Erstellen Sie eine virtuelle Veranstaltung, über die die Leute nicht aufhören werden zu reden

Um Unterstützung zu erhalten, müssen Organisationen und Unternehmen kreativ werden, um ihre Zielgruppen anzusprechen.

Angesichts der wachsenden Abhängigkeit von Technologie sind virtuelle Veranstaltungen eine großartige Möglichkeit, dies zu erreichen.

Auch wenn der Wert der persönlichen Interaktion nie nachlassen wird, gibt es Zeiten, in denen die Digitalisierung Vorteile hat oder absolut notwendig ist. Es ist jedoch leichter gesagt als getan, eine mehrtägige Veranstaltung voller Networking- und Engagement-Möglichkeiten in den digitalen Raum zu verlagern.

Die Ausrichtung einer virtuellen Veranstaltung erfordert die gleiche Sorgfalt und Aufmerksamkeit (wenn nicht mehr) als eine persönliche Veranstaltung. Glücklicherweise haben es die schnellen Fortschritte in der Technologie Eventplanern ermöglicht, nahtlos in den digitalen Raum zu wechseln. Werfen wir einen Blick darauf, warum virtuelle Veranstaltungen im Fundraising-Bereich immer mehr an Bedeutung gewinnen.

Virtuelle Events sind das nächste große Ding im Eventmarketing

Einfach ausgedrückt ist eine virtuelle Veranstaltung ein organisiertes Erlebnis, das online und nicht an einem physischen Ort stattfindet. Aus diesem Grund können die Teilnehmer von überall aus interagieren und sich für Ihr Anliegen einsetzen. Als Teilbereich des Eventmarketings stellen sie eine große Chance dar, um Ihr Anliegen in Schwung zu bringen und mit neuen Interessenten in Kontakt zu treten.

Virtuelle Veranstaltungen sind hochgradig interaktiv und ermutigen Einzelpersonen, zusammenzukommen, um eine Sache zu unterstützen, die ihnen am Herzen liegt. Außerdem beseitigt der Wechsel in die digitale Sphäre physische Platzbeschränkungen und ermöglicht es Ihnen, mehr Unterstützer als je zuvor zu erreichen. Dieser zusätzliche Komfort ermöglicht höhere Registrierungszahlen. Solange Sie den Registrierungsverwaltungsprozess vollständig verstehen, optimieren Sie die Planung und Durchführung und richten Ihr Team für die Ausrichtung einer erfolgreichen virtuellen Veranstaltung ein.

5 Arten von virtuellen Veranstaltungen

Auch wenn Sie sich nicht nur darauf verlassen, kann die Integration digitaler Angebote in Ihren regelmäßigen Veranstaltungsmix dazu beitragen, Ihr gesamtes Programm zu verbessern. Bevor Sie direkt in die Planung Ihrer nächsten virtuellen Veranstaltung eintauchen, ist es wichtig, die grundlegenden Grundlagen zu verstehen, die diese digitale Alternative ausmachen.

1. Webinare

Webinare sind eine wunderbare Möglichkeit zur Interaktion mit Unterstützern. Normalerweise dauern sie zwischen 45 und 80 Minuten, abhängig von der Anzahl der Redner und den Inhalten, die Sie haben. Da sie im digitalen Raum existieren, können Teilnehmer aus der ganzen Welt mit Leichtigkeit teilnehmen und zuhören. Sie können den Teilnehmern die Online-Zahlungsabwicklung in Rechnung stellen oder sie kostenlos anbieten, nur um Unterstützung zu sammeln.

Um es so interaktiv wie möglich zu gestalten, sind Videokonferenz-Tools ein Muss . Sie sollten entweder Live-Streaming oder vorab aufgezeichnete Videofunktionen ermöglichen und nachträglich als On-Demand angeboten werden. Stellen Sie für eine zusätzliche Interaktionsebene sicher, dass Ihre Tools die Q&A-Funktionalität aktivieren, damit die Teilnehmer miteinander und mit Ihrem Team interagieren können. Lernen Sie die Besonderheiten von Webinaren mit diesem umfassenden Leitfaden kennen.

