienței într-un mod care să aibă sens.

3. Cursuri virtuale de educație și sesiuni de învățare

În funcție de cauza dvs., puteți lua în considerare găzduirea de cursuri virtuale sau sesiuni de învățare live pentru a împărtăși cunoștințele din domeniu cu publicul dvs. Aceste evenimente virtuale oferă multe dintre beneficiile unei experiențe de clasă live fără costurile asociate. Folosind instrumentele de conferință web, puteți alege fie să îl găzduiți în direct, fie să oferiți sesiuni preînregistrate.

Deși obiectivele transmiterii de cunoștințe ar putea fi aceleași cu cele ale cursurilor în persoană, programarea virtuală necesită o abordare diferită. Va trebui să acordați o atenție sporită în crearea unui design instrucțional antrenant și practic. În caz contrar, cu un design slab, mediul de învățare poate părea nenatural și tehnic, îndepărtând utilizatorii. Odată ce ați realizat designul instrucțional și ați pus totul în ordine, asigurați-vă că vă comercializați în mod proactiv cursul online pentru a începe înscrierea.

4. Activități de rețea video

Rețelele online le permit participanților să se conecteze între ei în conversații bazate pe chat, indiferent unde se află. În timp ce funcționalitatea de chat este o componentă importantă, veți găsi cel mai mare succes cu videoclipurile, deoarece încorporează elementul foarte important față în față care permite o conexiune mai profundă.

Aceste evenimente virtuale au loc de obicei în decurs de o oră sau două, oferind indivizilor suficient timp pentru a se conecta unu-la-unu. Participanții vor avea ocazia să facă schimb de informații de contact și pot încheia ora cu mai multe conexiuni profesionale noi.

Începând cu aceste fundații de bază, puteți alege o idee virtuală de strângere de fonduri care se potrivește publicului dvs. Explorați aceste idei pentru a vă putea începe evenimentul virtual cu piciorul potrivit.

5. Sesiuni de antrenament online

Învățarea digitală revoluționează modul în care lucrează companiile și organizațiile. Pe scurt, multe sesiuni de instruire corporative online sunt acum accesate prin internet în scopuri de dezvoltare a afacerii. Prin implementarea soluțiilor de formare online, angajatorii îi ajută pe membrii personalului lor să dezvolte abilitățile esențiale necesare pentru a-și îndeplini sarcinile în mod eficient, impactând direct succesul afacerii.

Stabiliți ce va include conținutul dvs. de formare pe baza lacunelor actuale de cunoștințe din cadrul echipei dvs. Pentru fiecare sesiune, definește-ți obiectivele de învățare și proiectează-ți materialele potrivite. Apoi, determinați mediul de învățare necesar pentru a desfășura sesiuni eficiente, care pot fi:

• Învățare în timp real: dacă echipa dvs. lucrează de la distanță, dar doriți ca ei să lucreze împreună, o setare în timp real poate fi calea de urmat. Căutați opțiuni de conferințe video/audio sau posibilitatea de a desfășura seminarii web live pentru a face acest lucru posibil.
• Învățare asincronă: dacă instruirea se bazează pe chestionare și include doar chestionare, ar putea fi mai benefic să le oferi utilizatorilor date de conectare personale și să le permită să completeze materialul individual.

În orice caz, atunci când vă planificați următorul antrenament, acordați acces la formularele de înregistrare prin intermediul site-ului dvs. web. Investind în software fiabil de management al instruirii, întregul proces de înregistrare este încorporat pe site-ul dvs. web și simplificat pentru utilizatori.

Beneficiile găzduirii unui eveniment virtual în comparație cu un eveniment în persoană

Pe măsură ce conștientizarea tehnologică crește, tot mai multe companii și organizații ajung să realizeze beneficiile care vin cu evenimentele virtuale. Să aruncăm o privire asupra unora dintre punctele de vânzare care încurajează adesea oamenii să aleagă evenimente virtuale.

