Comprendre l'importance commerciale du déploiement de logiciels

L'achat d'un nouvel outil numérique sera toujours une décision importante et il faut beaucoup de réflexion pour choisir le bon.

Cependant, ce n'est pas seulement le logiciel que vous achetez, mais aussi la façon dont vous le déployez qui décide si le résultat sera aussi réussi que vous le souhaitez. Ce n'est certainement pas aussi amusant que de choisir un outil physique (qui n'aime pas un nouveau marteau ?), mais un plan de déploiement détaillé peut faire ou défaire le succès de votre phase d'implémentation logicielle.

Qu'est-ce que le déploiement dans un logiciel ?

Tout d'abord, pour nous assurer que nous sommes tous sur la même page ici, mettons-nous d'accord sur ce qu'est le déploiement de logiciels.

En ce qui concerne les logiciels de gestion, la phase de déploiement intervient juste après la fin du processus d'achat et vous êtes prêt à commencer à présenter la nouvelle solution à votre équipe. La phase de déploiement couvrira la période pendant laquelle votre entreprise passera de l'absence d'utilisation d'un nouveau logiciel à son utilisation efficace.

Comme avec tout autre outil commercial, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que tout le monde soit opérationnel dès le premier jour ; un bon logiciel d'entreprise est convivial, bien sûr, mais ce n'est pas une application gratuite que vous avez téléchargée sur un coup de tête.

Les outils numériques peuvent être explicites, mais vous ne voulez pas que votre équipe apprenne uniquement par essais et erreurs. C'est là qu'un plan de déploiement logiciel entre en jeu : vous souhaiterez que votre équipe s'habitue à utiliser le logiciel conformément aux meilleures pratiques recommandées.

L'alternative est pour eux de développer leurs propres méthodes détournées et de s'y tenir jusqu'à ce que votre base de données se transforme en un gâchis mal formaté, car il n'y avait pas de norme au départ, ou vos horaires de travail sont partout dans le calendrier parce que personne n'a pris la peine de tout supprimer. les comptes de test « essais et erreurs ».

Du côté du développeur, il est de sa responsabilité de créer un calendrier de formation au déploiement de logiciels pour aider les clients à passer de l'absence de solution à la leur ou d'une solution différente à une nouvelle. Si cela implique une formation en face à face ou par téléphone, l'accès à une base de connaissances avec des tutoriels ou des vidéos d'auto-assistance, le client doit être conscient qu'il y a des coûts associés au déploiement assisté.

Différence entre le déploiement de logiciel et la version de logiciel

Le plus souvent, une release logicielle fait partie du processus de développement d'un nouvel outil numérique et se démarque de la phase de déploiement ; c'est la responsabilité du développeur de le faire fréquemment. Ce dernier élaborera également un plan de déploiement pendant la phase de publication du logiciel, couvrant le plan de formation susmentionné et libérant un ensemble d'exigences minimales en matière d'équipement pour faire fonctionner le logiciel efficacement.

9 avantages d'un déploiement logiciel efficace

Voici neuf avantages du déploiement de logiciels dont vous devez être conscient, d'abord dans une infographie pratique, puis présentés plus en détail ci-dessous.

1. Rationalisez les opérations internes et les processus commerciaux

L'objectif principal du déploiement d'un logiciel de gestion est de regrouper toutes les opérations sur un seul écran. Souvent, les gestionnaires et les chefs d'entreprise ont du mal à choisir entre l'utilisation de plusieurs logiciels pour chaque domaine (par exemple, la planification des équipes, l'inventaire, le service client) ou une solution tout-en-un.

Le premier permet plus de flexibilité et de profondeur de fonctionnalités puisque son but est de faire une chose et de le faire bien, tandis que le second peut être plus abordable et efficace puisque les utilisateurs n'ont pas à faire de double saisie de données ni à feuilleter les écrans. De manière générale, les petites entreprises optent pour plusieurs solutions gratuites, tandis que celles qui visent une croissance durable optent pour le tout-en-un payant.