2. Virtuelle Konferenzen

Virtuelle Konferenzen bieten eine wunderbare Gelegenheit zum Netzwerken. Ähnlich wie ihre persönlichen Gegenstücke basieren virtuelle Konferenzen auf komplexen Tagesordnungen, die Grundsatzreden, Sitzungen, Breakouts und mehr umfassen.

Tappen Sie jedoch nicht in die Falle, im Laufe von ein paar Tagen eine Reihe von Webinaren aneinander zu reihen und es eine Konferenz zu nennen. Dies kann unorganisiert wirken, und die Sitzungen sind auf diese Weise nur lose miteinander verbunden. Wenn Sie einen echten Mehrwert und Wirkung erzielen möchten, müssen Sie sich bemühen, das Erlebnis auf sinnvolle Weise zu kuratieren.

3. Virtuelle Bildungskurse und Lernsitzungen

Abhängig von Ihrem Anliegen können Sie erwägen, virtuelle Kurse oder Live-Lernsitzungen zu veranstalten, um Ihr Branchenwissen mit Ihrem Publikum zu teilen. Diese virtuellen Veranstaltungen bieten viele der Vorteile eines Live-Klassenzimmererlebnisses ohne die damit verbundenen Kosten. Mit Ihren Webkonferenz-Tools können Sie entweder Live-Hosting durchführen oder vorab aufgezeichnete Sitzungen anbieten.

Obwohl die Ziele der Wissensvermittlung die gleichen sein können wie bei Präsenzkursen, erfordert die virtuelle Programmierung einen anderen Ansatz. Sie müssen besonders darauf achten, ein ansprechendes und praktisches Lehrdesign zu erstellen. Andernfalls kann die Lernumgebung bei schlechtem Design unnatürlich und technisch wirken und die Benutzer abschrecken. Sobald Sie das Unterrichtsdesign perfektioniert und alles in Ordnung gebracht haben, stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Online-Kurs proaktiv vermarkten, um die Anmeldung zu beschleunigen.

4. Videonetzwerkaktivitäten

Online-Networking ermöglicht es den Teilnehmern, sich in Chat-basierten Gesprächen miteinander zu verbinden, egal wo sie sich befinden. Während die Chat-Funktion eine wichtige Komponente ist, werden Sie mit Video den größten Erfolg erzielen, da es das überaus wichtige Face-to-Face-Element enthält, das eine tiefere Verbindung ermöglicht.

Diese virtuellen Veranstaltungen finden normalerweise im Laufe von ein oder zwei Stunden statt, sodass Einzelpersonen genügend Zeit haben, sich persönlich zu vernetzen. Die Teilnehmer haben die Möglichkeit, Kontaktinformationen auszutauschen und können die Stunde mit mehreren neuen beruflichen Verbindungen beenden.

Ausgehend von diesen Kerngrundlagen können Sie eine virtuelle Fundraising-Idee auswählen, die zu Ihrem Publikum passt. Erkunden Sie diese Ideen, damit Sie Ihre virtuelle Veranstaltung mit dem richtigen Fuß beginnen können.

5. Online-Schulungen

Digitales Lernen revolutioniert die Arbeitsweise von Unternehmen und Organisationen. Kurz gesagt, viele Online-Unternehmensschulungen werden jetzt zu Zwecken der Geschäftsentwicklung über das Internet aufgerufen. Durch die Implementierung von Online-Schulungslösungen helfen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern, die wesentlichen Fähigkeiten zu entwickeln, die für die effektive Ausführung ihrer Aufgaben erforderlich sind, was sich direkt auf den Geschäftserfolg auswirkt.