Costuri mai mici

Cu bugetele în scădere, companiile și organizațiile caută mereu să economisească un dolar în plus. Unul dintre principalele puncte de vânzare ale evenimentelor virtuale este costurile generale incredibil de mici. Planificatorii de evenimente vor economisi personal, amenajarea locației, costurile de călătorie cu catering și multe altele. Tot ce ai nevoie este o tehnologie eficientă de înregistrare și planificare a evenimentelor și ești gata!

Public mai larg

Scopul principal al găzduirii evenimentelor este de a interacționa cu mai mulți oameni. Acest lucru este ușor cu evenimentele virtuale! Folosind metode de marketing digital, puteți ajunge la publicul de pe tot globul . Vă puteți promova cu ușurință evenimentul prin partajarea online a linkului către pagina evenimentului. Oamenii se pot alătura instantaneu fără să-și facă griji cu privire la costurile de călătorie. Nu numai asta, dar nu veți fi limitat la spațiul limitat al locațiilor, care permite direct numere de înregistrare mai mari.

Mai accesibil

Un alt avantaj principal pe care îl prezintă evenimentele virtuale este accesibilitatea acestora. De exemplu, cei care au un sistem imunitar compromis și cei care pot avea probleme senzoriale și probleme cu mulțimile mari s-ar putea să nu se înregistreze pentru a participa la un eveniment în persoană – chiar dacă sunt foarte interesați de subiect.

În mod similar, cei cu dizabilități cognitive pot deveni ușor distrași și pot beneficia de un mediu virtual cu tulburări limitate. În plus, cu costuri generale mai mici, puteți reduce taxele de înregistrare și puteți crește accesibilitatea pentru cei cu bani mai puțini. Cu posibilitatea de personalizare a unui eveniment virtual, acești indivizi sunt mult mai probabil să poată participa și să se simtă incluși în cauza ta.

La fel ca în cazul evenimentelor în persoană, este esențial ca evenimentele dvs. virtuale să includă persoanele cu dizabilități. Pentru a vă asigura că evenimentul dvs. digital este accesibil, aruncați o privire la acest ghid complet de accesibilitate web.

Dezavantaje potențiale ale evenimentelor virtuale

În timp ce evenimentele virtuale pot crea un potențial serios de strângere de fonduri, există câteva provocări care vin cu ele. Să aruncăm o privire la câteva motive pentru care evenimentele virtuale pot fi puțin mai puțin dorite decât omologii lor în persoană și să explorăm câteva sfaturi pentru a depăși aceste eșecuri.

Mai puține evenimente de colaborare

Pentru evenimentele virtuale, planificatorii trebuie să aloce timp suplimentar pentru a decide cum să furnizeze conținut. La evenimentele în persoană, este mult mai ușor să găzduiești sesiuni de lucru și mai multe opțiuni de conținut simultan. Cu toate acestea, a face acest lucru practic este mai ușor de spus decât de făcut.

Pe măsură ce vă planificați evenimentul virtual, luați în considerare dacă trebuie să oferiți mai multe opțiuni de conținut simultan sau dacă ar trebui să oferiți o singură experiență de conținut cu mai multe subiecte. Acest lucru depinde în mare măsură de natura publicului dvs., așa că luați în considerare cu atenție atunci când luați această decizie.

Niveluri mai scăzute de implicare a participanților

Multe evenimente virtuale nu au acel element față în față care maximizează implicarea. Nu vor putea niciodată să ofere același nivel de interacțiune față în față. Totuși, doar pentru că evenimentul tău trebuie să fie trăit printr-un ecran nu înseamnă că trebuie să fie mai puțin captivant sau personal. Trebuie pur și simplu să fii echipat cu instrumentele potrivite și să ai o abordare proactivă pentru a menține participanții blocați.

Mai greu de purtat conversații de vânzări

Cu evenimentele virtuale, este greu să câștigi timp unul la unu cu potențialii. Networking-ul pur și simplu nu este la fel de viabil ca în cazul evenimentelor în persoană, iar întâlnirile de vânzări trebuie să aibă loc ulterior. Nu există o modalitate adevărată de ocolire.