2. Déployez facilement des logiciels auprès de nouveaux utilisateurs et appareils

L'un des avantages d'avoir une stratégie de déploiement de logiciels approfondie est la prise en compte des nouvelles embauches, ainsi que des mises à niveau des équipements. Ne pas avoir à dépendre d'un matériel particulier signifie que vous avez la possibilité de dicter votre propre équipement et que vos nouvelles recrues peuvent utiliser les ressources de formation existantes afin de se familiariser rapidement avec l'outil.

Dans le même temps, vous pouvez effectivement faire de certains logiciels une exigence lors du recrutement et contourner cette phase si les solutions sont suffisamment courantes (par exemple HubSpot pour les ventes).

Vous pourriez rencontrer une certaine résistance si vous souhaitez soudainement introduire des outils numériques à des employés plus traditionnels, comme les techniciens de service, alors assurez-vous de bien communiquer les avantages et de les former correctement à l'utilisation des appareils mobiles pour les affaires.

Selon Nisha Raghwani, responsable des services clients chez Commusoft :

« Vous seriez surpris de voir que beaucoup de gens qui sont traditionnels et qui ont en quelque sorte évité la technologie sont souvent les plus faciles à former parce qu'ils n'ont pas de mauvaises habitudes d'autres sources. Mais même si vous venez d'un autre logiciel, tout le monde doit valoriser la formation et valoriser ce que vous pouvez apprendre.

3. Maintenir tous les appareils logiciels dans un emplacement centralisé

La centralisation des données signifie avoir un accès complet aux informations des clients et des employés, à tout moment, sur un seul écran. Pas de double saisie de données, pas d'échanges d'e-mails avec différents employés, pas de collecte de feuilles de calcul.

La centralisation des informations est l'un des principaux avantages du déploiement de logiciels, car chaque employé a accès aux mêmes informations, qui sont mises à jour en temps réel, réduisant ainsi le risque d'erreurs et de malentendus. Dans le même temps, votre équipe devient également plus efficace car elle peut éliminer la paperasserie redondante et se concentrer sur d'autres priorités.

4. Aidez les utilisateurs à se connecter aux appareils à distance

Le travail à domicile a certainement été dans nos esprits ces derniers temps, mais cela aurait toujours dû être un sujet, quelles que soient les circonstances. S'engager dans un bon plan de déploiement de logiciels demandera des efforts mais sera payant à long terme, car vos employés auront toujours accès à leur tableau de bord de travail, quel que soit leur emplacement. Pouvoir se connecter au travail à distance signifie que votre productivité ne souffrira pas dans des circonstances imprévues.

Un logiciel de gestion des tâches basé sur le cloud consiste à pouvoir connecter des informations à distance, le tout afin que les données ne soient pas simplement conservées au même endroit. Du moins pas dans un seul système physique. Au lieu de cela, elles sont stockées dans le cloud virtuel, ce qui signifie que vous pouvez accéder à vos informations de n'importe où dans le monde tant que vous disposez d'une connexion Internet.

Lorsque les données se synchronisent automatiquement avec le cloud, vous pouvez garder votre personnel interconnecté et à jour avec ce qui se passe et vous n'avez pas besoin que nous vous informions que cela peut réduire considérablement le temps perdu en malentendus. De plus, cela renforce la sécurité, peut vous faire économiser de l'espace et peut s'avérer moins cher que d'envoyer la mauvaise facture à un client.

5. Autoriser les utilisateurs à installer des applications via un portail en libre-service

Transformer un défi en opportunité est certainement la voie à suivre lorsqu'il s'agit de naviguer dans des circonstances difficiles, et permettre aux utilisateurs d'installer eux-mêmes des logiciels et sur n'importe quel appareil aidera certainement. Tant que vous utilisez un logiciel avec des niveaux d'autorité intégrés (par exemple, employé, administrateur, responsable) qui limitent ce que certains utilisateurs peuvent faire, les portails Web en libre-service sont un excellent moyen de décharger votre équipe informatique.

Si la solution numérique que vous avez choisie doit installer une application directement sur vos appareils, il est préférable que l'utilisateur final le fasse lui-même. Imaginez si vous deviez installer manuellement une application sur chaque appareil mobile au lieu de simplement demander aux gens de visiter l'App Store ou le Play Store.