Legen Sie basierend auf aktuellen Wissenslücken in Ihrem Team fest, was Ihre Schulungsinhalte beinhalten werden. Definieren Sie für jede Sitzung Ihre Lernziele und gestalten Sie Ihre Materialien entsprechend. Bestimmen Sie dann die Lernumgebung, die für die Durchführung effektiver Sitzungen erforderlich ist. Diese können sein:

• Echtzeit-Lernen: Wenn Ihr Team remote arbeitet, Sie aber möchten, dass es zusammenarbeitet, ist eine Echtzeit-Einstellung möglicherweise der richtige Weg. Suchen Sie nach Video-/Audiokonferenzoptionen oder der Möglichkeit, Live-Webinare durchzuführen, um dies zu ermöglichen.
• Asynchrones Lernen: Wenn das Training Quiz-basiert ist und nur Fragebögen enthält, kann es vorteilhafter sein, den Benutzern persönliche Logins zur Verfügung zu stellen und ihnen zu ermöglichen, das Material individuell zu bearbeiten.

Wenn Sie Ihre nächste Schulung planen, stellen Sie auf jeden Fall über Ihre Website Zugang zu Ihren Anmeldeformularen bereit. Durch die Investition in eine zuverlässige Schulungsverwaltungssoftware wird der gesamte Registrierungsprozess in Ihre Website eingebettet und für die Benutzer optimiert.

Vorteile der Ausrichtung einer virtuellen Veranstaltung gegenüber einer persönlichen Veranstaltung

Da das technologische Bewusstsein wächst, erkennen immer mehr Unternehmen und Organisationen die Vorteile, die mit virtuellen Veranstaltungen einhergehen. Lassen Sie uns einen Blick auf einige der Verkaufsargumente werfen, die Menschen oft dazu ermutigen, sich für virtuelle Veranstaltungen zu entscheiden.

Geringere Kosten

Angesichts schrumpfender Budgets versuchen Unternehmen und Organisationen immer, einen zusätzlichen Dollar zu sparen. Eines der wichtigsten Verkaufsargumente virtueller Events sind die unglaublich niedrigen Gemeinkosten. Veranstaltungsplaner sparen Personal, Einrichtung des Veranstaltungsortes, Reisekosten für Catering und vieles mehr. Alles, was Sie brauchen, ist eine effektive Registrierungs- und Veranstaltungsplanungstechnologie, und schon kann es losgehen!

Breiteres Publikum

Das Hauptziel der Ausrichtung von Veranstaltungen ist es, mit mehr Menschen in Kontakt zu treten. Mit virtuellen Events geht das ganz einfach! Mit digitalen Marketingmethoden können Sie Zielgruppen auf der ganzen Welt erreichen . Sie können Ihre Veranstaltung ganz einfach bewerben, indem Sie den Link zu Ihrer Veranstaltungsseite online teilen. Menschen können sofort beitreten, ohne sich Gedanken über Reisekosten machen zu müssen. Darüber hinaus sind Sie auch nicht an den begrenzten Platz der Veranstaltungsorte gebunden, was direkt höhere Anmeldezahlen ermöglicht.

Einfacher zugänglich

Ein weiterer Hauptvorteil virtueller Veranstaltungen ist ihre Zugänglichkeit. Personen mit geschwächtem Immunsystem und Personen mit sensorischen Problemen und Problemen mit großen Menschenmengen melden sich möglicherweise nicht für die Teilnahme an einer persönlichen Veranstaltung an – selbst wenn sie sehr an dem Thema interessiert sind.

In ähnlicher Weise können Menschen mit kognitiven Behinderungen leicht abgelenkt werden und von einer virtuellen Umgebung mit begrenzten Störungen profitieren. Außerdem können Sie mit geringeren Gemeinkosten die Registrierungsgebühren senken und den Zugang für diejenigen mit weniger Geld verbessern. Durch die Anpassbarkeit einer virtuellen Veranstaltung ist es viel wahrscheinlicher, dass diese Personen teilnehmen und sich in Ihr Anliegen einbezogen fühlen.

Genau wie bei persönlichen Veranstaltungen ist es entscheidend, dass Ihre virtuellen Veranstaltungen Menschen mit Behinderungen einbeziehen. Um sicherzustellen, dass Ihre digitale Veranstaltung barrierefrei ist, werfen Sie einen Blick auf diesen vollständigen Leitfaden zur Web-Zugänglichkeit.

