7 советов для успешного внедрения LMS

Итак, вы решили внедрить новую LMS.

Замечательно. В конце концов, вы провели свое исследование. Вы знаете, что данные на вашей стороне, и что реализация LMS важна. На самом деле настолько важно, что 94% сотрудников остались бы в компании дольше, если бы их работодатель инвестировал в их карьеру.

И вы знаете, что ваши сотрудники остаются довольными, а текучесть кадров — беспроигрышной. В конце концов, компании, способные поддерживать эмоциональную вовлеченность сотрудников, имеют больше шансов на рост. Но вы также знаете, что успешное внедрение LMS не будет легкой прогулкой.

Как добиться точной реализации LMS

Вам нужно тщательное планирование, хорошо продуманная дорожная карта и нужные люди в вашей команде реализации, чтобы сдвинуть дело с мертвой точки. Вы должны быть реалистичны в отношении своих временных рамок, дотошны в процессе переноса данных и, конечно же, усердны, когда дело доходит до тестирования. Короче говоря, вам нужен план проекта внедрения LMS, который не срезает углы... и, возможно, одна или две таблетки от головной боли.

Весь этот процесс потребует некоторых реальных, согласованных усилий, но после прочтения этой статьи он станет намного более выполнимым. Считайте следующие семь советов своим новым надежным контрольным списком, который поможет вам быть уверенным в стратегии внедрения LMS в вашей компании, прежде чем вы сможете произнести «ацетаминофен».

1. Определите потребности вашей компании

Это не вещь «один размер подходит всем». У разных компаний разные потребности в LMS. Так какие именно у вас? Первым делом в вашей стратегии внедрения является задать как можно больше вопросов, чтобы определить уникальные потребности вашей компании.

Подробные вопросы и ответы на этом этапе помогут вам в этом. Вы можете создать контрольный список с такими вопросами, как:

• Сколько людей будет использовать вашу LMS?
• Как вы думаете, сколько различных курсов вам понадобится?
• Какие интеграции с другими системами должна иметь ваша LMS?
• Каким должен быть баланс между электронным обучением и обучением на основе ILT?
• А как насчет геймификации?
• Вам нужно уметь продавать свои курсы?
• Каковы ваши потребности в отчетах и ​​опросах?
• Каковы ваши требования безопасности?

На этом этапе нет плохих вопросов. Только когда у вас все записано, вы можете просмотреть свой список и начать сортировать его. В процессе сортировки вы понимаете, каковы ваши приоритеты, когда речь идет о функциях и возможностях. Некоторые функции LMS будут обязательными для вашей компании, в то время как другие могут быть хорошим, но не обязательным дополнением.

Одна вещь, которую следует учитывать, — это если вам когда-нибудь понадобится изменить процессы обучения в вашей компании, наборы навыков и другие потребности в программном обеспечении. Имея это в виду, возможность адаптировать вашу стратегию внедрения LMS и поддерживать вовлеченность ваших сотрудников независимо от того, какие изменения в вашем бизнес-опыте обеспечат их дальнейший успех.

2. Создайте команду внедрения LMS

Теперь, когда вы знаете, что, пришло время сосредоточиться на том, кто. А именно, кто должен руководить и контролировать внедрение вашей LMS; чтобы убедиться, что процесс будет гладким. Не беспокойтесь: вам не придется привлекать для этого дорогих специалистов.

Думайте об этом как о любом другом специальном проекте, за который взялась ваша компания. Ваша команда по внедрению может состоять из небольшой группы людей, которых вы уже наняли, а также некоторых людей, с которыми вы часто сотрудничаете (например, консультантов или советников). Размер этой группы во многом зависит от размера вашей компании и сложности развертывания вашей LMS. Но в большинстве случаев будет достаточно около пяти человек.

Каждый член команды будет владеть своим сектором внедрения вашей LMS, от технической поддержки и администрирования до управления контентом и обучения. Конечно, эти члены команды должны будут сотрудничать внутри и снаружи, особенно позже, когда LMS будет запущена и остальные ваши сотрудники должны быть ознакомлены с ее различными аспектами. Наличие этой команды означает, что ваша компания может беспрепятственно продолжать свою повседневную деятельность, пока идет внедрение LMS.

