Понимание бизнес-важности развертывания программного обеспечения

Покупка нового цифрового инструмента всегда будет важным решением, и выбор правильного инструмента требует много размышлений.

Однако не только то, какое программное обеспечение вы покупаете, но и то, как вы его развертываете, решает, будет ли результат настолько успешным, насколько вы этого хотите. Это, конечно, не так увлекательно, как выбор физического инструмента (кто не любит новый молоток?), но подробный план развертывания может решить или помешать успеху этапа внедрения вашего программного обеспечения.

Что такое развертывание в программном обеспечении?

Прежде всего, чтобы убедиться, что мы все на одной странице, давайте договоримся о том, что такое развертывание программного обеспечения.

Что касается программного обеспечения для управления, этап развертывания наступает сразу после завершения процесса покупки, когда вы готовы представить новое решение своей команде. Этап развертывания будет охватывать промежуток времени, в течение которого ваша компания перейдет от неиспользования нового программного обеспечения к его эффективному использованию.

Как и в случае с любым другим бизнес-инструментом, вы не можете ожидать, что все примутся за дело в первый же день; хорошее программное обеспечение для бизнеса, конечно, удобно, но это не бесплатное приложение, которое вы скачали по прихоти.

Цифровые инструменты могут говорить сами за себя, но вы не хотите, чтобы ваша команда училась методом проб и ошибок. Именно здесь вступает в игру план развертывания программного обеспечения: вам нужно, чтобы ваша команда привыкла использовать программное обеспечение в соответствии с рекомендуемыми передовыми методами.

В качестве альтернативы они могут разработать свои собственные окольные методы и придерживаться их до тех пор, пока ваша база данных не превратится в плохо отформатированный беспорядок, поскольку с самого начала не было стандарта, или ваши схемы смен разбросаны по всему календарю, потому что никто не удосужился удалить все. тестовые аккаунты «проб и ошибок».

Со стороны разработчика в его обязанности входит создание графика обучения по развертыванию программного обеспечения, чтобы помочь клиентам перейти либо от отсутствия решения к своему, либо от другого решения к новому. Если это подразумевает очное обучение или обучение по телефону, доступ к базе данных знаний с учебными пособиями или видеороликами для самопомощи, заказчик должен знать, что существуют расходы, связанные с развертыванием с помощью.

Разница между развертыванием программного обеспечения и выпуском программного обеспечения

Чаще всего выпуск программного обеспечения является частью процесса разработки нового цифрового инструмента и стоит отдельно от этапа развертывания; разработчик обязан делать это часто. Последний также разработает план развертывания на этапе выпуска программного обеспечения, охватывающий вышеупомянутый план обучения и выпускающий набор минимальных требований к оборудованию для эффективной работы программного обеспечения.

9 преимуществ эффективного развертывания программного обеспечения

Вот девять преимуществ развертывания программного обеспечения, о которых вы должны знать, сначала в удобной инфографике, а затем более подробно изложенных ниже.

1. Оптимизация внутренних операций и бизнес-процессов

Основная цель развертывания программного обеспечения для управления — вывести каждую операцию на один экран. Часто менеджеры и бизнес-лидеры сталкиваются с трудностями при выборе между использованием нескольких программ для каждой области (например, планирование смен, инвентаризация, обслуживание клиентов) или комплексным решением.

Первый обеспечивает большую гибкость и глубину функций, поскольку его цель состоит в том, чтобы делать одну вещь и делать это хорошо, в то время как последний может быть более доступным и эффективным, поскольку пользователям не нужно вводить двойные данные или пролистывать экраны. Вообще говоря, небольшие компании выбирают несколько бесплатных решений, в то время как те, кто стремится к устойчивому росту, выбирают платное комплексное решение.

2. Легко развертывайте программное обеспечение для новых пользователей и устройств

Одним из преимуществ наличия продуманной стратегии развертывания программного обеспечения является учет новых сотрудников, а также обновлений оборудования. Отсутствие необходимости полагаться на какое-либо конкретное оборудование означает, что у вас есть возможность диктовать свое собственное оборудование, а ваши новые сотрудники могут использовать существующие учебные ресурсы, чтобы быстро ознакомиться с инструментом.

В то же время вы можете сделать определенное программное обеспечение обязательным при наборе персонала и обойти этот этап, если решения достаточно распространены (например, HubSpot для продаж).

Вы можете столкнуться с некоторым сопротивлением, если вдруг захотите представить цифровые инструменты более традиционным сотрудникам, например специалистам по обслуживанию, поэтому убедитесь, что вы хорошо доносите преимущества и обучаете их правильно использовать мобильные устройства для бизнеса.

По словам Ниши Рагвани, руководителя отдела обслуживания клиентов Commusoft:

«Вы будете удивлены, увидев, что многих людей, придерживающихся традиций и избегающих технологий, зачастую легче всего тренировать, потому что у них нет вредных привычек из других источников. Но даже если вы перешли из другого программного обеспечения, все должны ценить обучение и ценить то, чему вы можете научиться».

3. Храните все программные устройства в централизованном месте.

Централизация данных означает наличие полного доступа к информации о клиентах и ​​сотрудниках в любое время на одном экране. Никакого двойного ввода данных, никакой переписки по электронной почте с разными сотрудниками, никакого сбора электронных таблиц.

Централизация информации является одним из самых больших преимуществ развертывания программного обеспечения, поскольку каждый сотрудник имеет доступ к одной и той же информации, которая обновляется в режиме реального времени, что снижает вероятность ошибок и недоразумений. В то же время ваша команда также становится более эффективной, поскольку они могут избавиться от лишней бумажной работы и сосредоточиться на других приоритетах.