Mögliche Nachteile virtueller Events

Während virtuelle Veranstaltungen ein ernsthaftes Fundraising-Potenzial schaffen können, sind sie mit einigen Herausforderungen verbunden. Lassen Sie uns einen Blick auf einige Gründe werfen, warum virtuelle Veranstaltungen möglicherweise etwas weniger wünschenswert sind als ihre persönlichen Gegenstücke, und einige Tipps zur Überwindung dieser Rückschläge untersuchen.

Weniger gemeinsame Breakout-Events

Bei virtuellen Veranstaltungen müssen sich Planer mehr Zeit nehmen, um zu entscheiden, wie Inhalte bereitgestellt werden sollen. Bei persönlichen Veranstaltungen ist es viel einfacher, Breakout-Sessions und mehrere Inhaltsoptionen gleichzeitig zu veranstalten. Dies virtuell zu tun ist jedoch leichter gesagt als getan.

Überlegen Sie bei der Planung Ihrer virtuellen Veranstaltung, ob Sie mehrere Inhaltsoptionen gleichzeitig anbieten müssen oder ob Sie ein einziges Inhaltserlebnis mit mehreren Themen anbieten sollten. Dies hängt stark von der Art Ihres Publikums ab. Überlegen Sie diese Entscheidung also sorgfältig.

Geringes Engagement der Teilnehmer

Vielen virtuellen Veranstaltungen fehlt das Face-to-Face-Element, das das Engagement maximiert. Sie werden nie in der Lage sein, das gleiche Maß an persönlicher Interaktion anzubieten. Nur weil Ihre Veranstaltung über einen Bildschirm erlebt werden muss, heißt das nicht, dass sie weniger ansprechend oder persönlich sein muss. Sie müssen lediglich mit den richtigen Tools ausgestattet sein und einen proaktiven Ansatz verfolgen, um die Teilnehmer einzubinden.

Schwieriger, Verkaufsgespräche zu führen

Bei virtuellen Veranstaltungen ist es schwierig, persönliche Zeit mit potenziellen Kunden zu gewinnen. Networking ist einfach nicht so praktikabel wie bei persönlichen Veranstaltungen, und Vertriebsmeetings müssen im Nachhinein stattfinden. Es gibt keinen wahren Weg daran vorbei.

Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie in den folgenden Tagen besonders proaktiv ein Einzelgespräch vereinbaren. Die Nachbereitung nach der Veranstaltung muss schneller und punktgenau erfolgen. Andernfalls verlieren Sie an Dynamik und riskieren, dass Ihre Verkaufsgespräche ins Stocken geraten.

Es ist schwieriger, dauerhafte Beziehungen zu den Teilnehmern aufzubauen

Es ist viel schwieriger, sich auf menschlicher Ebene mit Menschen zu verbinden, wenn sie auf Ihrem Mobilgerät oder Computerbildschirm in zwei Dimensionen existieren. Aus diesem Grund müssen Sie besonders hart arbeiten, um auf eine Weise zu interagieren, die es Ihnen ermöglicht, echte Beziehungen aufzubauen.

Beachten Sie zunächst, dass der Kern einer persönlichen beruflichen Beziehung lebhafte Interaktionen sind. Bei Online-Konversationen sind Konversationen so natürlich wie in Situationen von Angesicht zu Angesicht, daher müssen Sie proaktiv an lebhaften Diskussionen teilnehmen und Ihr Bestes geben, um auf persönlicher Ebene eine Verbindung herzustellen.

4 unverzichtbare Komponenten einer guten virtuellen Veranstaltung

Bevor Sie Ihre Veranstaltung starten, müssen Sie mehrere technologische Komponenten berücksichtigen. Schließlich verlassen sich virtuelle Events ausschließlich auf Technologie. Während Videokonferenz-Tools für die Teilnahme wichtig sind, gehört zu einem effektiven Toolkit noch viel mehr.

Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Veranstaltungstechnologien für die effektive Planung und Durchführung Ihrer nächsten virtuellen Veranstaltung.

Eine Event-Website

Genau wie bei einer persönlichen Veranstaltung müssen Sie eine gut gestaltete Veranstaltungs-Website entwickeln. Dies dient als Ihr zentraler Knotenpunkt, der alle Informationen zu Ihrer Veranstaltung enthält. Das Erstellen einer auffälligen Website ist der erste Schritt zu einer effektiven Event-Promotion. Es ist Ihr wichtigstes Werkzeug, um das Interesse potenzieller Teilnehmer zu wecken und sie zur Registrierung zu bewegen. Stellen Sie also sicher, dass Sie den Wert Ihrer virtuellen Veranstaltung kommunizieren, indem Sie die folgenden Elemente integrieren:

• Zeit und Datum(e) Ihrer Veranstaltung
• Eine Agenda
• Eine verlockende Rednerliste
• Informationen zu Sponsoren
• Ein Link zu Ihrer Registrierungsseite

Unabhängig vom Format Ihrer virtuellen Veranstaltung ist eine effektive Vermarktung unerlässlich, um Interesse zu wecken. Nehmen Sie sich Zeit, um eine fesselnde Event-Website zu erstellen, die die Leute davon abhält, wegzuwandern.

Ein Registrierungstool

Bevor Sie Ihre virtuelle Veranstaltung ankündigen, benötigen Sie eine Möglichkeit, die Anwesenheit zu messen und wichtige Daten zu sammeln, und der schnellste Weg, dies zu erreichen, ist die automatische Registrierung. Hier sind einige Tipps zur Auswahl einer, die alle wichtigen Informationen erfasst:

• Anpassbare Felder. Wenn Ihr Registrierungsprozess zu lange dauert, können die Leute frustriert sein und den Prozess ganz abbrechen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Felder anpassen und optional machen können, damit Sie die Informationen erhalten, die Sie tatsächlich benötigen, und die Benutzer schnell durch den Zahlungsprozess führen.
• Sichere Zahlungsabwicklung. Ein sicherer integrierter Zahlungsprozessor ermöglicht es Registranten, direkt auf dem Formular zu bezahlen, anstatt über die Website eines Drittanbieters. Nach dem Ausfüllen des Formulars sollten die Registranten sofort wissen, dass ihre Zahlung mit automatisierten Zahlungsrechnungen durchgeführt wurde.
• Mobile Optimierung. Die Chancen stehen gut, dass sich viele Ihrer Registranten über ihre mobilen Geräte anmelden. Immerhin stammten 53 Prozent des weltweiten Web-Traffics im vergangenen Jahr von mobilen Nutzern. Indem Sie es mobilen Benutzern ermöglichen, sich einfach für Ihre Veranstaltung zu registrieren, stellen Sie sicher, dass sich die Leute in dem Moment, in dem sie sich für eine Teilnahme entscheiden, für Ihre virtuelle Veranstaltung anmelden können, und maximieren so Ihr Registrierungspotenzial.

Ein Registrierungstool für virtuelle Veranstaltungen ist das Herzstück Ihrer Veranstaltung. Nehmen Sie sich Zeit bei der Auswahl desjenigen, der nicht nur eine einfache Registrierung ermöglicht, sondern auch Planern und Vermarktern die Daten liefert, die sie für eine erfolgreiche Veranstaltung benötigen.