Итак, какие ключевые роли должны быть в вашей команде внедрения? Это зависит от того, будете ли вы использовать гибкую методологию для этого проекта или нет. Если да, то в вашей команде должны быть PM/владелец и scrum-мастер. Но в любом случае вам нужен кто-то, кто имеет опыт работы с электронным обучением (может быть специалистом или создателем контента), чтобы заниматься сектором контента/курсов.

Затем вам понадобится обучающий администратор. Это человек, который будет взаимодействовать с пользователями LMS, проводить их через процесс и отвечать за отчеты и опросы. И, наконец, вам нужен руководитель группы, который будет контролировать весь план проекта внедрения LMS и следить за прогрессом команды. Этот человек может подчиняться непосредственно вам. Теперь, когда ваша команда по внедрению готова, пришло время обсудить стратегию.

3. Разработайте стратегию внедрения

Первое, что вам нужно сделать, это четко определить свои цели. Какую самую важную цель вы хотите достичь с помощью этой реализации LMS? Какие области вашего бизнеса требуют наибольшего внимания в плане обучения? Какие навыки сотрудников вы хотели бы укрепить? Ваша главная забота — адаптация? Корпоративная культура? Удаленная работа? Подготовки руководящих кадров? Продвижение мягких навыков?

Вполне возможно, что вам будет интересна не одна из этих областей. Но размышление о вашей общей цели поможет вам расставить приоритеты в тех частях вашего плана LMS, на которых вам нужно сосредоточиться прямо сейчас. Когда вы знаете, куда хотите попасть, вы можете составить план, как лучше всего туда добраться.

Это та часть, где вы должны немного раскрыть процесс. Ваша группа внедрения должна встретиться с ключевыми игроками из каждого отдела и получить их отзывы и идеи. Внедрение LMS — это то, что так или иначе затрагивает каждый аспект вашей компании, от управления персоналом до ИТ и обслуживания клиентов.

Конечно, вы не хотите обременять каждый отдел дополнительной работой — поэтому у вас все равно есть команда внедрения. Но очень важно получить мнение каждого, понять их болевые точки и потребности. Это сообщит о типе содержимого электронного обучения, которое вам позже потребуется создать или приобрести.

После того, как раунд обратной связи завершен, пришло время для команды внедрения обработать результаты и разработать план действий. Во-первых, создайте контрольный список для вашего контента электронного обучения, объединив то, что вы только что узнали, с исходным сеансом вопросов и ответов. Затем выберите место, где вы будете собирать всю необходимую информацию, такую ​​как протоколы конфигурации, процедуры и параметры безопасности: центр знаний для вашей реализации LMS. Наконец, вам нужно будет создавать и назначать задачи с учетом временных рамок проекта.

4. Установите временные рамки

Каждому проекту нужны определенные временные рамки. В противном случае это просто прекрасная идея. Ваш проект внедрения LMS не является исключением. Но поскольку это проект со многими движущимися частями, важно быть реалистичным и гибким, когда дело доходит до установки временных рамок.

Вот некоторые вещи, которые вы должны учитывать при включении в расписание:

• Обратная связь от других отделов, прежде чем вы начнете
• Попробуйте различные функции LMS, чтобы увидеть, что вам нужно настроить
• Обратно и обратно с вашим поставщиком LMS, если вам требуются некоторые функции, которые не являются частью вашего первоначального плана.
• Реализация LMS и сама миграция данных (очевидно)
• «Подушка» времени на случай, если во время переноса данных произойдет что-то непредвиденное.
• Адекватное время тестирования перед запуском

Имейте в виду: это проект, который может занять несколько месяцев от начала до конца. Внедрение LMS — это крупная инвестиция в будущее вашей компании, не говоря уже о существенных финансовых вложениях. Его использование будет развиваться с вашими потребностями и потребностями вашей компании с течением времени. Таким образом, всем участникам было бы лучше подойти к этому как к марафону, а не как к гонке.

5. Перенесите свой контент и данные в новую LMS.

Если вы уже используете LMS, вам нужно будет перенести все данные в новую. Если это ваше первое родео, вам следует перенести все соответствующие данные из других источников (например, из отдела кадров) в новую систему.

Процесс переноса данных может быть длительным и сложным, но на самом деле он зависит от того, насколько тщательным было ваше управление данными до этого момента. Например, стандартизированы ли ваши данные? Есть ли какие-либо дубликаты, которые могут вызвать ненужный хаос в вашей системе? Это определенно несколько вещей, которые следует учитывать, чтобы убедиться, что вы готовы к работе с данными. Как только вы убедитесь, что все ваши данные в порядке, вы должны приступить к миграции.