Pentru a contracara acest lucru, fiți foarte proactiv în organizarea unei întâlniri unu-la-unu în zilele care urmează. Urmărirea post-eveniment trebuie să aibă loc mai rapid și să fie la punct. În caz contrar, îți vei pierde impulsul și vei risca ca conversațiile de vânzări să scadă.

Mai greu de construit relații de durată cu participanții

Este mult mai dificil să te conectezi la nivel uman cu oamenii atunci când aceștia există în două dimensiuni pe dispozitivul tău mobil sau pe ecranul computerului. Din acest motiv, va trebui să munciți din greu pentru a interacționa într-un mod care să vă permită să construiți relații autentice.

Pentru început, rețineți că la baza unei relații profesionale față în față se află interacțiunile pline de viață. Cu conversațiile online, conversațiile sunt la fel de naturale pe cât sunt în situații față în față, așa că va trebui să participați în mod proactiv la discuții pline de viață și să faceți tot posibilul pentru a vă conecta la nivel personal.

4 componente obligatorii ale unui eveniment virtual bun

Înainte de a vă lansa evenimentul, există mai multe componente tehnologice pe care trebuie să le luați în considerare. La urma urmei, evenimentele virtuale se bazează exclusiv pe tehnologie. În timp ce instrumentele de videoconferință sunt importante pentru prezență, există mult mai mult la un set de instrumente eficient.

Mai jos, veți găsi cele mai importante piese de tehnologie pentru evenimente pentru planificarea și executarea eficientă a următorului eveniment virtual.

Un site de eveniment

La fel ca un eveniment în persoană, va trebui să dezvoltați un site web de eveniment bine conceput. Acesta servește drept hub central care găzduiește toate informațiile legate de evenimentul tău. Crearea unui site web atrăgător este primul pas în promovarea eficientă a evenimentului. Este instrumentul dvs. cheie pentru a capta interesul potențialilor participanți și pentru a-i atrage să se înregistreze, așa că asigurați-vă că comunicați valoarea evenimentului dvs. virtual încorporând următoarele elemente:

• Ora și data(le) evenimentului dvs
• O agendă
• O listă tentantă de vorbitori
• Informații despre sponsor
• Un link către pagina dvs. de înregistrare

Indiferent de formatul evenimentului dvs. virtual, marketingul eficient este esențial pentru a stârni interesul. Fă-ți timp pentru a crea un site web captivant pentru evenimente, care îi împiedică pe oameni să rătăcească.

Un instrument de înregistrare

Înainte de a vă anunța evenimentul virtual, veți avea nevoie de o modalitate de a măsura participarea și de a colecta date importante, iar cea mai rapidă modalitate de a realiza acest lucru este înregistrarea automată. Iată câteva sfaturi pentru a alege unul care să capteze toate informațiile vitale:

• Câmpuri personalizabile. Dacă procesul de înregistrare durează prea mult, oamenii pot fi frustrați și pot abandona complet procesul. Asigurați-vă că vă puteți personaliza câmpurile și le puteți face opționale, astfel încât să obțineți informațiile de care aveți nevoie și să facilitați rapid utilizatorii prin procesul de plată.
• Procesare securizată a plăților. Un procesor de plăți integrat securizat permite solicitanților înregistrați să plătească direct pe formular, mai degrabă decât prin intermediul unui site web al unei terțe părți. După completarea formularului, solicitanții înregistrați ar trebui să știe instantaneu că plata lor a fost efectuată cu facturile de plată automatizate.
• Optimizare mobilă. Sunt șanse ca mulți dintre solicitanții dvs. înregistrați să se înscrie prin intermediul dispozitivelor lor mobile. La urma urmei, 53% din traficul web de anul trecut la nivel mondial a venit de la utilizatorii de telefonie mobilă. Permițând utilizatorilor de telefonie mobilă să se înregistreze cu ușurință pentru evenimentul dvs., vă asigurați că oamenii se pot înscrie pentru evenimentul dvs. virtual în momentul în care decid să participe, maximizând potențialul dvs. de înregistrare.