Software für Video- und Audiokonferenzen

Ganz gleich, ob Sie in Abstimmung mit einer persönlichen Veranstaltung streamen oder sich ausschließlich auf den digitalen Raum verlassen, Video verleiht Ihren Remote-Teilnehmern eine sympathische Note und ein zusätzliches Maß an Interaktivität. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie vorgehen können:

• One-Way-Webcasting. Abhängig von der Art Ihrer virtuellen Veranstaltung können Sie die Verwendung von One-Way-Webcasting in Betracht ziehen. Bei dieser Option trägt das Publikum nicht viel zum Inhalt bei, aber diese Option eignet sich hervorragend, um mit einer großen Anzahl von Zuschauern umzugehen.
• Q&A-Funktionen. Betrachten Sie Ihre Veranstaltung als Gelegenheit für eine wechselseitige Kommunikation. Mit der Kommentarfunktion können Sie Unterstützer einladen, mit Ihnen und anderen Teilnehmern zu interagieren und so ihr Engagement zu maximieren. Seien Sie darauf vorbereitet, während Ihres Streams relevante, provokative Fragen zu stellen, um eine sinnvolle Konversation anzuregen.

Video ist ein wichtiger Bestandteil, um Ihre virtuellen Veranstaltungen interaktiver zu gestalten, zumal Ihnen sonst das wichtige Face-to-Face-Element fehlt, das mit persönlichen Veranstaltungen einhergeht. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Tools auswählen, die Ihre Anforderungen unterstützen.

Umfragen und Umfragen

Ähnlich wie bei Präsenzveranstaltungen ist Feedback für effektive virtuelle Veranstaltungen von entscheidender Bedeutung. Ein großer Vorteil, den virtuelle Veranstaltungen gegenüber Präsenzveranstaltungen haben, besteht darin, dass die Teilnehmer ständig online sind, was bedeutet, dass sie während der Sitzungen problemlos Umfragen oder Umfragen in Echtzeit beantworten können. Umfragefunktionen geben Ihren Unterstützern nicht nur die Möglichkeit, ihre Meinung zu äußern, sondern Echtzeit-Feedback kann Moderatoren dabei helfen, zu wissen, wie ihre Sitzung verläuft. Dies ist besonders wertvoll, da die Redner bei einigen virtuellen Veranstaltungen die Gesichter der Teilnehmer nicht sehen können.

Gehen Sie weiter und ermöglichen Sie Diskussionen zwischen den Sitzungen und über die Veranstaltung hinaus, indem Sie die Teilnehmer mithilfe von Umfragen um ehrliches Feedback bitten. Sie können sogar erwägen, ein gemeinsames Gespräch zu beginnen, indem Sie Online-Diskussionsforen verwenden. Anhand dieses Feedbacks und der Online-Diskussionen können Sie den Gesamterfolg Ihrer Veranstaltung messen. Anschließend können Sie Ihre Strategien verfeinern und Ihre zukünftigen virtuellen Veranstaltungen verbessern.

Fazit

Heute können Sie Ihr Smartphone, Tablet oder Ihren Computer einschalten und müssen nicht lange suchen, um ein virtuelles Live-Event zu finden. Da wir in einer zunehmend digitalen Welt leben, nehmen virtuelle Veranstaltungen zu, und es ist nicht schwer zu verstehen, warum. Sie sind sowohl für Ihr Team als auch für Ihre Teilnehmer unglaublich praktisch, und Sie müssen sich keine Gedanken über die Koordinierung der Veranstaltungsorte, Reisen und die damit verbundenen Kosten machen.

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Veranstaltung ausschließlich im digitalen Raum oder in Verbindung mit einer persönlichen Veranstaltung veranstalten, achten Sie besonders darauf, sie auf Ihr Publikum abzustimmen. Der Planungsprozess erfordert genauso viel Aufwand und Details wie eine persönliche Veranstaltung, aber die Belohnungen sind es sicherlich wert.

Virtuelle Veranstaltungen werden persönliche Treffen niemals vollständig ersetzen. Nichts kann die Authentizität des Händeschüttelns oder des persönlichen Gesprächs mit sachkundigen Sprechern ersetzen, aber sie bieten mehrere Vorteile. Aus diesem Grund werden wir im Laufe der Zeit sicherlich einen Anstieg des Hybrid-Events sehen, daher ist es für Event-Organisatoren wichtig zu lernen, wie man Unterstützer virtuell einbindet. Nehmen Sie diese Best Practices mit und bereiten Sie Ihre nächste virtuelle Veranstaltung auf Erfolg vor!