6. Automatisez les mises à jour logicielles

Les chefs d'entreprise et les gestionnaires qui ont investi dans des logiciels propriétaires connaîtront la douleur de devoir toujours jeter un coup d'œil à la concurrence pour s'assurer qu'ils gardent une longueur d'avance. Le logiciel propriétaire a ses avantages, car il est entièrement personnalisé pour votre entreprise, mais une fois déployé, il est également de votre responsabilité de le mettre à jour. Ceci, à moins que vous n'ayez déjà une équipe de développement de logiciels en interne, aura naturellement un coût.

Un logiciel prêt à l'emploi, en revanche, implique un coût continu, plutôt qu'une redevance unique, mais la responsabilité de suivre les Jones est transférée au fournisseur. Cela étant dit, vérifiez toujours les avis et les mises à jour avant de vous engager dans une solution ; vous ne voulez pas d'un outil qui n'a pas été mis à jour depuis des années.

7. La formation pendant la phase de déploiement du logiciel améliore l'efficacité

En parlant de critiques, nous sommes sûrs que personne ne bouge un muscle dans le monde des affaires ces jours-ci sans lire les critiques, mais la formation aux logiciels ne semble pas être beaucoup mentionnée dans celles-ci. Pendant la phase de déploiement, la formation aux logiciels est primordiale, en particulier pour les petites entreprises, qui ne disposent pas d'équipes informatiques dédiées.

Si les employés doivent appeler l'assistance quotidiennement, la productivité de l'entreprise en souffre. L'inclusion de la formation dans votre phase de déploiement permet non seulement aux employés de travailler plus rapidement à leur plein potentiel, mais garantit également qu'ils tirent le meilleur parti de l'investissement.

8. Une efficacité accrue vous permet d'économiser de l'argent à long terme

Un logiciel approprié et sa phase de déploiement plus étendue peuvent dissuader les gens d'investir dans des outils numériques, car il s'agit d'une pression supplémentaire sur leurs ressources. Cependant, par rapport aux méthodes manuelles sur papier, les bénéfices à long terme l'emportent largement sur les coûts.

Par exemple, ce calculateur d'économies sans papier montre combien une entreprise de services peut économiser en utilisant le déploiement d'un logiciel de gestion. Bien sûr, vous n'êtes peut-être pas dans le secteur des services, mais en entrant vos propres coûts d'entreprise, vous pouvez comprendre le potentiel d'économies, malgré ce qui peut sembler être un gros investissement initial.

9. Mise en place d'intégrations pertinentes dès le départ

Un autre avantage d'avoir une phase de déploiement de logiciel dédiée est qu'elle vous donne également la possibilité de travailler avec le développeur sur la mise en œuvre des intégrations. Cela garantit que vous n'aurez pas à faire correspondre une base de données existante avec le format requis par une intégration qui peut prendre du temps et beaucoup de patience.

Par exemple, Sage, le logiciel de comptabilité, s'intègre à de nombreuses solutions de gestion et peut accélérer considérablement votre processus de facturation - tant que la saisie des informations client respecte leurs directives. Cela peut également être une excellente occasion pour vous d'envisager d'autres nouveaux logiciels qui peuvent fonctionner avec votre solution en cours de déploiement.

Conclusion

Il reste certainement beaucoup à explorer lorsqu'il s'agit de s'engager dans une solution logicielle, mais la phase de déploiement est certainement une phase sur laquelle vous ne voudrez pas lésiner. De plus, il est important de se pencher également sur l'aspect humain, car la mise en place d'un nouvel outil peut sembler décourageante pour les employés s'ils ne se sentent pas consultés et qu'on leur laisse un temps d'adaptation.

Chaque fois que vous investissez dans un nouvel outil, numérique ou autre, gardez à l'esprit que l'objectif final est de développer votre entreprise et d'améliorer les processus qui vous freinent actuellement. Ajuster les KPI et communiquer les avantages décrits ci-dessus à vos employés vous aidera à motiver tout le monde. Dans l'ensemble, le déploiement de logiciels peut augmenter vos chances de réussite, alors assurez-vous de bien le faire !