Ваша команда по внедрению LMS должна работать рука об руку с вашим ИТ-отделом и вашим поставщиком LMS. Каждая система LMS уникальна, поэтому важно убедиться, что ничего не попадает под раздачу: профили пользователей, стенограммы курсов и данные оценок, существующие квалификации и опросы пользователей. Вы определенно не хотите, чтобы ваши сотрудники чувствовали, что все обучение, которое они проводили с вашей предыдущей LMS, было напрасным.

Наконец, вам нужно рассмотреть ваш контент. Будете ли вы повторно использовать некоторые из ваших существующих материалов? Если да, то следующим шагом будет миграция контента. Эта часть процесса должна контролироваться назначенным специалистом по контенту электронного обучения вашей группы внедрения LMS.

6. Создайте или приобретите новый контент для электронного обучения

Несмотря на то, что сохранение некоторого старого контента является мудрым решением, новый контент всегда полезен. Велика вероятность того, что ваши цели LMS теперь несколько изменились. Ваш контент должен отражать это. Кроме того, если вы раньше не использовали LMS, вы все равно начнете с нуля.

Итак, где вы берете свой контент? У вас есть два варианта: вы можете создать его с нуля или приобрести у поставщиков. Создание контента для электронного обучения с нуля потребует больше времени и усилий, но его преимущество заключается в том, что он создается с учетом ваших потребностей. Однако, если ваши потребности в LMS просты, покупка готового контента может сэкономить драгоценное время вашей команды и высвободить ресурсы.

В любом случае важно, чтобы ваша LMS была заполнена достаточным количеством контента, прежде чем вы начнете. Вы должны быть в состоянии пройти цикл курса как можно более реалистично в течение периода тестирования и устранения неполадок вашей реализации LMS.

Многие компании поначалу не понимают, что потребности в контенте не исчезнут после того, как ваша LMS будет запущена. Постоянный поток контента имеет решающее значение. Вы хотите, чтобы ваши курсы были в курсе последних технологических разработок. Вы также захотите, чтобы ваш контент отражал последние данные и цели вашей компании, поскольку они меняются со временем. Так что, если у вас нет команды по созданию контента, которая могла бы взять на себя эту задачу, вам потребуется аутсорсинг.

И последнее, о чем вам нужно подумать, это то, что ваш контент должен работать на ваших пользователей в долгосрочной перспективе. Каждый квартал или около того вы должны проводить качественную проверку. Вы видите достаточное сохранение информации? Или ваши сотрудники изо всех сил пытаются закончить курсы и бросают? Не только цели вашей компании будут определять вашу долгосрочную контент-стратегию. Отзывы пользователей и отчеты будут иметь большое значение для этого.

7. Протестируйте свою новую LMS перед ее запуском

Каждый достойный PM скажет вам, что тестирование — это полдела. И они будут правы. Прежде чем запускать новую LMS, очень важно убедиться, что она работает правильно. Но что это значит?

Как упоминалось выше, вы должны быть в состоянии пройти через пользовательскую среду и цикл курса как можно более реалистично. Необходимо выполнить множество задач, от регистрации пользователя и настройки профиля до прохождения процесса электронного обучения.

Это будет существенная работа. Рекомендуется поручить эту работу группе тестирования, которая в идеале состоит из нескольких членов вашей группы реализации, а также некоторых внешних сторон. Создайте документацию с ожидаемым поведением, которое вы должны увидеть для каждой функции/процесса, и передайте эту документацию команде тестирования. Попросите их записать свой опыт: что идет по плану? Что не так? Что вы можете улучшить, прежде чем ваша новая LMS будет запущена? Затем ваша команда по внедрению должна просмотреть эти выводы и решить, готова ли ваша LMS к запуску или нет.

Вывод

Наличие подробного плана проекта внедрения LMS избавит вас от головной боли. И, конечно же, в пути всегда могут возникнуть неожиданные сбои. Но пока вы проявляете гибкость, усердие и поддерживаете хорошие отношения со своей командой, успешное внедрение LMS является само собой разумеющимся.

Найдите подходящее программное решение LMS для уникальных потребностей вашей компании — только на платформе G2.