4. Помогите пользователям удаленно подключаться к устройствам

В последнее время мы определенно думали о работе на дому, но это всегда должно было быть темой, независимо от обстоятельств. Соблюдение хорошего плана развертывания программного обеспечения потребует усилий, но в долгосрочной перспективе это окупится, поскольку ваши сотрудники всегда будут иметь доступ к своей рабочей информационной панели, независимо от их местоположения. Возможность удаленного подключения к работе означает, что ваша производительность не пострадает в непредвиденных обстоятельствах.

Облачное программное обеспечение для управления заданиями предназначено для удаленного доступа к информации, чтобы данные не хранились просто в одном месте. По крайней мере, ни в одной физической системе. Вместо этого она хранится в виртуальном облаке, что означает, что вы можете получить доступ к своей информации из любой точки мира, если у вас есть подключение к Интернету.

Когда данные автоматически синхронизируются с облаком, вы можете держать своих сотрудников в курсе того, что происходит, и вам не нужно, чтобы мы сообщали вам, что может значительно сократить количество времени, потраченного впустую на недоразумения. Кроме того, это повышает безопасность, может сэкономить место и может оказаться дешевле, чем отправка неправильного счета клиенту.

5. Разрешить пользователям устанавливать приложения через портал самообслуживания.

Превращение проблемы в возможность — это, безусловно, правильный путь, когда дело доходит до преодоления сложных обстоятельств, и предоставление пользователям возможности устанавливать программное обеспечение самостоятельно и на любом устройстве, безусловно, поможет. Пока вы используете программное обеспечение со встроенными уровнями полномочий (например, сотрудник, администратор, менеджер), которые ограничивают возможности определенных пользователей, веб-порталы самообслуживания — отличный способ разгрузить вашу ИТ-команду.

Если выбранное вами цифровое решение требует установки какого-либо приложения непосредственно на ваши устройства, конечный пользователь может сделать это самостоятельно. Представьте, если бы вам пришлось вручную устанавливать приложение на каждое мобильное устройство, а не просто просить людей посетить App Store или Play Store.

6. Автоматизируйте обновления программного обеспечения

Бизнес-лидеры и менеджеры, инвестировавшие в проприетарное программное обеспечение, познают боль от необходимости постоянно следить за конкурентами, чтобы убедиться, что они остаются впереди. Проприетарное программное обеспечение имеет свои преимущества, поскольку оно полностью настраивается для вашего бизнеса, но после развертывания вы также несете ответственность за его обновление. Это, если у вас еще нет собственной команды разработчиков программного обеспечения, естественно, будет стоить дорого.

Готовое программное обеспечение, с другой стороны, подразумевает постоянные затраты, а не разовую плату, но ответственность за то, чтобы не отставать от Джонсов, перекладывается на поставщика. При этом всегда проверяйте обзоры и обновления, прежде чем принимать решение; вам не нужен инструмент, который не обновлялся годами.

7. Обучение на этапе развертывания ПО повышает эффективность

Говоря об обзорах, мы уверены, что в наши дни в деловом мире никто не двигает мускулами, не читая обзоры, но обучение программному обеспечению, кажется, не упоминается в них часто. На этапе развертывания обучение работе с программным обеспечением имеет первостепенное значение, особенно для малых предприятий, у которых нет выделенных ИТ-команд.

Если сотрудникам приходится ежедневно звонить в службу поддержки, страдает производительность бизнеса. Включение обучения в этап развертывания не только позволяет сотрудникам быстрее работать с полной отдачей, но и гарантирует, что они получат максимальную отдачу от инвестиций.

8. Повышенная эффективность экономит ваши деньги в долгосрочной перспективе

Надлежащее программное обеспечение и его более обширный этап развертывания могут отпугнуть людей от инвестиций в цифровые инструменты, поскольку это дополнительная нагрузка на их ресурсы. Однако по сравнению с использованием бумажных и ручных методов долгосрочная прибыль намного превышает затраты.

Например, этот безбумажный калькулятор экономии показывает, сколько сервисный бизнес может сэкономить, используя программное обеспечение для управления. Конечно, вы можете не работать в сфере услуг, но, вводя свои собственные бизнес-затраты, вы можете понять потенциал экономии, несмотря на то, что может показаться большим первоначальным вложением.

9. Настройка соответствующих интеграций с самого начала

Еще одно преимущество наличия выделенного этапа развертывания программного обеспечения заключается в том, что он дает вам возможность работать вместе с разработчиком над внедрением интеграции. Это гарантирует, что вам не придется сопоставлять существующую базу данных с форматом, требуемым для интеграции, что может потребовать времени и большого терпения.

Например, Sage, программное обеспечение для бухгалтерского учета, интегрируется со многими решениями для управления и может значительно ускорить процесс выставления счетов, если ввод информации о клиентах соответствует их рекомендациям. Это также может стать отличной возможностью для вас рассмотреть другое новое программное обеспечение, которое может работать вместе с развертываемым в настоящее время решением.

Вывод

Когда дело доходит до разработки программного решения, безусловно, еще многое предстоит изучить, но этап развертывания определенно не стоит скупиться. Кроме того, важно также учитывать человеческий фактор, потому что внедрение нового инструмента может показаться пугающим для сотрудников, если они не чувствуют, что их консультируют и им не дают время на адаптацию.

Всякий раз, когда вы инвестируете в новый инструмент, цифровой или иной, помните, что конечной целью является развитие вашего бизнеса и улучшение процессов, которые сдерживают вас сейчас. Корректировка ключевых показателей эффективности и информирование сотрудников об изложенных выше преимуществах поможет вам направить их в нужное русло и мотивировать. В общем, развертывание программного обеспечения может снизить ваши шансы на успех, поэтому убедитесь, что вы делаете это хорошо!