Un instrument virtual de înregistrare a evenimentelor este elementul de bază al evenimentului dvs. Fă-ți timp pentru a-l alege pe cel care nu numai că permite înregistrarea ușoară, dar oferă și planificatorilor și agenților de marketing datele de care au nevoie pentru a realiza un eveniment de succes.

Software pentru conferințe video și audio

Indiferent dacă transmiteți în flux în coordonare cu un eveniment în persoană sau vă bazați exclusiv pe spațiul digital, videoclipul adaugă o notă personală și un nivel suplimentar de interactivitate pentru participanții dvs. la distanță. Există două moduri prin care poți proceda în acest sens:

• Webcasting unidirecțional. În funcție de natura evenimentului dvs. virtual, puteți lua în considerare utilizarea webcasting-ului unidirecțional. Cu această opțiune, publicul nu contribuie prea mult la conținut, dar această opțiune este excelentă pentru a gestiona un număr mare de spectatori.
• Capacități de întrebări și răspunsuri. Gândește-te la evenimentul tău ca la o oportunitate de comunicare în două sensuri. Cu funcționalitatea de comentare, puteți invita suporteri să interacționeze cu dvs. și cu alți participanți, maximizând implicarea acestora. Fii pregătit să pui întrebări relevante și provocatoare în timpul fluxului tău pentru a declanșa o conversație semnificativă.

Videoclipul este o parte importantă pentru a face evenimentele dvs. virtuale mai interactive, mai ales că altfel veți pierde elementul important față în față care vine cu evenimentele în persoană. Asigurați-vă că alegeți instrumentele potrivite care vă sprijină nevoile.

Sondaje și sondaje

Similar evenimentelor în persoană, feedback-ul este vital pentru evenimente virtuale eficiente. Un avantaj major pe care îl au evenimentele virtuale față de cele în persoană este că participanții sunt în mod constant online, ceea ce înseamnă că pot răspunde cu ușurință la sondaje sau sondaje în timp real în timpul sesiunilor. Nu numai că capabilitățile de sondare le oferă suporterilor tăi șansa de a-și exprima opiniile, dar feedbackul în timp real îi poate ajuta pe prezentatori să știe cum decurge sesiunea lor. Acest lucru este deosebit de valoros, deoarece vorbitorii nu pot vedea fețele participanților în timpul unor evenimente virtuale.

Mergeți mai departe și permiteți discuțiile între sesiuni și dincolo de evenimentul în sine, solicitând participanților feedback sincer folosind sondaje. Puteți chiar să vă gândiți să începeți o conversație de colaborare folosind forumuri de discuții online. Folosind acest feedback și discuțiile online, puteți măsura succesul general al evenimentului dvs. Apoi, vă puteți perfecționa strategiile și vă puteți îmbunătăți viitoarele evenimente virtuale.

Concluzie

Astăzi, vă puteți porni smartphone-ul, tableta sau computerul și nu va trebui să căutați departe pentru a găsi un eveniment virtual live. Pentru că trăim într-o lume din ce în ce mai digitală, evenimentele virtuale sunt în creștere și nu este greu de înțeles de ce. Sunt incredibil de convenabile atât pentru echipa dvs., cât și pentru participanții dvs. și nu trebuie să vă faceți griji cu privire la locurile de coordonare, călătoriile și costurile asociate.

Indiferent dacă alegeți să vă găzduiți evenimentul doar în spațiul digital sau împreună cu un eveniment în persoană, asigurați-vă că aveți grijă sporită în adaptarea publicului dvs. Procesul de planificare necesită la fel de mult efort și detalii ca un eveniment în persoană, dar recompensele merită cu siguranță.

Evenimentele virtuale nu vor înlocui niciodată pe deplin adunările în persoană. Nimic nu poate înlocui autenticitatea strângerii mâinii sau a conversației unu-la-unu cu vorbitori cunoscători, dar acestea prezintă mai multe beneficii. Din această cauză, vom vedea cu siguranță o creștere a evenimentului hibrid pe măsură ce timpul trece, așa că este important ca organizatorii de evenimente să învețe cum să implice suporterii virtual. Luați aceste bune practici cu dvs. și pregătiți următorul eveniment virtual pentru succes!